OPIS SYTUACJI: Mobix SA zajmuje się produkcją urządzeń i podzespołów elektronicznych. Spółka, chociaż jej działalność ma szeroki zakres, składa kwartalną deklarację w podatku od towarów i usług (VAT-D). Oczywiście nie jest małym podatnikiem VAT, w trakcie kwartału płaci zaliczki na VAT, jednak wybór dłuższego okresu rozliczeniowego był w pełni przemyślany i jest uzasadniony. Chodzi o to, że podatnik zatrudnia dużą grupę pracowników pracujących w terenie. Są to przedstawiciele, opiekunowie klientów czy serwisanci, którzy nie tylko pracują, ale także mieszkają w innych częściach kraju niż ta, w której spółka ma swoją siedzibę. W konsekwencji spływ i obróbka merytoryczna dokumentów zakupowych wymagają trochę czasu. Aby wydłużyć ten okres, wobec faktu, że cała sprzedaż jest opodatkowana według stawki podstawowej i spółka nie otrzymuje zwrotów, lecz wpłaca podatek należny, w przeszłości zarząd podjął decyzję o wyborze kwartału jako okresu rozliczeniowego w VAT.
Oczywiście księgi firmy są prowadzone w formie elektronicznej, tj. z wykorzystaniem programu finansowo-księgowego. Jednak z uwagi na to, że oprogramowanie ma pewne ograniczenia, niektóre ewidencje pomocnicze są prowadzone za pomocą zewnętrznego programu, a dokładniej w formie tabeli arkusza kalkulacyjnego. Sporządzając deklaracje w podatku od towarów i usług, pani Iwona, główna księgowa spółki, uwzględnia zarówno dane z ewidencji VAT prowadzonej w systemie finansowo-księgowym, jak i z dodatkowych tabel. Firma nieraz była kontrolowana przez urzędników z urzędu skarbowego i żaden z nich nie kwestionował takiej praktyki jako naruszającej zasady podatkowe.
W czasie szkolenia, w którym pani Iwona uczestniczyła pod koniec kwietnia, prowadzący uprzedzał, że tego rodzaju rozwiązania jak funkcjonujące w spółce Mobix, chociaż obecnie akceptowane przez przedstawicieli fiskusa, w przyszłości mogą przysporzyć trochę problemów. Chodzi o jednolity plik kontrolny. Szkolenie dotyczyło ogólnie VAT i podatków dochodowych, a nie konkretnie jednolitego pliku kontrolnego, więc prowadzący jedynie zasygnalizował, że w przyszłości może wystąpić pewna trudność, i nie omówił szczegółowo zagadnienia. Jednak ziarno niepewności zostało zasiane. Pod koniec 2015 r. pani Iwona czytała na temat jednolitego pliku kontrolnego i wydawało jej się oczywiste, że firma ma czas na implementację poszczególnych struktur JPK do końca pierwszego półrocza 2018 r. Ale ze szkolenia wracała pociągiem z inną uczestniczką i w czasie rozmowy panie doszły do wniosku, że to wcale nie jest tak oczywiste, iż w przypadku ich firm jednolity plik kontrolny nie będzie miał zastosowania już od lipca 2016 r. Po powrocie do firmy po dwóch dniach nieobecności bieżące sprawy skutecznie przesłoniły wątpliwości w sprawie pliku kontrolnego. Jednak temat powrócił w drugiej połowie maja, gdy pani Iwona przeczytała artykuł na temat jednolitego pliku kontrolnego, którego autor dowodził, że nawet firmy, które nie są dużymi przedsiębiorcami, muszą przyspieszyć implementację jednej ze struktur JPK. Zwracał przy tym uwagę, że pierwotne założenia co do „miękkiego” wdrażania jednolitego pliku kontrolnego, realizowane w praktyce poprzez przekazywanie konkretnych danych poprzedzone uzgodnieniami, testami itp. stają się nieaktualne (przynajmniej w części). Jednocześnie autor przypominał, że żadne odroczenia terminów wdrożenia komunikacji z fiskusem za pomocą jednolitego pliku kontrolnego nie mają zastosowania wobec tych podatników, którzy nie są przedsiębiorcami. Zagadnienie to zainteresowało panią Iwonę, bo właściciele spółki powołali niedawno fundację i jej przypadł obowiązek zajmowania się prowadzeniem ksiąg tego podmiotu.
