Od początku 2011 roku wzrosną stawki VAT. Ustalono je na poziomie 5, 8 i 23 proc. 7-proc. stawka, obowiązująca obecnie dla podstawowych produktów żywnościowych, zostanie obniżona do 5 proc. Dodatkowo stawki mogą corocznie rosnąć o 1 punkt procentowy. W jakich systemach podatnicy będą musieli uwzględnić te zmiany?

Zmiany obejmą systemy IT, jak i wszystkie kasy fiskalne, których w Polsce jest ponad 1,5 mln.

Czy dostosowanie systemów informatycznych będzie uciążliwą operacją?

Nie powinno taką być. Dostawcy oprogramowania już mają przygotowane aktualizacje.

Wprowadzenie nowych stawek będzie miało wpływ na wiele obszarów działania firm, w szczególności na księgowość, gospodarkę materiałową oraz logistykę.

To prawda. Będzie tak dlatego, że większość procesów finansowych, sprzedaży i zakupu towarów wspomagana jest przez systemy i urządzenia informatyczne, konieczne będzie ich dostosowanie do nowych stawek. Według producentów oprogramowania zmiana nie wiąże się z dużymi trudnościami. Jest traktowana jak standardowa aktualizacja oprogramowania wynikająca ze zmian prawnych i tak samo będzie przygotowana i dostarczona klientom. Jednak jej zakres będzie szeroki. W najlepszej sytuacji będą firmy, które wykupiły usługi abonamentowe na bieżące bezpłatne aktualizacje w systemach.

Czy przedsiębiorstwa, które nie posiadają takich abonamentów, poniosą dodatkowe koszty?

Niestety są one nieodzowne. Użytkownicy tacy muszą przed końcem roku dokupić abonament na aktualizację systemu, by skorzystać z najnowszej, zaktualizowanej jego wersji. Jest jednak jeszcze sporo przedsiębiorstw, które używają tak starych programów, że już dawno skończyło się dla nich techniczne wsparcie. Będą one musiały zainwestować w całkiem nowe aplikacje.

Czy to firmy muszą postarać się o wdrożenie nowych systemów na czas?

Tak. To od samych przedsiębiorców zależy, czy zdążą oni ze zmianami przed 1 stycznia 2011 r. Ponieważ operacja zmian w systemach na taką skalę prowadzona jest stosunkowo rzadko, już teraz dostawcy oprogramowania spodziewają się pod koniec roku nasilenia prac serwisowych wspierających użytkowników w trakcie konfiguracji systemu. Dlatego im prędzej przedsiębiorcy zgłoszą swoje potrzeby, tym mniej nerwowo i szybciej dokonają zmian.

Czyli zmiana stawek VAT wiąże się z dodatkowymi wydatkami dla firm.

W niektórych wypadkach koszty zmian mogą, oprócz aktualizacji, objąć także zakup baz danych, licencji na nowszy system operacyjny, a także inwestycji w sprzęt komputerowy. Systemy pracujące w nowoczesnym środowisku technologicznym poradzą sobie w sposób automatyczny z większością problemów związanych ze zmianą stawek podatkowych.

Moduły, które w szczególności będą wymagały aktualizacji, to m.in. finanse i księgowość, handel, fakturowanie, środki trwałe i analizy finansowe. Ponadto nowe wersje systemu będą uwzględniały: rozszerzenie funkcjonalności wspomagających proces zmiany cen w cennikach. Konieczne będzie również dodanie nowych wzorów formularzy VAT-7 oraz sposobów rozliczania korekt dokumentów handlowych i magazynowych.

Nikt nie obiecuje, że zmiany w obrębie narzędzi informatycznych dokonają się bez kosztów. Jednak koszt ten może być bardzo różny.

Zatem jakie wydatki nie ominą przedsiębiorców?

Koszt aktualizacji samego oprogramowania biznesowego uzależniony od posiadanej wersji i liczby stanowisk. Będzie on konieczny w przypadku firm, które nie wykupiły abonamentów na aktualizację systemu.

Wymagania sprzętowe nowego oprogramowania mogą spowodować konieczność inwestycji w sprzęt, taki jak nowe serwery czy komputery. Trzeba się liczyć również z kosztem serwisantów przy przeprogramowaniu kas fiskalnych. A o tym, że jest on niemały, świadczy próba oszacowania przez PKPP Lewiatan kosztów wydatków jednorazowych w sieciach handlowych na pokrycie kosztów administracyjnych i informatycznych związanych ze zmianami stawek VAT. Według Lewiatana mogą one wynosić nawet ok. 0,8 – 1,5 mln zł, w zależności od wielkości sieci, z czego większość przypada na wizyty serwisantów potrzebnych do obsługi wielu tysięcy kas na terenie całego kraju.

Systemy Sage – programy komputerowe z linii Symfonia ułatwiające zarządzanie firmą.