Jak przygotować firmę do wdrożenia JPK

Jak firma powinna przygotować się do wdrożenia JPK?

Kluczowa jest weryfikacja momentu od którego firmę obejmie ten obowiązek i ustalenie w jakim zakresie. Przypominam, że obowiązek przesyłania ewidencji VAT co miesiąc objął dużych przedsiębiorców już kilka dni temu. Muszą być oni także gotowi do wytworzenia pozostałych struktur JPK, na żądanie organów podatkowych. Małe i średnie firmy będą przesyłać ewidencję VAT co miesiąc od 1 stycznia 2017 r., a mikroprzedsiębiorcy rok później.

Pozostałe struktury wszystkie te firmy będą zobowiązane generować od lipca 2018 r. W celu sprawdzenia czy przedsiębiorstwo objęły nowe obowiązki, trzeba sięgnąć do przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Co dalej? Zalecałbym identyfikację systemów informatycznych, które wykorzystywane są do przygotowania kalkulacji podatkowej. Jeśli kluczowe informacje są zagregowane, to szczególną uwagę należy zwrócić na te systemy, z których pochodzą pierwotne dane o transakcji. Kolejna rzecz to weryfikacja przyjętej polityki rachunkowości i określenie m.in. które z dowodów księgowych przechowywane są w formie papierowej, a które w formie elektronicznej. Trzeba też przypisać dane, które należy przesłać w formacie JPK do danych zawartych w firmowych systemach IT.

Następnie trzeba zidentyfikować ewentualne luki i uzupełnić brakujące dane informacjami zawartymi w posiadanych systemach lub hurtowniach danych. Jeśli dostawca systemu informatycznych w którym prowadzona jest księgowość firmy, nie daje możliwości wygenerowania JPK lub gdy zakres danych źródłowych pochodzi ze zbyt wielu systemów, to firmy mogą stworzyć konwerter. Ten zaś pozwoli na przetworzenie danych źródłowych z systemów IT do formatu XML i struktur JPK.

Co powinni zrobić księgowi, aby przygotować się do raportowania w ramach JPK?

Kluczowe jest zapoznanie się ze strukturami JPK i zakresem zawartych w nich danych. W dalszej kolejności księgowi wspólnie z pracownikami działów IT odpowiedzialnych za systemy powinni przypisać dane wymagane przez JPK do konkretnych kolumn i tabel zawartych w systemach komputerowych. Następnie w oparciu o wyniki takiego mapowania należy zweryfikować, których z wymaganych przez JPK pozycji brak jest w systemie bądź nie były wcześniej uzupełniane. Oczywiście trzeba też zrobić wszystko, aby uzupełnić brakujące informacje. Zalecałbym też zapoznanie się z materiałami dotyczącymi JPK zamieszczonymi przez Ministerstwo Finansów na swoich stronach m.in. z odpowiedziami na wątpliwości podatników w zakresie JPK.

Czy błędnie wygenerowany JPK można skorygować i jak?

Podatnicy będą mogli dokonywać korekt. W tym celu należy jednak przesłać cały poprawiony JPK, a nie tylko zaraportować różnice między korygowanymi pozycjami. Ministerstwo Finansów przewidziało możliwość składania korekt JPK poprzez wprowadzenie w strukturach pliku pola „CelZlozenia”.

Aby oznaczyć, że plik JPK jest korektą należy wskazać wartość „2” w wyżej wymienionym polu. Jednak w aktualnej wersji struktur dla ww. pola istnieje jedynie możliwość wskazania wartości „1” oznaczającej złożenie JPK po raz pierwszy za dany okres. Na możliwość poprawnego oznaczania korekt JPK mają pozwolić zaktualizowane wersje struktur JPK, które mają obowiązywać najprawdopodobniej od 1 stycznia przyszłego roku.