Reklama
Główna księgowa znała doradcę będącego autorem tej publikacji, gdyż uczestniczyła w prowadzonych przez niego szkoleniach i korzystała z usług jego kancelarii, więc postanowiła niezwłocznie się z nim skontaktować. Doradca podatkowy tego samego dnia odpisał na e-maila, którego wysłała pani Iwona, i ustalili termin spotkania jeszcze w tym samym tygodniu.
● ETAP I

Reklama
Zidentyfikuj grupy podmiotów istotne dla JPK i ich harmonogram
– Witam, pani Iwono. Rozumiem, że potrzebuje pani wsparcia w sprawie jednolitego pliku kontrolnego – doradca podatkowy przywitał się i od razu przeszedł do rzeczy.
– Dzień dobry. Wydawało mi się, że mam jeszcze dużo czasu na wdrożenie tego jednolitego pliku, ale byłam na szkoleniu i prowadzący przestrzegał, by szczegółowo przeanalizować swoją sytuację. Teraz jeszcze przeczytałam pana artykuł... – zastanowiła się księgowa. – Wynika z niego, że jednak znacznie wcześniej niż od lipca 2018 r. będziemy musieli stosować ten plik.
– Kiedy była pani na szkoleniu?
– Pod koniec kwietnia.
– To wiele tłumaczy – westchnął doradca.
– Co pan ma na myśli? – zaniepokoiła się księgowa.
– W ramach ostatniego czytania projektu ustawy o zmianie ordynacji podatkowej, 13 maja, tej w sprawie eliminowania optymalizacji podatkowej i nadużycia prawa w VAT, posłowie w istotny sposób przyspieszyli obowiązek stosowania jednej ze struktur jednolitego pliku kontrolnego. Ale o tym za chwilę. Przede wszystkim musimy wyraźnie powiedzieć, że teraz mamy dwie prędkości wdrażania jednolitego pliku kontrolnego i w pierwszej kolejności powinniśmy wyraźnie zidentyfikować różnice w tym zakresie. Pewną niespodzianką jest to, że czynni podatnicy VAT będą musieli przekazywać ewidencję VAT cyklicznie, co miesiąc, niezależnie od tego, czy deklaracje składają miesięcznie czy kwartalnie.
CO NA TO PRAWO?
RADA 1
– Co to oznacza?
– To, że jest podwójny harmonogram wdrażania procedur i struktur JPK.
– Potrzebuję więcej szczegółowych informacji – westchnęła księgowa. – Przecież to wszystko miało służyć jedynie postępowaniom i kontrolom, a same informacje mieliśmy przekazywać dopiero na wezwanie.
– Już tłumaczę. Otóż z jednej strony mamy jednolity plik kontrolny, ten, o którym pani powiedziała przed chwilą, wprowadzony nowelizacją ordynacji podatkowej z 2015 r., o którym wiemy od kilku miesięcy, ale z drugiej mamy też comiesięczny obowiązek w zakresie dostarczania organom jednej ze struktur JPK wynikający z najświeższych zmian w ordynacji. Dla każdej z tych grup są inne terminy stosowania, czy raczej wprowadzania.
CO NA TO PRAWO?
RADA 2
– Czyli jednak nie mamy czasu do końca pierwszego półrocza 2018 r.? – upewniła się księgowa.
– Częściowo tak, ale dla ewidencji podatkowych w VAT, a dokładniej struktury JPK-VAT mamy znacznie mniej czasu – potwierdził doradca.
– Jedno mnie szczególnie niepokoi – zastanowiła się główna księgowa – mówi pan o przedsiębiorcach, dla których są przewidziane jakieś szczególne harmonogramy. A przecież w naszej grupie jest też fundacja, która w ogóle nie ma statusu przedsiębiorcy, co w jej przypadku?
– Podatnicy, którzy nie są przedsiębiorcami, nie mają żadnego odroczenia terminu wdrożenia jednolitego pliku kontrolnego, tak tego na wezwanie, jak i składanego obowiązkowo co miesiąc z mocy prawa – kolejny raz potwierdził doradca podatkowy.
CO NA TO PRAWO?
