Potwierdzanie sald z kontrahentami. Kiedy i jak je przeprowadzić?

Odpowiedź: Uzgodnienie sald polega na:

• potwierdzeniu sald aktywów wykazanych w księgach rachunkowych jednostki z otrzymanymi od banków i uzyskanymi od kontrahentów pisemnymi potwierdzeniami ich prawidłowości oraz
• wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic.

Metodą uzgodnienia sald z bankami, dostawcami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami są inwentaryzowane poniższe aktywa:

• finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych, tzn. środki pieniężne w złotych polskich i w walutach obcych, a także lokaty pieniężne na rachunkach bankowych, jak również kredyty i pożyczki zaciągnięte w bankach,
• papiery wartościowe w formie zdematerializowanej,
• salda należności, w tym udzielone pożyczki,
• powierzone kontrahentom własne składniki aktywów oraz inne znajdujące się poza jednostką.

Po pierwsze trzeba sporządzić i wysłać do kontrahenta zawiadomienia o wysokości sald, które figurują w księgach jednostki inicjującej uzgodnienie. Następnie kontrahent powinien potwierdzić wysokości sald wykazanych w zawiadomieniach lub wskazać, czym wywołane są ewentualne różnice (przesunięcia w czasie, brak dokumentów, kwestie sporne). Ostatni etap to ustalenie zgodności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych. [ramka 1]

• środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych,
• akcje i udziały w innych jednostkach,
• należności z tytułu rozrachunków (z wyjątkiem składników majątku, dla których przewidziano inną metodę inwentaryzacji),
• udzielone kredyty i pożyczki.

Jak wskazuje komunikat ministra finansów z 1 sierpnia 2019 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami (Dz.Urz. Min.Fin. z 2019 r. poz. 83; dalej: KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami), przed rozpoczęciem procedury potwierdzenia sald rozrachunków z kontrahentami jednostka dokonuje przeglądu sald w celu określenia statusu rozrachunków na dzień uzgodnienia (należności nieściągalne, przedawnione, umorzone, przeterminowane – w podziale na terminy opóźnienia, sporne, dochodzone na drodze sądowej). Jednostka potwierdza z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty należności, tj. należność główną, oraz naliczone na dzień uzgodnienia: odsetki (umowne, ustawowe, za opóźnienie), kary umowne, zasądzone koszty postępowania sądowego.

Uzgodnienie sald przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego w stosunku do:

• środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,
• papierów wartościowych w postaci zdematerializowanej,
• należności, udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych środków majątkowych, z tym że w tym przypadku inwentaryzacja może być rozpoczęta na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 stycznia następnego roku budżetowego.

Ujawnione w toku uzgodnień sald ewentualne różnice (nieprawidłowości i rozbieżności) między stanem wykazanym na potwierdzeniach saldach a stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych należy wyjaśnić oraz rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Aktywa i pasywa, które nie mogą być zinwentaryzowane w drodze spisu z natury lub uzgodnienia salda, podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald.

Odpowiedź: Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619; dalej: u.r.) nakłada na jednostkę obowiązek inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald jedynie należności od kontrahentów. W tym celu jednostka jako wierzyciel inicjuje uzgodnienie salda należności, natomiast dłużnik potwierdza zgodność kwot bądź wskazuje rozbieżności.

W przypadku zobowiązań jednostki inicjatywa uzgodnienia pozostaje po stronie jej kontrahentów (wierzycieli). Jednostka może jednak wystąpić do kontrahenta o potwierdzenie sald swoich zobowiązań (np. w przypadku, gdy widzi potrzebę zweryfikowania kwot zobowiązań).

Odpowiedź: Nie wymagają pisemnego potwierdzenia salda określone w art. 26 ust. l pkt 3 u.r., tj. należności sporne i wątpliwe, należności z pracownikami, należności wobec kontrahentów (osób fizycznych) nieprowadzących żadnych ksiąg rachunkowych, należności publicznoprawne.

KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami wskazuje, że należności takie jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości. Dodaje też, że zobowiązania wobec kontrahentów jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, w tym przesłanymi przez kontrahenta i weryfikacji ich wartości.

Odpowiedź: Inwentaryzację metodą uzgodnienia sald najczęściej realizują pracownicy działu księgowości, odpowiedzialni za prowadzenie księgowych urządzeń analitycznych, takich jak rejestry należności czy zobowiązań. Działania te odbywają się pod nadzorem głównej księgowej lub osoby pełniącej równorzędną funkcję, która odpowiada za koordynację i zgodność procesu z przepisami u.r.

