Jaka klasyfikacja przy wygranej gminy w sądzie? [Poradnia rachunkowa]

Ocena prawna podanego stanu faktycznego pod względem klasyfikacji budżetowej wymaga odrębnej analizy po stronie dochodowej i odrębnej po stronie wydatkowej. I tak, jeśli chodzi o stronę dochodową, na uwagę zasługują podziałki klasyfikacyjne par. 063 oraz 092. Podany par. 063 ma oznaczenie: „Wpływy z tytułu opłat i kosztów sądowych oraz innych opłat uiszczanych na rzecz Skarbu Państwa z tytułu postępowania sądowego i prokuratorskiego”. Natomiast par.092 „Wpływy z pozostałych odsetek” ma zastosowanie do dochodów z odsetek.

Jeśli chodzi o sferę wydatkową, to istnieją podstawy do zastosowania par. 461, mającego oznaczenie: „Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego”. Ten paragraf stosujemy do zapłaty zasądzonych i zapłaconych przez dłużnika kosztów zastępstwa procesowego, które następnie zostaną przekazane radcy prawnemu. Natomiast w par. 417, mającym oznaczenie „Wynagrodzenia bezosobowe”, należy ująć dodatkowe wynagrodzenie dla radców prawnych z tytułu zastępstwa procesowego, wypłacane na podstawie umowy cywilnoprawnej. Z kolei odsetki przekazane radcy prawnemu należy ująć w par. 458, oznaczonym: „Pozostałe odsetki”.

Powyższe potwierdza stanowisko Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach z 16 sierpnia 2024 r. (znak VI.54.33.2024).

Podsumowanie: po stronie dochodowej do środków przelanych na rachunek gminy przez dłużnika z tytułu kosztów zastępstwa i odsetek trzeba stosować par. 063 i 092. Po stronie wydatkowej będą to par. 461 i 417 (dla kosztów zastępstwa radcy prawnego, które zostały wykazane w fakturze wystawionej przez radcę prawnego) oraz par. 458 (odsetki). ©℗

Czy par. 441 jest właściwy dla ujęcia podróży służbowych?

Skoro stan faktyczny ma związek z kosztami, które jednostka ponosi na podróże służbowe, to w pierwszej kolejności warto przypomnieć podstawy materialnoprawne takich wydatków. Wynikają one z rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie podróży służbowej). Z jego par. 2 wynika, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonych przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety,

• zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Natomiast zgodnie z par. 5 pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Do ich rozliczenia pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Jeżeli przedstawienie dokumentów nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrotu innych kosztów podróży lub na ich wysokość.

Zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym RIO podważyła sposób ujmowania ww. kosztów w klasyfikacji budżetowej, bowiem stosowano par. 441. Ma on oznaczenie: „Podróże służbowe krajowe”. Z jego opisu wynika, że obejmuje on wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników – w zakresie określonym rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej w sprawie podróży służbowej – ponoszone przez pracodawcę i pracownika. Ten paragraf również stosujemy do innych wydatków zaliczanych na podstawie odrębnych przepisów do wydatków na podróże służbowe krajowe, np. zwrotu kosztów za: używanie przez pracowników własnych pojazdów do celów służbowych w granicach administracyjnych miasta lub gminy, przejazdy miejscowe pracowników, wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem pracy poza stałym miejscem pracy lub poza stałym miejscem zamieszkania oraz przeniesieniem do pracy w innej miejscowości.

Jednocześnie w klasyfikacji budżetowej występuje par. 470, oznaczony jako „Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej”. Jest on poświęcony ściśle wydatkom związanym ze szkoleniami. Z jego opisu wynika, że niezależnie od rodzaju działalności szkoleniowej uwzględnia on również wydatki stanowiące wypłatę wynagrodzenia z tytułu umów o dzieło lub umów zlecenia, których przedmiotem są szkolenia pracowników. Do kosztów szkoleń należy zaliczać wszystkie koszty związane ze szkoleniem, w tym ponoszone koszty dojazdów, zakwaterowania i wyżywienia uczestników.

Na kanwie ww. przepisów pomocne będzie stanowisko zawarte w wystąpieniu pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z 8 sierpnia 2024 r. (RIO.IV.6001–3/24). Wynika z niego, że w jednej z kontrolowanych gmin RIO stwierdziła m.in. wadliwe stosowanie klasyfikacji budżetowej, gdyż: „wydatki w kwocie łącznej 729,60 zł poniesione tytułem zwrotu kosztów podróży pracowników na szkolenia zostały sklasyfikowane w par. 4410 «Podróże służbowe krajowe» zamiast w par. 4700 «Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej», w którym powinny być ujmowane wydatki stanowiące koszty udziału w szkoleniach, w tym koszty dojazdów”.