RADA 3
● ETAP II
Zdefiniuj swój status na potrzeby JPK
– Jednym słowem musimy w pierwszej kolejności ustalić, jaki jest nasz status na potrzeby wdrażania jednolitego pliku kontrolnego – upewniała się główna księgowa.
– Tak, czy jesteśmy przedsiębiorcą, a jeżeli tak, to dużym czy może średnim, małym albo mikro. – Jeżeli chodzi o spółkę, to ponad wszelką wątpliwość ma status przedsiębiorcy – głośno myślała pani Iwona. – Skoro składamy deklaracje VAT-7D, to znaczy, że jesteśmy dużym przedsiębiorcą – zmartwiła się księgowa. – I musimy już od lipca tego roku stosować jednolity plik kontrolny?
– Nie, absolutnie nie – doradca podatkowy nie miał najmniejszych wątpliwości. – To, że firma nie jest małym podatnikiem VAT, nie ma najmniejszego znaczenia, jeżeli chodzi o obowiązki w zakresie przekazywania danych w formacie przewidzianym dla jednolitego pliku kontrolnego. Nawet to, że podlegamy pod duży urząd skarbowy, nie przesądza o naszym statusie wyznaczanym na potrzeby jednolitego pliku. Istotny jest wyłącznie status według ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
CO NA TO PRAWO?
RADA 4
– Czyli jednak jest szansa, że chociaż spółka ma jeszcze trochę czasu – pomimo wypowiedzianych słów w głosie głównej księgowej nie było słychać jakiegoś szczególnego zadowolenia. – Według tych regulacji jesteśmy średniakami.
● ETAP III
Ustal obowiązki firmy w zakresie JPK
– Pani Iwono, czyli ustaliliśmy, że spółka jest średnim przedsiębiorcą, a fundacja w ogóle nie ma statusu przedsiębiorcy – krótko podsumował dotychczasowe rozważania doradca podatkowy. – Musimy więc rozstrzygnąć, jakie obowiązki powstaną w pierwszej, a jakie w drugiej kolejności.
– Tak, fundacji dotyczy wszystko od lipca tego roku, a spółki częściowo od stycznia 2017 r., a częściowo od lipca 2018 r. – księgowa wykazała się posiadanymi informacjami.
– Oczywiście musimy doprecyzować jakie struktury, od kiedy i w jakim trybie przekażemy organom podatkowym, względnie kontroli skarbowej. Prześlę pani e-mailem wszystko to dokładnie rozpisane – doradca starał się nieco uspokoić klientkę. – Ważne, abyśmy wszystko sobie dokładnie przygotowali.
CO NA TO PRAWO?
RADA 5
– Najlepiej, gdyby mi pan doradził, jak to zrobić, abym w sierpniu nie musiała przekazywać do urzędu skarbowego ewidencji VAT fundacji. Mamy prosty program przewidziany dla małych podmiotów i na pewno nie ma jeszcze odpowiedniego interfejsu do JPK. Przecież te podmioty mają najwięcej czasu.
– Jest taka możliwość – tajemniczo stwierdził doradca. – Ale ona ma czasowy charakter. Przy czym zyskujemy czas do końca 2017 r., a raczej do 25 lutego 2018 r. Powróćmy do papierowej ewidencji VAT.
CO NA TO PRAWO?
RADA 6
– Dobre i to, bo do tej pory dostawca systemu musi stworzyć i odpowiednią funkcjonalność – ucieszyła się księgowa.
● ETAP IV
Zaplanuj i przetestuj wdrożenie struktur JPK
– To proszę mi podpowiedzieć, jakie działania muszę podjąć w pierwszej kolejności, by przygotować spółkę na jednolity plik kontrolny – zadowolona z tego, że jest jakieś rozwiązanie na odsunięcie w czasie obowiązków informacyjnych w fundacji, księgowa zyskała nieco optymizmu.
– W pierwszej kolejności musi się pani zwrócić do dostawcy swojego oprogramowania finansowo-księgowego z pytaniem, czy wdrożył w nim interfejs do generowana plików zgodnych ze strukturą JPK.
– No tak, a jeżeli już będę to miała? – niecierpliwiła się księgowa.
– To należałoby go przetestować.
– Tak, ale czy muszę coś w szczególny sposób ewidencjonować, księgować?
