Mały podatnik stosujący metodę kasową składa deklaracje i płaci daninę co kwartał. Może też wybrać metodę memoriałową. Obrót towarami wrażliwymi oznacza, że trzeba regulować podatek w rytmie miesięcznym
Reklama
Marcin Brzezin, doradca podatkowy w Crido Taxand / Media
Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej przedsiębiorca musi zdecydować, jak będzie rozliczał podatek dochodowy (skala, liniowy, ewentualnie ryczałt czy karta podatkowa). Odpowiednie informacje powinien podać we wniosku CEIDG-1. Niezależnie od tego musi złożyć do urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne do celów VAT – na formularzu VAT-R. Zaznaczając odpowiednie pola, biznesmen wskazuje m.in., czy będzie korzystać ze zwolnienia z VAT, czy też chce rozliczać daninę od początku swojej działalności, oraz czy deklaracje będzie składać miesięcznie czy kwartalnie.

Reklama

Jaki jest wybór

Jak wynika z art. 99 ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.), podatnicy VAT mają obowiązek składać w urzędzie skarbowym deklaracje za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia następnego miesiąca. Jeśli wypada on w sobotę lub dzień wolny od pracy, to deklarację trzeba złożyć najpóźniej pierwszego dnia roboczego następującego po dniu lub dniach wolnych.
Właściwy w tym wypadku jest formularz VAT-7. Obowiązek ten trzeba wypełnić nawet w sytuacji, gdy w danym miesiącu nie powstał u podatnika obowiązek podatkowy, a więc nie sprzedał on żadnych towarów lub nie wykonał żadnej usługi. Zasada ta dotyczy również podatników składających deklaracje kwartalne.
Tak zwani mali podatnicy, a więc przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży, licząc wraz z VAT, nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym równowartości 1,2 mln euro (w 2013 r. – 5,068 mln zł), mogą wybrać metodę kasową rozliczeń. W takim wypadku zgodnie z ustawą składają w urzędzie skarbowym deklaracje za okresy kwartalne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kwartale. Przepisy nakładają więc na takie firmy obowiązek rozliczeń kwartalnych. W tym wypadku właściwy jest formularz VAT-7K.

Mali podatnicy, którzy zamiast metody kasowej wybiorą podstawową – memoriałową, mogą także, podobnie zresztą jak i wszyscy inni przedsiębiorcy, wybrać deklaracje kwartalne. W takim przypadku również mogą wpłacać podatek za okresy kwartalne.

Metoda kasowa polega na tym, że co do zasady obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty. W przypadku przedsiębiorcy sprzedającego towary lub świadczącego usługi na rzecz innego podmiotu, zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny nie obowiązuje żadne ograniczenie czasowe dotyczące rozliczenia. Jeśli więc podatnik, który wybrał metodę kasową, nigdy nie otrzyma zapłaty za towar lub usługę, to w ogóle nie będzie miał obowiązku wykazania i zapłaty VAT. Jednak jeśli ten sam podatnik rozliczający się metodą kasową sprzeda towar lub wykona usługę na rzecz osoby fizycznej i nigdy nie dostanie zapłaty, to w tej sytuacji będzie musiał wpłacić daninę na konto urzędu skarbowego. W przypadku bowiem sprzedaży na rzecz konsumentów metoda kasowa jest ograniczona – obowiązek podatkowy u małego podatnika powstanie z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, ale tak czy inaczej nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Metoda memoriałowa polega z kolei na tym, że podatnik musi zapłacić VAT wykazany na wystawionych przez siebie fakturach, nawet jeśli nie otrzymał pieniędzy. Liczy się nie termin zapłaty, ale powstania obowiązku podatkowego (co do zasady następuje to z chwilą dostawy towaru lub wykonania usługi).
Mali podatnicy, którzy nie wybrali metody kasowej, a więc rozliczają się memoriałowo, a mimo to wybrali deklaracje kwartalne, muszą o tym zawiadomić na piśmie naczelnika urzędu skarbowego najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który po raz pierwszy będzie złożona kwartalna deklaracja VAT. Z kolei mały podatnik rozpoczynający w trakcie roku wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu VAT musi zawiadomić naczelnika o wyborze metody kasowej. W praktyce robi to w zgłoszeniu VAT-R, które składa przed uruchomieniem firmy.

