straty
Straty związane z przejściem fali powodziowej, jakie dotknęły przedsiębiorstwa i inne podmioty prowadzące księgi rachunkowe, są zaliczane do pozostałych kosztów operacyjnych. Wprawdzie nie są to koszty ponoszone celowo, lecz podmioty nie mogły ich uniknąć, ponieważ powstały w wyniku siły wyższej. Zatem po opadnięciu wody, w trakcie usuwania skutków, należy dokonywać od razu identyfikowania tego, co zostało utracone, zniszczone i w związku z kontaktem z wodą powodziową musi zostać zutylizowane. Dlatego ważne jest spisywanie zniszczonych składników majątkowych niezależnie od tego, czy są to środki trwałe, czy zapasy wyrobów, materiałów lub towarów. Nie potrzeba tu żadnych specjalnych zarządzeń – inwentaryzacja doraźna może być przeprowadzana na polecenie ustne kierownika jednostki. Uzasadnieniem takiego postępowania jest stan wyższej konieczności. Oczywiście należy zadbać, aby jej rezultaty były wiarygodne i udokumentowane. Jest to ważne przede wszystkim z punktu widzenia podatkowego.
UWAGA:Wartość zniszczonego w powodzi majątku ujmuje się jako pozostały koszt operacyjny w księgach rachunkowych.
Przykład 1
Utylizacja towaru
ADF sp. z o.o. w wyniku zalania wodą jej sklepów w czasie powodzi utraciła towar stojący na półkach. Z racji tego, że była to żywność, konieczna jest jej utylizacja. Spółka prowadziła ewidencję ilościowo-wartościową towarów, a zatem dysponowała wiedzą o wartości zniszczonego towaru. Spółka oddała żywność do punktu zajmującego się utylizacją, nie przeliczyła całego asortymentu po sztukach. Punkt potwierdził odebranie żywności o wadze 3 t. Księgowość spółki ADF sporządziła zestawienie na podstawie ewidencji księgowej zawierającej stany ilościowe i wagę towaru, który był w zniszczonych sklepach. Z zestawienia wynika, że waga według stanów księgowych tych towarów odpowiada wadze na potwierdzeniu z punktu odbioru odpadów. Powyższe dokumenty są podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych wartości zniszczonych zapasów jako pozostałe koszty operacyjne.
Należy też zaznaczyć, że zakup wszelkich środków czystości, narzędzi niezbędnych do usuwania zniszczeń czy sprzątania jest ujmowany w księgach rachunkowych jako koszty bieżącej działalności. Powinny być to też koszty pozostałe operacyjne, tak aby nie zniekształcić w sprawozdaniu finansowym obrazu działalności podmiotu przed powodzią i gdy sytuacja się już znormalizuje.
Przykład 2
Zakup środków czystości
Spółka ADF sp. z o.o. zakupiła środki czystości w celu sprzątania sklepu zalanego powodzią za 1000 zł + 23 proc. VAT. Wartość tych środków zostanie ujęta:
• Wn „Pozostałe koszty operacyjne” 1000 zł,
• Wn „VAT naliczony” 230 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1230 zł.
nieobecności w pracy
Faktyczna niemożność świadczenia pracy w związku z powodzią przez pracowników stanowi podstawę usprawiedliwienia ich nieobecności w pracy (art. 8 ustawy z 16 września 2011 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi; t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 654; dalej: ustawa). Dotyczy to też wszystkich osób, które uczestniczą w akcjach ratowniczych czy związanych z usuwaniem skutków powodzi, np. strażaków ochotników, żołnierzy WOT czy osób z innych jednostek i organizacji. Tym więc pracodawca musi pamiętać, że za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy w związku z powodzią pracownikowi przysługuje prawo do odpowiedniej części minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przez okres nie dłuższy niż 10 dni roboczych wynikających z rozkładu czasu pracy pracownika. Wypłaca je pracodawca.
