Jak ma postąpić kasjer, który podejrzewa, że banknot jest fałszywy? [Poradnia rachunkowa]

Próba posługiwania się fałszywym banknotem jest przestępstwem. Kasjer musi go zatrzymać i sporządzić z tego protokół.

Jak wskazuje art. 35 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o Narodowym Banku Polskim, fałszywe znaki pieniężne pod legają zatrzymaniu, bez prawa do zwrotu ich równowartości. Stosuje się to odpowiednio do fałszywych banknotów i monet opiewających na waluty obce.

Zasady postępowania w przypadku wystąpienia w kasie znaku pieniężnego (banknotu lub monety), co do których zachodzi podejrzenie, że jest fałszywy, reguluje rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 7 kwietnia 2022 r. w sprawie znaków pieniężnych podejrzanych co do autentyczności oraz fałszywych znaków pieniężnych. Zgodnie z nim kasjer ma obowiązek zatrzymać krajowy lub zagraniczny znak pieniężny (banknot lub monetę), który budzi jego wątpliwości co do autentyczności, oraz sporządzić protokół zatrzymania. W przypadku gdy zatrzymany znak pieniężny przedstawiła osoba fizyczna we własnym imieniu, w protokole zatrzymania znaku pieniężnego podejrzanego co do autentyczności należy zawrzeć jej imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz serię i numer dokumentu tożsamości – o ile dane takie zostały podane przez tę osobę. Kasjer informuje tę osobę o konieczności przedstawienia danych osobowych i okazaniu dokumentu tożsamości osobę, a informację o tej czynność zamieszcza w protokole.

Protokół zatrzymania znaku pieniężnego podpisuje sporządzający go kasjer. Osoba przedstawiająca podejrzany banknot też może go podpisać, o czym należy ją poinformować (adnotacja o przekazaniu takiej informacji powinna też znaleźć się w protokole). Protokół zatrzymania, którego wzór określa załącznik do rozporządzenia z zatrzymania, sporządza się w trzech egzemplarzach.

Protokół o zatrzymaniu sfałszowanego znaku pieniężnego powinien zawierać:

• nazwę i siedzibę jednostki zatrzymującej znak pieniężny, liczbę porządkową protokołu (numerację protokołów rozpoczyna się w każdym roku od 1) i datę jego sporządzenia;
• nazwę i adres jednostki przedstawiającej znak pieniężny, z zaznaczeniem nazwiska, imienia, adresu i charakteru służbowego pracownika działającego w imieniu tej jednostki, a w razie gdy zatrzymany znak pieniężny przedstawiła osoba fizyczna we właściwym imieniu – jej nazwisko, imię i adres;
• wartość nominalną i datę emisji zatrzymanego znaku pieniężnego, a ponadto serię i numery – jeżeli zatrzymanym znakiem pieniężnym jest banknot;
• podpis osoby zatrzymującej znak pieniężny oraz podpis i numer dowodu osobistego lub równorzędnego dokumentu osoby, która znak ten przedstawiła.

Jeden egzemplarz protokołu zatrzymania wraz z zatrzymanym znakiem pieniężnym przekazuje się niezwłocznie jednostce organizacyjnej policji właściwej dla miejsca zatrzymania, a drugi – osobie, której zatrzymano znak pieniężny, jako potwierdzenie zatrzymania tego znaku. Trzeci egzemplarz protokołu pozostawia się w dokumentacji podmiotu zatrzymującego, który sporządził protokół zatrzymania. Jeśli nie można ustalić, przez kogo znak został wpłacony, jeden egzemplarz protokołu wraz z zakwestionowanym znakiem pieniężnym przesyła się policji, a drugi egzemplarz pozostaje w aktach jednostki, która sporządziła protokół.

Warto zauważyć, że w przypadku wątpliwości bądź jednoznacznych podejrzeń, że wpłacany znak pieniężny nie jest autentyczny, nie ma potrzeby wzywania policji. Jest od tej zasady tylko jeden wyjątek, kiedy zachodzi podejrzenie, że zatrzymany znak pieniężny został sfałszowany przez osobę go przedstawiającą w kasie lub nasuwa się przypuszczenie, że osoba ta rozmyślnie wprowadza w obieg sfałszowany znak pieniężny.

Po przekazania protokołu policji (lub w momencie wezwania policji) kończą się obowiązki jednostki związane z zatrzymaniem wątpliwego banknotu lub monety. Kolejne czynności są podejmowane już przez właściwe organy policji. Polegają one m.in. na przesłaniu zatrzymanego znaku pieniężnego do Centrali Narodowego Banku Polskiego, aby dokonać ekspertyzy w zakresie jego autentyczności. ©℗

W jaki sposób w sprawozdaniu Rb-N wykazywać należności rozłożone na raty

Z kontekstu podanego stanu faktycznego należy wnioskować, że chodzi o wykazywanie należności przysługujących gminie z tytułu należności czynszowych. Zapewne ma to związek z gospodarowaniem gminnymi lokalami samorządowymi. Nie ma wątpliwości co do tego, że gmina musi ustalać i dochodzić tego typu należności, co wynika z przepisów ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Jak bowiem wynika z art. 42 ust. 5 tej ustawy, jednostki sektora finansów publicznych są obowiązane do ustalania przypadających im należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny, oraz terminowego podejmowania w stosunku do zobowiązanych czynności zmierzających do wykonania zobowiązania.

