Numer identyfikacji podatkowej zagranicznego kontrahenta, który widnieje w wyszukiwarce VIES, wcale nie musi być poprawny. Co więcej, ona sama nie pozwala stwierdzić, czy kontrahent był podatnikiem w czasie, gdy była zawierana transakcja

VIES to System Wymiany Informacji o VAT (ang. VAT Information Exchange System). Został on stworzony po to, aby umożliwić przedsiębiorcom sprawdzenie, czy numer identyfikacyjny unijnego kontrahenta jest ważny, co pozwala ustalić, czy kontrahent jest zarejestrowany dla celów podatku od wartości dodanej. Ustalenie tego ma istotne znaczenie podatkowe.

– Od tego, czy w momencie transakcji unijny kontrahent miał ważny numer identyfikacyjny, zależy prawo przedsiębiorcy do stawki 0 proc. VAT przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów czy transgranicznym świadczeniu usług – przypomina Joanna Ryś-Bednarczyk, doradca podatkowy i partner w zespole VAT Compliance MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy.

Takie powiązanie wynika wprost z art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.

Jak działa wyszukiwarka

Wyszukiwarka jest darmowa, agreguje dane z poszczególnych krajowych systemów VAT. Pozwala potwierdzić, że kontrahent ma aktywny numer VAT UE lub że taki numer nie istnieje, bo np. kontrahent nie zarejestrował się jeszcze dla celów transakcji wewnątrz wspólnotowych.

Wyniki wyszukiwania wyświetlają się więc na dwa sposoby:

  • VAT UE istnieje (numer aktywny) lub
  • numer nie istnieje (nieaktywny).

Wyszukiwarka VIES nie pozwala natomiast stwierdzić, jaka firma kryje się pod danym numerem. Nie można więc za jej pomocą ustalić nazwy kontrahentaani np. miejsca jego siedziby.

– To powoduje, że przedsiębiorca i tak musi skontaktować się z lokalną administracją podatkową, aby potwierdzić dane kontrahenta zagranicznego – mówi Joanna Ryś-Bednarczyk.

Potwierdza to Komisja Europejska na swojej stronie: „Jeśli w VIES nie możesz znaleźć odpowiednich informacji, powinieneś zwrócić się o nie do krajowych organów administracji. Następnie powinieneś być w stanie uzyskać potwierdzenie o tym:

  • czy numer VAT jest ważny, czy nie jest,
  • czy numer VAT jest powiązany z jakąś nazwą i adresem”.

KE nie odpowiada

Na stronach Komisji Europejskiej znajduje się jednocześnie zastrzeżenie, że nie ponosi ona odpowiedzialności „za prawdziwość informacji uzyskanych za pośrednictwem internetowego narzędzia VIES ze względu na to, że informacje pochodzą z krajowych baz danych, nad którymi Komisja nie ma kontroli. Komisja Europejska nie może sprawdzać, poprawiać, uzupełniać ani usuwać krajowych numerów VAT”.

Tym samym Komisja Europejska nie odpowiada za błędy związane z weryfikacją kontrahentów za pomocą VIES.

Należyta staranność

Tymczasem weryfikowanie podatkowego statusu kontrahenta jest od lat uważane za podstawę dochowania należytej staranności biznesowej, potrzebnej do zachowania prawa do stawki 0 proc. VAT przy transakcji wewnątrz wspólnotowej. Potwierdzają to liczne orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego (np. z 1 marca 2022 r., sygn. akt I FSK 1081/19).

Nieuczciwi podatnicy wykorzystują niedoskonałości wyszukiwarki VIES (bardzo ograniczony zakres informacji) i np. podają polskim dostawcom numer VAT UE innego podatnika. Jeśli numer jest aktywny, nie wzbudza to podejrzeń polskiego dostawcy, który nie wie, że numer należy do całkiem innego podatnika. Wskutek tego polski sprzedawca naraża się na kłopoty, bo nie ma prawa do 0-proc. stawki VAT.

– To okazuje się najczęściej dopiero wtedy, gdy z kontrolą przychodzi urząd skarbowy – przestrzega Wojciech Kieszkowski, doradca podatkowy i partner w Solveo Advisory.

Jego zdaniem wyszukiwarka w obecnej formie nie jest z pewnością narzędziem, za pomocą którego podatnik może dowodzić dopełnienia należytej staranności ani wiarygodnie weryfikować rzetelność kontrahenta – komentuje Wojciech Kieszkowski, doradca podatkowy i partner w Solveo Advisory.

Tego samego zdania jest Joanna Ryś-Bednarczyk.

– Przeszukanie VIES może być tylko pierwszym krokiem do sprawdzenia unijnego kontrahenta, ale nie powinien to być krok jedyny. Bezpieczniej jest samodzielnie wystąpić do biznesowego partnera o przesłanie informacji dotyczących jego firmy, wyciągu z jego krajowego systemu, np. o nadanym numerze dla transakcji lokalnych, a przede wszystkim wewnątrzwspólnotowych – zaleca ekspertka.

