Skomasowanie rozliczeń podatkowych w podatku od towarów i usług jest bezdyskusyjne. Oczywiste jest więc, że gminy muszą podjąć konkretne, służące temu kroki.
Na potrzeby centralizacji rozliczeń podatkowych w podatku od towarów i usług, w pierwszej kolejności konieczne jest stworzenie i implementacja w gminach procedur wewnętrznych, które będą regulowały procesy przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi jednostkami, ale także schematy postępowania przy dokonywaniu sprzedaży i zakupów.
Reklama
Przygotowanie infrastruktury

Reklama
Podkreślić należy, że chodzi nie tylko o przekazywanie informacji na temat kwot identyfikujących wartości dokonanych sprzedaży czy zakupów, ale o stworzenie spójnych, jednolitych i kompletnych zasad, które będą służyły również w szczególności weryfikacji poprawności dokonanych rozliczeń oraz właściwemu dokumentowaniu poszczególnych operacji (tak w sprzedaży, jak i w zakupach).
Doświadczenia przedsiębiorstw wielozakładowych wskazują, że pomimo centralizacji rozliczeń w VAT każda jednostka wewnętrzna posiadająca pewien zakres autonomii musi z jednej strony pozostawać w wyraźnej symbiozie, stosować tożsame sposoby klasyfikacji, opisywania, dokumentowania zdarzeń, z drugiej strony, na potrzeby identyfikacji skutków fiskalnych, już na tym poziomie podejmować pewne działania właściwe dla podatnika. Bardzo często to właśnie na poziomie jednostki kształtowane są stosunki cywilnoprawne (przynajmniej część z nich) generujące czynności opodatkowane w sprzedaży lub w zakupie, klasyfikowane są poszczególne czynności opodatkowane, dokonywana jest weryfikacja dokumentów zakupowych, a nawet prowadzone są ewidencje, które podlegają bezpośredniej lub cyklicznej harmonizacji z ewidencjami prowadzonymi centralnie.
Wiele na to wskazuje, że to na poziomie jednostki budżetowej wyznaczane będą pewne wskaźniki podatkowe (np. preproporcja), które łącznie wyznaczą wynik podatkowy całej gminy.
Uregulowanie w wewnętrznych instrukcjach zasad funkcjonowania poszczególnych jednostek, ale również komunikacji pomiędzy nimi a gminą musi iść w parze ze zdefiniowaniem obszarów kompetencyjnych oraz zakresów odpowiedzialności. O ile bowiem odpowiedzialność podatkowa spoczywa na podatniku (gminie), o tyle już np. odpowiedzialność karno-skarbowa na konkretnych osobach fizycznych, które zawiniły, przyczyniając się do zaistnienia czynu karalnego.

PRZYKŁAD

Precyzyjne zakresy obowiązków

Gmina ma kilkadziesiąt jednostek budżetowych. Na potrzeby rozliczenia VAT prowadzi ewidencję i przygotowuje deklaracje, opierając się na danych przekazywanych z każdej jednostki. W każdej jednostce funkcjonuje księgowość (komórka lub samodzielne stanowisko – w zależności od wielkości i potrzeb danej jednostki), która przygotowuje dane do centralizacji. W wewnętrznych procedurach zostały wyraźnie sprecyzowane zakresy obowiązków i obszary odpowiedzialności. Dzięki temu, gdy w czasie kontroli okazało się, że w gminie powstała zaległość podatkowa i urzędnik postanowił ukarać osobę odpowiedzialną mandatem, skarbnik gminy nie przyjął go, wskazując na osobę, która zawiniła i ta została ukarana.

Trudno sobie wyobrazić bezwarunkową akceptację odpowiedzialności skarbnika gminy za błędy popełnione na poziomie poszczególnych jednostek, które doprowadzą np. do powstania zaległości podatkowej. Ale przy braku odpowiednich unormowań wewnętrznych, regulacji identyfikujących kompetencje poszczególnych osób, w skrajnych przypadkach sytuacja taka może mieć miejsce.
Skoro przewidywane jest zachowanie na poziomie gminnej jednostki budżetowej pewnych czynności o charakterze operacyjnym (zwłaszcza w gminach o dużej liczbie takich jednostek albo przy jednostkach o szerokim zakresie działalności, trudno sobie wyobrazić, by było inaczej), oczywiste zdaje się być to, że zostanie stworzona służąca temu infrastruktura informatyczna. W zależności od przyjętych rozwiązań mogą to być systemy pozwalające na funkcjonowanie w sieci i dostęp online do wspólnej bazy systemu finansowo-księgowego lub moduły działające w poszczególnych jednostkach z założeniem cyklicznej harmonizacji.
W praktyce oznacza to najczęściej konieczność dostosowania systemów, stworzenie narzędzi informatycznych służących takiej wymianie danych lub wręcz nabycie nowego oprogramowania. W każdym przypadku wiąże się to z wydatkami, zakupami, co w przypadku gmin, które działają w rygorze zamówień publicznych, wymaga nie tylko stosownego budżetu, ale nade wszystko czasu (najpierw na zakup, a następnie wdrożenie, testowanie itd.).