Podział ról w procesie inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald może być następujący:

► Pracownicy księgowości: Są bezpośrednio odpowiedzialni za przygotowanie niezbędnej dokumentacji, takiej jak zestawienia sald, korespondencja z kontrahentami czy raporty z uzgodnień. Odpowiadają również za identyfikację ewentualnych różnic pomiędzy stanem księgowym a danymi przedstawionymi przez kontrahenta.

► Główna księgowa lub osoba nadzorująca: Pełni rolę koordynatora procesu. Do jej obowiązków należy zatwierdzanie dokumentacji, monitorowanie postępów prac oraz zapewnienie, że wszystkie działania są zgodne z obowiązującymi przepisami i polityką rachunkowości jednostki.

► Osoby z innych działów (opcjonalnie): W niektórych przypadkach, np. w większych organizacjach, w proces mogą być zaangażowane osoby z działu windykacji lub sprzedaży, które wspierają księgowość w kontakcie z kontrahentami i wyjaśnianiu wątpliwości dotyczących rozrachunków.

W przypadku skomplikowanych rozrachunków, dużej liczby kontrahentów lub istotnych różnic w uzgodnieniu sald organizacje mogą zdecydować się na wsparcie zewnętrzne, np. w postaci audytorów lub specjalistów ds. rachunkowości.

Choć inwentaryzacja w drodze uzgodnienia sald jest realizowana głównie przez pracowników działu księgowości, kluczową rolę odgrywa główna księgowa lub osoba odpowiedzialna za nadzór. Właściwa koordynacja, staranność i współpraca pomiędzy zaangażowanymi osobami to fundamenty skutecznego i zgodnego z przepisami przeprowadzenia tego procesu. Zwłaszcza że proces inwentaryzacji metodą uzgodnienia sald wymaga szczególnej staranności, ponieważ nieścisłości w uzgodnieniach mogą prowadzić do błędów w sprawozdaniach finansowych. Odpowiedni nadzór nad tymi działaniami gwarantuje, że procedura przebiega zgodnie z zasadami rachunkowości, a dokumentacja jest kompletna i rzetelna.

Odpowiedź: Termin potwierdzenia sald to ostatni dzień roku obrotowego. Przy czym KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami przypomina, że jednostka może przeprowadzić inwentaryzację należności drogą potwierdzenia sald na dowolny dzień w okresie trzech miesięcy przed końcem roku obrotowego i 15 dni następnego roku obrotowego. Jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności w sposób opisany powyżej, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, przeprowadza inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r.).

Odpowiedź: Wybór odpowiedniej formy uzgodnienia sald zależy od wewnętrznych procedur jednostki, specyfiki współpracy z kontrahentami oraz dostępnych narzędzi. Kluczowe jest jednak, aby każda z form była właściwie udokumentowana i zgodna z u.r. W ten sposób inwentaryzacja metodą uzgodnienia sald może skutecznie wspierać procesy weryfikacji rozrachunków i eliminować potencjalne błędy księgowe.

Najczęściej stosowane formy to:

► Forma pisemna:

‒ uzgodnienia sald odbywają się na drukach standardowych lub specjalnie zaprojektowanych przez jednostkę,

‒ w procesie wykorzystuje się pisemne zestawienia sald, które są przesyłane kontrahentom do potwierdzenia.

► Forma elektroniczna:

‒ potwierdzenia sald mogą być przesyłane faksem, pocztą elektroniczną lub w ramach systemów księgowych z funkcją elektronicznej wymiany danych (EDI),

‒ w przypadku e-maili konieczne jest zachowanie ścieżki korespondencji jako dowodu uzgodnień.

► Forma ustna:

‒ w niektórych sytuacjach możliwe jest uzgodnienie sald telefonicznie; w takim przypadku wymagane jest sporządzenie pisemnej notatki służbowej, która dokumentuje treść rozmowy oraz uzgodnione dane.

Każda z tych form musi być zgodna z procedurami zapisanymi w instrukcji inwentaryzacyjnej jednostki. Instrukcja określa szczegółowo, które formy są dopuszczalne, oraz zasady ich dokumentowania, np. sposób archiwizacji potwierdzeń.

