Pakiet ViDA uzgodniony. Unijny VAT wkracza w erę cyfrową

Polski Krajowy System e-Faktur oraz inne podobne lokalne systemy (np. włoski) będą mogły funkcjonować – w odniesieniu do transakcji krajowych – do końca 2034 r. Od 2035 r. zarówno w transakcjach wewnątrzwspólnotowych, jak i krajowych jedynym standardem e-fakturowania będzie unijny.

Od posiadania faktury ustrukturyzowanej będzie zależeć prawo do odliczenia VAT.

Polski KSeF

Wczorajsza decyzja ECOFIN nie zaburza harmonogramu wdrażania w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur. Przypomnijmy, że obowiązek ten będzie wchodził w życie etapami: od lutego 2026 r. dla największych firm (których wartość sprzedaży brutto przekroczy w 2025 r. 200 mln zł), a od kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.

Faktury w dotychczasowej formie będą mogli wystawiać do końca 2026 r. przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo, u których skala i wartość wystawianych faktur są niewielkie.

Są to na razie jednak dopiero założenia projektu ustawy, nad którym obecnie pracuje Ministerstwo Finansów. Pisaliśmy o tym szerzej w artykule „Znamy harmonogram wdrażania KSeF. Konsumenci niewykluczeni” (DGP nr 212/2024).

Konieczna nowa zgoda

Do końca 2026 r. Polska będzie musiała jednakże uzyskać nową decyzję derogacyjną Rady UE, która pozwoli na wprowadzenie obowiązkowego KSeF. Obecna decyzja 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r. wygasa 31 grudnia 2026 r.

Otwarta pozostaje kwestia, na ile nowa decyzja będzie się różnić od obecnej. Jeśli zmian nie będzie, to nasilą się problemy firm, które choć nie mają w Polsce swojej siedziby, to mają tu stałe miejsce prowadzenia działalności i za jego pośrednictwem uczestniczą w dostawach towarów i świadczeniu usług. Firmy te walczą o to, by nie wystawiać faktur za pomocą KSeF. Argumentują, że obecna decyzja derogacyjna dotyczy wyłącznie przedsiębiorców, którzy mają w Polsce siedzibę.

Niedawno WSA w Gliwicach przyznał im rację, ale jego wyrok z 17 października 2024 r. (sygn. akt I SA/Gl 500/24) jest nieprawomocny.

Trzy filary reformy

Wczorajsza zgoda ECOFIN dotyczy przyjęcia tzw. unijnegopakietu ViDA (ang. VAT in Digital Age). Jego projekt trafi teraz do Parlamentu Europejskiego – z uwagi na różnice między uzgodnioną wczoraj wersją kompromisową a jego wersją oryginalną. Potem projekt ViDA wróci do Rady UE, gdzie zostanie ostatecznie zaakceptowany. Przewiduje się jednak, że zarówno głosowanie europosłów, jak i oficjalna decyzja Rady UE będą już tylko formalnością.

Na pakiet ViDA składają się trzy odrębne filary. Pierwszy z nich zakłada, że od lipca 2028 r. w całej UE będą obowiązywać jednolite zasady rejestracji dla celów VAT. Przedsiębiorcy działający transgranicznie będą mogli dzięki temu rozliczać podatek za pośrednictwem istniejącego obecnie portalu OSS w całym łańcuchu transakcji transgranicznych, a więc począwszy od zaopatrzenia się w towar, aż do jego sprzedaży na rzecz końcowego konsumenta. To by oznaczało, że nie będzie już można korzystać z procedury call-off stock, czyli rozwiązania, które obecnie pozwala na uniknięcie obowiązku rejestracji dla celów VAT w innym państwie UE w związku z przemieszczeniem towarów.

Drugi filar reformy dotyczy wspomnianego wdrożenia wspólnego unijnego standardu e-fakturowania.

Największe wątpliwości budził do tej pory trzeci filar reformy. Przyjęty wczoraj kompromis zakłada, że od lipca 2028 r. operatorzy internetowych platform, takich jak Uber, Airbnb itp., będą mogli, a od 2030 r. będą musieli (jako tzw. uznani dostawcy) pobierać i wpłacać VAT od świadczonej usługi.