Regulowanie podatku

Wybór metody kasowej bądź memoriałowej przy kwartalnym składaniu deklaracji ma skutki dotyczące zapłaty podatku.
Mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową, wpłacają podatek na konto urzędu skarbowego co kwartał. Natomiast podmioty rozliczające się memoriałowo muszą co miesiąc obliczać i wpłacać zaliczki na podatek na konto fiskusa. Zaliczki wpłaca się za pierwszy i drugi miesiąc kwartału – za każdym razem w wysokości 1/3 kwoty należnego podatku wynikającego z deklaracji złożonej za poprzedni kwartał. Zaliczkę trzeba wpłacić do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który jest regulowana.
Przykładowo, jeśli zobowiązanie w VAT za II kwartał (kwiecień–czerwiec) tego roku wyniosło 12 tys. zł, to za pierwszy miesiąc III kwartału (lipiec) podatnik musi zapłacić zaliczkę w wysokości 4 tys. zł w terminie do 25 sierpnia, a za drugi miesiąc (sierpień) zaliczkę w takiej samej wysokości w terminie do 25 września. Z kolei za wrzesień – w terminie do 25 października – rozlicza się, już uwzględniając kwoty rzeczywiście uzyskane w III kwartale i wykazywane w deklaracji kwartalnej.
Co jest korzystniejsze
Z analizy powyższych zasad wynika, że w pełni z dobrodziejstw deklaracji kwartalnych mogą skorzystać jedynie mali podatnicy. W ich przypadku odsunięty w czasie jest nie tylko obowiązek składania deklaracji, lecz także zapłaty daniny. Z drugiej jednak strony rozliczający się kwartalnie – niezależnie od tego, czy stosują metodę kasową, czy memoriałową – później odzyskują VAT z faktur zakupowych. Zwrot VAT lub przeniesienie nadwyżki na kolejne okresy rozliczeniowe następuje bowiem po złożeniu deklaracji.
W zależności zatem od tego, czy przedsiębiorca notuje dużą sprzedaż towarów i usług, czy raczej ma duże wydatki, korzystniejsze mogą się okazać – odpowiednio – rozliczenia kwartalne lub miesięczne (o tym, czy i kiedy można zmienić jedne na drugie czytaj w rozmowie obok).
Dla wszystkich składających deklaracje kwartalne zaletą jest niewątpliwie zmniejszenie obowiązków administracyjnych. Jednak i w tym wypadku mniejszą korzyść odnoszą ci, którzy i tak muszą co miesiąc wpłacać podatek (najpierw zaliczki, potem ostateczną kwotę) do urzędu. Część podatników uznaje, że w takim przypadku lepiej stosować rozliczenia i deklaracje miesięczne.
Przykładowo załóżmy, że przedsiębiorca po uruchomieniu działalności gospodarczej zamierza ponieść znaczne wydatki inwestycyjne. Rozliczenia miesięczne będą dla niego lepsze, jeśli w związku z zakupami będzie powstawała nadwyżka podatku naliczonego nad należnym. W takiej sytuacji szybciej otrzyma zwrot VAT.
Jeśli biznes wystartował w sierpniu i już w tym miesiącu poniesiono duże koszty, to w przypadku wyboru deklaracji miesięcznych trzeba będzie przesłać formularz VAT-7 do 25 września. Zwrot VAT powinien nastąpić co do zasady w terminie 60 dni od złożenia deklaracji, a w pewnych przypadkach nawet w ciągu 25 dni (przyspieszony zwrot, o który podatnik może wnioskować).
Jeśli ten sam przedsiębiorca wybierze rozliczenia kwartalne, to pierwszą deklarację VAT–7K składa do 25 października. Znów zwrot VAT powinien otrzymać w terminie 60 dni od złożenia deklaracji. Natomiast w przypadku, gdy firma rozpocznie działalność w październiku, to pierwszą deklarację kwartalną można złożyć nawet 25 stycznia. Jeśli tak się stanie, dopiero od tej daty będzie liczył się termin 60 dni na zwrot nadwyżki podatku naliczonego nad należnym.