– Na stronach internetowych Ministerstwa Finansów jest informacja, że nie, ale moim zdaniem to nie jest prawda – stwierdził doradca podatkowy. – Czy wszystkie zapisy ma pani w ewidencji VAT? Czy sporządzając deklarację VAT, korzysta pani wyłącznie z ewidencji w systemie? – doprecyzował pytanie doradca.
– Nie, mam pewne tabele, z których dane uwzględniam, jak przygotowuję deklarację – odpowiedziała księgowa.
– No właśnie. A to wszystko musi się znaleźć w strukturze JPK-VAT, bo inaczej będą rozbieżności. Należy dostosować ewidencję.
CO NA TO PRAWO?
RADA 7
– A inne zapisy, do innych struktur? – zaniepokoiła się księgowa.
– Wbrew temu, co zostało zapisane w poradnikach, potrzebne będą zmiany. Ale to będzie dopiero doprecyzowywane w praktyce. Jeżeli dostanie pani żądanie przekazania konkretnych danych, będzie należało doprecyzować, o co chodzi urzędnikowi. Chyba że już w wezwaniu będzie to wyraźnie opisane.
CO NA TO PRAWO?
RADA 8
– Dobrze, na to mamy jeszcze chwilę. W pierwszej kolejności muszę się skontaktować z dostawcą systemu i zająć się fundacją. Cofnąć się do ery długopisu i zbroszurowanej ewidencji papierowej – zaśmiała się pani Iwona.
RADA 1
JPK nie tylko w ramach postępowania, ale również co miesiąc
Podatnicy muszą się przygotować na to, że jedną ze struktur JPK będą przekazywać cyklicznie, bez dodatkowych wezwań. Należy się zaopatrzyć w stosowne narzędzie informatyczne i pamiętać o takim obowiązku.
Wbrew wcześniejszym zapowiedziom, ale i przepisom prawa podatkowego, okazuje się, że podatnicy będą zobligowani przekazywać dane w formie jednolitego pliku kontrolnego nie tylko na wezwanie organu podatkowego lub kontroli skarbowej przekazane w ramach prowadzonego postępowania podatkowego, kontroli podatkowej czy czynności sprawdzających.
Jeżeli podmiot jest czynnym podatnikiem VAT, musi się liczyć z tym, że jedną ze struktur, a dokładnie JPK-VAT, już niebawem będzie systematycznie wykorzystywał. Otóż prawodawca zamieszcza w ordynacji podatkowej przepis, zgodnie z którym osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne prowadzące księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, są zobowiązane bez wezwania organu podatkowego, do przekazywania ministrowi finansów informacji o prowadzonej ewidencji VAT za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Co ważne, nie chodzi wyłącznie o informacje o prowadzonej ewidencji, a dokładnie – o dane z takich rejestrów. Wynika to wyraźnie z przepisu, w którym zostało zastrzeżone, że dane takie mają być udostępniane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej właśnie jednolitego pliku kontrolnego. Chodzi konkretnie o strukturę JPK-VAT. Trzeba przy tym zaznaczyć, że ustawodawca oczekuje miesięcznych plików dostarczanych poprzez bramkę elektroniczną Ministerstwa Finansów lub na nośniku danych nie później niż do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Właśnie: miesiąc, a nie okres rozliczeniowy. Zatem nawet podatnicy kwartalni przekażą informacje za okresy miesięczne.
RADA 2
Różne harmonogramy wprowadzenia obowiązku
Ustalając lub weryfikując harmonogram wprowadzenia jednolitego pliku kontrolnego, należy uwzględnić różnice w terminach wprowadzenia struktur JPK.
Zarówno obowiązek przezywania danych w formacie jednolitego pliku kontrolnego w ramach prowadzonych czynności, tj. na wezwanie, jak i JPK-VAT z mocy prawa, czyli ewidencji VAT, powstaje już od lipca 2016 r. Jednak w obu przypadkach prawodawca wprowadził przepisy przejściowe, na podstawie których poszczególne grupy przedsiębiorców, inni niż duzi, objęte będą obowiązkiem później niż pozostałe podmioty. Zgodnie z tym mikro, mali i średni przedsiębiorcy będą zobligowani dać zadość żądaniu organu, który prowadził będzie postępowanie podatkowe, kontrolę lub czynności sprawdzające, dopiero od lipca 2018 r. Wcześniej tacy przedsiębiorcy będą mogli stosować struktury JPK, ale wyłącznie z własnej woli. Organ nie będzie mógł ich skutecznie do tego zmusić.