Poszczególne państwa członkowskie (np. Estonia, która dwukrotnie wetowała ten filar reformy) będą mogły przez 10 lat wykluczyć z tego rozwiązania m.in. małych i średnich przedsiębiorców.

E-faktury...

Największe zainteresowanie budzi wspomniany drugi filar. W pierwszym etapie, tj. od lipca 2030 r., przyjęty wczoraj unijny standard e-fakturowania obejmie transakcje transgraniczne. Firmy będą wystawiać elektroniczne faktury według wspólnego standardu, a krajowe administracje skarbowe będą wymieniać się między sobą zebranymi w ten sposób danymi (za pośrednictwem nowego systemu informatycznego).

Z kolei od 2035 r. unijny standard e-fakturowania będzie dotyczyć zarówno transakcji wewnątrzwspólnotowych, jak i krajowych.

...i nowy VIES

Wraz z obowiązkiem e-fakturowania transakcji wewnątrzwspólnotowych wejdzie w życie także inna zmiana – od lipca 2030 r. ma funkcjonować centralna unijna baza transakcji, która zastąpi obecną wyszukiwarkę VIES (ang. VAT Information and Exchange System). W nowej bazie znajdą się informacje o transakcjach wewnątrzwspólnotowych objętych obowiązkiem e-fakturowania oraz dane identyfikacyjne podatników, w tym ich numer identyfikacyjny VAT-UE. Przedsiębiorcy będą mogli w ten sposób sprawdzić, czy nie zostają wplątani w oszustwo podatkowe.

Standard unijny a polski

Lokalne systemy e-fakturowania będą musiały być wygaszone do końca 2034 r. W praktyce będzie to oznaczać, że polscy przedsiębiorcy dwukrotnie poniosą koszty dostosowania swoich systemów informatycznych; tj. najpierw do krajowego KSeF, a najpóźniej do końca 2034 r. – do systemu unijnego.

Oba bowiem – jak podkreślają eksperci – będą się różnić. Wspólnotowy standard e-fakturowania będzie wymagał np. podania mniejszej ilości danych na fakturze. Nie będzie też wymagał akceptacji przez fiskusa (szerzej mówi o tym Ernest Frankowski, partner w ITNine – patrz: opinia w ramce).

Zagraniczni mają problem

Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie wszedł jeszcze w życie, już budzi kontrowersje, zwłaszcza ze strony zagranicznych firm, które nie mają w Polsce siedziby, a wyłącznie stałe miejsce prowadzenia działalności. Zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, który miałby obowiązywać od lutego 2026 r., firmy te będą musiały wystawiać faktury za pomocą KSeF, jeżeli tylko ich stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce „uczestniczy w dostawie towarów lub świadczenia usług, dla których wystawiono fakturę”.

Firmy twierdzą, że art. 106ga ustawy o VAT będzie niezgodny z decyzją derogacyjną Rady UE w jej obecnej treści. Jej art. 1 pozwala bowiem nałożyć obowiązek wystawiania faktur w KSeF wyłącznie na firmy mające siedzibę w Polsce.

Podobnego zdania był 17 października 2024 r. WSA w Gliwicach (I SA/Gl 500/24). Wyrok ten zapadł w sprawie węgierskiej spółki z branży poligraficznej, która część swojej działalności realizuje na terenie naszego kraju. Zdarza się bowiem, że spółka zleca realizację nadruków podmiotom zewnętrznym, a następnie sprzedaje nadrukowane przedmioty swoim klientom. Nabywcami są głównie podmioty mające siedzibę poza Polską (co oznacza, że dochodzi do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub eksportu towarów), ale zdarzają się również polscy przedsiębiorcy.

Spółka była przekonana, że nie będzie jej dotyczył obowiązek wystawiania faktur za pomocą KSeF. Tłumaczyła, że naruszałoby to treść art. 1 decyzji derogacyjnej 2022/1003. W jej art. 1 mowa jest bowiem wyłącznie o podatnikach mających siedzibę na terenie naszego kraju.