Doświadczenia przedsiębiorstw wielozakładowych pokazują, że centralizacja rozliczeń VAT w przypadku funkcjonowania w złożonej strukturze wymaga stworzenia nie tylko instrukcji (procedur) pozwalających na jednolite funkcjonowanie, przekazywania informacji, identyfikacji zakresów odpowiedzialności, ale również dostosowanego, często przeznaczonego do takich procesów, systemu informatycznego

Numeracja faktur
Podejmując działania mające doprowadzić do centralizacji rozliczeń w VAT, nie można zapominać o takich zagadnieniach, jak np. dostosowanie numeracji faktur do całej jednostki. Istotne znaczenie mają tutaj możliwości, jakie daje system fakturujący, o ile w ramach całej gminy stosowane jest jedno narzędzie informatyczne. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby każda jednostka miała swój własny ciąg numeracji podatkowych dokumentów sprzedaży (w tym korygujących). Jednak należy zadbać o to, aby schematy numeracji miały pewne wspólne mianowniki, a także wyznaczniki identyfikujące poszczególne jednostki oraz by zasady numeracji były precyzyjnie zdefiniowanie (opisane), tak aby ograniczyć problemy z wprowadzaniem dokumentów do rejestrów prowadzonych na potrzeby rozliczeń podatkowych gminy.

PRZYKŁAD

Wiadomo, czyj dokument

Gmina ma kilkanaście jednostek budżetowych. Każda prowadzi odrębną sprzedaż, która następnie jest raportowana do gminy po to, by ta przygotowała zharmonizowane rozliczenie VAT, a w konsekwencji deklarację podatkową. Jednostki stosują odrębne systemy numeracji. W numerze każdego dokumentu zawarty jest nie tylko unikatowy numer, informacja o miesiącu i roku, ale również symbol jednostki. Dzięki temu w przypadku uzgodnień lub pytań, w ramach których przekazywany jest tylko numer faktury sprzedaży, księgowość gminy od razu wie, do której jednostki skierować klienta, by tam uzyskał szczegółowe informacje, dokonał wyjaśnień itp.

Należy również pamiętać o stworzeniu wewnętrznego sposobu dokumentowania czynności dokonywanych pomiędzy poszczególnymi jednostkami gminnymi, bowiem po centralizacji nie będzie to już sprzedaż w znaczeniu VAT, a zatem nie powinny być wystawiane zwykłe faktury VAT.

WAŻNE

Po przeprowadzonej centralizacji czynności dokonywane pomiędzy gminnymi jednostkami budżetowymi oraz pomiędzy gminą a jej jednostkami nie stanowią sprzedaży opodatkowanej, a zatem nie powinny być dokumentowane za pomocą faktury VAT

Kasy fiskalne
Centralizacja na poziomie gminy może się wiązać z koniecznością zakupu i instalacją kas fiskalnych w jednostkach, które do tej pory były zwolnione z tego obowiązku ze względu na wartość sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Przygotowanie się do rozliczania VAT w całej gminie może się wiązać z koniecznością przygotowania merytorycznego pracowników. Jest to szczególnie ważne tam, gdzie do momentu centralizacji jednostka budżetowa korzystała ze zwolnienia od VAT ze względu na wartość sprzedaży, a w wyniku centralizacji utraci prawo do takiego zwolnienia.

PRZYKŁAD

Merytoryczne przygotowanie

W ramach gminy funkcjonuje kilkanaście jednostek budżetowych, z których każda posiadała odrębność podatkową w VAT. Część takich jednostek korzystała ze zwolnienia ze względu na wartość sprzedaży. W wyniku centralizacji gmina jest podatnikiem VAT, a w jej skład wchodzą jednostki budżetowe. Oczywiście gmina ma status czynnego podatnika VAT. W konsekwencji pracownicy księgowości tych jednostek będą się zajmowali przygotowaniem danych do rozliczenia podatkowego VAT gminy, uczestniczą więc w szkoleniach z zakresu podatku od towarów i usług.