Zdecydowanie wcześniej tacy przedsiębiorcy przekażą swoje ewidencje VAT w ramach struktury JPK-VAT. Gdy prowadzą księgi za pomocą programów informatycznych, będą musieli, już bez dodatkowego wezwania, po raz pierwszy podzielić się z organem informacjami o swoich ewidencjach podatkowych prowadzonych na potrzeby VAT za styczeń 2017 r. – w przypadku małych i średnich przedsiębiorców. Mikroprzedsiębiorcy udostępnią swoje ewidencje pierwszy raz do 25 lutego 2018 r., za styczeń tego roku.
Do tego czasu podmioty takie muszą wdrożyć strukturę JPK-VAT. Bez znaczenia jest to, że na pozostałe struktury mają czas do lipca 2018 r.
Oczywiście wszyscy pozostali czynni podatnicy VAT, którzy prowadząc księgi podatkowe wykorzystują komputery i oprogramowanie, dostarczą do urzędu skarbowego dane już za lipiec 2016 r. i zrobią to w terminie do 25 sierpnia tego roku.
RADA 3
Podatnicy, którzy nie są przedsiębiorcami, muszą stosować JPK już od lipca 2016 r.
Przy ogólnym założeniu, że podatnicy muszą wdrożyć jednolity plik kontrolny już do lipca 2016 r. i stosować go od tej daty, prawodawca, w obu przypadkach obowiązków w tym zakresie, tj. zarówno przy przekazaniu danych na wezwanie, jak i udostępnieniu informacji o ewidencji VAT z mocy prawa w formie comiesięcznego pliku, odroczył powinność w tym zakresie dla konkretnych grup podatników. W każdym przypadku są to przedsiębiorcy. To oznacza, że podatnicy nieposiadający statusu przedsiębiorcy są objęci wszelkimi obowiązkami w zakresie jednolitego pliku kontrolnego już od lipca 2016 r.
RADA 4
Ustalając harmonogram, trzeba wziąć pod uwagę definicje rodzaju przedsiębiorcy z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej
To, za jaki okres podatnik składa deklaracje VAT, jaki jest jego status jako podatnika VAT czy wreszcie w jurysdykcji jakiego urzędu skarbowego się znajduje (dużego czy zwykłego), nie ma żadnego znaczenia dla wyznaczania harmonogramu wprowadzania obowiązków w zakresie jednolitego pliku kontrolnego. W tym przypadku decydujące znaczenie ma tylko to, czy dany podmiot jest przedsiębiorcą oraz jaka jest jego klasyfikacja według ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Odesłanie do tych regulacji zostało wprost zamieszczone w ustawach zmieniających ordynację podatkową.
W tym miejscu należy przypomnieć, że przepisy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nie zawierają definicji dużego przedsiębiorcy. To oznacza, że za dużego uznamy tego przedsiębiorcę, który nie jest średnim, małym ani mikroprzedsiębiorcą.
Stąd właśnie trzeba wskazać, że za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników, oraz
2) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.
Podkreślić trzeba, że dla klasyfikacji jako średniego przedsiębiorcy niezbędne jest łączne spełnianie pierwszego warunku oraz już tylko jednego z wymogów wpisanego w drugim punkcie. Przedsiębiorca, który spełnia takie wymogi, ma nieco więcej czasu na wdrożenie struktur jednolitego pliku kontrolnego niż duzi przedsiębiorcy i podmioty niebędące przedsiębiorcami.
Dla porządku należy wskazać, że za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników, oraz
2) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.
Z kolei dla mikroprzedsiębiorców jest to próg 10 pracowników i progi kwotowe w wysokości równowartości 2 milionów euro.
