rozwiń ›

Wyspecjalizowane platformy oferują freelancerom pośrednictwo w kontaktach z klientami i wystawianie faktur w ich imieniu w zamian za prowizję. Przekonują też, że taki scenariusz jest w pełni legalny. Postanowiliśmy sprawdzić, czy to prawda. Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Do pewnego momentu rzeczywiście tak będzie, ale potem współpraca może przerodzić się w prawdziwe podatkowe kłopoty.

Ryzyko zwiększa się wraz z kolejnymi wystawianymi przez platformę fakturami. Granica oddzielająca w pełni legalną współpracę od tej problematycznej, generującej podatkowe i składkowe zaległości, jest przy tym bardzo płynna. Ryzyka nie ma jednak co ignorować, co potwierdza odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytanie DGP. Resort podkreślił, że Krajowa Administracja Skarbowa prowadzi „działania analityczne wobec grup podatników dokonujących transakcji za pośrednictwem poszczególnych operatorów platform”. Pomagają w tym dane pozyskane dzięki wdrożeniu dyrektywy DAC7 – podkreśliło MF.

– Organy podatkowe z pewnością dysponują obecnie precyzyjnymi narzędziami, które pozwalają eliminować zatajanie działalności gospodarczej freelancerów – potwierdza Dominik Szlęzak, konsultant podatkowy w BTTP.

Kim jest freelancer i jak działa na rynku?

Kim są freelancerzy, do których kierowane są reklamy? W praktyce jest to każda osoba, która „na własny rachunek” realizuje zlecenia dla różnych klientów. Najczęściej rozlicza się ona na podstawie umów cywilnoprawnych, choć często też prowadzi działalność gospodarczą. Mowa o przedstawicielach najprzeróżniejszych branż, np. grafikach, tłumaczach, informatykach, copywriterach czy fotografach. Prędzej czy później napotkają oni klienta, który poprosi o wystawienie faktury. Jest to przecież dokument, który dokumentuje poniesiony wydatek, pozwala zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodu i odliczyć naliczony VAT.

Jak jednak ma wystawić fakturę ktoś, kto nie założył firmy? Pierwszą opcją jest prowadzenie działalności nierejestrowanej. Jest to rodzaj drobnej działalności, która nie wymaga zakładania działalności gospodarczej i związanych z tym formalności.

Jest jednak jeden szkopuł. Działalność nierejestrowana wymaga nieprzekroczenia miesięcznego limitu przychodów (obecnie jest to 3499,50 zł). Nie można też w ciągu ostatnich 60 miesięcy (pięciu lat) prowadzić działalności gospodarczej. Spełnienie obu warunków może okazać się w praktyce problemem.

Jak platformy pomagają w wystawianiu faktur dla freelancerów?

Tu właśnie wkraczają wyspecjalizowane platformy. Oferują one pośrednictwo, w ramach którego zawierają z freelancerem umowę cywilnoprawną i rozliczają za niego podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Klient freelancera otrzymuje fakturę pro forma od platformy, a po jej opłaceniu dostaje zwykłą fakturę dokumentującą usługę wykonaną przez freelancera. Taką fakturę następnie odpowiednio rozlicza.

Wynagrodzeniem platformy jest prowizja potrącana z wynagrodzenia freelancera. Teoretycznie obie strony są zadowolone, a wszystkie działające na polskim rynku platformy przekonują, że oferowane przez nich rozwiązania są w pełni zgodne z polskim prawem. Nie do końca jest to jednak prawdą.

Kiedy współpraca z platformą nie wiąże się z ryzykiem podatkowym?

Problemu nie będzie, jeśli freelancer, współpracując z platformą, nie spełnia definicji działalności gospodarczej, którą można znaleźć w art. 5a pkt 6 ustawy o PIT i art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. W uproszczeniu chodzi o działalność zarobkową, prowadzoną we własnym imieniu, bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły.

