Podatkowe zamknięcie roku w PIT. Eksperci odpowiedzieli na najczęściej zadawane pytania

Końcówka roku to intensywny czas dla osób odpowiedzialnych za rozliczanie pracowników w firmach. Choć ustawodawca nie zaplanował zmian w zasadach opodatkowania pracowników na 2025 r., to podejście organów podatkowych oraz orzecznictwo w dziedzinie podatku dochodowego od osób fizycznych wciąż ewoluuje. Warto na bieżąco śledzić te zmiany i odpowiednio dostosowywać firmową politykę dotyczącą opodatkowania różnego rodzaju świadczeń oraz np. pracy zdalnej z zagranicy lub z Polski na rzecz podmiotów zagranicznych.

Okres świąteczny to doskonała okazja, by przypomnieć sobie również zasady opodatkowania i oskładkowania prezentów przekazywanych przez pracodawców.

Na najczęściej zadawane pytania w tej dziedzinie odpowiadają eksperci podatkowi MDDP, którzy na co dzień w ramach MDDP Platforma Wiedzy prowadzą szkolenia z tematyki podatków osobistych.

O co pytają na szkoleniach

Prezenty świąteczne

ODPOWIEDŹ Zgodnie z przepisami ustawy o PIT praktycznie każde świadczenie pieniężne i niepieniężne otrzymane przez pracownika w związku z wykonywaną przez niego pracą stanowi jego przychód podlegający opodatkowaniu PIT.

Sytuacja wygląda jednak inaczej w przypadku prezentów bądź upominków przekazywanych dla dzieci pracowników, bo tu nie ma związku ze stosunkiem pracy. Jak wyjaśnił dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 7 maja 2024 r. (sygn. 0115-KDIT2.4011.166.2024.1.MM), jeżeli prezenty przekazywane dzieciom pracowników:

• nie wynikają z umowy o pracę,
• nie stanowią elementu wynagrodzenia ani dodatkowego świadczenia za pracę oraz
• nie są regulowane w wewnętrznych aktach pracodawcy (np. regulaminach, układach zbiorowych pracy)

‒ to świadczenia te mogą podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn jako darowizny przekazane na rzecz dzieci pracowników.

Jak wynika natomiast z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, jej przepisów nie stosuje się do przychodów, które są objęte ustawą o podatku od spadków i darowizn.

Podobne podejście było już też prezentowane przez dyrektora KIS w przeszłości. Na przykład w interpretacji z 11 października 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.599.2022.1.GG), dotyczącej przekazywania dzieciom pracowników prezentów w formie gier/zabawek dostosowanych do wieku obdarowanych, gadżetów z logo firmy, a także słodyczy, organ podatkowy uznał, że takie prezenty przekazywane dzieciom pracowników z okazji świąt (np. Bożego Narodzenia) nie stanowią przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. W związku z tym pracodawca jako płatnik nie ma obowiązku obliczania i pobierania zaliczki na podatek dochodowy.

Należy jednak pamiętać, że wartość przekazywanego dziecku prezentu nie może przekroczyć limitu określonego w przepisach ustawy o podatku od spadków i darowizn – obecnie jest to 5733 zł w przypadku III grupy podatkowej (osoby spoza najbliższej rodziny). Przy czym jest to limit dla wszystkich darowizn otrzymanych od tego samego darczyńcy w ciągu pięciu lat.

W przypadku przekroczenia powyższego limitu niezbędne będzie odprowadzenie dodatkowego podatku od wartości otrzymanego prezentu przez obdarowanego.

Należy podkreślić także to, że mowa tu o prezentach przekazanych ze środków obrotowych pracodawcy, a nie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Natomiast z perspektywy ubezpieczeń społecznych (ZUS) tak długo, jak prezenty przekazywane dzieciom pracowników nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, nie podlegają składkom. Kluczowe jest tutaj, aby takie świadczenia nie wynikały z umowy o pracę ani innych regulacji wewnętrznych. W takiej sytuacji ZUS nie uzna ich za podstawę wymiaru składek. ©℗

Zwrot kosztów taksówki

ODPOWIEDŹ Wydaje się, że odpowiedź na powyższe pytanie jest oczywista – zwrot wydatków poniesionych przez pracownika na taksówkę w celu wykonywania przez niego obowiązków służbowych nie powinien być rozpatrywany w kategoriach jego przychodu podlegającego opodatkowaniu PIT. Trudno bowiem mówić o jakimkolwiek przysporzeniu majątkowym pracownika w sytuacji, w której ponosi on wydatki na rzecz pracodawcy, który później ten uszczerbek w majątku zatrudnionego uzupełnia.

W tym kontekście ponad 10 lat temu wypowiedział się Trybunał Konstytucyjny, który w wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13, wskazał, że za przychód ze stosunku pracy pracownika może być uznane m.in. świadczenie, które zostało spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść. Problem polega jednak na tym, że wyrok ten dotyczył nieodpłatnych świadczeń, podczas gdy zwrot wydatków za taksówkę nie jest nieodpłatnym świadczeniem, lecz świadczeniem pieniężnym.

Powyższą kwestię wykorzystują organy podatkowe, uznając, że wyrok ten nie ma zastosowania do zwrotów wydatków ponoszonych przez pracowników. W konsekwencji organy te przyjmują, że zwroty powinny stanowić przychód ze stosunku pracy, który podlega opodatkowaniu PIT na zasadach ogólnych (np. dyrektor Krajowej Izby Skarbowej w interpretacji z 26 kwietnia 2021 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.79.2021.1.ENB). W ostatnim czasie organy podatkowe uzyskały również poparcie Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w wyroku z 19 listopada 2023 r., sygn. akt II FSK 230/22 (wbrew wyrokowi sądu pierwszej instancji), uznał, że gdy pracodawca zwraca pracownikowi koszty służbowego przejazdu taksówką, to co do zasady powstaje u niego przychód ze stosunku pracy opodatkowany PIT.

