Kiedy konieczna jest korekta sprawozdania Rb-27S? [Poradnia rachunkowa]

Konto 901 ma oznaczenie: „Dochody budżetu”. Z jego opisu wynika m.in., że służy do ewidencji dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Na stronie Ma konta 901 ujmuje się dochody budżetu:

1) na podstawie sprawozdań budżetowych jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 222;

2) na podstawie sprawozdań innych organów w zakresie dochodów budżetów jednostek samorządu terytorialnego, w korespondencji z kontem 224;

3) z tytułu rozrachunków z innymi budżetami za dany rok budżetowy, w korespondencji z kontem 224;

4) z innych tytułów, w szczególności subwencje i dotacje, w korespondencji z kontem 133;

5) pochodzące ze źródeł zagranicznych niepodlegające zwrotowi, w korespondencji z kontem 133;

6) pochodzące z budżetu Unii Europejskiej, w korespondencji z kontem 133.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 901 powinna umożliwiać ustalenie stanu poszczególnych dochodów budżetu według podziałek planu finansowego. Saldo Ma konta 901 oznacza sumę dochodów budżetu JST za dany rok.

Z powyższego wynika więc, że konto 901 służy do ujmowania dochodów budżetu, co powinno mieć odpowiednie przełożenie na sprawozdanie Rb-27S, o którym mowa w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Na uwagę zasługuje par. 2 załącznika nr 37 (Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego) do tego rozporządzenia, gdzie podano, że JST sporządza sprawozdanie jednostkowe z następujących dochodów budżetowych:

1) z tytułu podatków, opłat oraz niepodatkowych należności budżetowych, pobieranych przez JST oraz pobieranych przez urzędy skarbowe na rzecz JST;

2) dochodów jednostki budżetowej;

3) udziałów JST we wpływach z podatku dochodowego od osób fizycznych przekazanych na rachunek budżetu JST;

3a) udziałów JST we wpływach z podatku dochodowego od osób prawnych przekazanych na rachunek budżetu JST;

4) dotacji celowych i subwencji ogólnej otrzymanych z budżetu państwa;

5) dotacji celowych z państwowych funduszy celowych oraz dotacji celowych na zadania realizowane przez JST na podstawie porozumień pomiędzy JST.

Dane ewidencji księgowej ‒ w tym przypadku ujmowane na koncie 901 ‒ powinny się zgadzać z danymi wykazywanymi w sprawozdaniu Rb-27S. Założenie to wynika z ogólnych przepisów rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej (par. 9 ust. 1‒2), z których wynika, że kierownicy jednostek, kierownicy jednostek obsługujących i naczelnicy urzędów skarbowych są obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

W kontekście podanego stanu faktycznego warto odnotować ustalenie zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach z 9 września 2024 r. (znak WK.60.15.2024). Z ustaleń RIO wynika, że: „w rocznym jednostkowym sprawozdaniu Rb-27S za 2023 r. sporządzonym dla dochodów budżetu, w podziałce klasyfikacji budżetowej 801/80153/2010 wykazano kwotę 32.090,03 zł, natomiast z ewidencji księgowej konta 901 wynika kwota 30.916,07 zł – różnica wynosi 1.173,96 zł oraz w podziałce klasyfikacji budżetowej 855/85504/2440 wykazano kwotę 4.880,63 zł, natomiast z ewidencji księgowej konta 901 wynika kwota 4.876,71 zł – różnica wynosi 3,92 zł. Powyższe powstało na skutek dokonania zmian w ewidencji księgowej konta 901 po sporządzeniu ww. sprawozdania i niesporządzenia korekty sprawozdania Rb-27S w powyższym zakresie”. W związku z tym w ramach wniosku pokontrolnego RIO zaleciła, aby przyjąć i stosować rozwiązania zapewniające prawidłowe i rzetelne sporządzanie sprawozdań budżetowych poprzez wykazywanie w nich danych zgodnych z tymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Zatem w przypadku zmian wartościowych na koncie 901, następujących po sporządzeniu sprawozdania Rb-27S za dany okres sprawozdawczy, należy je skorygować. Dotyczy to także opisanych w stanie faktycznym niewielkich kwot ujmowanych na podanym koncie. ©℗

Z jakiego konta podaje się saldo w sprawozdaniu Rb-ST?

Sprawozdanie Rb-ST ma podstawy normatywne w rozporządzeniu w sprawie sprawozdawczości budżetowej, a na uwagę zasługuje przede wszystkim par. 20 załącznika nr 37 (Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego). Wynika z niego, że w sprawozdaniach rocznych wykazuje się stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego na podstawie dowodów bankowych. W części ,,Informacja o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego” wykazuje się stan środków pieniężnych na rachunku środków na niewygasające wydatki na podstawie dowodów bankowych. Warto również wspomnieć o samej konstrukcji wzorca tego sprawozdania. Wyróżniono w nim dwie podstawowe pozycje, a mianowicie:

• stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego, w tym:

1) środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym,

2) środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku;

• informacja o stanie środków na rachunkach bankowych JST.

Skoro pojawił się również wątek ewidencji księgowej, czyli konta 224, to należy przypomnieć zakres jego zastosowania. Konto 224 ma oznaczenie: „Rozrachunki budżetu”. Z jego opisu wynika m.in., że służy do ewidencji rozrachunków z innymi budżetami, a w szczególności:

1) rozliczeń dochodów budżetowych realizowanych przez organy podatkowe na rzecz budżetu JST;

2) rozrachunków z tytułu udziałów w dochodach innych budżetów;

3) rozrachunków z tytułu dotacji i subwencji;

4) rozrachunków z tytułu dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa.

