A jaka jest definicja doświadczenia/praktyki w audycie wewnętrznym i jak takie doświadczenie udokumentować?

Za doświadczenie/praktykę w zakresie audytu wewnętrznego uważane jest udokumentowane przez kierownika jednostki wykonywanie czynności, w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż pół etatu, związanych z przeprowadzaniem audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego. Za równoważne uznano doświadczenie związane z realizacją przez inspektorów kontroli skarbowej czynności z zakresu certyfikacji i wydawania deklaracji zamknięcia pomocy finansowej ze środków pochodzących z UE, a także nadzorowaniem lub wykonywaniem czynności kontrolnych przez kontrolerów NIK. Przyjęto szeroką definicję doświadczenia/praktyki w zakresie audytu wewnętrznego, aby jak najszerszej grupie osób dać możliwość skorzystania z nowych przepisów ustawy.

Nowa ustawa o finansach publicznych nie przewiduje przekazywania planów audytów i sprawozdań z ich wykonania ministrowi finansów? Z czego to wynika?

Głównym powodem wprowadzonych zmian są daleko idące trudności w dostosowaniu dotychczasowych wzorów dokumentów jednocześnie do potrzeb sprawozdawczych zarówno ministra finansów, jak i kierownika jednostki. Biorąc pod uwagę wnioski zgłaszane przez audytorów wewnętrznych w tym zakresie, w ustawie rozdzielono sprawozdawczość na rzecz ministra finansów od sprawozdawczości sporządzanej na rzecz kierowników jednostek. Dlatego też nowa ustawa pozostawia audytorom wewnętrznym swobodę w kształtowaniu dokumentów sprawozdawczych przedstawianych swoim przełożonym.

Zgodnie z nową ustawą, kierownicy komórek audytu wewnętrznego, a w przypadku jednoosobowych komórek audytu – audytorzy wewnętrzni, są nadal zobowiązani do sporządzania rocznych planów audytu wewnętrznego oraz sprawozdań z wykonania planów za rok poprzedni, ale w drodze rozporządzenia minister finansów określi jedynie sposób sporządzania oraz wymagane elementy tych dokumentów. Szczegółowe wzory tych dokumentów ustalą sami audytorzy wewnętrzni w uzgodnieniu z kierownikami swoich jednostek.

Zmieniły się również terminy sporządzenia tych dokumentów. W przypadku planu jest to koniec roku, natomiast sprawozdanie audytorzy są zobowiązani sporządzić do końca stycznia. Kierownicy jednostek udostępniają je ministrowi finansów na jego wniosek.

Plany i sprawozdania jednostek podległych lub nadzorowanych przez ministra kierującego określonym działem administracji rządowej lub jednostek obsługujących organy podległe lub nadzorowane przez tego ministra są gromadzone przez komórkę audytu wewnętrznego utworzoną w ministerstwie, która obsługuje komitet audytu powołany przez danego ministra.

Dodatkowym obowiązkowym dokumentem sprawozdawczym jest przedstawiana ministrowi finansów przez kierowników jednostek do końca stycznia każdego roku informacja o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego w roku poprzednim.
Informacja ta jest przygotowywana przez audytorów wewnętrznych, ale obowiązek jej przedstawienia ciąży na kierownikach jednostek.

Jak w ustawie rozwiązana została kwestia podległości audytora wewnętrznego?

Przyjęto w tej kwestii rozwiązanie usprawniające i wzmacniające system audytu, tj. podporządkowanie audytora wewnętrznego kierownikowi jednostki (ministrowi, wojewodzie, kierownikowi urzędu) w tych jednostkach, w których do tej pory podlegali dyrektorom generalnym. Celem powyższej zmiany jest uzyskanie większej aktywności audytu wewnętrznego w obszarach związanych z najważniejszymi celami realizowanymi przez dany urząd.

Zaznaczyć przy tym należy, że przyjęte rozwiązanie nie narusza kompetencji dyrektora generalnego w zakresie sprawowania bezpośredniego nadzoru nad komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie prawidłowego wykonywania przez nie zadań.

W konsekwencji nakłada na dyrektorów generalnych obowiązek zapewnienia warunków niezbędnych do niezależnego, obiektywnego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego, w tym organizacyjnej odrębności komórki audytu wewnętrznego oraz ciągłości prowadzenia audytu w jednostce. Zaś w kompetencjach ministrów, wojewodów i kierowników urzędów leży merytoryczna strona współpracy z audytem wewnętrznym, np. wyznaczanie priorytetów do pracy audytu, zatwierdzanie rocznych planów audytu, podejmowanie decyzji w sprawie wdrożenia rekomendacji z przeprowadzonych audytów.

W powyższym zakresie w niewielkim stopniu zmieniły się także regulacje w odniesieniu do jednostek samorządu terytorialnego. W gminach komórka audytu wewnętrznego podporządkowana jest organowi wykonawczemu gminy, czyli wójtowi, burmistrzowi bądź prezydentowi miasta. W przypadku powiatu i województwa samorządowego audytorzy wewnętrzni podlegali dotychczas pod względem merytorycznym zarządom tych jednostek, zaś pod względem organizacyjnym staroście albo marszałkowi. W nowej ustawie audyt wewnętrzny w powiecie i województwie podlega odpowiednio staroście i marszałkowi zarówno pod względem merytorycznym, jak i organizacyjnym.