Zwolnienie z VAT. Nie w każdym kraju mała firma z niego skorzysta

Od 2025 r. polscy mali podatnicy mogą korzystać ze zwolnienia z VAT nie tylko w Polsce, lecz także w innych państwach unijnych. Ale nie we wszystkich, bo niektóre nie wdrożyły nowych rozwiązań

Szczegóły przedstawiamy w tabeli sporządzonej przez firmę doradczą MDDP.

Co się zmieniło

Przypomnimy, że od 2025 r. małe firmy, które prowadzą działalność gospodarczą w innych krajach Unii Europejskiej, zasadniczo mogą korzystać z obowiązujących tam zwolnień z VAT w ramach procedury SME (z ang. Small and Medium-sized Enterprises). Zwolnienie jest podmiotowe, czyli ze względu na stosunkowo małe obroty.

Z nowych możliwości mogą skorzystać również firmy, które mają siedzibę w innych krajach UE, a działają w Polsce i chcą tu zastosować zwolnienia z VAT (do 200 tys. zł).

Limity obrotów a zwolnienie z VAT

Przypomnijmy, że podatnik może korzystać z procedury SME, jeżeli jego obroty nie przekroczą limitu:

• obowiązującego w tym innym państwie UE i
• ogólnounijnego wynoszącego 100 tys. euro.

Limit 100 tys. euro to całkowita roczna wartość dostaw towarów i świadczenia usług, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium UE, z wyłączeniem kwoty podatku od wartości dodanej.

W limicie tym jest zawarty już limit krajowy. W Polsce wynosi on 200 tys. zł netto (czyli bez VAT). To oznacza, że polska firma, aby sprawdzić, czy nie przekroczyła limitu ogólnounijnego, musi doliczyć wartość sprzedaży w Polsce.

Każde państwo unijne ma swój własny limit zwolnienia z VAT. Na przykład w Niemczech wynosi on 25 tys. euro, w Estonii 40 tys. euro, na Cyprze 15,6 tys. euro, na Słowacji 50 tys. euro, w Austrii 55 tys. euro. Jednocześnie w tych krajach z procedury SME są wyłączone:

• transakcje okazjonalne, takie jak dostawa budynku lub części budynku przed pierwszym zasiedleniem lub dostawa terenu budowlanego,
• zwolniona z VAT wewnątrzwspólnotowa dostawa nowych środków transportu.

Z kolei w Finlandii roczny próg wynosi 20 tys. euro, ale nie ma tam wyłączeń z tej procedury.

Różne warianty

W praktyce możliwych jest kilka wariantów stosowania zwolnienia z VAT. Na przykład można z niego korzystać zarówno w Polsce, jak i w innych krajach UE, gdy żaden z limitów nie zostanie przekroczony.

Albo przeciwnie – nie można skorzystać ze zwolnienia w żadnym z państw UE ze względu na przekroczenie obu progów sprzedaży (ogólnounijnego i krajowego).

Możliwa jest też sytuacja, w której polska firma nie będzie miała prawa do zwolnienia w Polsce (ze względu na przekroczenie rocznego progu 200 tys. zł), ale nadal będzie mogła prowadzić sprzedaż zwolnioną z VAT w innych krajach unijnych, bo nie przekroczy tam ani limitów krajowych (ustalonych w tych państwach), ani unijnego progu 100 tys. euro.

Mogą też pojawić się inne sytuacje, np. podatnik będzie miał prawo do zwolnienia z VAT w Polsce oraz w jednym z krajów unijnych (w którym również nie przekroczy obowiązującego tam limitu), a w jeszcze innym państwie UE będzie musiał zarejestrować się już dla celów VAT, bo przekroczył tamtejszy próg zwolnienia. Pisaliśmy o tym szczegółowo m.in. w artykule „Co się zmieniło w VAT od 1 stycznia 2025 r.” (DGP nr 3/2025).

Gdy brak informacji

– Procedurę SME można jednak stosować pod warunkiem, że została ona wdrożona przez dane państwo UE – podkreśla dr Paweł Selera, doradca podatkowy i starszy menedżer w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy.

Wyjaśnia, że kraje unijne nie są zobowiązane do wprowadzenia zwolnień podmiotowych z VAT, więc siłą rzeczy, jeżeli nie ma tam zwolnienia, nie korzysta z niego ani podmiot krajowy, ani zagraniczny.

Niewykluczone też, że niektóre państwa nie wdrożyły jeszcze dyrektywy 2020/285. – Na oficjalnej stronie Komisji Europejskiej informacje o procedurze SME zamieściło na razie tylko 14 państw, łącznie z Polską – informuje ekspert.

Zaznacza, że nie do końca wiadomo, czy brak danych o innych krajach wynika z tego, że państwa te nie wdrożyły jeszcze procedury SME, czy że nie planują tego w ogóle zrobić, czy może po prostu nie przekazały danych do umieszczenia na stronie UE.

– Sama KE rekomenduje w takiej sytuacji bezpośredni kontakt z wybranym państwem – wyjaśnia Paweł Selera.

Co dla polskiej firmy oznacza brak w danym państwie procedury SME? Taka firma musi co do zasady zarejestrować się tam dla celów VAT ze wszystkimi tego konsekwencjami, czyli przede wszystkim deklarowaniem transakcji dla celów VAT.

Trzeba powiadomić

Ekspert zwraca uwagę na zróżnicowany sposób wdrożenia dyrektywy przez państwa, które to uczyniły. Chodzi nie tylko o limity zwolnienia, ale także o różne sposoby jego kalkulacji, czy wyłączenia sektorowe. Warto też zwrócić uwagę na wprowadzone przez niektóre kraje UE tzw. okresy kwarantanny, po upływie których można ponownie wnioskować o procedurę SME.

Aby polski podatnik mógł korzystać ze zwolnienia z VAT w innych krajach UE, musi złożyć naczelnikowi Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście uprzednie powiadomienie. Należy to zrobić za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym (na stronie podatki.gov.pl).

W takiej sytuacji polski urząd ustala, czy firma spełnia warunki zwolnienia w drugim państwie. Jeżeli to drugie państwo potwierdzi prawo do zwolnienia, to zasadniczo w ciągu 35 dni od złożenia powiadomienia przez polskiego podatnika naczelnik urzędu nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny (EX).

Kwartalne informacje

Korzystający ze zwolnienia w innych krajach UE muszą informować co kwartał m.in. o wysokości obrotów osiągniętych w każdym z tych państw, w tym o wartości sprzedaży na terytorium kraju (w Polsce).

Kwartalną informację składa się tak samo jak uprzednie powiadomienie, tj. w ustrukturyzowanym formacie za pomocą e-US ©℗

*) po rezygnacji z procedury SME lub utraty prawa do jej stosowania;

Oprac. MDDP