Ewidencja szczegółowa do konta 224 powinna umożliwić ustalenie stanu należności i zobowiązań według poszczególnych tytułów oraz według poszczególnych budżetów. Konto 224 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn konta 224 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 224 stan zobowiązań budżetu z tytułu pozostałych rozrachunków.

W przedstawionym stanie faktycznym szczególnie pomocne będzie ustalenie zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach z 19 lipca 2024 r. (znak WK.60.4.2024). Izba stwierdziła nieprawidłowość w następującym zakresie: „w sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych Gminy na koniec (…) w wierszu 1 «środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym» wykazano kwotę 87.804,35 zł, zamiast kwoty 6.356,46 zł wynikającej z salda Ma konta 224 „Rozrachunki ‒ 005 «Rozrachunki budżetu – rozliczenia z Urzędem Wojewódzkim»)”. RIO uznała, że stanowi to naruszenie par. 9 ust. 1–2 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w związku z par. 20 ust. 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych stanowiącej załącznik nr 37 do ww. rozporządzenia. W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce, aby w sprawozdaniu Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych gminy na koniec danego roku w pozycji „Stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego” wykazywać stan środków na wszystkich rachunkach budżetu JST na podstawie dowodów bankowych oraz w pozycji 1 „Środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym” – faktyczną kwotę dotacji niewykorzystanych w danym roku i podlegających zwrotowi w roku następnym.

Dlatego zastrzeżenia RIO są uzasadnione. W sprawozdaniu Rb-ST w podanej pozycji (niewykorzystane dotacje) należy wykazać saldo Ma konta 224. Nie można tam podać kwot ujmowanych na innych kontach, stanowić to bowiem będzie naruszenie przepisów sprawozdawczości budżetowej. ©℗

Jak wykazywać dane w sprawozdaniu RB-NDS?

Z podanego w pytaniu stanu faktycznego należy wnioskować, że sprawa dotyczy tzw. szczególnych zasad wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego (w tym przypadku budżetu gminy). W pierwszej kolejności warto więc przypomnieć szczególne rozwiązania legislacyjne, które dotyczą podanych środków. Mają one podstawy normatywne w ustawie o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Tamże na uwagę zasługuje art. 182, w myśl którego dochody z opłat za zezwolenia wydane na podstawie art. 18 i art. 181 oraz dochody z opłat określonych w art. 111 będą wykorzystywane na realizację:

1) gminnych programów profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii,

2) zadań realizowanych przez placówkę wsparcia dziennego w ramach gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii

– i nie mogą być przeznaczone na inne cele.

Przywołany przepis wyraża szczególną zasadę wykonywania budżetu gminy, co sprowadza się do założenia, że środki z powyższego tytułu mogą być przeznaczane tylko na określone cele. Co istotne, środki te są również wykazywane w sprawozdawczości budżetowej, co dotyczy m.in. wspomnianego sprawozdania Rb-NDS. Na uwagę zasługują przepisy zawarte w par. 12 załącznika nr 37 (Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego) do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Zgodnie z nim w sprawozdaniu o nadwyżce/deficycie JST:

• wynik budżetu (nadwyżka+/deficyt‒) stanowi różnicę pomiędzy dochodami ogółem a wydatkami ogółem;
• dane dotyczące przychodów i rozchodów JST po stronie planu powinny być zgodne z planem budżetu uchwalonym przez organ stanowiący JST na koniec okresu sprawozdawczego;
• dane dotyczące rozchodów JST po stronie wykonania powinny być zgodne z wykonanymi rozchodami, wynikającymi z urządzeń księgowych za dany okres sprawozdawczy.

W podanym stanie faktycznym znaczenie ma także wzór sprawozdania Rb-NDS, w którym jest wyróżniona m.in. pozycja D1. Przychody ogółem, a w jej ramach:

• D13. nadwyżka z lat ubiegłych, pomniejszona o niewykorzystane środki pieniężne,
• o których mowa w art. 217 ust. 2 pkt 8 ustawy o finansach publicznych,
• D15. prywatyzacja majątku JST,
• D14. niewykorzystane środki pieniężne, o których mowa w art. 217 ust. 2 pkt 8 ustawy o finansach publicznych.

W analizowanej sytuacji użyteczne jest stanowisko zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z 13 września 2024 r. (znak RIO.I.6001–1/24). RIO wskazała m.in.: „w sprawozdaniu Rb-NDS za IV kwartał 2023 r. w poz. D14. «niewykorzystane środki pieniężne, o których mowa w art. 217 ust. 2 pkt 8 u.f.p.» – zawyżono dane o kwotę 522,63 zł, co wynikało z błędu w obliczeniu nadwyżki między dochodami z zezwoleń na sprzedaż alkoholu a wydatkami na cele finansowane z tych środków (…).” W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce, aby wykazywała prawidłowe kwoty w wierszu D14. sprawozdania Rb-NDS.

Ustalenia audytu wewnętrznego są więc uzasadnione. Dane w zakresie nadwyżki środków pochodzących z opłat za wydane zezwolenia (na sprzedaż alkoholu) trzeba rzetelnie wykazać w sprawozdaniu Rb-NDS. Należy skorygować dane sprawozdawcze, bo prawdopodobna jest interwencja RIO, która może wykazać naruszenie przepisów rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. ©℗