Nieformalne listy od fiskusa nie zniknęły całkowicie

Przypomnijmy, że pisma behawioralne to eksperyment, który polski fiskus podjął dekadę temu we współpracy z Bankiem Światowym. Do podatkowych dłużników zaczęły trafiać listy, w których skarbówka informowała ich, że za niezapłacenie podatków grozi kara i jest ona nieuchronna. Pisma były zredagowane w nieformalnym stylu i napisane prostym językiem, który miał oddziaływać na emocje podatkowego dłużnika.

Poprzednia władza uznała eksperyment za sukces i przekonywała, że podatnik, do którego fiskus napisze prostym i zrozumiałym językiem, chętniej samodzielnie rozliczy się z daniny. Już wtedy pojawiały się jednak kontrowersje. W artykule „Skarbówka uczy się pisać listy. Cel: wyegzekwować podatki” (DGP nr 112/2017) zwracaliśmy np. uwagę na to, że niektóre pisma trafiały do niewłaściwych adresatów.

Kolejne problemy opisaliśmy w tekście „Fiskus chce rozliczeń. Firmy wpadły w popłoch” (DGP nr 182/2019). Opisaliśmy wtedy efekt pism, które do przedsiębiorców kierował Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Częstochowie, który wzywał przedsiębiorców, aby przedstawili rozliczenia swoich zaliczek na podatek dochodowy, wskazali daty wpłaty i czy w ogóle był taki obowiązek. Adresaci mieli trzy dni na złożenie wyjaśnień. W korespondencji brak było podstawy prawnej. Fiskus uzasadniał korespondencję „ochroną legalnego biznesu i zasad uczciwej konkurencji”. Zastrzegał też, że reakcja przedsiębiorcy na pismo będzie „monitorowana”. Adresaci zamiast docenić nieformalną korespondencję z fiskusem, wpadli w popłoch. Okazało się, że niesłusznie. Był to rodzaj pisma behawioralnego, który nie niósł ze sobą daleko idących konsekwencji.

Fiskus zaleca i odwołuje

W grudniu 2023 r. ówczesny zastępca szefa KAS wystosował odgórne zalecenia do dyrektorów IAS. Wyliczył przypadki, w których miały być stosowane listy behawioralne: m.in. gdy pojawiają się wątpliwości, czy podatnicy poprawnie wykonują obowiązki podatkowe, ale fiskus nie ma na to dowodów, gdy posiadane informacje nie uzasadniają wszczęcia kontroli, nie znaleziono uzasadnienia do wszczęcia czynności sprawdzających lub przeprowadzono je, ale podatnik o tym nie wiedział. Krąg tematów, których mogły dotyczyć listy, pozostawał w praktyce nieograniczony.

Nowe kierownictwo KAS miało jednak wątpliwości co do tej formy komunikowania się z podatnikami. W lutym 2024 r. zalecono zaprzestanie wysyłki listów i zbadanie ich efektów. Wcześniej nie analizowano ani liczby wysyłanych listów, ani nie szacowano ich efektów.

Jak się okazuje, nie były one imponujące. Szef KAS Marcin Łoboda, odpowiadając na wystąpienie rzecznika praw obywatelskich z marca 2024 r. poinformował, że przez trzy miesiące wysłano 3639 pism behawioralnych, na co podatnicy zareagowali 1609 razy (korektą deklaracji lub jej złożeniem czy też tylko złożeniem wyjaśnień w sprawie). Kolejne informacje w tej sprawie przedstawił Zbigniew Stawicki, zastępca szefa KAS, w odpowiedzi z 27 czerwca 2025 r. na interpelację poselską nr 10256. Podał, że wspomniane 3639 pism przełożyło się na efekt finansowy rzędu 1 mln zł.

Zastępca szefa KAS przekazał też, że analiza wysyłanych pism behawioralnych „nie wykazała celowości i zasadności prowadzenia korespondencji w takim trybie”. Nie zawierały one wskazania naruszenia konkretnego przepisu prawa, a więc „wątpliwości podatników budziło jakiego konkretnie zachowania oczekuje organ KAS i jakiej nieprawidłowości ono dotyczy”.

Listy nadal są wysyłane

Czy to oznacza, że listy behawioralne nie są już wysyłane? Są, ale obecnie stały się elementem czynności sprawdzających. Mają więc podstawę prawną, którą znajdziemy w art. 272–280 ordynacji podatkowej. Czynności sprawdzające są mniej sformalizowane niż klasyczne kontrole podatkowe lub celno-skarbowe i rocznie przeprowadza się ich kilka milionów. Według danych resortu finansów przekazanych w odpowiedzi na pytanie DGP w latach 2021–2023 były one prowadzone wobec 158,7 tys. podatników CIT i 282,47 tys. podatników PIT.

W praktyce wygląda to tak, jak opisano w interpretacji indywidualnej dyrektora KIS z 5 czerwca br. Podatnik otrzymał pismo behawioralne 27 czerwca 2024 r. w ramach czynności sprawdzających weryfikujących, czy z uwagi na wysokość obrotów nie stracił on prawa do zwolnienia podmiotowego z VAT (limit obrotów to obecnie 200 tys. zł, ale od 1 stycznia 2026 r. ma wzrosnąć do 240 tys. zł). Naczelnik US wezwał podatnika do złożenia wyjaśnień w tej sprawie, wskazując, że po analizie zeznań rocznych PIT-28 z ostatnich pięciu lat doszedł do wniosku, iż podatnik przekroczył wskazany limit obrotów. Inne nieformalne pisma nie są określane jako listy behawioralne, ale budzą podobne wątpliwości, jak w przeszłości. Przykładem jest sprawa, którą analizowaliśmy w artykule „Minimalny CIT mizerny, a sieje strach” (DGP nr 108/2025).

Opisaliśmy w nim efekty inicjatywy, którą podjął Trzeci Mazowiecki Urząd Skarbowy w Radomiu. Wysłał on do ok. 100 wybranych podmiotów pisma, które sam określa jako informację o wejściu w życiu nowego obowiązku podatkowego (pierwszym rozliczeniu krajowego minimalnego CIT), ale ich treść może wskazywać na to, że są to wezwania członków zarządu wybranych spółek nakazujące złożenie oświadczenia o braku konieczności zapłaty podatku. ©℗

Kontakt ze strony fiskusa nie musi być groźny

Z danych, które udostępnił resort finansów, wynika, że już kilkanaście procent przedsiębiorców rozliczających się z PIT czy CIT miało kontakt z organami KAS w postaci działań kontrolnych lub czynności sprawdzających. Zdecydowanie częściej ma to miejsce w przypadku podatników CIT, co może być zrozumiałe chociażby w związku z większym ryzykiem powstania nieprawidłowości podatkowych. Widać jednak zarazem, że KAS wybiera w miarę możliwości najmniej uciążliwe formy kontaktu z podatnikami (np. właśnie czynności sprawdzające). W tym przypadku kontakt z US nie musi oznaczać, że wykryto nieprawidłowości podatkowe, bo wątpliwości fiskusa często można w prosty sposób wyjaśnić, a wiele z wykrytych błędów ma charakter formalno-techniczny. Wprawdzie w ramach czynności sprawdzających fiskus może wystosować do podatnika formalne wezwanie, ale kontakt z organem ogranicza się często do rozmów telefonicznych czy korespondencji e-mail. Warto również pamiętać także, że czynności sprawdzające nie blokują możliwości złożenia korekty deklaracji. Sam fakt prowadzenia czynności sprawdzających może więc, ale wcale nie musi oznaczać, że wobec podatnika podjęte zostaną bardziej sformalizowane działania, np. kontrolne.