RADA 5
Narzędzia informatyczne generujące pliki w formacie i kształcie przewidzianym w strukturach JPK muszą być przygotowane na czas
W Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów 9 marca 2016 r. zostały opublikowane struktury jednolitego pliku kontrolnego. Zaznaczyć należy, że podatnicy objęci obowiązkami w zakresie przekazywania danych w formie jednolitego pliku kontrolnego muszą dostosować swoje systemy informatyczne tak, aby generowały one jednolity plik kontrolny. Struktury JPK opublikowane w biuletynie dotyczą zarówno danych przekazywanych na wezwanie organu, jak i automatycznie, co miesiąc, z mocy prawa. Jeżeli chodzi o ten ostatni, to na razie jest to struktura JPK-VAT, ale rządzący nie kryją tego, że kolejną przekazywaną cyklicznie będzie struktura dotycząca faktur.
To oznacza, że nawet jeżeli podatnik nie jest objęty obowiązkami w zakresie jednolitego pliku kontrolnego już od lipca 2016 r., nie powinien zbytnio odsuwać w czasie przygotowania się do wdrożenia struktur JPK, w szczególności JPK-VAT, a następnie JPK-FA.
RADA 6
Rezygnacja z prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej to tylko tymczasowe rozwiązanie
Jeżeli czynny podatnik VAT nie jest przedsiębiorcą, a prowadzi działalność w niewielkim zakresie i jego system informatyczny nie jest przygotowany do generowania jednolitego pliku kontrolnego, to należy poważnie wziąć pod uwagę prowadzenie przez jakiś czas (półtora roku) ewidencji w formie papierowej.
Obowiązek comiesięcznego przekazywania ewidencji VAT w postaci jednolitego pliku kontrolnego dotyczyć będzie tych podatników, którzy są czynnymi i prowadzą księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Jeżeli weźmiemy pod uwagę, że odroczenie obowiązków w tym zakresie dotyczy wyłącznie przedsiębiorców, to problemem okazuje się to, że niektóre spośród podmiotów niebędące przedsiębiorcami, a posiadające status czynnych podatników VAT, muszą się dzielić z fiskusem informacjami o swoim VAT już od pierwszego miesiąca drugiego półrocza tego roku. Tak jest w przypadku fundacji, stowarzyszeń, ale również np. niescalonych jeszcze jednostek gminnych (które mają swój status jeszcze tylko maksymalnie do końca tego roku). O ile można liczyć na to, że organy niezbyt szybko zażądają przekazania informacji w formie jednolitego pliku kontrolnego, o tyle JPK-VAT trzeba przekazać już za lipiec tego roku. Co zatem zrobić, aby odroczyć taki obowiązek?
Jest takie rozwiązanie, nawet jeżeli dość kuriozalne, to przejściowo skuteczne. Otóż jeżeli podatnik VAT nie prowadzi ksiąg podatkowych za pomocą programów komputerowych, to nie ma obowiązku przekazywania danych w strukturach JPK. Zatem metodą byłoby cofnięcie się o kilka dekad i zaprowadzenie ksiąg w formie papierowej. Należy jednak pamiętać o tym, że od stycznia 2018 r. każdy czynny podatnik VAT będzie musiał prowadzić swoją ewidencję VAT w formie elektronicznej, przy użyciu programów komputerowych.
Jeżeli chodzi o obowiązki w zakresie comiesięcznego przekazywania danych, jest jeszcze jedna metoda: rezygnacja ze statusu czynnego podatnika VAT.
RADA 7
Przed przekazaniem JPK-VAT należy zadbać, aby poszczególne pola takiej struktury były zgodne z polami deklaracji VAT
Przygotowując i testując strukturę JPK-VAT, należy zadbać o to, aby znajdujące się w niej dane były spójne z tymi, które będą zaprezentowane w deklaracji VAT. Oczywiście w przypadku podatników składających deklaracje za okresy kwartalne (przynajmniej dopóty, dopóki nie zostanie zlikwidowana taka możliwość) dane z raportów będą zapewne porównywane do sum pozycji za poszczególne miesiące kwartału.
Zaznaczyć trzeba, że w wyjaśnieniach zamieszczonych na stronach internetowych Ministerstwa Finansów zostało wprost wskazane, iż dane takie będą musiały być zbieżne, a ewentualne rozbieżności będą wymagały wyjaśnienia w odrębnym wierszu. W poradnikach było podkreślane, że wszelkie rozbieżności będą wyjaśniane, a przed przekazaniem plik będzie testowany. Niestety taka praktyka sprawdzi się jedynie przy przekazaniu jednolitego pliku kontrolnego na wezwanie. W przypadku przekazania struktury JPK-VAT z mocy prawa podatnik musi zadbać o to, aby dane były nie tylko zgodne z wymogami struktury JPK, ale również by pozostawały spójne z deklaracją VAT.