Towary wrażliwe

Zgodnie z art. 99 ust. 3a ustawy o VAT nie wszyscy podatnicy mogą składać deklaracje kwartalne, nawet jeśli wybrali kasową metodę rozliczeń. Przedsiębiorcy zajmujący się dostawą towarów wrażliwych wymienionych w załączniku nr 13 do ustawy (m.in. wyroby stalowe, takie jak rury, płyty i pręty oraz paliwa czy złoto) muszą regulować VAT co miesiąc.
Obowiązek składania częstszych deklaracji
Obrót tymi towarami pozbawia prawa do składania deklaracji kwartalnych (podatnicy muszą składać deklaracje miesięczne).
Wyroby stalowe
Rury przewodowe, okładzinowe, pozostałe ze stali, łączniki rur, płyty, pręty, kątowniki, kształtowniki, tkaniny, kraty, siatki i ogrodzenia z drutu.
Paliwa
Benzyny silnikowe, oleje napędowe, gaz do napędu m.in. samochodów, oleje opałowe oraz oleje smarowe.
Pozostałe
Złoto nieobrobione plastycznie lub w postaci półproduktu, lub w postaci proszku.
Podstawa prawna
Art. 99, art. 103 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).
TRZY PYTANIA
Do deklaracji kwartalnych trzeba podchodzić ostrożnie
Czy podatnik może zmienić decyzję i zrezygnować z deklaracji kwartalnych na rzecz miesięcznych? Jak ma to zrobić?
Tak, istnieje taka możliwość. Trzeba jednak spełnić warunki określone w ustawie o VAT. Podatnik może zmienić okres rozliczeniowy nie wcześniej niż po upływie czterech kwartałów, za które składał deklaracje kwartalne. O przejściu na deklaracje miesięczne musi pisemnie zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego – w terminie do dnia złożenia deklaracji za pierwszy miesięczny okres rozliczeniowy. Przykładowo jeżeli przedsiębiorca rozlicza się kwartalnie, począwszy od czwartego kwartału 2013 r., to pierwszą deklarację miesięczną będzie miał prawo złożyć za październik 2014 r. – oczywiście pod warunkiem terminowego złożenia pisemnej informacji do urzędu skarbowego (w naszym przykładzie – do dnia złożenia deklaracji za październik, a więc najpóźniej do 25 listopada, gdyż wtedy mija termin na przesłanie VAT-7 za październik).
W przypadku sytuacji odwrotnej, a więc gdy podatnik chce zmienić deklaracje miesięczne na kwartalne, podobnie warunkiem jest zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego – w terminie do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który po raz pierwszy złożona zostanie kwartalna deklaracja.
Czy deklaracje VAT – kwartalne i miesięczne – można składać drogą elektroniczną?
Tak. Jest to rozwiązanie, z którego mogą korzystać wszyscy podatnicy. Ministerstwo Finansów zachęca zresztą do rozliczania się z fiskusem drogą elektroniczną. To oszczędność czasu. System e-Deklaracje przyjął w 2013 r. ponad 39 mln dokumentów w formie elektronicznej, w tym deklaracje VAT.
Jakie wymogi trzeba spełnić w takim wypadku?
Generalnie przedsiębiorca, który tą drogą chce składać deklaracje VAT, powinien dysponować podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem. Jednak w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i rozliczających podatek od towarów i usług wystarczy wpisanie danych autoryzujących, takich jak imię, nazwisko czy kwota przychodu. W tym ostatnim przypadku przy wysyłaniu deklaracji składanych w 2014 r. powinniśmy wpisać kwotę (sumę) przychodów z naszego zeznania rocznego za rok 2012. W przyszłym roku będzie to kwota przychodów za 2013 r.