Jeżeli w formularzu pełnomocnictwa (np. PPS-1) został wskazany konkretny adres elektroniczny do doręczeń, to tam właśnie skarbówka powinna wysyłać korespondencję. Nie ma znaczenia to, że pełnomocnik wyraził wcześniej zgodę na e-korespondencję na swoim koncie w e-Urzędzie Skarbowym

Tak uznał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie w precedensowym wyroku z 9 kwietnia br. (sygn. akt I SA/Ol 118/25). Wyrok jest nieprawomocny, ale eksperci zgodnie uważają, że jeżeli się uprawomocni, fiskus będzie musiał zmienić praktykę.

Dziś bowiem skarbówka wykorzystuje konto w systemie e-US także jako kanał komunikacji z pełnomocnikami podatników (doradcami podatkowymi, adwokatami, radcami prawnymi itp.). Zasadniczo służy ono do komunikacji i rozliczeń danej osoby jako podatnika, a więc jest przypisane do numeru PESEL. Profesjonalny pełnomocnik również może wykorzystywać ten kanał do korespondencji z organami, pod warunkiem że taki adres zostanie wskazany na formularzu pełnomocnictwa jako adres do doręczeń. Jeżeli został tam podany inny adres, to na niego właśnie skarbówka powinna wysyłać swoje pisma – wynika z wyroku WSA.

Skrzynka do e-Doręczeń

Przypomnijmy, że już od 1 stycznia 2025 r. skrzynkę do e-Doręczeń muszą mieć m.in. pełnomocnicy, przedsiębiorcy nowo zarejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz inne nowe podmioty prowadzące działalność gospodarczą (np. stowarzyszenia, fundacje). Wynika to z nowelizacji ustawy o doręczeniach elektronicznych z 21 listopada 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1861).

Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązkiem tym zostali objęci już wszyscy przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS oraz inne podmioty prowadzące działalność gospodarczą.

Przez konto w e-US

Jednak do elektronicznych doręczeń służy też konto w e-Urzędzie Skarbowym. Mówiły o tym przedstawicielki Ministerstwa Finansów w wywiadzie dla DGP „Elektroniczne doręczenia też za pośrednictwem e-US i PUESC” (DGP nr 68/2025). Aneta Zachariasz, zastępca dyrektora departamentu poboru podatków w MF, pełnomocnik szefa Krajowej Administracji Skarbowej ds. IT, tłumaczyła: jeżeli podatnik wyraził na swoim koncie w e-Urzędzie Skarbowym zgodę na e-korespondencję, to tam otrzyma wiadomości od organów podatkowych KAS, niezależnie od tego, w jaki sposób się z nimi skontaktuje. W takiej sytuacji zawsze więc będzie dostawał pisma od organów podatkowych za pośrednictwem e-US, nawet jeżeli sam wyśle pismo za pomocą skrzynki do e-Doręczeń.

Jest to zgodne z art. 144 par. 1a ordynacji podatkowej. Z przepisu tego wynika, że organ podatkowy doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego albo w siedzibie organu podatkowego.

Okazuje się jednak – w świetle najnowszego wyroku olsztyńskiego WSA – że ta zasada nie obowiązuje, gdy podatnik ustanowił pełnomocnika. Zdanie sądu podziela radca prawny Łukasz Drożdżowski. – Chociaż z art. 144 par. 1a wynika pierwszeństwo e-US przed doręczeniami elektronicznymi, to art. 145 par. 2 – będący przepisem szczególnym – ustanawia zasadę doręczenia pism pod adres wskazany w pełnomocnictwie – wyjaśnił ekspert. W tym wypadku zatem przełamana zostaje zasada pierwszeństwa korespondencji za pomocą e-US (patrz komentarz w ramce).

Fiskus to ignoruje

Spór rozpoczął się od wydania przez naczelnika urzędu skarbowego decyzji zmniejszającej stratę w CIT za 2018 r. Spółka odwołała się do dyrektora izby administracji skarbowej.

Doradca podatkowy, który reprezentował firmę, uważał, że zgodnie z art. 145 par. 2 ordynacji decyzja powinna przyjść na jego adres w systemie e-PUAP, bo tak zostało wskazane w formularzu pełnomocnictwa (spór rozpoczął się w 2024 r., gdy nie było jeszcze przepisów o e-Doręczeniach).

