Dowody w postępowaniu podatkowym. Co trzeba wiedzieć, żeby nie wpaść na kontroli skarbowej?

Zrozumienie, jakie dowody mogą być użyteczne oraz jakie prawa przysługują podatnikom, jest niezbędne dla każdego przedsiębiorcy, który kiedykolwiek stanie w obliczu kontroli skarbowej.

Postępowanie podatkowe to procedura, która pozwala organom skarbowym na ustalenie, czy podatnicy wypełniają swoje obowiązki w zakresie rozliczeń podatkowych. Zgromadzenie materiału dowodowego stanowi kluczowy element tego procesu.

Obowiązki organów skarbowych

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, to na urzędzie skarbowym spoczywa obowiązek zgromadzenia materiału dowodowego w postępowaniu podatkowym. Organy podatkowe muszą wykazać, że rozstrzygnięcie sprawy opiera się na rzetelnych dowodach. Co ważne, organ odwoławczy może uzupełnić zgromadzony materiał dowodowy, jednak nie może przejąć obowiązków związanych z jego zbieraniem.

Dowody w postępowaniu podatkowym. Otwarty katalog

Dowodem w postępowaniu podatkowym może być niemal wszystko, co pomoże wyjaśnić stan faktyczny sprawy i nie jest sprzeczne z prawem. Zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, katalog dowodów jest otwarty, co oznacza, że urząd skarbowy może posługiwać się różnorodnymi materiałami, takimi jak: księgi podatkowe, dokumenty ewidencyjne, zeznania świadków, opinie biegłych czy informacje uzyskane w wyniku kontroli. Istotną rolę odgrywają także pliki JPK, które umożliwiają organowi skarbowemu dostęp do elektronicznych danych podatkowych przedsiębiorców.

Rola dokumentów księgowych i JPK

Weryfikacja rozliczeń podatkowych przedsiębiorców odbywa się głównie na podstawie posiadanych przez nich dokumentów księgowych. Do kluczowych materiałów należą księgi podatkowe, ewidencje oraz dowody księgowe. Zgodnie z przepisami, dokumenty te mogą być udostępniane przez podatników w formie plików JPK na żądanie urzędów skarbowych. Przykładami takich plików są: JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_FA, JPK_KR, JPK_WB czy JPK_PKPIR. Ważne jest, aby dokumenty były prowadzone przy użyciu programów komputerowych, co umożliwia ich przesyłanie w formie elektronicznej.

W przypadku faktur wystawianych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorcy nie muszą przesyłać JPK_FA, co stanowi wyjątek od ogólnych zasad. Warto pamiętać, że urząd skarbowy ma również prawo żądać dostępu do innych dokumentów, takich jak wyciągi bankowe czy magazynowe, jeśli są one istotne dla wyjaśnienia sprawy.

Świadkowie, biegli i zeznania strony

W postępowaniu podatkowym, oprócz dokumentów księgowych, mogą być także wykorzystywane zeznania świadków, strony postępowania oraz opinie biegłych. Świadkiem może być każda osoba, która posiada wiedzę istotną dla sprawy i jest w stanie wyrazić swoje spostrzeżenia. Zgodnie z prawem, świadek może odmówić zeznania, jeżeli łączy go z podatnikiem bliski związek (np. małżonek, rodzice czy dzieci).

Z kolei biegły jest powoływany w celu wydania opinii specjalistycznej w zakresie technicznym, np. w kwestii procesów technologicznych. W sytuacjach, w których przepisy prawa podatkowego nakładają obowiązek powołania biegłego, następuje to z urzędu.

Inicjatywa dowodowa strony postępowania

Chociaż to urząd skarbowy ma główny obowiązek zbierania dowodów, także strona postępowania – czyli podatnik – może zgłaszać wnioski dowodowe. Zgodnie z art. 188 Ordynacji podatkowej, podatnik ma prawo składać wnioski o przeprowadzenie dowodów, w tym np. wnioskować o przesłuchanie świadków. Urząd skarbowy, decydując o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku dowodowego, musi ocenić, czy przedstawiona okoliczność ma znaczenie dla sprawy. Jeżeli dowód jest nieistotny lub może zostać zastąpiony innym, urząd skarbowy może odmówić jego przeprowadzenia.

Odmowa przeprowadzenia dowodu musi być wydana w formie postanowienia. Co istotne, na takie postanowienie nie przysługuje bezpośredni środek zaskarżenia, jak np. zażalenie. Możliwość jego zakwestionowania pojawia się dopiero w przypadku odwołania od decyzji kończącej postępowanie podatkowe.

Brak materiału dowodowego. Kto odpowiada za jego zebranie?

Ciężar zebrania materiału dowodowego spoczywa na urzędzie skarbowym. W przypadku, gdy organ odwoławczy uzna, że sprawa wymaga uzupełnienia materiału dowodowego, może przeprowadzić dodatkowe postępowanie wyjaśniające, ale tylko w celu uzupełnienia dowodów. Dyrektor izby administracji skarbowej nie ma prawa zastąpić organu pierwszej instancji w zbieraniu dowodów, lecz może jedynie nakazać uzupełnienie braków.

Jeśli po przeprowadzeniu postępowania odwoławczego dyrektor izby administracji skarbowej uzna, że sprawa nie została wystarczająco wyjaśniona, może uchylić decyzję urzędów skarbowych i przekazać sprawę do ponownego rozpatrzenia przez urząd skarbowy. W takim przypadku urząd skarbowy ma obowiązek dostosować się do zaleceń organu odwoławczego, jednak to on sam decyduje o sposobie przeprowadzenia dalszego postępowania dowodowego.

Jakie dowody mogą być zgromadzone w postępowaniu podatkowym?

W postępowaniu podatkowym dowody są kluczowe. Oto lista dowodów, które mogą zostać wykorzystane przez urząd skarbowy:

• Księgi podatkowe, ewidencje, dowody księgowe,
• Deklaracje i zeznania podatkowe składane przez stronę,
• Informacje podatkowe i bankowe,
• Dokumenty urzędowe sporządzone przez właściwe organy,
• Zeznania świadków,
• Opinie biegłych,
• Materiały zgromadzone w wyniku oględzin,
• Dokumenty zebrane w trakcie kontroli podatkowej,
• Materiały z postępowania karnego lub skarbowego.

Wszystkie te dokumenty mają na celu umożliwienie organom skarbowym rzetelne ustalenie stanu faktycznego, na podstawie którego podejmowane są decyzje podatkowe.

Proces podatkowy

Postępowanie podatkowe to proces, w którym zgromadzenie dowodów odgrywa kluczową rolę. Obowiązek zebrania materiału dowodowego leży głównie po stronie urzędów skarbowych, ale zarówno podatnik, jak i organ odwoławczy mają możliwość wpływania na proces dowodowy. Zrozumienie zasadności poszczególnych dowodów oraz znajomość swoich praw i obowiązków pozwala podatnikom na skuteczne uczestniczenie w postępowaniu i obronę swoich interesów w przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub nieścisłości w rozliczeniach podatkowych.