Zasada jest prosta, im wcześniej wykryjemy nieprawidłowość, tym łatwiej ją poprawić. Podpowiadamy, na co szczególnie należy uważać przy składaniu sprawozdania finansowego do KRS.

Sprawozdania finansowe, począwszy od 2018 r., przygotowuje się w wersji elektronicznej i opatruje podpisem elektronicznym. I choć ta forma sprawozdania umożliwia łatwe i szybkie jego przekazywanie pomiędzy osobami, które powinny uczestniczyć w procesie sprawozdawczym, to się okazuje, że wciąż sprawia problemy. Aby uniknąć niespodzianek w momencie składania sprawozdania finansowego do KRS, należy więc wcześniej sprawdzić, czy od strony informatycznej nie ma jakichś nieprawidłowości. Wtedy jest jeszcze czas, aby poprawić taki błąd techniczny.

Nie ten załącznik

Jednostki sporządzają sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem 1, 4 lub 5 do ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619; dalej: u.r.). Wybór załącznika zależy od decyzji podjętej przez organ zatwierdzający i zależy m.in. od wielkości jednostki oraz rodzaju działalności, jaki prowadzi. Wydaje się to oczywiste, ale zdarzają się sytuacje, gdy zostaje źle dobrany załącznik na etapie przygotowywania schemy XML. Tak więc po wygenerowaniu sprawozdania w wersji XML należy zawsze sprawdzić, czy wersja jest przygotowana według tego załącznika, który wynika z uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego. Jeśli okaże się, że wersja elektroniczna nie odpowiada temu, co zostało ustalone przez właścicieli jednostki, sprawozdanie należy zmienić i przygotować według właściwej formy. Do takich nieprawidłowości najczęściej dochodzi przez nieuwagę na etapie samego przygotowywania formatu elektronicznego.

Przykład 1

Pomyłka

Księgowa w spółce A przygotowała dane do sprawozdania według załącznika nr 1 do u.r. Zastosowała tam wymaganą szczegółowość dla bilansu oraz rachunku zysków i strat. Na etapie tworzenia schemy zaznaczyła w oprogramowaniu do generowania wersji elektronicznej sprawozdania, że powinno być ono przygotowane według załącznika nr 5 do u.r. Oprogramowanie dokonało agregacji danych i sprawozdanie zostało przygotowane według załącznika nr 5. Księgowa powinna wygenerować nową schemę, tym razem według właściwego załącznika, tj. nr 1, bo tylko takie sprawozdanie będzie uznane za prawidłowe.

Szczególną uwagę należy zwrócić na wybór właściwego formatu elektronicznego, jeśli uchwała/postanowienie organu zatwierdzającego zakłada, iż poszczególne elementy sprawozdania będą przygotowywane według różnych załączników. Jest to wprawdzie sytuacja rzadka, ale występująca w praktyce. Na przykład:

  • właściciele często decydują się na bardziej szczegółową zawartość rachunku zysków i strat, podczas gdy bilans jest przygotowany według załącznika nr 5,
  • jednostka sporządza bilans oraz rachunek zysków i strat, a także informację dodatkową według załącznika nr 5 X, ale nie zrezygnowała z rachunku przepływów pieniężnych i zestawienia zmian w kapitale własnym. Wtedy te dwa elementy muszą być przygotowywane według załącznika nr 1, bowiem załącznik nr 5 nie przewiduje tych informacji.

Przykład 2

Biegły

Spółka ABC poddaje swoje sprawozdanie finansowe badaniu przez biegłego rewidenta. W przeszłości, wtedy gdy jednostka była niewielka, wspólnicy podjęli decyzję o sporządzaniu sprawozdania finansowego przy zastosowaniu art. 46 ust. 5 pkt 5, art. 47 ust. 4 pkt 5, art. 48 ust. 4, ustawy o rachunkowości. W uchwale nie było odwołania do art. 48a ust. 4, art. 48b ust. 5 lub art. 49 ust. 5 u.r. Obecnie, gdy jednostka na podstawie art. 64 ust pkt 4 u.r. została zobowiązania do poddawania swojego sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta, dokument ten powinien obejmować także rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym. Należy więc zweryfikować, czy te elementy zostały przygotowane i czy są zawarte w wersji elektronicznej sprawozdania.

Uwaga na informację dodatkową

Informacja dodatkowa jest integralną częścią sprawozdania finansowego i składa się z dwóch części. Pierwsza z nich jest wypełniana na etapie przygotowywania schemy. Nie ma więc możliwości, aby wersja elektroniczna jej nie zawierała. Oczywiście treść poszczególnych danych zależy od jednostki i ważne jest, aby były też one zgodne ze stanem faktycznym. Struktura logiczna wymaga, aby określone pola nie zostały puste. Inaczej jest w odniesieniu do drugiej części, czyli „Dodatkowych informacji i objaśnień”. One są przygotowane jako odrębny plik i dołączane na etapie generowania schemy. Przepisy ustawy o rachunkowości nie narzucają formatu tego pliku, ważne jest, aby była to wersja elektroniczna. W praktyce jest to najczęściej plik w formacie PDF, plik tekstowy lub arkusz kalkulacyjny. Niestety, nie wszyscy pamiętają o tym, by go dołączyć do sprawozdania na etapie generowania schemy. Tymczasem jeśli nie zostanie załączony, to oprogramowanie do tworzenia sprawozdania finansowego nie powinno pozwolić przejść do kolejnego kroku. Niestety zdarza się i tak, że do sprawozdania są załączane niewłaściwe pliki, np. informacje dodatkowe przygotowane dla innego podmiotu, wersje robocze, inne dokumenty etc. Tak więc po wygenerowaniu schemy zawsze należy ją odtworzyć i przejrzeć nie tylko prawidłowość danych, które są wprost w schemacie XML, lecz także sprawdzić zgodność tych danych z informacjami dodatkowymi, które są w odrębnym – dołączony – pliku. Chodzi tu też o sprawdzenie zgodności merytorycznej, tj. czy kwoty z dodatkowej (dołączonej) informacji zgadzają się z innymi częściami sprawozdania.