Uzgodnienia sald stosuje się głównie dla:

► Rozrachunków z dostawcami, odbiorcami i innymi kontrahentami. Proces polega na przesłaniu kontrahentowi zestawienia wszystkich operacji i sald wynikających z księgowości jednostki. Kontrahent zobowiązany jest do potwierdzenia zgodności salda lub zgłoszenia zastrzeżeń. Dzięki temu można ustalić ewentualne należności wątpliwe, przeterminowane lub wynikające z błędów księgowych.

► Środków pieniężnych na rachunkach bankowych. W tym przypadku banki przesyłają jednostce potwierdzenia sald środków ulokowanych na otwartych rachunkach bankowych oraz informacji o zaciągniętych kredytach. Jeśli dane w potwierdzeniu bankowym są zgodne z księgowością jednostki, to proces inwentaryzacji można uznać za zakończony.

Niezależnie od formy uzgodnienia kluczowe jest odpowiednie udokumentowanie całego procesu, w tym przechowywanie:

• dowodów nadania potwierdzeń,
• potwierdzeń otrzymanych od kontrahentów,
• notatek z rozmów telefonicznych,
• e-maili lub wydruków potwierdzeń elektronicznych.

Odpowiedź: Tu warto posiłkować się stanowiskiem KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Wskazuje ono, że w celu uzyskania od kontrahenta potwierdzenia, że uznaje on kwotę wymaganej zapłaty należności, jednostka wysyła do niego dwa egzemplarze pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda) informującego o wysokości i składowych salda należności, z prośbą o jego potwierdzenie przez odesłanie do jednostki jednego egzemplarza pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta. Jeden z wysłanych egzemplarzy potwierdzony przez kontrahenta powinien wrócić do jednostki z potwierdzeniem salda lub specyfikacją niezgodności. W przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych specyfikuje je on na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do jednostki.

Warto pismo o potwierdzeniu salda wystawić w trzech egzemplarzach. Dwa egzemplarze wysłać do dłużnika (kontrahenta) w celu potwierdzenia salda, a trzeci egzemplarz zostawić w aktach księgowości jednostki.

Prośba o potwierdzenie salda powinna zawierać następujące informacje:

• nazwę i adres jednostki wysyłającej prośbę o potwierdzenie,
• nazwę i adres jednostki, która ma potwierdzić saldo,
• kwotę ogólną salda,
• wyszczególnienie pozycji składających się na saldo z podaniem dowodów źródłowych (nr faktury, data wystawienia, krótki opis operacji gospodarczej, kwota),
• podpis osoby odpowiedzialnej za dokonanie potwierdzenia salda (głównego księgowego lub księgowego).

Saldo powinno być potwierdzone poprzez umieszczenie wyrażenia „Potwierdzam saldo” lub „Saldo niezgodne z powodu…”. [wzory 1 i 2]

Potwierdzenie salda może odbywać się również w drodze potwierdzenia drogą internetową albo telefonicznie. Z tym że w takim przypadku należy sporządzić z przeprowadzonej rozmowy krótką notatkę zawierającą co najmniej: numer konta analitycznego, kwotę salda należności z wyszczególnieniem pozycji składających się na to saldo, imię i nazwisko osoby upoważnionej u dłużnika do potwierdzenia sald oraz podpis osoby sporządzającej notatkę. [ramka 2]

Należy pamiętać, że potwierdzenie salda przez osobę upoważnioną można traktować jako spełnienie wymogu uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia.

Odpowiedź: KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami wyraźnie wskazuje, że wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione pomiędzy kontrahentami drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione. [ramka 3] Natomiast art. 27 ust. 1 u.r. nakłada obowiązek odpowiedniego dokumentowania inwentaryzacji, nie precyzuje jednak, jaka forma potwierdzenia sald jest właściwa. Co najważniejsze, u.r. nie wymaga jednak formy pisemnej z własnoręcznym podpisem.

• pisemnej (skan dokumentu z podpisem),
• e-mailowej (odpowiedź na niniejszą wiadomość),
• w razie potrzeby prosimy o kontakt telefoniczny pod numerem …………...

• Zestawienie szczegółowe operacji,
• Druk potwierdzenia salda (jeśli wymagane). ©℗

Odpowiedź: Potwierdzenie salda może podpisać zarówno główny księgowy, jak i osoba upoważniona przez kierownika jednostki do tych czynności. Kluczowe jest, aby odpowiedzialność za podpisywanie dokumentów była jasno określona w polityce wewnętrznej jednostki. Nie należy mylić tego podpisu z bezpośrednią odpowiedzialnością za rozliczanie poszczególnych kont.

