Sfinansowanie pracownikowi przez firmę pobytu na wczasach oznacza, że osiągnął on przychód podlegający PIT. Opodatkowany jest też ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Z kolei zwolniona z podatku jest zwrócona pracownikowi rekompensata związana z odwołaniem go z urlopu.
Zwolniona z podatku dochodowego jest wartość rzeczowych świadczeń otrzymanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Rzeczowymi świadczeniami jednak nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Przepisy te znajdują się w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Pracodawca dopłaca
Zdarza się, że pracodawcy dofinansowują swoim pracownikom wczasy, wycieczki itp. Jak już wspomnieliśmy, ze zwolnienia w ograniczonym zakresie korzystają tylko świadczenia o charakterze rzeczowym. Nie można przyjąć, że wartość wycieczki czy też wypoczynku w postaci kosztów przewozu, noclegu czy wyżywienia zorganizowanej i w części finansowanej przez zakład pracy jest świadczeniem rzeczowym.
Zatem pracownicy wyjeżdżający w czasie urlopu na wczasy czy uczestniczący w wycieczkach nie otrzymują świadczenia o charakterze materialnym. Przedmiotem świadczenia jest usługa wypoczynkowo-turystyczna, a nie rzecz.
Zakłady pracy są zobowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne itp. Taki obowiązek przewiduje art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynika z tego, że od świadczenia dla pracownika w formie dofinansowania wczasów czy wycieczek firma - jako płatnik - powinna obliczyć i potrącić zaliczkę na podatek dochodowy.
Pracownicy mogą skorzystać z tego rodzaju usługi zakupionej lub dofinansowanej przez pracodawcę. Jednak wartość takiego świadczenia stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu PIT z tytułu przychodów ze stosunku pracy.
PRZYKŁAD: WCZASY OD PRACODAWCY
Kierownictwo firmy zdecydowało sfinansować z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych kilkudniowe wczasy pracownikom, którzy osiągnęli najlepsze wyniki. Takie świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, którego podstawą jest stosunek pracy, trzeba będzie zakwalifikować do przychodu ze stosunku pracy. Z tego zaś wynika, że finansująca wczasy firma - jako płatnik - będzie musiała obliczyć i odprowadzić zaliczki na PIT.
Wypoczynek rodzinny
Omawiając kwestie świadczeń związanych z urlopem i wypoczynkiem, należy zwrócić uwagę na przepisy art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zgodnie z tymi regulacjami, wolne od podatku dochodowego są dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18:
• z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra niezależnie od ich wysokości (art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) ustawy),
• z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł (art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b) ustawy).
Zdarza się, że zakład pracy ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dofinansowuje pracownikom wczasy zorganizowane przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie dla całej rodziny. W takim przypadku zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlega ta część, która dotyczy wypoczynku dzieci.
Ekwiwalent za urlop
Niekiedy zakład pracy dochodzi z pracownikiem do porozumienia w sprawie wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Należy pamiętać, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty. I to bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności chodzi o wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Do takich przychodów zalicza się ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Regulacje te zawarte są w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynika z tego, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest opodatkowany PIT.
Pracodawca odwołuje z urlopu
Zdarzają się również inne sytuacje, mianowicie pracownik otrzymuje zgodę na urlop, wyjeżdża na wypoczynek, lecz zostaje z niego odwołany. Najistotniejsze regulacje związane z urlopami zawarte są m.in. w ustawie z 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy. Według unormowań art. 152 kodeksu, pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Po uzgodnieniu z kierownictwem firmy terminu urlopu, wielu pracowników wykupuje wczasy, wycieczki lub rezerwuje miejsca w hotelach. Często więc jeszcze przed wyjazdem osoby te ponoszą wydatki związane z zaplanowanym wypoczynkiem.
Bywa jednak tak, że w zakładach pracy powstają nieprzewidziane sytuacje wymagające obecności niektórych pracowników, w tym tych, którzy zamierzali skorzystać z urlopu lub już wyjechali na wypoczynek. Pracodawcy mają wtedy prawo powiadomić pracowników, że nie będą mogli skorzystać z urlopu w ustalonym terminie, gdyż w tym czasie są potrzebni w firmie. Kodeks pracy daje pracodawcom takie możliwości. Zgodnie z unormowaniami zawartymi w art. 167 par. 1 kodeksu pracy, pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Bez pobierania PIT
Według art. 167 par. 2 kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Odwołany z urlopu pracownik powinien złożyć pracodawcy wniosek dotyczący zwrotu kosztów odwołania z urlopu. We wniosku powinien przedstawić wszystkie okoliczności, dotyczące np. wyjazdu na wypoczynek, odwołania z urlopu i poniesionych kosztów. Konieczne jest także załączenie faktur dokumentujących zakup wczasów, pobyt w hotelu czy biletów na przejazd do miejsca wypoczynku.
Kwoty zwróconych pracownikowi przez pracodawcę poniesionych kosztów nie są opodatkowane. Taki zwrot kosztów trzeba bowiem uznać za szczególne odszkodowanie, jakie otrzymuje pracownik, dlatego że nie był w stanie skorzystać z urlopu, mimo że poniósł związane z tym koszty. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, odszkodowania są zwolnione z podatku dochodowego. Warto jednak pamiętać, że zwolnienie podatkowe dotyczy odszkodowań, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. W przypadku rekompensat za zapłacone, lecz niewykorzystane wyjazdy urlopowe, takimi odrębnymi przepisami będą regulacje kodeksu pracy.
Ważne!
Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Kwota zwrotu zwolnionego z PIT nie może przekraczać tej, którą poniósł pracownik, np. wykupując wczasy
Składający wniosek o zwrot kosztów w związku z odwołaniem z urlopu powinien pamiętać o załączeniu m.in. faktury dokumentującej poniesienie kosztów pobytu w hotelu.
Podstawa prawna
• Art. 21, 31 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
• Art. 152, 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