Ponadto – jak wskazuje – weryfikacji można dokonać tylko na dany dzień. Nie ma natomiast możliwości weryfikacji wstecz, czyli na dzień przeprowadzenia transakcji.

– Tu wymagany jest kontakt z lokalną administracją podatkową w swoim kraju – wskazuje ekspertka MDDP. Radzi natomiast, aby zapisać i wydrukować wynik weryfikacji w VIES na potrzeby dowodowe, na wypadek sporu z organami podatkowymi.

Podatnik może być zablokowany

Z wyszukiwarką VIES są też problemy informatyczne. Zwraca na to uwagę Wojciech Kieszkowski.

– Jeżeli podatnik sprawdzi np. 35 tys. identyfikatorów VAT UE, to adres IP jego komputera zostanie w systemie VIES zablokowany, i to na stałe. Abstrahuję już od tego, że wyszukiwarka zbyt często nie działa z przyczyn technicznych, np. zbyt dużego obciążenia – mówi ekspert Solveo Advisory.

Rezygnacja z transakcji a odszkodowanie

Niedoskonałości wyszukiwarki VIES mogą sprawić, że przedsiębiorca na skutek błędnych informacji zrezygnuje np. ze sprzedaży swoich towarów za granicę. Co wtedy, czy może się starać o odszkodowanie od KE?

Nie ma na to szans, potwierdził to już unijny rzecznik praw obywatelskich w decyzji z 11 maja 2017 r. (nr 1286/2016/CEC).

Dotyczyła ona holenderskiej spółki, która na skutek wadliwych informacji w VIES zrezygnowała ze sprzedaży towarów za granicę. Regularnie sprawdzała, czy nabywcy jej towarów są podatnikami zarejestrowanymi dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych. Bardzo często dowiadywała się z VIES, że numery VAT UE jej kontrahentów są nieaktywne.

Okazało się to nieprawdą. W związku z tym spółka zwróciła się do KE o odszkodowanie z powodu utraty przychodów. Argumentowała, że za każdym razem, gdy dowiadywała się z wyszukiwarki, że numer VAT UE jej kontrahenta jest nieaktywny, była zmuszona zrezygnować ze sprzedaży towaru, przez co malały jej potencjalne przychody.

Zarówno z odpowiedzi KE, jak i decyzji unijnego ombudsmana wynikało jednak, że odszkodowanie mogą wypłacić wyłącznie poszczególne kraje członkowskie, które niedostatecznie szybko aktualizują swoje bazy podatników VAT.

Co dalej z wyszukiwarką

Komisja Europejska ma świadomość wad swojej wyszukiwarki i podjęła już kroki, by je usunąć, ale na efekty poczekamy aż do lipca 2030 r. Dopiero wtedy bowiem powinna zacząć funkcjonować nowa centralna unijna baza transakcji, w której znajdą się informacje o transakcjach wewnątrzwspólnotowych objętych obowiązkiem e-fakturowania oraz dane identyfikacyjne podatników, w tym ich numer identyfikacyjny VAT UE.

Zmianę tę przewiduje przyjęty już przez Radę UE pakiet reformy systemu VAT (VAT in the Digital Age – VIDA). Nowa wyszukiwarka określana jest jako Centralny VIES.

– Możemy tylko żałować, że zmiana nie nastąpi szybciej – komentuje Wojciech Kieszkowski.

W nowej wyszukiwarce będzie można znaleźć dane dotyczące transakcji wewnątrzwspólnotowych objętych obowiązkiem e-fakturowania oraz dane identyfikacyjne podatników, w tym ich numer identyfikacyjny VAT UE.

Nowa wyszukiwarka umożliwi też kontrolę krzyżową zgłoszonych dostaw wewnątrzwspólnotowych z danymi dotyczącymi wewnątrzwspólnotowych nabyć.

Informacje w niej gromadzone będą zatrzymywane w „centralnym VIES” przez pięć lat, aby zapewnić państwom członkowskim odpowiedni czas na przeprowadzenie kontroli rozliczeń VAT. Po upływie tego okresu dane będą ostatecznie usuwane.

Wojciech Kieszkowski uważa jednak, że nawet nowy VIES nie będzie skutecznym rozwiązaniem,jeżeli nie zmienią się przepisy.

– Dopóki funkcjonuje obecny archaiczny system rozliczeń transakcji wewnątrzwspólnotowych, dopóty nawet najszybsza wymiana informacji podatkowych nie stanie się panaceum na oszustów – obawia się ekspert.

Jego zdaniem bardziej pomocne może być wprowadzenie w ramach tego samego pakietu VIDA obowiązkowego e-fakturowania transakcji wewnątrzwspólnotowych. ©℗