Podsumowanie: koszty podróży pracowników na szkolenia nie mogą być ujmowane w par. 441, bowiem ustawodawca przewidział w zakresie kosztów podróży związanych ze szkoleniami odrębny par. 470. ©℗

Kto podpisuje sprawozdania, gdy jednostkę obsługuje CUW?

Z kontekstu podanego stanu faktycznego należy wnioskować, że w mieście funkcjonuje wspólna obsługa jednostek organizacyjnych, o której mowa w przepisach ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Na uwagę w tym zakresie zasługują m.in. art. 10a i 10c tej ustawy. Z ich treści wynika, że gmina może zapewnić wspólną obsługę, w szczególności administracyjną, finansową i organizacyjną:

1) jednostkom organizacyjnym gminy zaliczanym do sektora finansów publicznych;

2) gminnym instytucjom kultury;

3) innym zaliczanym do sektora finansów publicznych gminnym osobom prawnym utworzonym na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego.

Przy czym zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek z sektora finansów publicznych do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie. W przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości.

W podanym stanie faktycznym (wykonywanie zadań w ramach wspólnej obsługi w kontekście sprawozdawczości przez jednostkę obsługującą) kluczowe znaczenie mają przepisy zawarte w rozporządzeniu ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. I tak, w myśl par. 14 ust. 1 : „sprawozdanie podpisują główny księgowy (skarbnik) i kierownik jednostki (dysponent funduszu, przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego, kierownik jednostki obsługującej)”.

W ocenie podanego zagadnienia pomocne będzie zapoznanie się z wystąpieniem pokontrolnym Regionalnej Izby Obrachunkowej w Gdańsku z 19 lipca 2024 r. (wK.6130.21.3.4.2024). RIO wskazała w nim m.in., że w przypadku prowadzenia wspólnej obsługi administracyjnej, finansowej i organizacyjnej jednostek organizacyjnych gminy przez jednostkę obsługującą (w tym przypadku tę funkcję pełni urząd miasta) do podpisania sprawozdań budżetowych składanych przez jednostki obsługiwane są uprawnieni wyłącznie kierownik jednostki obsługującej oraz główny księgowy jednostki obsługującej. Stosownie do brzmienia art. 10c ust. 2 ww. ustawy o samorządzie gminnym w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych są one przekazywane w całości.

RIO w ramach wniosku pokontrolnego nakazała jednostce podpisywanie sprawozdań budżetowych składanych przez jednostki organizacyjne gminy, dla których urząd miejski pełni funkcję jednostki obsługującej.

Podsumowanie: sprawozdania budżetowe jednostek obsługiwanych powinny być podpisywane zarówno przez głównego księgowego jednostki obsługującej, jak i przez kierownika jednostki obsługującej, czyli przez burmistrza miasta. Nie wystarczy podpis samego głównego księgowego jednostki obsługującej. ©℗

Czy dane w sprawozdaniach Rb-27S i Rb-27ZZ muszą być zbieżne?

Przypomnijmy, że rozdział 85502 ma oznaczenie: „Świadczenia rodzinne, świadczenie z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego”. Z kolei par. 236 ma oznaczenie: „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”. Nie ma więc wątpliwości co do tego, że gminie z racji wykonywania zadania należą się wspomniane środki, wymaga to jednak odpowiedniego ujęcia zarówno w ewidencji księgowej, jak i w sprawozdaniach budżetowych.

I tak Rb-27S to sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego. Natomiast Rb-27ZZ to sprawozdanie z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami.

Z punktu widzenia zależności zachodzących pomiędzy ww. sprawozdaniami na szczególną uwagę zasługuje par. 6 ust. 4 załącznika 37 do rozporządzenia ministra finansów z 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Wynika z niego, że wykazywane w sprawozdaniu Rb-27ZZ, w kolumnie „Potrącone na rzecz jednostek samorządu terytorialnego” kwoty dochodów powinny być wykazywane w takiej samej wysokości w sprawozdaniu Rb-27S, w kolumnie „Dochody wykonane (wpływy minus zwroty)”, w par. „Dochody jednostek samorządu terytorialnego związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawami”.

Podany przepis nakłada więc obowiązek zapewnienia zgodności danych sprawozdawczych w podanym zakresie przedmiotowym. Potwierdza to wystąpienie pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej w Zielonej Górze z 12 lipca 2024 r. (RIO.I.0820.7.2024).

Podsumowanie: dochody wykazane w sprawozdaniu Rb-27S m.in. w zakresie należnych gminie z tytułu realizacji zadań z zakresu administracji rządowej powinny być zbieżne z danymi wykazanymi w Rb-27ZZ. Należy więc dostosować wartości w podanym zakresie. ©℗