Na początek warto przeanalizować, jakie formy opodatkowania najmu mamy do wyboru. Przede wszystkim, należy podjąć decyzję, czy będziemy rozliczać nasz najem:

• jako najem prywatny (czyli odrębne źródło przychodów), czy
• w ramach zarejestrowanej działalności gospodarczej.

W przypadku najmu prywatnego mamy do wyboru ryczałt (8,5% od przychodu) oraz zasady ogólne (18% i 32% od dochodu). Działalność gospodarcza może być z kolei rozliczana na zasadach ogólnych (18% i 32% od dochodu) lub na zasadach podatku liniowego (19% od dochodu).

Oczywiście, to są tylko podstawowe i najbardziej popularne formy opodatkowania najmu. Można sobie wyobrazić rozliczanie najmu także poprzez różnego rodzaju spółki prawa handlowego, jednak spotykam się z nimi stosunkowo rzadko.

Opodatkowanie najmu poprzez specjalnie do tego zarejestrowaną działalność gospodarczą rzadko ma sens ze względu na występujące dodatkowo koszty prowadzenia tej działalności oraz większą ilość wymaganej pracy i formalności.

Wynajem rozliczany jest często w ramach działalności gospodarczej, gdy wynajmujący tak czy inaczej musi tę działalność zarejestrować albo już prowadzi własną firmę. Działalność gospodarcza wydaje się być też dobrym wyborem, gdy posiadamy więcej mieszkań. Eliminujemy wówczas ryzyko, że urząd skarbowy stwierdzi, że przy takiej liczbie mieszkań nie możemy już rozliczać się poprzez najem prywatny (bo nasz najem spełnia definicję działalności gospodarczej).

Jeśli zdecydujesz się na rozliczanie najmu w ramach działalności gospodarczej, należy taką działalność po prostu zarejestrować.

W przypadku, gdy zdecydujesz się na jedną z form najmu prywatnego, należy dokonać formalnego wyboru formy opodatkowania.

Wybór formy opodatkowania najmu prywatnego poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia do naczelnika US właściwego ze względu na miejsce zamieszkania możliwy jest tylko raz w roku:

• na jego początku (do 20 stycznia) bądź
• do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wynajmujący osiągnął pierwszy przychód z tytułu najmu (jeśli rozpoczynamy wynajem w trakcie roku podatkowego), albo
• do końca roku podatkowego, jeżeli pierwszy taki przychód pojawił się w grudniu.

W przypadku, gdy nie złożymy oświadczenia w odpowiednim terminie, automatycznie rozliczamy się według skali podatkowej, chyba, że w poprzednim roku rozliczaliśmy się ryczałtem, wtedy w tym roku możemy kontynuować tę formę rozliczania bez powiadamiania US. Oznacza to, że wynajmujący dopiero zaczynający rozliczać najem, którzy wybrali rozliczanie według skali podatkowej, nie muszą składać oświadczenia o wyborze formy opodatkowania.

Pisemne oświadczenie do US powinniśmy złożyć, jeśli w poprzednim roku rozliczaliśmy się według skali podatkowej, a chcielibyśmy przejść na ryczałt bądź odwrotnie – płaciliśmy ryczałt, a chcielibyśmy przejść na zasady ogólne według skali podatkowej.

Oświadczenie nie ma oficjalnego druku. Niektóre urzędy skarbowe udostępniają jednak wzory takich oświadczeń i czasami wręcz wymuszają ich stosowanie. Wg mojej wiedzy, możemy, ale nie musimy, z nich skorzystać. Możesz też skorzystać ze wzoru załączonego do mojego poradnika w wersji na 2016 rok.

Wybór formy opodatkowania dotyczy podatnika, a nie każdej jego nieruchomości osobno. Nie można więc jednego mieszkania rozliczać ryczałtem, a drugiego mieszkania na zasadach ogólnych (aczkolwiek, jak zwykle, istnieją sytuacje, w których można to ograniczenie ominąć).

Jeśli rozliczasz najem prywatny według skali podatkowej, możesz to robić wyłącznie w trybie miesięcznym.

W przypadku, gdy zdecydujesz się opłacać podatek od najmu prywatnego ryczałtem, masz możliwość wyboru trybu miesięcznego lub kwartalnego (art. 21 ust. 1 i 1a Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).

Rozliczanie kwartalne może jednak wykorzystać jedynie podatnik, którego przychody osiągnięte w poprzednim roku nie przekroczyły 25 000 Euro (art. 21 ust. 1b Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Przeliczenia tej kwoty na złotówki dokonuje się, stosując średni kurs ogłaszany przez NBP, obowiązujący 1 października poprzedniego roku podatkowego. Biorąc pod uwagę średni kurs Euro z 1 października 2015 roku, w 2016 roku kwartalnie mogą rozliczać się osoby, których przychody w 2015 roku nie przekroczyły 106 092,5 zł.

W przypadku osiągania przychodów z tego samego źródła przez małżeństwo, powyższy limit 25 000 Euro przypada dla każdego z nich z osobna.

Warunkiem rozliczania ryczałtu w trybie kwartalnym jest również zawiadomienie o tym naczelnika US właściwego ze względu na miejsce zamieszkania do 20 stycznia danego roku  (art. 21 ust. 1c Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym). Ponieważ jest to jedyny wymieniony w ustawie termin, dla podatników rozpoczynających najem w trakcie roku podatkowego (po 20 stycznia danego roku) nie ma możliwości wyboru trybu kwartalnego. Powinni oni w danym roku rozliczać się w trybie miesięcznym, a dopiero od początku kolejnego roku podatkowego mogą wybrać tryb kwartalny (o ile oczywiście ich przychody nie przekroczą 25 000 Euro).

Jeśli zdecydowaliśmy się rozliczać ryczałtem i spełniamy warunki umożliwiające kwartalne rozliczanie, sugeruję z takiego trybu rozliczania skorzystać. Zamiast 12 rozliczeń w roku, będziemy musieli zrobić tylko 4 – oszczędzamy czas, a także pieniądze, ponieważ kwoty podatku będą dłużej leżeć na naszym koncie bankowym (aczkolwiek obecnie najprawdopodobniej słabo oprocentowanym).

Podatnicy, którzy po raz pierwszy wybiorą kwartalne rozliczanie ryczałtu, powinni zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na ich miejsce zamieszkania do 20 stycznia danego roku  (art. 21 ust. 1c Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym).

W przypadku, gdy nie złożymy oświadczenia albo złożymy je w nieodpowiednim terminie, rozliczamy ryczałt miesięcznie, chyba że w poprzednim roku rozliczaliśmy ryczałt kwartalnie, wtedy w tym roku możemy kontynuować ten tryb rozliczania bez powiadamiania urzędu skarbowego.