Za jedno dziecko dostają rachunek z podatkiem, a za inne bez. Bywa, że i tu, i tu jest firma cateringowa. Nie dziwi zatem, że pytań o płatności wciąż nie brakuje

Szkoły stosują różne rozwiązania, oferując uczniom obiady. Posiłek na stołówce mogą przygotować kucharze zatrudnieni przez szkołę, a może ona również zamawiać catering, ale tu mogą być z kolei dwa warianty. Firma cateringowa wydaje obiady sama albo realizuje usługę na rzecz szkoły i to ona rozlicza się z rodzicami. Zresztą model, gdy szkoła wydaje posiłki przygotowywane przez firmę zewnętrzna, która wystawia fakturę z VAT, jest coraz częstszy.
Tak czy inaczej rodzice się dziwią, dlaczego muszą opłacać cenę za posiłek powiększoną o podatek, skoro minister finansów w interpretacji ogólnej uznał, że VAT od posiłków w szkołach nie ma. Na forach wciąż pojawiają się także pytania o to, jak należy w takich przypadkach rozliczać VAT.
Wyżywienie dla dzieci
‒ Obecnie sprzedaż posiłków w szkołach pozostaje poza zakresem opodatkowania VAT przez szkołę/gminę. Zarówno jeśli chodzi o sprzedaż na rzecz uczniów, nauczycieli, jak i pracowników administracji szkolnej – wyjaśnia Andrzej Kapczuk, doradca podatkowy, wspólnik w Thedy & Partners. Przyznaje jednak, że trochę trwało, zanim takie podejście utrwaliło się w całej Polsce. Organy podatkowe przez wiele lat lansowały bowiem tezę, że sprzedaż posiłków podlega opodatkowaniu VAT z zastosowaniem stawki 8 proc., ewentualnie że jest to sprzedaż zwolniona z podatku.
Jak dodaje Krystian Łatka, doradca podatkowy, starszy konsultant podatkowy w Instytucie Studiów Podatkowych Modzelewski i Wspólnicy, pierwotnie dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zajmował (błędne – zdaniem eksperta) stanowisko, zgodnie z którym sprzedaż posiłku przez szkołę stanowi działalność gospodarczą w rozumieniu VAT. Pogląd ten był sprzeczny z orzecznictwem Naczelnego Sądu Administracyjnego, dlatego – jak wskazuje Krystian Łatka ‒ minister finansów go porzucił i w interpretacji ogólnej z 10 czerwca 2020 r. (nr PT1.8101.3.2019) przyznał, że takie czynności nie stanowią działalności gospodarczej, ale realizację zadania publicznego.
‒ Oznacza to, że szkoły (gminy) nie tylko nie naliczają VAT należnego od pobieranych opłat, lecz także nie wykazują tych opłat w prowadzonych ewidencjach i deklaracjach podatkowych – mówi Agnieszka Bieńkowska, doradca podatkowy, partner w Gekko Taxens.
Krystian Łatka tłumaczy, że minister odwołuje się przy tym do przepisów regulujących działalność oświatową (w szczególności art. 106 i następnych ustawy z 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe; t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1082), a także wskazuje na to, że w przypadku gdy szkoła wydaje posiłki uczniom, nie ma zagrożenia dla konkurencji na rynku. ‒ Brak zagrożenia dla konkurencji ma wynikać z ograniczonego kręgu adresatów usług (uczniowie, wychowankowie, kadra pedagogiczna), a także braku ekwiwalentności świadczenia (stosowanie cen niższych niż koszt nabycia/wytworzenia/stosowanie socjalnych kryteriów ustalania odpłatności) – tłumaczy Krystian Łatka.
Jeśli zatem szkoła, czy szerzej ‒ placówka oświaty, zapewnia uczniom wyżywanie w prowadzonej stołówce, to nie ma już wątpliwości, że pobierane opłaty nie podlegają opodatkowaniu. W konsekwencji – dodaje Łatka ‒ nie trzeba ich ewidencjonować ani deklarować w JPK VAT, choć wpływają one (jako niepodlegające VAT – przyp. red.) na prewspółczynnik VAT jednostki. ‒ Dotyczy to również nauczycieli, a nawet personelu administracyjnego – wskazuje Krystian Łatka. Taką wykładnię przepisów potwierdzają też wyroki NSA: z 8 grudnia 2020 r. (sygn. akt I FSK 731/19), z 27 sierpnia 2020 r. (sygn. akt I FSK 861/18) oraz z 22 stycznia 2021 r. (sygn. akt I FSK 1156/19).