Nie zgodził się z nią dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. W interpretacji z 26 lutego 2024 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.573.2023.2.SST) stwierdził, że skoro spółka ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski i „uczestniczy” ono w dostawie towarów i świadczeniu usług, które są opodatkowane w naszym kraju, to powstaje obowiązek wystawienia faktury według lokalnych przepisów. A to oznacza, że spółka będzie musiała wystawiać faktury za pomocą KSeF.

Interpretację tę uchylił gliwicki WSA. Orzekł, że przy ocenie tego, czy zagraniczna spółka powinna wystawiać faktury w KSeF, należy brać pod uwagę dosłowne brzmienie art. 1 decyzji derogacyjnej, a także orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości UE, z którego wynika, iż odstępstwa od ogólnych zasad unijnej dyrektywy VAT powinny być wykładane ściśle. Skoro więc stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej nie jest tym samym co siedziba, to na podstawie aktualnej decyzji derogacyjnej węgierska spółka nie powinna wystawiać faktur w KSeF – uznał WSA.©℗

ViDA wymusi zmiany w polskim KSeF

System e-fakturowania, który zostanie wprowadzony wskutek przyjęcia projektu ViDA, istotnie różni się od systemów wprowadzanych przez niektórych krajowych ustawodawców (w tym polskiego). Nie zakłada on mechanizmu preautoryzacji faktur. Taki mechanizm (z ang. pre-clearance) wprowadzają za to krajowi ustawodawcy. Może to być wyzwaniem od 2035 r., gdy przepisy ViDA staną się obowiązkowe w pełnym zakresie dla państw członkowskich UE. Może pojawić się wówczas konieczność przebudowania obecnej architektury KSeF.

Polski ustawodawca może używać argumentu, że preautoryzacja przewidziana w polskim KSeF nie ma de facto takiego charakteru, że to raczej walidacja techniczna, systemowa, a uzyskanie dla faktury numeru identyfikującego w KSeF ma charakter porządkujący, zapewniający jednolitość stosowanego formatu e-faktur.

Taka argumentacja ma jednak oczywiste wady. Numer identyfikujący fakturę w KSeF może mieć charakter ściśle techniczny, ale jego brak będzie miał określone skutki prawne. Będzie oznaczać de facto, że dany dokument nie będzie formalnie fakturą i nie będzie skutecznie wprowadzony do obrotu gospodarczego.

To (a także inne rozbieżności między KSeF a ViDA) spowoduje, że również podatnicy mogą około 2035 r. stanąć przed perspektywą znacznej przebudowy swoich rozwiązań systemowych. Z tym wiążą się dodatkowe koszty oraz dublowanie wysiłków wdrożeniowych.

Warto mieć przy tym na uwadze, że do 2035 r. doświadczenia z działania lokalnych systemów e-fakturowania oraz lobbing poszczególnych krajów członkowskich mogą doprowadzić do zmian w samej ViDA, także pod kątem obecnego funkcjonowania systemów lokalnych.

MF powinno uchronić podatników przed kolejnymi zmianami

Po zaakceptowaniu pakietu ViDA dużego znaczenia nabiera kwestia niezgodności formatu polskich faktur ustrukturyzowanych z formatem unijnym. Problem ten był już wcześniej zgłaszany Ministerstwu Finansów w ramach konsultacji dotyczących KSeF. Przedstawiciele MF nie widzieli jednak w tym zakresie problemu. Na stronie MF w sekcji Q&A (pytania i odpowiedzi) nadal jest zamieszczona informacja: „Prace związane z wdrożeniem unijnego pakietu VIDA znajdują się dopiero we wstępnej fazie. Polska zabiega w KE, aby pakiet VIDA nie wpływał na funkcjonalności KSeF”.

Dobrze byłoby, gdyby wspomniane starania pomogły uchronić polskich podatników przed koniecznością wprowadzenia kolejnych zmian w systemach informatycznych w perspektywie kilku lat. Ewentualne odstępstwa dla Polski wydają się bowiem mało prawdopodobne. Rozwiązaniem problemu może być automatyczna konwersja polskich faktur ustrukturyzowanych na format unijny. MF powinno zaproponować odpowiednie rozwiązanie techniczne, żeby podatnicy nie musieli za kilka lat dokonywać kolejnych zmian w swoich systemach informatycznych.