Jeśli okaże się, że do schematu XML został dołączony niewłaściwy plik, nie ma innej możliwości, jak sporządzić schemę na nowo. Jeśli tego typu błąd zostanie wykryty po podpisaniu sprawozdania, to całą procedurę przygotowania wersji elektronicznej sprawozdania trzeba przejść na nowo. Ważna rolę w tym procesie odgrywają też biegli rewidenci, którzy także muszą sprawdzić pod tym kątem ostatnią wersję sprawozdania. Należy zauważyć, że jeśli tego typu błąd zostanie wykryty po zatwierdzeniu sprawozdania albo już po jego złożeniu do KRS, to nie ma możliwości jego poprawienia. Dopiero przy kolejnym sprawozdaniu finansowym – za rok – będzie możliwość powiązania prawidłowych informacji w informacji dodatkowej. Należy wtedy wskazać, iż w sprawozdaniu zeszłorocznym zostały zamieszczone niewłaściwe informacje i wszystkie prawidłowe dane są teraz – w kolejnym roku – zawarte w informacji dodatkowej.

Podpisy – nadal trzeba pilnować

Elementem procesu sprawozdawczego, na który też trzeba zwrócić uwagę, jest podpisywanie sprawozdania. Obecnie można to zrobić na dwa sposoby.

► Sposób pierwszy: wszystkie osoby podpisujące sprawozdanie, a więc zarówno osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, jak i wszyscy członkowie organu, który jest kierownikiem jednostki, opatrują sprawozdanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Tu kolejność podpisywania nie jest ważna. Istotne jest, aby wszystkie podpisy były umieszczone, zaczytane informatycznie i widoczne. Niestety przy niektórych formatach, szczególnie jeśli jest to podpis zagraniczny, zdarza się, że podpis ten nie jest widoczny we wszystkich tzw. czytnikach sprawozdań elektronicznych. Należy to zweryfikować. Najważniejsze jest, aby sprawdzić, czy tak podpisane sprawozdanie przejdzie weryfikację w KRS. Należy w tym celu dokonać próbnego złożenia podpisanego sprawozdania, tj. załączyć dokumenty podpisane i dokonać weryfikacji sprawozdania, a następnie nie zatwierdzać tego złożenia (zatwierdzenie złożenia sprawozdania w KRS nastąpi dopiero po zatwierdzeniu tego sprawozdania przez organ zatwierdzający). Jeśli weryfikacja przebiegnie prawidłowo, to oznacza, że nie będzie problemu z finalnym złożeniem sprawozdania. Jeśli natomiast okaże się, że weryfikacja jest nieprawidłowa, to należy sprawdzić, co się stało i sporządzić nową wersję sprawozdania. Musi być ona ponownie podpisana przez wszystkich członków, bo zasadniczo usuwanie podpisów elektronicznych nie jest możliwe.

► Drugi sposób: podpisanie sprawozdania finansowego poprzez składanie oświadczeń. Zgodnie z art. 52 ust. 2b u.r., jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Zarówno oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, jak i odmowy złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.

Przy drugim sposobie podpisania sprawozdania najczęstszą nieprawidłowością jest niewłaściwa kolejność składania podpisów. Tymczasem wystarczy sięgnąć do u.r., która wyraźnie stanowi, że jako pierwsza sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Potem w treści oświadczeń wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Ostatnia osoba – dowolny członek organu będącego kierownikiem jednostki – swoim podpisem weryfikuje, czy wszystkie oświadczenia są złożone. Co ważne, jeśli oświadczenia zostały sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, to jedna z osób wchodzących w skład organu będącego kierownikiem jednostki, podpisując sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. Jej podpis też potwierdza, że kopie elektroniczne zostaną dołączone do sprawozdania i udostępnione wszędzie tam, gdzie sprawozdanie będzie przedkładane. W takiej sytuacji przy składaniu sprawozdania do KRS lub do szefa KAS (w przypadku podmiotów niebędących przedsiębiorcami) trzeba przypilnować, aby oświadczenia elektroniczne zostały dołączone do sprawozdania. Zdarza się bowiem, szczególnie wtedy gdy jest kilka odrębnych oświadczeń zapisanych jako odrębne pliki, że do sprawozdania załączane są tylko niektóre z nich. Jest to istotna nieprawidłowość. Jeśli jednostka po zatwierdzeniu złożenia do KRS zorientuje się, że popełniła taki błąd, należy skontaktować się z Krajowym Rejestrem Sądowym w celu uzgodnienia informatycznej ścieżki dołączenia brakującego dokumentu. Analogicznie należy postąpić w przypadku, gdy jednostka na podstawie art. 27 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232) składa sprawozdanie do szefa KAS, z tym że w takim przypadku należy skontaktować się z naczelnikiem US. ©℗