– Co do zasady ryzyko jest ograniczone. Oferta platform w scenariuszu podstawowym wydaje się zgodna z polskimi przepisami – uważa doradca podatkowy Bartosz Przybysz.

Dominik Szlęzak wskazuje, że bezproblemowe powinny być sytuacje, w których freelancer sporadycznie podejmuje się wykonywania zleceń, bez zamiaru powtarzalnego wykonywania czynności, a wynagrodzenie będzie jedynie dodatkiem w jego budżecie.

– I tak, przykładowo, jeżeli freelancer skorzysta w ciągu roku kilka razy z usług pośrednika, może się bronić, że są to sporadycznie podejmowane działania freelancerskie – mówi ekspert.

Potwierdza to wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 października 2024 r. (sygn. II FSK 74/22). Wynika z niego, że dla oceny, czy coś jest działalnością gospodarczą, „istotny jest zamiar powtarzalności określonych czynności celem osiągnięcia dochodu (np. powtarzalność kupna)”.

Reklasyfikacja umowy freelancera. Co musisz wiedzieć?

Ryzyko problemów będzie więc rosło z każdą nową fakturą wystawianą przez freelancera. A w reklamach, które publikują pośrednicy, oraz w dyskusjach internautów pod postami platform w mediach społecznościowych można przeczytać, że nie obowiązują limity wystawianych faktur czy też wartości, na jaką ma opiewać pojedynczy dokument. Jeśli więc freelancer skorzysta np. z pakietu premium platformy, umożliwiającego wystawienie do 10 faktur miesięcznie przez pośrednika, trudno mu będzie bronić argumentacji o sporadycznym wykonywaniu określonych czynności – wskazuje Dominik Szlęzak.

Co więcej, nie wystarczy nazwać umowę np. umową o dzieło, aby być pewnym, że przychody nie muszą być rozliczane w ramach własnej firmy. „O kwalifikacji do danego źródła przychodu przesądza treść umowy, nie zaś forma zawiązania stosunku prawnego (czy jest to umowa o dzieło, czy umowa zlecenia)” – podkreśla dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej np. w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2025 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.59.2025.4.JS).

– Umowa rozliczana poza działalnością gospodarczą może więc zostać reklasyfikowana dla potrzeb PIT, ZUS oraz NFZ, co oznacza, że freelancer powinien był rozliczać się, jak każdy inny przedsiębiorca. Skutkiem będzie powstanie zaległości podatkowych i składkowych wraz z odsetkami – przestrzega Dominik Szlęzak.

Podaje przykład sytuacji, w której pośrednik wystawiałby comiesięczne faktury na klienta za prace wykonywane przez freelancera. – Organ podatkowy czy ZUS miałyby mocne argumenty, aby obronić stanowisko, że freelancer w sposób stały i powtarzalny prowadzi działalność gospodarczą – uważa ekspert BTTP.

Sankcje podatkowe dla freelancera i klienta – ryzyka i konsekwencje

Jakie skutki wiążą się z ewentualną reklasyfikacją umowy oferowanej przez platformę? Uznanie freelancera za przedsiębiorcę oznacza, że może on być zobowiązany do zapłacenia VAT z wystawianej faktury (jeśli nie korzysta z żadnego ze zwolnień ustawowych) i to on powinien był płacić PIT, składki ZUS oraz zdrowotną. Kolejnym problemem mogą być sankcje karnoskarbowe za firmanctwo fakturowe. Zgodnie z art. 55 k.k.s. (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 633) „podatnik, który w celu zatajenia prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek lub rzeczywistych rozmiarów tej działalności, posługuje się imieniem i nazwiskiem, nazwą lub firmą innego podmiotu i przez to naraża podatek na uszczuplenie” podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych, karze pozbawienia wolności do lat trzech lub obu karom łącznie.

– Dla cudzoziemców przebywających w Polsce na podstawie zezwolenia, które nie pozwala na prowadzenie działalności gospodarczej, firmanctwo z zasady skutkuje deportacją – dodaje Dominik Szlęzak.