UWAGA: Wynagrodzenie pracownika za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy w związku z powodzią ujmuje się jako koszt na koncie „Wynagrodzenia”. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawcy, którzy zdecydują się na przygotowanie odrębnych list płac, ujęli koszty płacowe jako pozostałe koszty operacyjne.
Podobna zasada dotyczy wynagrodzenia za pracę, gdy pracodawca powierzy (a może to zrobić) pracownikowi wykonywanie pracy innego rodzaju niż wynikająca z nawiązanego stosunku pracy, jeżeli jest to konieczne w związku z usuwaniem skutków powodzi u tego pracodawcy. W takim przypadku pracownik zachowuje prawo do dotychczasowego wynagrodzenia, obliczonego według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego.
pomoc publiczna
Często to właśnie służby finansowo-księgowe są proszone o informacje, z jakiej pomocy można skorzystać i w jakich terminach. Przy czym należy pamiętać, że kwestie pomocy w zakresie powodzi są uregulowane we wskazanej już wcześniej ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi i uzupełniającym ją rozporządzeniu Rady Ministrów z 16 września 2024 r. w sprawie wykazu gmin, w których są stosowane szczególne rozwiązania związane z usuwaniem skutków powodzi z września 2024 r., oraz rozwiązań stosowanych na ich terenie (Dz.U. z 2024 r. poz. 1371; dalej: rozporządzenie).
W ww. ustawie przewidziano wiele form wsparcia dla poszkodowanych. Wskazuje ona także, kogo należy rozumieć przez poszkodowanego. [ramka 1] Trzeba przy tym pamiętać, że zgodnie z art. 4 ust. 1 tej ustawy łączna wartość pomocy publicznej udzielonej na jej podstawie w celu naprawienia szkód powstałych w wyniku wystąpienia powodzi nie może przekroczyć wartości szkód materialnych poniesionych przez beneficjenta pomocy na skutek powodzi, w związku z którą zostało wydane rozporządzenie, pomniejszonej o wartość uzyskanego odszkodowania. Oznacza to, że służby finansowo-księgowe poszkodowanego muszą monitorować nie tylko wartość otrzymywanej pomocy zgodnie z ustawą, lecz także rozmiar szkód. Te z kolei muszą być odpowiednio wycenione, ponieważ zgodnie z przepisami beneficjent pomocy jest obowiązany do zwrotu uzyskanej pomocy publicznej, w takiej wysokości, w jakiej przekracza ona wartość poniesionych szkód. Co ważne, jeśli poszkodowany sfinansował ze środków pomocy koszty i wydatki dotyczące usuwania skutków powodzi na zasadach wskazanych w ustawie, to z racji tego, że wskazane wsparcie jest zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym, to koszty te i wydatki nie są kosztami podatkowymi. Powinny być jednak ujęte odpowiednio w księgach rachunkowych, podobnie zresztą jak otrzymana pomoc.
„Poszkodowany” według ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi ©℗
Oznacza osobę fizyczną, osobę prawną i jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, które na skutek powodzi doznały szkód majątkowych lub utraciły, chociażby czasowo, możliwość korzystania z posiadanej nieruchomości lub lokalu.
Ujęcie wsparcia
Podmiot ubiegający się o pomoc publiczną składa wojewodzie właściwemu ze względu na miejsce faktycznie prowadzonej działalności gospodarczej oświadczenie o wartości szkód materialnych poniesionych na skutek powodzi, niezwłocznie po ich ustaleniu. W oświadczeniu podaje także informację o posiadaniu lub braku ubezpieczenia, z którego tytułu może uzyskać odszkodowanie, a także informację o numerze w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz o numerze identyfikacji podatkowej (NIP), o ile takie numery ma.
