Korekta faktury już od lutego bez noty

W całym tym zgiełku związanym z KSeF, niemal po cichu, w akompaniamencie nielicznych komentarzy umarła nota korygująca. Co prawda, od początku procesu wprowadzania fakturowania ustrukturyzowanego było wiadomo, że ofiarą KSeF będą noty korygujące, jednak mam wrażenie, iż nie do wszystkich podatników dotarła taka informacja, a przynajmniej nie każdy z nich zdaje sobie sprawę ze skutków uchylenia art. 106k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1811; dalej: ustawa o VAT).

Tak, mówimy tutaj o całkowitym i definitywnym wykreśleniu z ustawy o VAT art. 106k, który do końca stycznia normował zasady stosowania not korygujących. Nie chodzi przy tym o niestosowanie not korygujących do faktur ustrukturyzowanych, jak to jest w przypadku duplikatów faktury. Nic z tych rzeczy.

Uwaga! System zadziałał zero-jedynkowo i od 1 lutego 2026 r. nie znajdziemy w ustawie o VAT art. 106k. A to oznacza, że nie jest już w tym akcie prawnym przewidziane modyfikowanie treści faktury przez nabywcę, za pomocą noty korygującej. Powiedzmy to wyraźnie: dotyczy to nie tylko faktur ustrukturyzowanych, lecz każdej faktury, bez względu na jej rodzaj, formę, adresata itp.

Jedynie noty wystawione do końca stycznia 2026 r. – nawet jeżeli nie zostały przed zakończeniem tego miesiąca zaakceptowane przez wystawcę faktury – mogą zmodyfikować treść faktury. Ale to z oczywistych względów dotyczy wyłącznie tych faktur wystawionych przed lutym 2026 r.

Jak teraz poprawiać błędy w fakturze

Co to oznacza dla podatników? Ni mniej, ni więcej usztywnienie, dalsze sformalizowanie procesu fakturowania, a w ramach niego korygowania faktur. Jeszcze do niedawna (do minionej soboty) część błędów w otrzymanej fakturze mógł poprawić sam nabywca, wystawiając notę korygującą, która oczywiście wymagała akceptacji wystawcy faktury, ale załatwiała sprawę. Teraz w każdym przypadku wymagane jest wystawienie faktury korygującej.

Podkreślmy to bardzo wyraźnie: chodzi o korektę każdej pozycji, każdego zapisu, który znalazł się w fakturze. I nie chodzi tylko o pozycje podatkowe, lecz także te niemające takiego charakteru.

I tutaj pojawia się bardzo istotny problem natury praktycznej. Otóż, wiele – jeśli nie większość – systemów fakturujących nie dysponuje pełną operacyjnością w zakresie wystawiania faktur korygujących. Co bowiem z tego, że ustawodawca podatkowy od zawsze godzi się na to, by za pomocą faktury korygującej mogła być skorygowana każda pozycja faktury, jeżeli system fakturujący w praktyce pozwalał na wystawienie faktur korygujących np. tylko do pozycji kwotowych.

Owszem, często nowe systemy, te dostosowywane do potrzeb fakturowania ustrukturyzowanego, dają szersze możliwości korygowania za pomocą faktury korygującej (a przynajmniej powinny mieć odpowiednie funkcjonalności). Jeżeli jednak podatnik nie wystawia od lutego faktur ustrukturyzowanych, to nie stosuje jeszcze tych nowych rozwiązań. W efekcie cały czas posługuje się starym systemem (w dotychczasowej aktualizacji), co oznacza często ograniczone możliwości wystawiania faktur korygujących.

Jak zatem będą modyfikowane faktury inne niż ustrukturyzowane, do których wkradł się błąd? Formalnie, mogą być zmienione (poprawione) wyłącznie za pomocą faktur korygujących.

Dzisiaj już nie ma art. 106k ustawy o VAT, który do niedawna pozwalał na poprawienie danych innych niż kwotowe w fakturze (w pewnym uproszczeniu) za pomocą noty wystawionej przez nabywcę, a jedynie zaakceptowanej przez wystawcę faktury. Czyli nabywca, który zauważy błąd, może jedynie zwrócić się do wystawcy z żądaniem wystawienia faktury korygującej. Często w odpowiedzi usłyszy: nie ma takiej możliwości.

Taki problem dotyczy nie tylko faktur wystawionych od 1 lutego 2026 r., lecz także tych wcześniejszych, jeśli do końca stycznia nie została do nich wystawiona nota korygująca.

