Koszty przejazdów samochodowych i limity kilometrówki

Jednym z istotnych wydatków związanych z zagranicznymi delegacjami są koszty użytkowania prywatnych samochodów pracowników. Wydatki te podlegają limitowaniu na podstawie tzw. kilometrówki, której wysokość zależy od przejechanych kilometrów oraz ustalonej stawki za 1 km. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (pdof) oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (pdop) wskazują, że koszty, które przekraczają limit kilometrówki, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Aby wydatki związane z użytkowaniem pojazdu mogły być uznane za koszty uzyskania przychodu, pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

W ramach kilometrówki pracodawca może rozliczyć koszty nie tylko związane z paliwem, ale również z materiałami eksploatacyjnymi, ubezpieczeniem komunikacyjnym (np. OC, AC), drobnymi naprawami, częściami zamiennymi oraz przeglądami technicznymi. Obejmuje to także opłaty za autostrady oraz parkingi, które pracownik ponosi w trakcie podróży służbowych.

Przeliczanie kosztów w walucie obcej na złote

Kiedy pracownicy ponoszą wydatki w walutach obcych, istnieje obowiązek ich przeliczenia na złote. Zgodnie z przepisami obu ustaw podatkowych, kosztów poniesionych w walutach obcych należy przeliczać po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem ich poniesienia. W praktyce będzie to zazwyczaj średni kurs NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury, rachunku lub innego dokumentu potwierdzającego wydatek.

Warto jednak pamiętać, że sposób przeliczania zależy od tego, czy pracodawca zapewnia pracownikowi świadczenia (np. noclegi, wyżywienie), czy też zwraca koszty poniesione przez pracownika. Jeśli pracodawca zapewnia wszystkie świadczenia, a faktury są wystawione na firmę, wydatki przelicza się po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Natomiast gdy pracodawca zwraca pracownikowi koszty, przeliczenie odbywa się po kursie NBP z dnia przed rozliczeniem delegacji. Kurs ten obowiązuje także przy rozliczaniu nieudokumentowanych wydatków, takich jak diety czy ryczałty.

Przykład przeliczenia kosztów

Pracownik, który odbył zagraniczną podróż służbową w lutym 2025 roku, rozliczył koszty 25 lutego. Koszty te obejmowały:

  • diety w wysokości 165 euro,
  • opłaty za przejazd autostradami udokumentowane paragonami na kwotę 84 euro,
  • wydatki na parkowanie w strefie płatnego parkowania udokumentowane biletami parkingowymi w wysokości 27 euro.

Do przeliczenia tych wydatków na złote zastosowano kurs średni NBP z dnia 24 lutego 2025 roku, który wynosił 4,1609 zł/euro. Łączna kwota kosztów wyniosła 1.148,41 zł, obliczona jako suma kosztów przeliczonych na złote: (165 euro + 84 euro + 27 euro) × 4,1609 zł/euro.

Ponadto, pracownik przedstawił faktury na zakup paliwa (173 euro) oraz noclegi (280 euro) wystawione na firmę. Faktura za paliwo była wystawiona 7 lutego, a za noclegi 11 lutego 2025 roku. Koszty te przeliczono po kursach NBP z dnia 6 lutego (4,2073 zł/euro) oraz 10 lutego (4,1872 zł/euro). Łącznie koszty te wyniosły 1.900,28 zł.

Zaliczka na poczet wyjazdu

Zasady przeliczania wydatków na potrzeby rozliczenia kosztów poniesionych przez pracownika na delegacji różnią się od zasad stosowanych przy rozliczaniu kosztów firmy. Pracodawca, wysyłając pracownika w zagraniczną podróż służbową, powinien wypłacić zaliczkę na pokrycie wydatków związanych z podróżą. Zasadniczo zaliczkę tę wypłaca się w walucie obcej, jednak z zgodą pracownika może to być także kwota w złotych, przeliczona według średniego kursu NBP z dnia wypłaty. Kurs ten jest stosowany wyłącznie do rozliczeń między pracodawcą a pracownikiem, a nie do kosztów firmy.

Termin powstania kosztu w firmie

Wydatki związane z podróżami służbowymi, które pracodawca ponosi na rzecz swoich pracowników, traktowane są jak wynagrodzenie i rozliczane w kosztach firmy zgodnie z terminem ich wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika. Zgodnie z przepisami, koszty te są ujmowane w kosztach podatkowych miesiąca, w którym pracownik rozliczy wyjazd (ma na to 14 dni od zakończenia podróży). Jeśli pracodawca wypłaci należności z opóźnieniem, rozlicza je w miesiącu, w którym zostaną one faktycznie wypłacone.