Mimo to dyrektor IAS doręczał pisma pełnomocnikowi na konto w systemie e-US. Argumentował, że skoro doradca wyraził zgodę na korespondencję za pomocą e-US, to zgoda dotyczy także pism, które otrzymuje jako profesjonalny pełnomocnik reprezentujący spółkę. Z tego właśnie powodu na konto pełnomocnika w e-US trafiła niekorzystna dla spółki decyzja organu odwoławczego.

Prawo wyboru

W skardze do WSA pełnomocnik przekonywał, że decyzja dyrektora IAS nie została skutecznie doręczona, bo nie została wysłana na adres wskazany w pełnomocnictwie (czyli adres w systemie e-PUAP).

Olsztyński sąd przyznał mu rację. Wyjaśnił, że skoro na formularzu pełnomocnictwa PPS-1 został wskazany konkretny adres elektroniczny do doręczeń (w rubryce: „Dane pełnomocnika upoważnionego do działania we wskazanej sprawie”), to na ten adres powinna być przekazywana korespondencja z organu podatkowego. Fiskus nie powinien więc wysyłać pism na konto w systemie e-US, lecz kierować się treścią przepisu szczególnego (art. 145 par. 2 ordynacji podatkowej).

[OPINIA 1]

Trzy kanały komunikacji to problem

Jakub Warnieło, doradca podatkowy i szef zespołu sporów podatkowych w MDDP

To bardzo ważne rozstrzygnięcie, które kwestionuje niepokojącą swobodę organów podatkowych w wybieraniu kanału doręczania pism. To również nadzieja dla wszystkich pełnomocników, którzy obecnie są bombardowani pismami za pośrednictwem trzech różnych kanałów komunikacji: e-Doręczeń, e-Urzędu Skarbowego i ePUAP.

Prawidłowe doręczenie decyzji ma niezwykle istotny charakter gwarancyjny i fiskus nie może w takim przypadku iść na skróty. Pamiętajmy, że decyzja, która nie została prawidłowo doręczona, to taka, która nie wywołuje żadnych skutków prawnych.

Dlatego orzeczenie WSA w Olsztynie, jeżeli stanie się prawomocne, może mieć istotny praktyczny wymiar dla podatników. Sprawa dotyczyła wprawdzie stanu prawnego obowiązującego w 2024 r., ale w moim przekonaniu wyrok może mieć istotne znaczenie także dla spraw toczących się po tym czasie. Nadal bowiem często stosowaną praktyką organów jest doręczanie pism pełnomocnikom za pośrednictwem e-US.

[koniec opinii]

[OPINIA 2] Przełamana została zasada pierwszeństwa e-US

Łukasz Drożdżowski, radca prawny

Kierunek interpretacyjny WSA w Olsztynie wydaje się być racjonalny. Należy się zastanowić nad tym, co obejmuje zgoda, którą wyraża się w zakresie otrzymywania korespondencji w e-Urzędzie Skarbowym. Problem wynika z tego, że zgoda dotyczy użytkownika konta na e-US. Z jednej strony więc można przyjąć, że obejmuje ona również profesjonalną działalność użytkownika (czyli również jako pełnomocnika). Z drugiej strony jednak, skoro formularz PPS-1 daje możliwość wyboru adresu elektronicznego do doręczeń, to wybór ten należy uszanować. Pełnomocnik, po poinformowaniu mocodawcy, jaki jego adres do doręczeń ma być podany w formularzu PPS-1, ma prawo oczekiwać, że korespondencja w sprawie będzie trafiała właśnie na ten adres.

Chodzi więc o niezacieranie się sfer prywatnej i służbowej. Chociaż z art. 144 par. 1a ordynacji podatkowej wynika pierwszeństwo doręczeń na e-US nad doręczeniami elektronicznymi, to art. 145 par. 2 – będący przepisem szczególnym – ustanawia zasadę doręczania pism pod adres wskazany w pełnomocnictwie. Zatem przełamana zostaje zasada pierwszeństwa e-US.

[koniec opinii]