Osoby uprawnione do podpisu to:

• główny księgowy lub kierownik działu księgowości – najczęściej to oni odpowiadają za nadzór nad procesem inwentaryzacji i dokumentacją sald;
• pracownik księgowości odpowiedzialny za dane konta – może podpisać potwierdzenie salda, jeśli został do tego formalnie upoważniony przez kierownika jednostki lub głównego księgowego; taka praktyka jest powszechna w większych firmach, gdzie szczegółowe zadania są delegowane;
• kierownik jednostki – zgodnie z u.r. kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za prawidłowość prowadzenia ksiąg rachunkowych i inwentaryzacji; może więc również podpisać dokumenty, ale w praktyce najczęściej deleguje tę czynność na inne osoby.

Odpowiedź:Prawo bilansowe nie przewiduje milczącego potwierdzenia salda. Oznacza to, że brak odpowiedzi kontrahenta na wysłane potwierdzenie salda nie jest równoznaczny z jego akceptacją. Jeszcze kilka lat temu uznawano, że brak odpowiedzi w wyznaczonym terminie można traktować jako zgodę na saldo. Jednak obecnie potwierdzenie salda wymaga jednoznacznej odpowiedzi ze strony kontrahenta i uzyskania potwierdzenia. [ramka 4, s. D4]

Kroki postępowania mogą być następujące:

1. Monitowanie kontrahenta. Jeśli kontrahent nie odpowiada na wysłane wezwanie do potwierdzenia salda, należy skierować przypomnienie za pośrednictwem różnych kanałów kontaktów takich jak:

• e-mail: w wiadomości elektronicznej warto przypomnieć o terminie udzielenia odpowiedzi i załączyć wcześniejsze pismo,
• telefon: można przeprowadzić rozmowę z osobą odpowiedzialną za rozliczenia po stronie kontrahenta.

W przypadku każdego kontaktu warto sporządzić wewnętrzne dokumenty, takie jak:

• notatka służbowa – opisująca próbę kontaktu oraz reakcję kontrahenta,
• protokół rozmowy telefonicznej – zawierający datę, godzinę, osoby biorące udział w rozmowie oraz jej treść.

2. Inwentaryzacja drogą weryfikacji. Jeśli mimo monitów kontrahent nadal nie odpowiada, to należy uznać taką należność za saldo niepotwierdzone. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 u.r. w takim przypadku należy przeprowadzić inwentaryzację drogą weryfikacji, co oznacza:

• porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami (np. fakturami, umowami, potwierdzeniami płatności),
• zweryfikowanie zasadności wykazywanej należności oraz jej wartości.

3. Analiza ryzyka nieściągalności. Brak odpowiedzi ze strony kontrahenta może być sygnałem potencjalnych problemów finansowych lub sporu dotyczącego salda. W związku z tym należy:

• ocenić, czy istnieje realne zagrożenie nieściągalności należności,
• rozważyć konieczność dokonania odpisu aktualizującego w celu odzwierciedlenia rzeczywistej wartości należności,
• ująć w księgach rachunkowych ewentualny odpis aktualizujący.

Odpowiedź: Po przeprowadzeniu inwentaryzacji należności metodą potwierdzenia sald pracownik odpowiedzialny za windykację należności sporządza zbiorczy protokół z potwierdzenia sald. Zatwierdza go kierownik jednostki. Warto pamiętać, że jeśli do 15 stycznia roku następującego po roku bilansowym nie uda się uzyskać potwierdzenia salda należności, to pracownik księgowości odpowiedzialny za przeprowadzenie uzgodnień powinien odnotować w takim protokole inwentaryzacji: dane kontrahenta i wysokość należności, która nie została uzgodniona z powodu jego milczenia, daty i terminy wystosowania wezwań do potwierdzenia salda (dołączając odpowiednio: kopie pisemnych wezwań i potwierdzeń ich odbioru, notatki z rozmów telefonicznych, kopie faksów itp.) – na dowód, że przeprowadzenie uzgodnień nie było możliwe z przyczyn leżących po stronie dłużnika. [wzór 3]

Odpowiedź: Współczesne programy finansowo-księgowe oferują wiele funkcji, które znacznie upraszczają proces potwierdzania sald. Możemy np. wygenerować potwierdzenia sald na wybrany dzień wraz z zestawieniem wszystkich pozycji wynikających z analityki konta, takich jak szczegółowe rozrachunki z kontrahentami. Takie zestawienie pozwala na pełną transparentność i możliwość weryfikacji przez obie strony.

