Jak zaksięgować wypłatę świadczenia urlopowego?

Ze względu na dłuższy weekend związany z Bożym Ciałem niektórzy pracownicy biorą dwutygodniowy urlop. Pozostali za chwilę będą korzystać z jeszcze dłuższych urlopów. Nasza firma zatrudnia poniżej 50 pracowników i nie tworzy ZFŚS. Dyrektor chce, aby pracownicy składali oświadczenie o osiąganych dochodach. Czy mamy wymagać takich oświadczeń przed wypłatą świadczenia urlopowego? Jak je zaksięgować?

W opisanej sytuacji pracownicy nie muszą składać oświadczeń o osiąganych dochodach. Dyrektor prawdopodobnie pomylił świadczenie urlopowe z dopłatą do wypoczynku.

Świadczenie urlopowe nie pochodzi ze środków zakładowego funduszu socjalnego (dalej: ZFŚS), lecz ze środków obrotowych. Aby je otrzymać, pracownik nie składa żadnego zaświadczenia o osiąganych dochodach ani wniosku o jego przyznanie. Nie musi też spełniać kryterium socjalnego, świadczenie urlopowe wypłaca się bowiem niezależnie od sytuacji materialnej i rodzinnej. Zatrudniony musi jednak spełniać dwa warunki: mieć status pracownika i korzystać z odpowiednio długiego urlopu wypoczynkowego. W przeciwieństwie do świadczenia urlopowego – dofinansowanie do wypoczynku pracowniczego ma charakter zasadniczo uznaniowy. Zależy od sytuacji materialnej pracownika. Pochodzi ze środków ZFŚS. I to właśnie przy dofinansowaniu do wypoczynku potrzebne jest złożenie wniosku o jego wypłatę i może być wymagane udokumentowanie wysokości dochodu przypadającego na członka rodziny. W analizowanej sytuacji nie jest tworzony ZFŚS i wypłata nie pochodzi z jego środków, dlatego mamy do czynienia ze świadczeniem urlopowym.

Wymiar urlopu

Wcześniej wspomniano o odpowiednio długim urlopie. Co to oznacza? Wypłata świadczenia urlopowego jest możliwa, jeśli pracownik w danym roku kalendarzowym skorzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata musi natomiast nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu. Jeśli pracownik w danym miesiącu będzie wypoczywał co najmniej dwa tygodnie, lecz nie będzie to 14 dni przypadające jeden po drugim, pracodawca nie ma obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego. Co ważne, w okres tego 14-dniowego wypoczynku należy wliczyć wszystkie dni przypadające w jego trakcie. A więc wliczamy również dni niepracujące, takie jak niedziele, święta, dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a także wolne dni równoważne w przypadku pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym. Wliczamy też weekendy poprzedzające i kończące okres urlopu wypoczynkowego, przypadające w jego trakcie, jak również inne wolne dla pracownika dni przypadające w ciągu tygodnia kalendarzowego.

Wysokość

Pracodawca ustala wysokość świadczenia urlopowego, z tym że nie może być ono wyższe niż wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS w danym roku. Przypomnijmy, że podstawa wymiaru odpisu na ZFŚS na 2024 r. jest inna niż w poprzednim roku. Obecnie podstawę naliczania odpisu na ZFŚS stanowi kwota 6445,71 zł. Od niej naliczane jest też świadczenie urlopowe wypłacane przez uprawnionych pracodawców. Dla pracownika zatrudnionego na cały etat w normalnych warunkach pracy jest to kwota 2417,14 zł. Z kolei dla pracownika pracującego na pełen etat i wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych wynosi 3222,86 zł. Dla pracownika młodocianego świadczenie urlopowe wynosi:

– w I roku nauki 322,29 zł,

– w II roku nauki 386,74 zł,

– w III roku nauki 451,20 zł.

Wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Wyjątkiem jest świadczenie urlopowe dla pracowników młodocianych, którym przysługuje ono zawsze w całości (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).

Na kontach

W ewidencji świadczeń urlopowych bardzo istotną kwestią będzie ich opodatkowanie i oskładkowanie. W przypadku wypłaty tych świadczeń odprowadzany jest podatek dochodowy od osób fizycznych. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT świadczenie urlopowe stanowi przychód dla pracownika. Zgodnie z art. 31 ustawy o PIT pracodawca musi obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Świadczenie urlopowe do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w ustawie o ZFŚS nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Nie trzeba w tym przypadku odprowadzać też składki zdrowotnej. Oznacza to, że w takiej sytuacji płatnik pobiera jedynie zaliczkę na podatek dochodowy.

W księgach świadczenie urlopowe będzie stanowiło koszt operacyjny na koncie „Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia”. W przypadku gdy ewidencja kosztów przebiega na kontach zespołu 4 i 5, konieczne będzie również przeksięgowanie świadczenia na konto „Koszty ogólnego zarządu”. Ewidencja zdarzeń gospodarczych związanych z wypłatą świadczenia urlopowego może przebiegać następująco:

1. Świadczenie urlopowe naliczone dla pracowników:

• strona Wn konta „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
• strona Ma konta „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”.

Przy czym, jeśli ewidencja kosztów przebiega na kontach 4 i 5 równolegle, należy wprowadzić zapis: strona Wn konta 550 – „Koszty ogólnego zarządu”, strona Ma konta 490 – „Rozliczenie kosztów”.

2. Naliczony podatek od świadczeń urlopowych:

• strona Wn konta „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• strona Ma konta „Rozrachunki publicznoprawne (analityka z tytułu PIT)”.

3. Wypłata świadczeń urlopowych:

• strona Wn konta „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,
• strona Ma konta „Rachunek bankowy”.

Niewypłacanie

Na koniec warto jeszcze przypomnieć, że wypłata świadczenia urlopowego (poza wyjątkiem przewidzianym w Karcie nauczyciela) jest nieobowiązkowa. Pracodawca, który nie chce go wypłacać, musi jednak dokonać formalności określonych w ustawie o ZFŚS. Jak wskazuje art. 3 ust. 3, pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć ZFŚS do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe (o którym mowa w art. 3 ust. 4–6 tej ustawy).

Pracodawca nieobjęty układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązany do wydania regulaminu wynagradzania (zatrudniający poniżej 50 pracowników) informację o niewypłacaniu świadczenia urlopowego przekazuje pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w terminie do 31 stycznia, w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń). Jeśli nie dopełnili Państwo tego obowiązku, to muszą Państwo wypłacać świadczenia urlopowe swoim pracownikom. Jeśli pracodawca nie ogłosi decyzji o rezygnacji ze świadczeń socjalnych i nie wypłaci świadczeń urlopowych, może zostać ukarany karą grzywny. Dodatkowo powinien liczyć się z roszczeniami pracowników o wypłatę tych świadczeń. Przy czym warto zauważyć, że u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy. Jeżeli u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. Wtedy art. 4 ust. 3 ww. ustawy stosuje się odpowiednio. ©℗