W takiej sytuacji potencjalnie możliwe będzie skorzystanie ze zwolnienia podatkowego oraz wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS odnoszących się do zwrotu wydatków ponoszonych przez pracowników w czasie podróży służbowych. Jednak jeśli przejazdy taksówkami odbywają się w obrębie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy (a w konsekwencji pracownik nie może być uznany za osobę w podróży służbowej), to otrzymany od pracodawcy zwrot – zgodnie z najnowszym orzecznictwem – będzie podlegał opodatkowaniu PIT i oskładkowaniu.

W praktyce może to być trudne do wyjaśnienia pracownikowi. Możliwe, że w takiej sytuacji pracodawcy będą zmuszeni do ubruttowienia wysokości wypłacanego świadczenia o wartość PIT i składek, tak aby pracownik otrzymał na rękę dokładnie taką kwotę, jaką przeznaczył na przejazd taksówką. ©℗

Praca zdalna z zagranicy

ODPOWIEDŹ W przypadku pracy za granicą znaczenie będą mieć zarówno polskie przepisy podatkowe w zakresie PIT i CIT oraz przepisy lokalne w podobnym zakresie, jak i umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania z krajem, do którego wybrał się pracownik.

Co do zasady trzeba zatem ustalić:

• kraj, do którego udaje się pracownik,
• okres wykonywania pracy za granicą,
• czy istnieje ryzyko zmiany rezydencji podatkowej po stronie pracownika,
• jakie reguły w zakresie opodatkowania pracy w innym kraju wynikają z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej z Polską oraz co przewidują lokalne przepisy podatkowe.

Niektóre kraje wprowadziły specjalne regulacje podatkowe dla nomadów. Warto sprawdzić, czy wskutek np. przedłużenia pobytu w danym kraju pracownik nie będzie podlegał tym regulacjom. Może się zdarzyć i tak, że pracownik sam zdecyduje o przeniesieniu centrum interesów życiowych do danego kraju, a ta informacja nie dotrze do pracodawcy. Wówczas dotychczasowy model rozliczeń podatkowych może się zmienić, obciążając nowymi obowiązkami podatkowymi pracownika, bądź – co spotyka się znacznie częściej – pracodawcę, który musi zarejestrować się w innym kraju dla celów podatkowych oraz ubezpieczeń społecznych i tam przekazywać należności publicznoprawne za pracownika.

W jednej z tegorocznych interpretacji podatkowych (z 2 lutego 2024 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.864.2023.3.KF) dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził np., że w przypadku pracy zdalnej z terytorium Cypru dla polskiego pracodawcy pracownik nadal będzie podlegał opodatkowaniu wyłącznie w Polsce. Przypadek dotyczył osoby, która wskazała przesłanki świadczące o związkach z Polską w trakcie pobytu na Cyprze, a liczba dni jej pobytu na Cyprze w ciągu dwóch lat nie przekraczała 183 dni w każdym 12-miesięcznym okresie rozpoczynającym się i kończącym w danym roku podatkowym. Wykluczono także powstanie zakładu na Cyprze dla polskiego pracodawcy. Organ zauważył, że brak spełnienia łącznie przesłanek z art. 15 ust. 2 umowy między Rządem Rzeczypospolitej Polskiej a Rządem Republiki Cypru w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i majątku spowodowałby jednak, że obowiązki podatkowe mogłyby powstać na Cyprze. W przypadkach pracy zdalnej z zagranicy warto zadbać także o stosowne dokumenty z ZUS (formularz A1).

W przypadku pracownika pracującego w Polsce na rzecz zagranicznego pracodawcy należy także wziąć pod uwagę polskie przepisy oraz umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zakładając, że mowa jest o polskim rezydencie podatkowym oraz pracodawcy np. z innego unijnego kraju, należy pamiętać, że pracownik będzie zobowiązany do comiesięcznego samodzielnego deklarowania dochodu z pracy w Polsce oraz odprowadzania miesięcznych zaliczek na PIT. W trakcie roku można opłacać zaliczki na poziomie 12 proc., licząc się jednak z obowiązkiem dopłaty podatku, gdy dochód roczny przekroczy 120 tys. zł. Inaczej może natomiast wyglądać kwestia składek do ZUS. Tu jest wybór – albo składki płaci zagraniczny pracodawca, albo pracownik na podstawie umowy o przejęciu obowiązków opłacania składek i składania deklaracji.

Przy okazji osób z zagranicy pracujących w Polsce warto zwrócić uwagę na przypadki szczególne, np. członków rad nadzorczych z zagranicy, którzy pełnią te funkcje w polskich spółkach. O ile pobór zryczałtowanego podatku nastąpi w Polsce, o tyle wiele razy może się okazać, że polska spółka jest zobowiązana regulować należności ubezpieczeniowe za danego członka rady nadzorczej w innym kraju i tam zarejestrować się jako płatnik składek.

Przy pracownikach zdalnych osobnym tematem może być także kwestia powstania zakładu dla polskiego czy zagranicznego pracodawcy – odpowiednio za granicą (polski pracodawca) lub w Polsce (zagraniczny pracodawca). ©℗