Przepisy o audycie fundacji rodzinnej trzeba doprecyzować

Audyt może być przeprowadzany przez firmę audytorską lub przez zespół specjalistów wyznaczony przez beneficjentów fundacji. Taki zespół musi się składać z biegłego rewidenta, doradcy podatkowego oraz adwokata czy radcy prawnego. Każda z osób wskazanych w tak powoływanym zespole należy do innej korporacji zawodowej rządzącej się odrębnymi procedurami i zasadami etyki.

Co do zasady biegły rewident wykonuje zawód w imieniu firmy audytorskiej – wynika to wprost z art. 3 ust. 3 ustawy o biegłych rewidentach. W przypadku wykonywania usługi przez „zespół specjalistów” powstaje pytanie, czy może biegły rewident wykonać usługę bez pośrednictwa firmy audytorskiej. Ustawa o fundacji rodzinnej wyraźnie wskazuje, że beneficjent może wybrać po prostu biegłego rewidenta.

Moim zdaniem może tutaj zachodzić sprzeczność w prawie. Co istotne, nawet gdyby beneficjenci wybrali zespół, w którym jest biegły rewident, to taki zespół nie może wykonać tej usługi w oparciu o normy wykonywania zawodu przyjęte przez korporację zawodową, czyli Polską Izbę Biegłych Rewidentów. Wynika to ze stanowiska Ministerstwa Finansów opublikowanego na stronie samorządu 28 maja 2020 r.

Usługa wykonywana przez taki zespół nie podlega też nadzorowi Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego i – co bardzo ważne – nie jest objęta kodeksem etyki biegłych rewidentów.

Takie audyty już się odbyły lub nadal trwają. Dotyczy to głównie fundacji, które z określonych powodów były zobowiązane do badania sprawozdania finansowego. Ponieważ raporty z takich audytów nie podlegają publikacji, ich skala nie jest znana.

Tu właśnie pojawia się problem. Czytając uzasadnienie do ustawy, można odnieść wrażenie, że zamiarem ustawodawcy było, aby ta sama firma audytorska prowadziła zarówno badanie sprawozdania finansowego, jak i audyt działalności podmiotu. Byłoby to oczywiście ekonomicznie uzasadnione, bo część zagadnień poruszanych w audycie jest analizowana już w czasie badania. Niestety art. 78 ustawy o fundacji rodzinnej brzmi dość niefortunnie i wskazuje, że biegły rewident nie może wykonywać czynności rewizji finansowej (a badanie sprawozdania bez wątpienia do nich należy) i przeprowadzać audytu. Oznacza to, że do audytu należy zatrudnić inną firmę audytorską.

Nieco inaczej. Przede wszystkim wyboru dokonuje zgromadzenie beneficjentów. Nie można tego delegować na radę fundacji. Jest to wprost zapisane w art. 77 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej.

Wybierana firma lub zespół muszą być niezależni od fundacji i spełniać dodatkowe kryteria wskazane w art. 78 pkt 2 i 3 ustawy o fundacji rodzinnej. Oznacza to m.in., że nie mogą brać udziału w podejmowaniu decyzji dotyczących fundacji, wykonywać czynności rewizji finansowej ani świadczyć usług doradczych.

Przepisy w tym zakresie są jednak dość nieprecyzyjne. W art. 78 pkt 1 ustawy mowa jest o „niezależności od fundacji rodzinnej”, ale nie do końca wiadomo, co to znaczy, od kogo osoba przeprowadzająca audyt ma być niezależna – czy chodzi o organy, osoby fizyczne, czy samą osobę prawną.

Jest też problem ze zrozumieniem pojęcia niezależności. Przypomnę, że firmy audytorskie posługują się kodeksem etyki przyjętym przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów. Określa on warunki niezależności w przypadku przeprowadzania usług atestacyjnych i poświadczających oraz badań – a audyt fundacji w tym kontekście nie jest badaniem w rozumieniu tych standardów.

Jeżeli więc wybrana jest firma audytorska, to z kodeksu etyki można wywnioskować, na jakich zapisach opierała ona swoje stwierdzenie niezależności.

Tak, wówczas sytuacja się komplikuje. Tak jak powiedziałam, każda z korporacji ma własny kodeks etyki i nie wiadomo, jaką przyjmie definicję niezależności. Moim zdaniem w raporcie z wykonanej usługi ten element powinien być jasno opisany, tak żeby beneficjenci wiedzieli, czy zespół rzeczywiście był niezależny i co to dokładnie znaczy. Jak już wspomniałam, gdy usługa nie jest wykonywana w imieniu firmy audytorskiej, nikt tego jednak nie może sprawdzić.

W całym audycie chodzi o to, żeby upewnić beneficjentów, że nie dochodzi do nadużyć w zarządzaniu majątkiem fundacji – że wypłaty, które beneficjenci w przyszłości będą otrzymywać, są niezagrożone, a raczej pomnażane.