Należy się liczyć z tym, że po przekazaniu struktury JPK-VAT organy będą porównywały dane z deklaracją analogicznie jak w przypadku deklaracji VAT i VAT-UE. To oznacza, że w przypadku rozbieżności konieczne będzie modyfikowanie przekazanych danych. Obecnie otwarty pozostaje problem, co w sytuacji, gdy część danych pochodzi z programu komputerowego dedykowanego prowadzeniu ewidencji, a część z tabel czy zestawień zewnętrznych niedających możliwości generowania jednolitego pliku kontrolnego. Pozostaje mieć nadzieję, że w takiej sytuacji wystarczy wyjaśnienie różnic i udokumentowanie ich poza jednolitym plikiem kontrolnym. Docelowo należy jednak tak prowadzić ewidencję VAT, aby wszystkie dane były w systemie i zawierały się w generowanym z niego jednolitym pliku kontrolnym.
RADA 8
Szczegółowy zakres informacji JPK nie wynika wprost z przepisów
Przed przekazaniem danych na wezwanie należy doprecyzować z organem, jakie dane i za jaki okres mają być udostępnione.
Wprowadzając obowiązki w zakresie jednolitego pliku kontrolnego, prawodawca zdecydował się moim zdaniem na niebezpieczny eksperyment prawotwórczy. Otóż obowiązek przekazywania danych wynika z ordynacji, sposób komunikacji będzie zapisany w rozporządzeniu ministra finansów, ale już schemat poszczególnych struktur, a zatem istota informacji na temat tego, co ma się znaleźć w jednolitym pliku kontrolnym, to tylko publikacja w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Mało tego, uszczegółowienie danych znajduje się w poradniku zamieszczonym na stronach internetowych resortu. W informacjach tych zostało wyraźnie zapisane, że schemat danych będzie ewaluował, a zatem należy się spodziewać w przyszłości jego zmian. Nie chodzi przy tym o nowe struktury (a mają być przynajmniej dwie: paragony i akcyza), ale o zawartość tych już istniejących. Zatem wdrażając jednolity plik kontrolny trzeba zapewnić sobie w umowie z dostawcą oprogramowania możliwość modyfikowania struktury.
Oprócz tego należy wskazać, że w poradnikach Ministerstwa Finansów zostało przynajmniej kilka razy podkreślone, że przed przekazaniem konkretnego jednolitego pliku kontrolnego należało będzie doprecyzować zakres danych, okres, którego on dotyczy. Zatem w każdym przypadku przekazania pliku będziemy musieli ustalić to z organem (oczywiście nie dotyczy to struktury JPK-VAT za okresy miesięczne, przekazywanych z mocy prawa). Należy więc pamiętać i o tym, aby interfejs do generowania jednolitego pliku kontrolnego dawał możliwości jego kształtowania co do zakresu według oczekiwań organu.
PODSUMOWANIE
Wprowadzenie przez polskiego prawodawcę jednolitego pliku kontrolnego to dość radykalne posunięcie. Jako piąte państwo w Europie, które zdecydowało się na takie rozwiązanie, jesteśmy w awangardzie. Pozostaje jednak mieć nadzieję na to, że podatnicy nie zostaną zbyt dotkliwie doświadczeni przez „choroby wieku dziecięcego” tych rozwiązań.
Niedobrze się stało, że tak ważne zmiany są wprowadzane w zbyt krótkim czasie, a po części bez konsultacji z podatnikami i zainteresowanymi fachowymi środowiskami. Niepokój musi budzić również to, że część obowiązków spoczywających na podatnikach będzie wynikać nie z aktów prawnych, lecz z materiałów opublikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej czy wręcz z poradnika zawierającego jedynie pytania i odpowiedzi.
Podstawa prawna
Art. 193a, art. 82 ust. 1b ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613 ze zm.).
Art. 29 ustawy z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1649 ze zm.).
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. nr 710).
Art. 105, art. 106 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 584 ze zm.).
Ustawa z 13 maja 2016 r. o zmianie ustawy – Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 846).