We wrześniu br. wystawiliśmy fakturę za najem za 4 miesiące z góry (wrzesień – grudzień). Czy wartość czynszu dotyczącą bieżącego roku (wrzesień – grudzień) można odpisać jednorazowo w koszty? Jednostka prowadzi pełną ewidencję kosztów.
Ustalenie w umowie najmu okresu rozliczeniowego ma wpływ na moment powstania przychodu u wynajmującego. Stosownie bowiem do art. 14 ust. 1e ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) i odpowiednio art. 12 ust. 3c ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.), jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, wówczas przychód powstaje w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. W takim przypadku wynajmujący nie jest zobowiązany ustalać przychodu na zasadach określonych w art. 14 ust. 1c ustawy o PIT i odpowiednio art. 12 ust. 3a ustawy CIT, a więc na dzień wykonania (częściowego) usługi, wystawienia faktury lub otrzymania należności (zależnie od tego, które z tych zdarzeń wystąpiło wcześniej).
Zatem dla ustalenia momentu powstania przychodu z najmu podstawowe znaczenie ma to, czy i jaki okres rozliczeniowy strony ustaliły w umowie najmu. Za równoznaczne z ustaleniem okresu rozliczeniowego nie należy uważać zawartych w umowie postanowień określających sposób dokonywania płatności przez najemców. Pojęcie okresu rozliczeniowego trzeba odnosić do okresu, za który naliczana jest należność za świadczone usługi. Okresem tym może być np. miesiąc, kwartał, rok.
W sytuacji gdy czynsz z tytułu najmu bądź dzierżawy jest opłacany z góry, w księgach najemcy lub dzierżawcy podlega on rozliczeniu za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jak wynika bowiem z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych, a koszt najmu lub dzierżawy niewątpliwie dotyczy przyszłych okresów. W przypadku najmu i dzierżawy okres rozliczania kosztów będzie się pokrywał z okresem, na jaki zawarto umowę najmu bądź dzierżawy i będzie odpisywany w równych ratach miesięcznych.
Dla celów bilansowych otrzymane od kontrahentów środki z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w przyszłych okresach sprawozdawczych, rozlicza się za pośrednictwem rozliczeń międzyokresowych przychodów. Natomiast przychód podatkowy powstaje w ostatnim dniu przyjętego przez strony okresu rozliczeniowego albo w dniu wykonania usługi (częściowego wykonania usługi), nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności, jeżeli umowa nie określa takiego okresu.
Przyjęte z góry opłaty za czynsz z dzierżawy lub najmu są przychodami, które dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. W związku z tym, aby przyporządkować kwoty pobranych czynszów do okresów, których dotyczą, należy je rozliczyć w czasie za pośrednictwem konta z zespołu 8 Rozliczenia międzyokresowe przychodów. Ewidencja księgowa przychodów z tytułu czynszu w księgach rachunkowych wynajmującego może przebiegać w sposób następujący:
a) faktura VAT: Wn konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” oraz Ma konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”,
b) zarachowanie czynszu do przychodów w części przypadającej na dany okres sprawozdawczy: Wn konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” oraz konto 70-0 „Przychody z tytułu najmu”.
Taki sposób rozliczenia wynika z art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, który stwierdza, że rozliczenia międzyokresowe przychodów dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności obejmują m.in. równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych.
PRZYKŁAD
Lokal handlowy
W sierpniu 2016 r. zawarto umowę najmu lokalu handlowego. W umowie ustalono czynsz miesięczny w wysokości 3000 zł netto. Umowa obejmuje okres od września 2016 r. do grudnia 2017 r. Najemca zapłacił z góry czynsz za 4 miesiące, w kwocie brutto 14 760 zł, w tym VAT 2760 zł. Wartość czynszu jednostka zarachowała do „Rozliczeń międzyokresowych przychodów” i odpisuje miesięcznie w przychody.
Objaśnienia do schematu
1. Faktura VAT za czynsz najmu za cztery miesiące z góry: a) wartość brutto 14 760 zł, b) wartość netto 12 000 zł, c) VAT 2760 zł.
2. PK – zarachowanie czynszu najmu za jeden miesiąc do przychodów kwota 3000 zł,
3. WB – zapłata za fakturę kwota 14 760 zł.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047).
