Sklepy odzieżowe wymagają od pracowników noszenia markowych ubrań. Pracownicy otrzymują od pracodawców z tego tytułu część produktów bezpłatnie. Koszt otrzymanych ubrań stanowi przychód i powinien być wykazany w PIT.
Sprzedawcy w sklepach odzieżowych często noszą stroje, których producentem jest dana firma. Nie jest to jednak wyraz ich fascynacji daną marką, ale przymus odgórny narzucony przez pracodawcę. Firmy odzieżowe jednak bardzo często przekazują ubrania swoim pracownikom lub też pozwalają im na ich zakup po obniżonych cenach. To w świetle prawa podatkowego stanowi dodatkowy przychód, który pracownik powinien wykazać w zeznaniu rocznym i z tego tytułu zapłacić podatek. Jednak ani pracownicy, ani firmy nie rozliczają takiego przychodu.

Ubiór służbowy

Część firm próbuje koszt ubrań, które przekazuje pracownikom, zaliczyć do kosztów podatkowych. Jednak organy podatkowe kwestionują tego typu rozwiązania. Według Pawła Stańczyka, eksperta podatkowego z PricewaterhouseCoopers, problem polega na tym, że przepisy nigdzie jasno nie określają definicji stroju służbowego.
– Trzeba zatem odnosić się do doktryny, orzeczeń sądów itp. – tłumaczy Paweł Stańczyk.
Zwykło się uznawać, że strój służbowy to taki, który jest własnością pracodawcy i utracił osobisty charakter na rzecz funkcji reprezentacyjnej, poprzez umieszczenie na nim cech charakterystycznych dla danej firmy, takich np. jak barwa, krój. Niemożliwe lub niecelowe jest więc jego używanie na prywatne potrzeby pracownika.
– Dodatkowo należy wskazać, że obowiązek używania odzieży służbowej przez pracowników powinien wynikać z odpowiednich przepisów lub wewnętrznych regulacji obejmujących danego pracownika – tłumaczy Eliza Skotnicka, ekspert z Ernst & Young.

Zwolnienie dla mundurówki

W przypadku strojów służbowych można wyróżnić dwie sytuacje, w których mamy do czynienia z ubiorem służbowym (umundurowaniem) od stroju – odzieży przekazanej przez pracodawcę do używania wyłącznie w czasie pracy z obowiązkiem jej zwrotu. W pierwszej sytuacji otrzymanie przez pracownika ubioru służbowego będzie zwolnione z podatku. W drugiej, kiedy np. sklep przekazuje swoim pracownikom sprzedawcom odzież z bieżącej kolekcji wyłącznie do użytku w czasie pracy, trudno mówić o powstaniu przychodu po stronie pracownika, skoro odzież ta nie staje się jego własnością.
Odzież taka jest nadal własnością pracodawcy, który nakłada na pracowników obowiązek jej używania w czasie pracy i wyznacza termin jej zwrotu. Co więcej, regulamin u pracodawcy może przewidywać, iż pracownicy nie mają prawa do używania tej odzieży poza godzinami pracy.
– Nałożenie na pracowników obowiązku wykonywania pracy w odzieży wskazanej przez pracodawcę nie powinno być zatem rozpatrywane w kategorii przychodu po stronie pracownika – podkreśla Anna Misiak, doradca podatkowy z MDDP.



Bezpłatne przekazanie

Z nieoficjalnych wypowiedzi pracowników firm odzieżowych wynika jednak, że otrzymują oni odzież na własność. Pracodawca wymaga tylko, żeby podczas pracy pracownik wyglądał schludnie i porządnie. Nie wnika, czy w godzinach wolnych od pracy pracownik nosi przekazane ubranie czy też nie.
– Pracodawcy są nawet zadowoleni, gdy nosimy ubrania pochodzące z najnowszej kolekcji na spotkania towarzyskie. Jesteśmy żywą reklamą sklepu – tłumaczy Łukasz, pracownik jednego z salonów odzieżowych.
W tej sytuacji ubrania przekazane nieodpłatnie lub po obniżonych cenach stają się własnością pracowników, którzy mogą z nich korzystać również poza pracą. Przyznanie odzieży nabiera charakteru dodatkowego wynagrodzenia pracownika i podlega stosownemu opodatkowaniu.
W odniesieniu do ubioru służbowego oraz ekwiwalentu pieniężnego za taki ubiór, którego używanie należy do obowiązków pracowniczych, ustawodawca przewidział zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ze składek na ubezpieczenia społeczne. Zatem pracownik korzystający nieodpłatnie z takiego ubioru dla celów służbowych nie jest obciążany dodatkowymi kosztami podatkowymi.
– W przypadku gdy odzież przechodzi na własność pracowników, tracąc charakter służbowy, lub wypłata pieniężna od pracodawcy nie spełnia definicji ekwiwalentu na zakup odzieży służbowej, wartość takiego nieodpłatnego lub częściowo odpłatnego świadczenia jest przychodem dla pracownika – zwraca uwagę Eliza Skotnicka.
Przychód taki określa się w wysokości cen rynkowych stosowanych przy sprzedaży rzeczy tego samego rodzaju i gatunku (przy uwzględnieniu ich stanu, stopnia zużycia, czasu i miejsca udostępnienia) lub w przypadku sprzedaży z rabatem – różnicy pomiędzy ceną rynkową a ceną płaconą przez pracownika.
– Nie ma wątpliwości, że w omawianym przypadku otrzymane ubrania stanowią przychód pracownika i powinny być wykazane w jego zeznaniu rocznym – podkreśla Paweł Stańczyk.
Oznacza to, że wartość rzeczy, które pracownik salonu odzieżowego otrzyma od pracodawcy, na koniec roku powinien zsumować. Otrzymana kwota będzie stanowić jego dochód, który powinien być odpowiednio opodatkowany. W przypadku gdy pracownik nabywa rzeczy po cenach znacznie niższych niż cena rynkowa, jego przychód stanowi różnica między tą ceną rynkową a ceną, za jaką towary zostały nabyte przez pracownika.
Nawet jeśli odzież jest uszkodzona i nie stanowi wartości rynkowej dla firmy odzieżowej, to wielokrotne jej przekazywanie pracownikom może być kwestionowane przez urzędników skarbowych.
– Tłumaczenie, że pracownicy nie wykazują dodatkowego dochodu w swoim rocznym zeznaniu PIT, dlatego że przekazywana odzież jest uszkodzona i nie stanowi wartości rynkowej, może nie przekonać organów podatkowych – podkreśla Paweł Stańczyk.



Za ubiór służbowy uznaje się odzież:
● noszoną tylko w związku z wykonywaną pracą
● noszoną tylko w godzinach pracy
● noszoną podczas wykonywania obowiązków służbowych
● zawierającą cechy charakterystyczne dla pracodawcy, np. kolory, krój, logo
● zwracaną pracodawcy lub wymienianą na nową po okresie używania