Ważne jest, aby wygenerowane dokumenty były odpowiednio przechowywane i zabezpieczone. Po ich przygotowaniu należy je wysłać do kontrahentów listami poleconymi z potwierdzeniem odbioru. Alternatywą może być korzystanie z podpisu elektronicznego i wysyłanie potwierdzeń drogą e-mailową, co coraz częściej jest akceptowane w praktyce i może przyspieszyć proces. Ważne, by zachować dowody nadania – w przypadku poczty tradycyjnej będą to potwierdzenia nadania, a w przypadku e-maili – potwierdzenia dostarczenia wiadomości lub odpowiedzi od kontrahenta.

Kolejnym krokiem jest sporządzenie szczegółowego protokołu, który powinien zawierać:

• opis wykonanych czynności,
• zestawienie dłużników,
• analitykę konta,
• listę wysłanych, lecz nieotrzymanych zwrotnie potwierdzeń sald.

Nie należy zapominać o monitorowaniu statusu wysyłek – w przypadku braku odpowiedzi od kontrahenta warto skontaktować się telefonicznie lub ponowić wysyłkę. Każdą próbę kontaktu należy udokumentować, by uniknąć zarzutów o zaniedbanie.

Dzięki takim działaniom dobrze zorganizowany proces potwierdzania sald nie tylko ułatwia prace inwentaryzacyjne, lecz także pozwala na stworzenie kompletnej dokumentacji, która będzie przydatna podczas kontroli lub w razie sporów z kontrahentami. Usprawnienie tego procesu, w tym wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, to nie tylko oszczędność czasu, lecz także minimalizacja ryzyka popełnienia błędów.

Odpowiedź: W przypadku należności o wartości 0,00 zł można teoretycznie stwierdzić brak aktywa, co sugerowałoby brak konieczności inwentaryzacji. Niemniej jednak warto uwzględnić kontekst operacyjny i ryzyko błędów księgowych. Gdy w ciągu roku obrotowego z danym kontrahentem występowały istotne obroty – zarówno pod względem kwot, jak i częstotliwości – pojawia się ryzyko potencjalnych błędów, np. związanych z błędnym zaksięgowaniem faktur, zaliczek czy płatności.

W takich przypadkach, mimo że saldo wynosi 0,00 zł, kontrolna prośba o potwierdzenie salda może ujawnić nieścisłości. Jak wskazuje KSR w sprawie rozrachunków z kontrahentami, „jednostka uzgadnia z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły istotne pod względem częstotliwości lub kwot obroty z tym kontrahentem”. Dlatego warto w niektórych przypadkach kontrolnie wystosować do kontrahentów prośby o odniesienie się do salda o wartości 0,00 zł. Taka praktyka minimalizuje ryzyko pominięcia błędów w księgach rachunkowych i zapewnia zgodność z przepisami.

Podkreślić należy, że nie uznaje się za salda zerowe takich należności, które zostały przez nas objęte odpisem aktualizacyjnym ze względu na znaczące prawdopodobieństwo nieodzyskania należności. Odpis i wartość początkowa należności, mimo że w bilansie powodują, iż należność jest pomniejszona o kwotę odpisu, są odrębnymi pozycjami. Objęcie przez nas należności odpisem aktualizacyjnym nie powoduje zmniejszenia kwoty należności w ujęciu cywilnoprawnym. Należy zatem wystosować prośbę o potwierdzenie salda, chyba że jest to należność sporna, ewidentnie wątpliwa lub od osoby nieprowadzącej ksiąg rachunkowych.

Odpowiedź: W trakcie uzgadniania stanu rozrachunków z kontrahentami mogą ujawnić się różnice pomiędzy kwotami wykazanymi w księgach rachunkowych jednostki a wartościami podanymi przez kontrahentów. Takie rozbieżności są dość powszechne i mogą wynikać z różnych przyczyn, takich jak:

• błędy w księgowaniach,
• opóźnienia w przesyłaniu informacji o zapłatach,
• błędne zapisy w dokumentacji kontrahenta,
• nieprawidłowe zaksięgowanie rabatów, potrąceń czy innych operacji,
• brak ujęcia faktur korygujących.