Bezpieczny nie jest również klient, który otrzymał fakturę od pośrednika.

– Fiskus może zakwestionować prawo do odliczenia VAT z takiej faktury oraz prawo do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu, uznając, że jest to nierzetelny dowód księgowy, odzwierciedlający fikcję gospodarczą – podkreśla Dominik Szlęzak. Klient freelancera może w takiej sytuacji bronić się przed sankcjami, wskazując na to, że zachował należytą staranność biznesową i działał w dobrej wierze, ale wygrana nie jest rzeczą oczywistą.

Kontrola fiskusa nad freelancerami. Jak działa DAC7?

Skąd KAS miałaby w ogóle wiedzieć o szczegółach umowy zawartej przez freelancera? MF jasno podkreśliła, że posiada takie dane dzięki wdrożeniu unijnej dyrektywy DAC7. Przypomnijmy, że chodzi o obowiązującą od 1 lipca 2024 r. nowelizację (Dz.U. poz. 879). Na jej mocy zarejestrowani w Polsce operatorzy platform, za pośrednictwem których oferowane są towary i usługi oraz najem nieruchomości i wszelkich środków transportu, muszą przekazywać szefowi KAS m.in. dane adresowe i identyfikacyjne użytkowników (sprzedających), ich numery VAT i NIP, datę urodzenia, numery kont, na które wpływa wynagrodzenie użytkownika, kwoty wynagrodzenia, prowizje i podatki pobierane przez platformę. Pierwsze zbiorcze informacje o „sprzedawcach” trafiły do fiskusa do końca stycznia 2025 r.

– Platformy mogą powoływać się na brak konieczności raportowania „czynności wykonywanych przez sprzedawcę będącego pracownikiem raportującego operatora platformy". W świetle interpretacji indywidualnej z 20 grudnia 2024 r. (sygn. 0111-KDSB1-2.4019.5.2024.2.DK) nie wydaje się, aby była to skuteczna strategia – uważa Dominik Szlęzak.

Bartosz Przybysz zwraca zaś uwagę, że sama działalność platform, z którymi współpracują freelancerzy, może przypominać dobrze znany model rozliczenia oferowany przez akademickie inkubatory przedsiębiorczości. – Dopóki nie służy on do zatajania działalności gospodarczej, dopóty nie jest kontrowersyjny. Teraz jednak fiskus zyskał dostęp do znacznie szerszego zakresu danych, który pozwala mu weryfikować, czy do takiego zatajania działalności doszło – podsumowuje ekspert podatkowy.

OPINIA, Paweł Goś, doradca podatkowy i partner w MDDP

Model rozliczeń atrakcyjny, ale ryzykowny

Internetowe reklamy platform dla freelancerów wyraźnie podkreślają, że wszystko, co oferują, pozostaje zgodne z prawem. Nie jest to zwyczajna praktyka, że promując swoje rozwiązanie biznesowe, zaczyna się od takich zapewnień. Oferowany model rozliczeń, który wydaje się bardzo atrakcyjny dla freelancerów, może jednak budzić wątpliwości. Jeżeli freelancer współpracujący z platformą do fakturowania faktycznie nie prowadzi regularnej działalności gospodarczej, tylko zrealizował akurat konkretne zlecenie, nie wydaje się, aby były powody, aby fiskus interweniował.

Definicja działalności gospodarczej zawiera jednak pewne pojęcia ogólne, które za każdym razem oceniamy dla określonego stanu faktycznego. Może więc się zdarzyć, że współpraca freelancera z platformą na szeroką skalę skończy się koniecznością wysokich dopłat, potencjalnym oskarżeniem o firmanctwo, a także problemami dla klienta, który przyjął fakturę od platformy, podczas gdy ona przecież faktycznie na jego rzecz nie wyświadczyła żadnych usług. Opisane rozwiązanie, dostępne też w innych krajach, zachęca prostotą rozliczeń, ale przy jego stosowaniu doradzałbym jednak daleko idącą ostrożność.