Ekspert ISP przyznaje, że zdarza się, iż dyrektor KIS kwestionuje jednak możliwość wyłączenia z opodatkowania wyżywienia pracowników administracji szkoły, co rodzi znów wątpliwości, jak te czynności szkoły/gminy powinny być opodatkowane. Pojawia się argumentacja organu, że w przypadku personelu administracyjnego korzystającego z posiłków trudno uzasadnić niezbędność wyżywienia w kontekście realizacji zadań własnych. Z takim podejściem nie zgadzają się nasi rozmówcy. Andrzej Kapczuk uważa, że również w przypadku wyżywienia dla pracowników administracji jest ono poza VAT. Zdaniem Krystiana Łatki, szkoła organizując wyżywienie (bez względu na przyjętą formułę, stołówka czy catering), nie powinna więc ujmować tych czynności dla VAT (odliczać podatku naliczonego, rozliczać należnego, ani obrotu zwolnionego), realizuje bowiem w tym zakresie zadanie własne.
Catering na dwa sposoby
Andrzej Kapczuk przyznaje jednak, że jeśli posiłki wydawane w stołówce szkolnej przygotowywane są przez zewnętrzne firmy cateringowe, to sytuacja może wyglądać nieco inaczej, niż gdy stołówka przygotowuje posiłki dla uczniów. Zresztą możliwe są różne scenariusze współpracy z taką firmą. Ekspert tłumaczy, że jeśli to szkoła nabywa posiłki od firmy i odprzedaje je po kosztach, to VAT w relacji szkoła – rodzic co do zasady nie występuje, a jednocześnie szkoła nie odlicza VAT naliczonego przy zakupie od firmy cateringowej. ‒ A zatem w cenie posiłku szkoła także uwzględnia nieodliczalny VAT – uważa Andrzej Kapczuk.
Są też jednak takie przypadki, gdy szkoła jedynie wynajmuje zewnętrznej firmie kuchnię i pomieszczenia do wydawania posiłków, a uczniowie sami dokonują ich zakupu. Wtedy nie dyrektor szkoły ustala ceny posiłku, ale firma cateringowa. Wydaje ona posiłki w ramach swojej własnej działalności gospodarczej (na podstawie umów cywilnoprawnych i poza obszarem regulowanym przez prawo oświatowe), więc dolicza VAT według odpowiedniej stawki. ‒ Z kolei szkoła/gmina wynajmując pomieszczenia na rzecz firmy prowadzącej działalność gospodarczą, także dolicza VAT (23 proc.), który oczywiście może podlegać odliczeniu przez firmę zewnętrzną z uwagi na związek z czynnościami opodatkowanymi – wyjaśnia Andrzej Kapczuk.
Agnieszka Bieńkowska dodaje, że jeśli posiłki są przygotowywane w szkole, to brak prawa do odliczenia VAT dotyczy produktów i materiałów służących do ich wytworzenia. Jeżeli natomiast w danym przypadku szkoła korzysta z usług firmy zewnętrznej, to brak prawa do odliczenia dotyczyć będzie VAT wynikającego z faktur otrzymanych od tej firmy.
Płacą, a szkoła nie odlicza
Andrzej Kapczuk dodaje, że brak VAT odprowadzanego przez szkołę/gminę nie oznacza oczywiście, że rodzice płacący za wyżywienie swoich dzieci nie ponoszą ciężaru VAT. ‒ Szkoła obciążając ich za tzw. wsad do kotła (zgodnie z art. 106 prawa oświatowego), musi przecież uwzględnić w cenie zarówno kwotę netto nabywanych produktów spożywczych, jak i kwotę VAT zawartą w cenie brutto (bo VAT ten jest dla szkoły/gminy nieodliczalny) – tłumaczy Kapczuk. ‒ Jeśli zatem posiłki przygotowywane są w stołówce szkolnej, to VAT (mimo że niewidoczny na pierwszy rzut oka w relacji szkoła – rodzic) jest tak naprawdę ukryty w cenie, ale tylko produktów spożywczych wykorzystanych do przygotowania posiłków. Wsad do kotła nie uwzględnia bowiem kosztów wynagrodzeń personelu stołówkowego czy innych kosztów związanych z utrzymaniem stołówek – zwraca uwagę ekspert.