W takiej sytuacji należy działać w następujący sposób:

Krok 1. Ustalenie przyczyn rozbieżności

Pierwszym krokiem jest dokładne przeanalizowanie rozbieżności. Należy porównać dane w księgach rachunkowych jednostki z dokumentacją źródłową, taką jak faktury, wyciągi bankowe czy dokumenty korekcyjne. Warto również skontaktować się z kontrahentem, aby uzyskać szczegółowe wyjaśnienia i upewnić się, czy jego dane są prawidłowe.

Krok 2. Ocena zasadności korekt

Po ustaleniu przyczyn różnic należy ocenić, czy wskazane przez kontrahenta korekty są zasadne i wymagają ujęcia w księgach rachunkowych. Jeśli różnice wynikają z błędów w dokumentacji kontrahenta, to można poprosić go o dokonanie korekt w jego księgach. Natomiast jeśli błąd leży po stronie jednostki, to konieczne jest dokonanie stosownych zapisów korygujących.

Krok 3. Ujęcie różnic w księgach rachunkowych

Różnice, które jednostka uznaje za zasadne, powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego dotyczy inwentaryzacja. Jest to istotne z punktu widzenia rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej oraz finansowej jednostki w sprawozdaniu finansowym.

Krok 4. Dokumentowanie działań

Każdy przypadek rozbieżności i jego rozliczenie powinny zostać szczegółowo udokumentowane. Należy sporządzić notatki służbowe, protokoły wyjaśnień lub inne dokumenty, które potwierdzają ustalenia i sposób rozwiązania problemu. Taka dokumentacja jest niezbędna w przypadku ewentualnych kontroli lub sporów.

Krok 5. Wnioski i działania zapobiegawcze

Aby uniknąć podobnych problemów w przyszłości, warto przeanalizować, czy istniejące procedury księgowe są wystarczające. Może być konieczne wprowadzenie dodatkowych kontroli, częstsze uzgadnianie sald z kluczowymi kontrahentami lub przeprowadzenie szkolenia dla pracowników księgowości.

Dokładne wyjaśnianie różnic w rozrachunkach z kontrahentami to kluczowy element rzetelnej inwentaryzacji, który pozwala na uniknięcie błędów w sprawozdaniu finansowym i buduje zaufanie w relacjach biznesowych.

Odpowiedź: Nie, metoda potwierdzenia salda nie może zastąpić spisu z natury. Wynika to z przepisów u.r., które jasno określają, że metoda potwierdzania sald jest przewidziana wyłącznie dla określonych aktywów. Nie można więc tą metodą zastępować innych metod.

Spis z natury dotyczy aktywów materialnych, takich jak środki trwałe, zapasy czy wartości niematerialne i prawne, które muszą być fizycznie zweryfikowane w toku inwentaryzacji. Pozwala on na rzeczywiste potwierdzenie stanu ilościowego i jakościowego składników majątku, co jest kluczowe dla rzetelności ksiąg rachunkowych i sprawozdania finansowego. Z kolei metoda potwierdzania sald znajduje zastosowanie przede wszystkim w przypadku należności i zobowiązań, w których inwentaryzacja polega na uzgodnieniu stanu rozrachunków z kontrahentami. Nie może być jednak stosowana w odniesieniu do aktywów materialnych, ponieważ w tym przypadku wymagana jest ich fizyczna kontrola.

Spis z natury i metoda potwierdzania sald to uzupełniające się narzędzia inwentaryzacyjne, z których każde ma swoje specyficzne zastosowanie. Nie należy ich mylić ani próbować zastępować. Kluczowe jest, aby jednostka stosowała właściwą metodę dla danego rodzaju składników majątku, co pozwoli na rzetelne i zgodne z przepisami przeprowadzenie inwentaryzacji.

Natomiast jeśli z różnych powodów – np. braku odpowiedzi od kontrahenta – nie można przeprowadzić inwentaryzacji metodą potwierdzania sald, to przepisy pozwalają na wykorzystanie alternatywnej metody, jaką jest weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych z dokumentami źródłowymi. Taki sposób postępowania, choć dopuszczalny, wymaga szczególnej staranności i dokładnego udokumentowania przeprowadzonych działań, aby zapewnić ich zgodność z zasadami rachunkowości. ©℗