Z punktu widzenia sprawozdawczości znaczenie mają regulacje zawarte w rozporządzeniu ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Na uwagę zasługują zapisy załącznika nr 8 (Instrukcja sporządzania sprawozdań). W myśl par. 13 ust. 1 w układzie przedmiotowym są prezentowane należności wynikające z następujących tytułów:

• „pożyczki – rozumiane jako wartość należności wynikających z udzielonych kredytów i pożyczek, jak również z umów leasingu finansowego oraz sprzedaży na raty. W tej kategorii mieszczą się również papiery wartościowe, których zbywalność jest ograniczona (tzn. nie istnieje dla nich płynny rynek wtórny), z wyłączeniem papierów udziałowych. Z kategorii tej są natomiast wyłączone udzielone kredyty handlowe, czyli zobowiązania powstające w wyniku bezpośredniego udzielenia kredytu (przez dostawców lub producentów) na transakcje dotyczące wyrobów i usług o terminie spłaty nieprzekraczającym roku”;
• „pozostałe należności – rozumiane jako bezsporne należności niewymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, podatków i składek na ubezpieczenia społeczne oraz z wszelkich innych tytułów nieobjętych pozostałymi kategoriami przedmiotowego sprawozdania, wyłączając odsetki i inne należności uboczne”.

Co istotne, w strukturze sprawo zdania Rb-N ww. kategorie należności są ujmowane w pozycjach odpowiednio: N2 (pożyczki) i N5 (pozostałe należności).

Dodatkowo sprawozdanie przewiduje również pozycję N4 (należności wymagalne).

Na kanwie opisanej problematyki warto przytoczyć ustalenia zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach z 30 kwietnia 2024 r. (znak wK.60.36.2023). W podanym dokumencie RIO poinformowała o nieprawidłowościach w kwartalnym sprawozdaniu Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych urzędu miasta „według stanu na koniec IV kwartału 2022 r. (korekta nr 1 z dn. 15.03.2023 r.) w wierszu N2 < bezpodstawnie wykazano należności rozłożone na raty z tytułu opłat za czynsze w kwocie ogółem 53.472,63 zł, w tym kwotę 15.298,43 zł (należności wymagalne) ujęto w poz. N2.1 pożyczki krótkoterminowe, a kwotę 38.174,20 zł w poz. N2.2 pożyczki długoterminowe. Rozłożenie czynszu dzierżawnego/najmu na raty nie stanowi należności z tytułu sprzedaży na raty – nie występuje tu przeniesienie praw majątkowych”. Jednocześnie RIO wskazała, że takie należności powinny być wykazywane w poz. N5 „Pozostałe należności” lub poz. N4 „Należności wymagalne”. W ramach wniosku pokontrolnego RiO nakazała jednostce, aby rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym sporządzała sprawozdanie kwartalne Rb-N, tj. na podstawie ksiąg rachunkowych oraz innych dokumentów dotyczących tej jednostki.

Reasumując, w sprawozdaniu Rb-N należności gminy z tytułu rozłożonych na raty czynszów nie można wykazywać w pozycji N2, bowiem ona dotyczy pożyczek. Podany rodzaj należności należy wykazywać w pozycji N5 „Pozostałe należności” ewentualnie w pozycji N4 „Należności wymagalne”. ©℗

Co ma zrobić firma, która otrzymała zapłatę od kontrahenta bez wskazania, na jaki dług zaliczyć wpłaty

Zasady zaliczania wpłat powinna określać umowa. Jeżeli strony tego nie zrobiły, to należy stosować art. 451 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: k.c.). Zgodnie z nim, jeśli dłużnik mający kilka długów wskazał przy dokonywaniu wpłaty, na poczet którego z nich ma być ona zaliczona, to wierzyciel jest tym wyborem związany i nie może wpłaty zaliczyć w inny sposób. Wierzyciel może jedynie zaliczyć wpłatę w pierwszej kolejności na związane z tym długiem należności uboczne (odsetki).

Jeżeli dłużnik nie wskazał, na jaki dług zaliczyć wpłatę ani z prawa wyboru w tym zakresie nie skorzystał wierzyciel, to wpłatę zalicza się przede wszystkim na poczet długu wymagalnego, a jeżeli jest kilka długów wymagalnych – na poczet najdawniej wymagalnego.

Gdy dłużnik nie skorzystał z prawa wskazania, na poczet którego z kilku długów ma być zaliczona wpłata, określa to wówczas wierzyciel. Może on wybrać, na poczet którego długu ją zaliczy. Wybór ten będzie wiążący dla dłużnika, jeśli przyjmie on pokwitowanie (np. jako zestawienie do potwierdzenia salda w czasie inwentaryzacji), w którym wierzyciel zaliczył otrzymane świadczenie na poczet jednego z tych długów. Wówczas dłużnik nie może już żądać zaliczenia na poczet innego długu (art. 451 par. 2 k.c.).