Przede wszystkim trzeba sprawdzić, czy zarząd porusza się w granicach określonych statutem, czy też ustawami – czyli nie wykonuje działań niezgodnych z wolą fundatora.

Dodatkowo sprawdzane są kwestie podatkowe i finansowe – wiemy, że prawo w tym zakresie jest nowe i podlega nieustannie interpretowaniu i doprecyzowaniu, czyli trzeba bardzo uważać przy wszelkich typach transakcji. Audyt ma więc na celu niezależną weryfikację, czy wszystkie działania i transakcje są zgodne z prawem. Z punktu widzenia biegłego rewidenta oczywiście konieczne jest popatrzenie na ryzyka błędu i oszustwa w księgach oraz ujmowaniu majątku. Dla beneficjentów ważna jest też odpowiedź na pytanie, czy zarząd właściwie (czyli maksymalnie lub optymalnie) dba o majątek i przyszłe wypłaty na rzecz beneficjentów.

Taki audyt, zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej kończy się raportem. Problem jest tylko z jego zakresem, który nie został określony w ustawie.

Moim zdaniem powinna być odrębna opinia co do prawidłowości, rzetelności i zgodności z prawem w odniesieniu odrębnie do zarządzania aktywami, zaciągania i spełniania zobowiązań, jak również prawidłowości ustalania i spełniania zobowiązań publicznoprawnych. Ze względu na to, że taki audyt może obejmować nawet cztery lata, trzeba również określić dokładnie ten okres.

Powinny być również opisane zastosowane procedury oraz niezależność wykonawców tej usługi. Jeżeli usługa jest świadczona przez firmę audytorską, to zakres raportu jest ściśle uregulowany w standardach wykonywania zawodu i w zawartej umowie. Nie wiadomo jednak, jak to ma wyglądać, gdy raport sporządza zespół, który jest złożony z różnych specjalistów. Oni – jak już wspomniałam wcześniej – nie mogą stosować tych standardów, nie mają bowiem do tego uprawnień.

Jeśli audyt wykaże uchybienia lub nieprawidłowości, to dla beneficjentów jest to ważna informacja, że pewne obszary nadzoru należy wzmocnić. Można to zrobić np. poprzez zaktywizowanie rady nadzorczej albo dołączenie do zarządu odpowiednich specjalistów. Proszę pamiętać, że mówimy o zarządzaniu majątkiem wypracowanym przez rodziny, który jest powierzony osobom trzecim. Beneficjenci – czyli zazwyczaj członkowie rodziny – chcą mieć pewność, że to zarządzanie jest prawidłowe. Jeśli raport wskaże nieprawidłowości, to ma to na celu ochronę ich majątku i przyszłych wypłat. W przypadku znacznych nieprawidłowości, to oczywiście zgromadzenie beneficjentów może wybrać po prostu inny zarząd. Audyt jest więc zdecydowanie realnym narzędziem w rękach beneficjentów.

W zasadzie prawo ich nie przewiduje. Podstawową jednak karą, czy też raczej ryzykiem jest potencjalna utrata korzyści z powierzonego do zarządzania majątku. Tak jak zaznaczyłam – ten audyt jest narzędziem weryfikacyjnym w rękach beneficjentów. Można zamknąć oczy i powiedzieć „jakoś to będzie”, ale zdrowa zasada biznesu brzmi „ufaj i sprawdzaj”.

Przede wszystkim należy zebrać pełną dokumentację dotyczącą zarządzania majątkiem, zawieranych umów, podejmowanych decyzji oraz przepływów finansowych. Warto przygotować protokoły z posiedzeń organów fundacji, zestawienia aktywów i zobowiązań, a także dokumenty podatkowe.

Kolejnym krokiem jest upewnienie się, że wszystkie działania zarządu są zgodne ze statutem i ustawą – audytorzy często zaczynają pracę od analizy zgodności działań z wolą fundatora. Dobrze jest też uporządkować procedury wewnętrzne, szczególnie te związane z zatwierdzaniem wydatków i zawieraniem umów.

W praktyce sprawnie przebiegający audyt to efekt dobrej komunikacji między zarządem, radą nadzorczą (jeśli została powołana) i audytorami. Im mniej niejasności i braków w dokumentach, tym szybsza i bardziej rzetelna będzie ocena. Warto pamiętać, że audyt ma służyć beneficjentom, więc pełna przejrzystość jest w interesie wszystkich stron.

Konieczne są doprecyzowania w zakresie niezależności, usunięcie zapisu o braku możliwości wykonywania innej czynności rewizji finansowej, wyjaśnienie, co powinno się znaleźć w raporcie z audytu. Warto też rozważyć, czy zespół wykonujący audyt jednak nie powinien działać w ramach firmy audytorskiej.

Z całą pewnością przydałaby się również elektronizacja rejestru fundacji rodzinnej, jej brak chyba przeszkadza wszystkim. To zmiany w największym skrócie.