Niejednokrotnie sytuacja będzie patowa. Najciekawsze w tym wszystkim jest to, że za pomocą noty korygującej zmieniane były te pozycje faktury, które de facto nie wpływają na prawo do odliczenia czy wysokość kwoty podatku naliczonego podlegającego odliczeniu. Błędy w ten sposób poprawiane nie wpływały również na wysokość kosztów uzyskania przychodu adresata dokumentu.

W art. 88 ustawy o VAT, art. 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1846), art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1858) ani w żadnym innym przepisie nie znajdziemy regulacji, które przemawiałyby wprost za tym, że z faktury dotkniętej błędem do niedawna poprawialnym za pomocą noty korygującej tylko z jego powodu nie można odliczyć VAT czy rozliczyć kosztów podatkowych.

Już wcześniej obowiązywała przecież zasada, że brak akceptacji noty korygującej przez wystawcę faktury nie stoi na przeszkodzie dokonaniu rozliczeń podatkowych przez nabywcę otrzymującego fakturę.

Czyli, może się okazać, że te drobne uchybienia to nic wielkiego i może… w ogóle nie ma co się nimi przejmować i ich korygować, jeżeli kontrahenci wyjaśnią to sobie np. w korespondencji e-mailowej? Obawiam się, że aż tak różowo nie będzie. I wcale nie chodzi tutaj o urzędników organów podatkowych, którzy nieraz przymykają oko na drobne błędy w fakturach. Większy problem to sami podatnicy.

Dwa scenariusze

Wyobraźmy sobie, że w umowie jest zapis, że termin płatności wynosi np. 14 dni od dnia doręczenia prawidłowo wystawionej faktury. Takim przykładem posługiwałem się na szkoleniach jako tym, który może zmotywować podatników do terminowego wdrożenia KSeF.

► Ale teraz chodzi o nieco inną sytuację. Jeżeli sprzedawca wystawił fakturę ustrukturyzowaną, to zapewne ma możliwość (a przynajmniej powinien) wystawiania faktur korygujących, za pomocą których jest w stanie zmodyfikować każdą pozycję faktury – zarówno podatkową, jak i niepodatkową, obligatoryjną czy opcjonalną, tj. każdą oprócz pola NIP w elemencie Podmiot2. W tym ostatnim przypadku pozostaje bowiem tylko korekta zerująca i nowa faktura (zakładam również, że tak byłoby, gdyby w fakturze wybrany został w tym polu wpis „Brak”, a nabywca zażyczyłby sobie, aby jednak tam znalazł się numer VAT lub zwykły NIP).

► Inaczej wygląda sytuacja, gdy podatnik – również w majestacie prawa – nie wystawia jeszcze faktur ustrukturyzowanych. Wówczas drobny błąd w fakturze, w połączeniu z brakiem not korygujących i wadliwością systemu fakturującego polegającą na niemożności wystawienia faktury korygującej do innych pozycji niż kwotowe, może spowodować, że podatnik nie będzie w stanie wystawić prawidłowej faktury…

Uwaga! W przypadku faktur innych niż ustrukturyzowane zostanie jeszcze jedno awaryjne rozwiązanie (już wcześniej niejednokrotnie stosowane): wystawienie faktury korygującej poza systemem fakturowania, w odrębnym programie, w edytorze tekstu lub arkuszu kalkulacyjnym. Tylko czy o to faktycznie chodziło prawodawcy?

Z korygowaniem faktur mogło być łatwiej

Szkoda, że likwidując noty korygujące, do czego zapewne przyczyniły się zrozumiałe względy techniczne (brak możliwości ingerencji w fakturę ustrukturyzowaną przez inny podmiot niż jej wystawca), prawodawca zapomniał, że w okresie od lutego do końca grudnia 2026 r. powszechnie w obiegu będą jeszcze inne faktury niż ustrukturyzowane. A przecież one spokojnie mogłyby być korygowane, jak do tej pory za pomocą not korygujących! Co więcej, przecież nawet w przyszłości – można by rzec na stałe – będzie można wystawiać (całkiem legalnie) faktury inne niż ustrukturyzowane. Dlaczego nie pozwolić korygować tych faktur za pomocą noty korygującej? Wystarczyłoby zastosować mechanizm taki, jaki został wpisany do przepisów normujących duplikaty faktur…