Jeśli dłużnik odmówi przyjęcia takiego pokwitowania, to może on w tym momencie wskazać dług, na który jego zdaniem powinna być zaliczona wpłata. Dłużnik jest do tego uprawniony tylko niezwłocznie po otrzymaniu pokwitowania. Jeśli dłużnik nie wybierze długu w chwili dokonywania zapłaty, a wierzyciel jest bierny w kwestii zarachowania wpłaty na jeden z kilku długów, to nie uprawnia to już dłużnika do wyboru, na poczet którego długu chce zaliczyć swoje świadczenie.

Między spełnieniem świadczenia przez dłużnika, który nie wskazał, na poczet którego z wielu długów dokonał zapłaty, a wystawieniem przez wierzyciela pokwitowania, powinno zachodzić bezpośrednie następstwo czasowe. W przeciwnym razie należy przyjąć, że żadna ze stron nie skorzystała z możliwości wyboru przewidzianej w art. 451 k.c. Tak uznał Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z 11 października 2005 r., sygn. akt I ACA 746/2005.

Księgowanie zapłaty od kontrahenta powinno być następujące:

• strona Wn konta „Rachunek bankowy”,
• strona Ma konta „Rozrachunki z odbiorcami”.©℗

Jak ewidencjonować pożyczki pracownicze na cele mieszkaniowe z ZFŚS?

Pracownicy mogą otrzymywać od przedsiębiorcy pracodawcy oprocentowane pożyczki na cele mieszkaniowe z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS). Środki funduszu przeznacza się m.in. na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu (tj. pracowników i ich rodzin, emerytów i rencistów – byłych pracowników i ich rodzin). Finansowanie działalności socjalnej obejmuje udzielanie pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej), a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (pomoc taka może przyjąć formę oprocentowanej pożyczki). Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt 5 ustawy o ZFŚS środki tego funduszu zwiększa się o wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej (np. na pożyczki udzielane na cele mieszkaniowe) określa pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową, względnie z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Udzielenie i rozliczenie oprocentowanej pożyczki przyznanej pracownikom ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wymaga ujęcia w księgach rachunkowych:

Dokonanie rocznego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych:

• Wn konto „Koszty według rodzajów – ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” lub odpowiednie konto zespołu 5 lub konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”,
• Ma konto „Fundusze specjalne – ZFŚS”.

Przekazanie środków pieniężnych z rachunku bieżącego na rachunek ZFŚS:

• Wn konto „Rachunki bankowe – rachunek ZFŚS”,
• Ma konto „Rachunki bankowe”.

Udzielenie pracownikowi oprocentowanej pożyczki ze środków ZFŚS:

• Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”,
• Ma konto „Rachunki bankowe – rachunek ZFŚS”.

Należne odsetki z tytułu udzielonej pracownikowi oprocentowanej pożyczki:

• Wn konto „Rozrachunki z pracownikami”,
• Ma konto „Fundusze specjalne – ZFŚS”.

Spłata przez pracownika rat udzielonej mu pożyczki wraz z naliczonymi uprzednio odsetkami:

• Wn konto „Kasa” lub konto „Rachunki bankowe” lub konto „Rachunki bankowe – rachunek ZFŚS” lub konto „Rozrachunki z pracownikami – wynagrodzenia”,
• Ma konto „Rozrachunki z pracownikami”.

Refundacja środków pieniężnych wobec spłaty przez pracownika raty udzielonej mu pożyczki bezpośrednio do firmowej kasy, na firmowy rachunek bankowy lub w drodze potrącenia odpowiedniej kwoty z jego wynagrodzenia:

• Wn konto „Rachunki bankowe – rachunek ZFŚS”,
• Ma konto „Rachunki bankowe”.

Umorzenie pozostającej do spłaty przez pracownika pożyczki udzielonej mu ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych:

• Wn konto „Fundusze specjalne – ZFŚS”,
• Ma konto „Rozrachunki z pracownikami”.

Na gruncie podatkowym pożyczki są opodatkowane podatkiem od czynności cywilnoprawnych (art. 1 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy z 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych). Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą zawarcia umowy pożyczki, a jeżeli umowa pożyczki określa, że wypłata środków pieniężnych nastąpi niejednokrotnie i ich suma nie jest znana w chwili zawarcia umowy – z chwilą każdorazowej wypłaty środków pieniężnych. Obowiązek podatkowy ciąży na biorącym pożyczkę. Podstawę opodatkowania stanowi wartość pożyczki, a w przypadku umowy określającej, że wypłata środków pieniężnych nastąpi niejednokrotnie i ich suma nie jest znana w chwili zawarcia umowy – podstawą opodatkowania będzie kwota każdorazowej wypłaty środków pieniężnych. Trzeba przy tym pamiętać, że umowa pożyczki nie podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych, jeżeli jest opodatkowana VAT lub przynajmniej jedna ze stron umowy z tytułu dokonania tej czynności jest zwolniona z VAT.