Szczegółowe terminy składania wniosków o udzielenie pomocy zostały ujęte we wskazanym już rozporządzeniu. Należy też pamiętać, że potem – w terminie nie dłuższym niż 14 dni – beneficjenci muszą poinformować wojewodę o uzyskanej już pomocy, rekompensatach czy odszkodowaniach. Do oświadczenia dołącza się dokumenty potwierdzające wartość uzyskanej pomocy publicznej, o ile zgodnie z odrębnymi przepisami takie dokumenty są wydawane. Jednocześnie – też w terminie 14 dni od dnia udzielenia pomocy – takie oświadczenia są składane przez podmioty udzielające wsparcia. Należy zatem pilnować dat, aby uniknąć zarzutu nierozliczenia się z otrzymanej pomocy. Za przestrzeganie takich terminów zwykle odpowiadają służby finansowo-księgowe.
Dofinansowanie wynagrodzeń
Pracodawca może uzyskać od starosty zwrot poniesionych kosztów na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu zatrudnienia skierowanych do pracy bezrobotnych zamieszkałych na obszarze gmin lub miejscowości dotkniętych stanem klęski żywiołowej. Zwrot ten przysługuje w wysokości nieprzekraczającej miesięcznie iloczynu dwukrotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę i liczby zatrudnionych bezrobotnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, ze środków Funduszu Pracy przez okres do 12 miesięcy. Aby uzyskać zwrot pracodawca nie może zmniejszyć w tym okresie liczby zatrudnionych pracowników w stosunku do stanu na dzień podpisania umowy o refundację jednak nie dłużej niż do 31 grudnia roku następującego po roku, w którym wystąpiła powódź.
Pracodawca, którego zakład został zniszczony na skutek powodzi, może też uzyskać ze środków Funduszu Pracy za pośrednictwem starosty zwrot kosztów na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne zatrudnianych pracowników. Warunek jest następujący: pracodawca nie może zmniejszyć w tym okresie liczby pracowników w stosunku do stanu na dzień podpisania umowy o refundację. Szczegółowe warunki uzyskiwania zwrotu kosztów pracowniczych określa ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi. Zwroty te w rachunkowości będą ujmowane jako pozostałe przychody operacyjne.
Warto też wspomnieć o art. 23 ww. ustawy. Zgodnie z nim w przypadku braku środków na wypłatę pracownikom wynagrodzenia przysługującego za:
1) czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy w przypadku, o którym mowa w art. 8(czyli faktycznej niemożności świadczenia pracy w związku z powodzią – red.)
2) czas niewykonywania pracy, jeżeli pracownik był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, które zostały bezpośrednio spowodowane powodzią
3) wykonaną pracę, polegającą na ochronie zakładu pracy przed powodzią lub na usuwaniu skutków powodzi, mającą na celu utrzymanie lub przywrócenie prowadzenia przez pracodawcę działalności gospodarczej
– pracodawca, który na skutek powodzi przejściowo zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej lub istotnie ograniczył jej prowadzenie, może złożyć do właściwego marszałka województwa wniosek o udzielenie nieoprocentowanej pożyczki z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Pożyczka ta – w zależności od wskazanych w umowie pożyczki warunków spłaty – będzie ujęta jako zobowiązanie finansowe krótkoterminowe lub długoterminowe. Ponieważ brak oprocentowania pożyczki wynika ze szczególnej sytuacji, nie powstanie w tym wypadku przychód z nieodpłatnych świadczeń na gruncie przepisów podatkowych. Pracodawca powinien też pamiętać, że po 31 grudnia roku następującego po roku wystąpienia powodzi może się ubiegać o umorzenie pożyczki w całości lub w części na wniosek złożony do marszałka województwa (art. 23 ust. 6 ustawy).
