Problemy ze składaniem UPL-1 mają być rozwiązane

Zdarza się, że gdy pełnomocnik złoży UPL-1 za pośrednictwem swojego konta w e-Urzędzie Skarbowym, urzędnicy wzywają go do przedłożenia papierowego oryginału lub przesłania go elektronicznie.

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie DGP potwierdziło, że nie powinno dochodzić do takich sytuacji. Zapewniło, że monitoruje sprawę i podejmie kroki, aby wyeliminować tego rodzaju przypadki (patrz: ramka).

E-Urząd Skarbowy

Przypomnijmy, że e-Urząd Skarbowy działa już od kilku lat, a MF sukcesywnie wprowadza w nim kolejne usługi. Obecnie ich adresatami są: podatnicy, płatnicy, komornicy sądowi, notariusze, a także pełnomocnicy. Za pośrednictwem konta w e-US (na stronie podatki.gov.pl) przez internet mogą oni przesyłać np. pisma, różne wnioski, a także UPL-1, czyli pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych. Obecnie jest też możliwa dwustronna komunikacja. To oznacza, że nie tylko użytkownik konta w e-US może wysłać pismo do urzędu skarbowego za jego pośrednictwem, lecz także urząd może odpowiedzieć w ten sposób, czyli elektronicznie. Wystarczy się zgodzić na e-komunikację, logując się na swoje konto w e-US i aktywując usługę. Jeżeli podatnik wybierze ten sposób komunikacji, nie dostanie już pism tradycyjną pocztą.

Możliwość kontaktowania się z fiskusem w taki sposób, za pośrednictwem e-US, sprawia, że coraz więcej osób korzysta z tej formy komunikacji. Z danych resortu wynika, że unikalnych użytkowników tego serwisu w maju 2024 r. było ok. 15,3 mln, w tym 1,9 mln zgodziło się na e-komunikację. Co więcej, kontakt przez e-US jest bezpieczny, bo do platformy można się zalogować przez login.gov.pl (tj. profil zaufany, aplikację mObywatel, bankowość elektroniczną lub e-dowód).

Dzięki takiemu uwierzytelnieniu nie trzeba już w żaden sposób podpisywać wysyłanych dokumentów, w tym UPL-1.

W praktyce niełatwo

Problem w tym, że gdy taki dokument (UPL-1) wysłany przez pełnomocnika bez podpisu trafia na biurko urzędnika, to zdarza się, że ten nie wie, co z nim zrobić. Radca prawny Łukasz Drożdżowski tłumaczy, że wynika to z tego, iż druk pełnomocnictwa UPL-1 w e-US jest odzwierciedleniem druku papierowego. Nie został dostosowany do przesyłania przez e-US.

– Zawiera informację o podpisie osoby lub osób występujących w imieniu podatnika (np. członka zarządu) oraz pełnomocnika. Nie ma jednak możliwości podpisania tego pełnomocnictwa również elektronicznie przez podatnika, który go udziela, ani poświadczenia tego pełnomocnictwa – tłumaczy ekspert. W efekcie urzędnik dostaje dokument bez żadnych podpisów. Na druku nie ma też informacji, że został on wysłany przez e-US.

Dlatego zdarza się, że pełnomocnicy, którzy składają w imieniu swoich klientów UPL-1, są wzywani do przedłożenia papierowego oryginału lub przesłania go przez e-PUAP.

– W tym drugim przypadku dokument musi być potwierdzony e-podpisem przez osoby uprawnione do reprezentacji podatnika, aby urzędnik uzyskał pewność, że uwierzytelnienie UPL-1 przez e-US jest prawdziwe – wyjaśnia Łukasz Drożdżowski

Dodaje, że czasami pracownicy US dzwonią też, aby się upewnić, że osoba składająca UPL-1 w imieniu klienta jest zawodowym pełnomocnikiem. Jak podkreśla ekspert, problem polega na tym, że struktura UPL-1 w ramach e-US nie pozwala na dodanie informacji np. o numerze wpisu na listę radców prawnych. Prawnik przyznaje, że z dokumentem papierowym jest łatwiej, bo mając świadomość, że takie informacje są potrzebne, pełnomocnicy zazwyczaj je dodają. Natomiast gdy ktoś przesyła pełnomocnictwo przez e-US, dodanie takiej informacji jest niemożliwe.

Problem zniknie

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie DGP podkreśliło, że pełnomocnictwo UPL-1 składane za pośrednictwem e-US nie wymaga podpisu przez uwierzytelnionego użytkownika konta osoby fizycznej i użytkownika konta organizacji w e-US. Wynika to z rozporządzenia w sprawie rodzajów pism niewymagających opatrzenia podpisem lub pieczęcią przez użytkownika e-Urzędu Skarbowego (Dz.U. z 2022 r. poz. 1453 ze zm.).

Dlatego pełnomocnictwa składane przez e-US, jak podkreśla MF, powinny być weryfikowane przez pracowników urzędów skarbowych bez udziału klientów. Resort zapowiedział też, że rozwiąże problem.

Według Łukasza Drożdżowskiego wystarczyłoby zmienić strukturę UPL-1 generowaną przez e-US. Powinna ona być inna od tej, która występuje w formie papierowej.

– Z druku powinno jednoznacznie wynikać, że został on wygenerowany przy udziale e-US, a dodatkowo, że stanowi uwierzytelnienie dokonane przez zawodowego pełnomocnika, którego uprawnienie do wykonywania zawodu jest potwierdzone przez podanie numeru wpisu na właściwą listę – twierdzi ekspert. ©℗