Subskrybuj nas na Youtube
Samorządowa jednostka budżetowa ma w planie finansowym zaplanowany zakup komputerów do pracowni komputerowej w paragrafie 4240 – pomoce dydaktyczne. Ze względów oszczędnościowych jednostka zakupiła osobno komputery i osobno system operacyjny Windows ze zniżką dla szkół. W związku z tym otrzymano dwie faktury od dwóch różnych kontrahentów. Do jakich paragrafów powinno zakwalifikować się wydatki z powyższego tytułu i na jakich kontach należy je zaewidencjonować, biorąc pod uwagę fakt, że komputer do przyjęcia na stan wyposażenia musi być wyposażony w system operacyjny, czyli zdolny do działania. Wartość komputera będzie poniżej 3500 zł.
Operacje dotyczące zakupu komputerów oraz zakupu systemu operacyjnego, podlegają ujęciu w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanych dowodów księgowych, jako odrębne pozycje. Natomiast do ewidencji środków trwałych zakupione komputery podlegają wprowadzeniu w łącznej wartości stanowiącej całość, tj. pochodzącej z dwóch faktur.
Zgodnie z postanowieniami art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, zwanej dalej u.r., do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym, przy czym należy pamiętać, że zapisy w księgach rachunkowych powinny być ujmowane zgodnie z ich treścią ekonomiczną (art. 4 ust. 2 u.r.).
Powyższe oznacza, że jednostka w księgach rachunkowych winna ująć odrębnie zakup komputerów i odrębnie zakup systemu operacyjnego w oparciu o otrzymane faktury, z zastrzeżeniem, że do ewidencji środków trwałych komputery winny być przyjęte w łącznej wartości. tj. obejmującej wartość komputerów i wartość systemu operacyjnego – dokument OT powinien zostać wystawiony na podstawie dwóch faktur.
Odnośnie ujęcia w ewidencji księgowej zdarzeń opisanych w pytaniu, należy wskazać, że sposób zapisów z tym związanych uzależniony jest od ustaleń wynikających z polityki rachunkowości obowiązującej w jednostce, ze względu na postanowienia par. 6 ust. 3 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
Jeżeli jednostka w polityce rachunkowości ustaliła, że zakup składników określonych w ust. 3 par. 6 cytowanego rozporządzenia, będzie umarzała jednorazowo, poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, to zakup składników majątkowych opisanych w pytaniu, powinien być ujęty w księgach rachunkowych w sposób następujący. Po pierwsze fakturę z tytułu zakupu komputerów ujmuje się: strona Wn konta 013 Pozostałe środki trwałe i strona Ma konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami z analityką: kontrahent i par. 424. Dokonuje się też księgowanie równoległe: strona Wn konta 401 Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych.
Po drugie ewidencjonuje się fakturę z tytułu zakupu systemu operacyjnego: strona Wn konta 013 Pozostałe środki trwałe, strona Ma konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami z analityką: kontrahent i par. 424. Podobnie wykonuje się księgowanie równoległe: strona Wn konta 401 Zużycie materiałów i energii i strona Ma konta 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych.
Zaś zapłatę za faktury z tytułu zakupu komputerów oraz systemu operacyjnego ujmuje się: strona Wn konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka: kontrahent i par. 424) i strona Ma konta 130 rachunek bieżący jednostki – subkonto wydatków (analityka: par. 424).
SCHEMAT
Ewidencja faktur
/>
Objaśnienia:
1. Faktura z tytułu zakupu komputerów
1a. Księgowanie równoległe
2. Faktura z tytułu zakupu systemu operacyjnego
2a. Księgowanie równoległe
3. Zapłata za faktury z tytułu zakupu komputerów oraz systemu operacyjnego
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289 ze zm.).