Jeśli zaś przedsiębiorca przed powodzią korzystał z pożyczki na utworzenie miejsca pracy, to zgodnie z art. 18 ustawy może wystąpić o jej umorzenie. Zgodnie z tym przepisem przyznane refundacje na wyposażenie lub doposażenie stanowisk pracy lub środki na podjęcie działalności gospodarczej, o których mowa w art. 46 ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2024 r. poz. 475), mogą zostać umorzone w całości lub w części wraz z odsetkami, jeżeli miejsca pracy uległy zniszczeniu na skutek powodzi. Umorzenia tego dokona starosta na wniosek poszkodowanego złożony w terminie do 31 grudnia 2024 r. Umorzone będą pożyczki stanowiły pozostałe przychody operacyjne.
Osoby bezrobotne, którym starosta umorzył środki przyznane na podjęcie działalności gospodarczej, w związku z utratą miejsca pracy na skutek powodzi, mogą ponownie złożyć taki wniosek.
środki trwałe
W czasie powodzi zostały zniszczone składniki zaliczane do środków trwałych. Jeśli nie nadają się one do użytkowania, należy je wyksięgować, odnosząc wartość nieumorzoną w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Jeśli w ramach wsparcia będą uzyskiwane pieniądze na sfinansowanie lub dofinansowanie zakupu lub wytworzenia takich środków trwałych, to będą one ujmowane jako rozliczenia międzyokresowe przychodów.
Zwolnienia podatkowe dla poszkodowanych w powodzi przedsiębiorców
Mogą oni ubiegać się o uzyskanie odroczenia terminu zapłaty podatków czy np. rozłożenie podatku na raty. Zgodnie z art. 32 ustawy udzielanie ulg w spłacie zobowiązań podatkowych (o których mowa w art. 67a i art. 67b par. 1 pkt 3 lit. a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa; t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 879) przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą na obszarze gmin lub miejscowości, na których terenie został ogłoszony stan klęski żywiołowej, następuje na wniosek przedsiębiorcy złożony do 31 grudnia roku następującego po roku, w którym wystąpiła powódź. ©℗
Także otrzymane nieodpłatnie składniki majątkowe zaliczane do środków trwałych są rozliczane zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619; dalej: u.r.) poprzez rozliczenia międzyokresowe przychodów (dalej: RMP). Przepis ten wskazuje, że potem takie RMP są ujmowane – proporcjonalnie do amortyzacji takiego składnika – w pozostałe przychody operacyjne.
Przykład 3
Odtworzenie maszyny
Jednostka otrzymała środki pieniężne (28 000 zł) na odtworzenie maszyny. Spółka zakłada czteroletni okres jej użytkowania, więc maszyna zostanie zakwalifikowana do środków trwałych. Zapisy w księgach powinny być następujące:
1. WB otrzymanie środków pieniężnych z przeznaczeniem na zakup składnika zaliczanego do środków trwałych:
• Wn „Rachunek bankowy” 28 000 zł;
• Ma „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 28 000 zł.
2. Fa i OT zakup i przyjęcie środka trwałego (VAT podlega odliczeniu):
• Wn „Środki trwałe” 28 000 zł,
• Wn „VAT naliczony” 6440 zł,
• Ma „Pozostałe rozrachunki” 34 440 zł.
3. Naliczenie miesięcznego odpisu umorzeniowego, czyli 28 000 zł/4 lata/12 miesięcy = 583,33 zł:
• Wn „Amortyzacja” 583,33 zł;
• Ma „Umorzenie środków trwałych” 583,33 zł.
4. PK ujęcie rozliczenia RMP w kwocie równej odpisowi amortyzacyjnemu:
• Wn „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” 583,33 zł;
• Ma „Pozostałe przychody operacyjne” 583,33 zł.
