rozwiń ›

Na jakim etapie jest projekt zmian w KSeF

Projekt jest już po konsultacjach i trafił do rozpatrzenia przez Stały Komitet Rady Ministrów. Ministerstwo Finansów dołączyło do niego projekty dwóch rozporządzeń. O dotrzymaniu terminów wejścia w życie KSeF mówił również dwa dni temu w wywiadzie dla DGP Zbigniew Stawicki, zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej („Nie będzie kolejnych odroczeń KSeF”, DGP nr 105/2025).

Główne założenia prezentowane we wcześniejszej wersji z kwietnia br. pozostały bez zmian.

Nowelizacja przepisów dotyczących KSeF - co usunięto z projektu?

Z projektu usunięto tylko przepisy, które zakładały podwyższenie z 200 tys. zł do 240 tys. zł limitu zwolnienia podmiotowego w VAT. Ta zmiana jest już w Sejmie, ponieważ jest w innym projekcie nowelizacji ustawy o VAT (druk sejmowy nr 1232). Wczoraj został on przyjęty przez komisję finansów publicznych i trafi teraz do drugiego czytania.

Harmonogram wdrożenia KSeF

Najnowszy projekt dotyczący KSeF potwierdza, że za pomocą tego systemu faktury będą musieli wystawiać:

- od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,

- od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy.

Wyjątek będzie dotyczył mikroprzedsiębiorców - oni do końca 2026 r. będą mogli wystawiać faktury tak, jak dotychczas. Chodzi o przedsiębiorców, których łączna wartość sprzedaży (wraz z VAT) udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie. Jeżeli podatnik naruszy ten warunek, będzie musiał zacząć wystawiać faktury za pomocą KSeF. Wcześniejsze wersje projektu zakładały dodatkowe kryterium - aby wartość żadnej z faktur wystawianych przez takiego mikroprzedsiębiorcę nie przekraczała 450 zł, ale ten warunek został usunięty.

- Postulowali o to przedsiębiorcy, którzy współpracują z jednym lub z dwoma zleceniodawcami i wystawiają faktury na większe kwoty, np. na kilka tysięcy złotych, natomiast nie przekraczają miesięcznego limitu 10 tys. zł. Dzięki zmianie oni również będą mogli do końca 2026 r. wystawiać faktury poza KSeF - tłumaczy Janina Fornalik, doradca podatkowy i partnerka w MDDP.

Do końca 2026 r. nabywcy nie będą musieli podawać numeru KSeF przy opłacaniu e-faktur, także gdy będą stosować mechanizm podzielonej płatności.

Faktury - co się zmieni po wejściu nowych przepisów dotyczących KSeF?

Faktury z kas fiskalnych

Do końca 2026 r. będzie można, jak do tej pory, wystawiać faktury za pośrednictwem kasy fiskalnej, w tym uproszczone, czyli paragony na kwotę nieprzekraczającą 450 zł.

Faktury konsumenckie

Podatnik będzie mógł przesyłać przez KSeF faktury konsumentom i nie będzie potrzebna na to ich zgoda.

Sprzedawca będzie musiał natomiast zapewnić dostęp do takiej faktury. Będzie musiał podać kod weryfikujący ją w systemie oraz dane umożliwiające jej zidentyfikowanie.

Oprócz tego podatnik będzie musiał wydać konsumentowi na jego żądanie e-fakturę poza KSeF (np. w pdf).

W trybie offline - kiedy można będzie wystawić fakturę?

Zawsze (a nie tylko w okresie przejściowym) będzie można wystawiać faktury w trybie offline, a dopiero następnego dnia roboczego po ich wystawieniu – przesłać je do KSeF.

Oprócz tego zostanie wprowadzony dodatkowy tryb offline24, z którego podatnik będzie mógł korzystać niezależnie od awarii systemu. Innymi słowy będzie mógł wybrać, czy wystawia fakturę ustrukturyzowaną:

  • na ogólnie obowiązujących zasadach przy użyciu KSeF, czy
  • w trybie offline (w razie problemów z dostępnością do KSeF), czy
  • -w trybie offline24 (niezależnie od awarii systemu).

W obu trybach offline faktury będą wystawiane w formie ustrukturyzowanej i podatnik będzie musiał opatrywać je kodem QR.

Janina Fornalik zwraca uwagę, że z projektu został usunięty warunek, który pozwalał korzystać z trybu offline24 tylko podatnikom, jeżeli wymaga tego specyfika ich działalności.

- Dzięki temu nie będą oni musieli tłumaczyć się fiskusowi, dlaczego z niego skorzystali – tłumaczy ekspertka.

Jej zdaniem istnieje natomiast wątpliwość, w jakich przypadkach podatnik będzie mógł poza KSeF przekazywać takie faktury nabywcy. Z uzasadnienia do projektu wynika, że nie ma takiej możliwości w przypadku krajowych odbiorców B2B, ale – jak zauważa Janina Fornalik - projektowane przepisy tego nie zabraniają.

Odroczone kary za niedopełnienie obowiązków związanych z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych

Dopiero od 2027 r. fiskus będzie mógł nakładać kary za niedopełnienie obowiązków związanych z wystawianiem faktur ustrukturyzowanych.

Wysokość kar – przypomnijmy - ma być miarkowana proporcjonalnie do stopnia przewinienia. Zasadniczo mają one wynosić do 100 proc. kwoty VAT wykazanego na fakturze, a jeśli na fakturze nie będzie podatku – do 18,7 proc. wykazanej należności.

Kara będzie grozić podatnikowi, który:

  • nie wystawi faktury przy użyciu KSeF mimo ciążącego na nim obowiązku, w okresie awarii KSeF i w trybie offline24 wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
  • nie prześle do KSeF w określonym terminie faktur wystawionych w czasie awarii i w trybie offline i offline24.

Projekty rozporządzeń do projektu ustawy dotyczącej KSeF. Czego dotyczą?

Do projektu ustawy Ministerstwo Finansów dołączyło projekty dwóch rozporządzeń:

  • w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i
  • w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz przypadków, w których mimo braku obowiązku można wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Pierwszy projekt reguluje m.in. rodzaje i sposoby nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, sposoby oznaczania faktur oraz zasady zgłaszania zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem.

Zgodnie z drugim projektem w KSeF nie będą musiały być wystawiane m.in.:

  • faktury w formie biletu jednorazowego na przejazdy płatnymi autostradami, a także bilety m.in. kolejowe, samolotowe, na statek,
  • faktury dokumentujące świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy o VAT. Chodzi m.in. o: usługi ubezpieczeniowe, reasekuracyjne, udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych, usługi w zakresie transakcji dotyczących walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy, z wyłączeniem banknotów i monet będących przedmiotami kolekcjonerskimi.

Etap legislacyjny: Projekt nowelizacji ustawy o VAT oraz ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw – skierowany na Stały Komitet Rady Ministrów