Przedsiębiorcy, którzy otrzymają wsparcie i przeznaczą je na sfinansowanie lub modernizację środków trwałych, mogą amortyzację zaliczać do kosztów podatkowych także od tej części środków trwałych, która została sfinansowana ze środków wsparcia zgodnie z ustawą. Nie stosuje się tu bowiem art. 23 ust. 1 pkt 45 i pkt 45a lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 232) oraz art. 16 ust. 1 pkt 48 i pkt 63 lit. a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 232). Przedsiębiorcy, którzy przekazali poszkodowanym do używania nieodpłatnego środki trwałe, mogą też rozliczać podatkowo koszty ich amortyzacji.
pomoc dla pracowników z ZFŚS
Środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych służą wsparciu pracowników w trudnych sytuacjach. Wynika to bezpośrednio z ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288), ale też z ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi. W myśl art. 10 tej ostatniej środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych mogą być przeznaczone na cele związane z pomocą dla poszkodowanych zatrudnionych u pracodawcy, który utworzył fundusz, a także dla poszkodowanych zatrudnionych u innego pracodawcy w okresie wskazanym w przepisach wydanych na podstawie art. 1 ust. 2 ww. ustawy. Chodzi tu o rozporządzenie Rady Ministrów z 16 września 2024 r. Oznacza to, że można wesprzeć nie tylko własnych pracowników, lecz także pracowników innych zakładów pracy. Powinni o tym w szczególności pamiętać pracodawcy działający w ramach grup kapitałowych. Jednak trzeba mieć na uwadze, że przeznaczenie środków ZFŚS nie jest kosztem pracodawcy. Uszczupla zasoby funduszu.
Przykład 4
Grupa kapitałowa
Komisja socjalna spółki PPE z Warszawy podjęła na wniosek pracowników decyzję, że środki z ich zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w kwocie 300 000 zł zostaną przeznaczone na wsparcie socjalne pracowników spółki PTE z Kłodzka, która należy do tej samej grupy kapitałowej. Księgowania w tym wypadku będą następujące:
1. Decyzja o przeznaczeniu środków 300 000 zł:
• Wn „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” 300 000 zł,
• Ma „Pozostałe rozrachunki” – w analityce PTE Kłodzko 300 000 zł.
2. Wyciąg bankowy potwierdzający przekazanie środków:
• Wn „Pozostałe rozrachunki” – w analityce PTE Kłodzko 300 000 zł,
• Ma „Rachunek bankowy ZFŚS” 300 000 zł.
darowizny
W tej chwili ruszyło wiele zbiórek, aby wesprzeć powodzian. Należy podkreślić, że pomoc, jaką otrzymują przedsiębiorcy, nie będzie wywoływała skutków podatkowych. Powinna być jednak w miarę możliwości szczególnie w zakresie pozyskiwania środków trwałych ujęta w księgach – można to zrobić poprzez ujawnienie wartości tej pomocy na podstawie inwentaryzacji przeprowadzanych po zakończeniu prac związanych z usuwaniem skutków powodzi. Brak ujęcia w księgach doraźnej pomocy, np. w postaci wody, żywności dla pracowników czy środków czystości, nie wpłynie na rzetelność obrazu sytuacji majątkowej jednostki. Są to kwoty, które wobec skali zniszczeń są nieznaczące, a samo pozyskanie informacji o wartości takiej pomocy może się okazać nadmiernie kosztowne. Tym bardziej, że zgodnie z art. 30 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z usuwaniem skutków powodzi zwalnia się od podatku dochodowego:
1) dochody (przychody) poszkodowanego otrzymane na usuwanie skutków powodzi z tytułu nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń i darowizn, do których nie ma zastosowania ustawa z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1774 i 1843);
2) przychody poszkodowanego otrzymane m.in. z ZFŚS, PFRON (chodzi o te wydane na podstawie art. 10–13 i art. 17–19 ww. ustawy), przy czym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z tych przychodów;
3) przychody otrzymane na podstawie art. 23, czyli pożyczki i ich umorzenie związane z wypłatą wynagrodzenia w szczególnej sytuacji pracodawcy.
Zwolnienia powyższe stosuje się do 31 grudnia roku następującego po roku, w którym wystąpiła powódź. ©℗
