Zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie niesie za sobą skutki zarówno dla jednostki, jak i dla osób bezpośrednio z nią związanych. Odpowiedzialność materialna dotyczy obowiązku ponoszenia konsekwencji, w tym finansowych, za szkody wyrządzone w mieniu powierzonemu pracownikowi. W praktyce po zmianie osoby materialnie odpowiedzialnej należy zrealizować wiele formalnych czynności – przede wszystkim trzeba pamiętać o sporządzeniu nowej umowy o powierzeniu odpowiedzialności materialnej, fizycznym przekazaniu mienia, zmianie w dokumentacji oraz ewentualnych zmianach w polisach ubezpieczeniowych.
Tu warto zauważyć, że przepisy nie regulują kwestii przekazywania mienia przy zmianie osoby materialnie odpowiedzialnej. Dlatego powinna być ona ustalona w odpowiedniej procedurze wewnętrznej. Co do zasady wraz ze zmianą osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie warto sporządzić inwentaryzację zdawczo-odbiorczą. Jest ona kluczowym elementem systemu kontroli zarządczej jednostki sektora finansów publicznych, zapewniającym prawidłowość i bezpieczeństwo zarządzania mieniem.
O co pytają na szkoleniach
ODPOWIEDŹ Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza może być zarządzona, ale nie musi. Ustępująca lub nowa osoba materialnie odpowiedzialna może ją zarządzić. Zależy to od ich uznania – mogą więc one przeprowadzić inwentaryzację doraźną, ale nie muszą. Przy czym nowa osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie może przy obejmowaniu funkcji zapoznać się ze strukturą i charakterystyką majątku jednostki na podstawie wyników ostatniej inwentaryzacji obowiązkowej lub zapisów w księgach rachunkowych.
Jeśli w przepisach wewnętrznych (instrukcji inwentaryzacyjnej) jednostki jest zapis, że w przypadku zmiany na stanowisku osoby materialnie odpowiedzialnej inwentaryzacja doraźna jest obowiązkowa, to kierownik ustępujący ze stanowiska zarządza i rozlicza inwentaryzację doraźną, sporządza i podpisuje protokół przekazania majątku nowemu kierownikowi najpóźniej z datą zaprzestania pełnienia funkcji.
Protokolarne przekazanie majątku może nastąpić również na podstawie wcześniej przeprowadzonej pełnej inwentaryzacji okresowej.
ODPOWIEDŹ Dzień, na który ma zostać przeprowadzona inwentaryzacja okresowa drogą spisu z natury, został określony w art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619; dalej: u.r.). W świetle tych przepisów jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Przy czym specyfika inwentaryzacji środków trwałych w świetle punktu 10.11 komunikatu ministra rozwoju i finansów z 25 maja 2017 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” (Dz.Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105; dalej: KSR11) polega na tym, że inwentaryzację nieruchomości oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadza się drogą spisu z natury raz na cztery lata w dowolnym dniu roku. Ponadto należy mieć na uwadze, że ustalenie stanu inwentaryzowanych aktywów powinno nastąpić na 31 grudnia w zakresie inwentaryzacji okresowej. Inwentaryzacja doraźna związana ze zmianą osoby materialnie odpowiedzialnej może zostać przeprowadzona na dowolny dzień.
Jeśli zaś chodzi o terminy związane z dokumentowaniem inwentaryzacji, to w dziale pytań i odpowiedzi zamieszczonych na stronie www.gov.pl można znaleźć wyjaśnienia wskazujące, że ustawa o rachunkowości określa składniki aktywów i pasywów podlegające inwentaryzacji, terminy i metody jej przeprowadzenia. Nie reguluje ona natomiast szczegółowo sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji, zasad jej udokumentowania, w tym dat sporządzenia protokołów z inwentaryzacji i dat wydruków zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych czy też dat zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Są to bowiem zagadnienia techniczno-organizacyjne i powinny zostać ustalone przez kierownika jednostki. Stosownie do art. 4 ust. 5 u.r. ponosi on odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości obejmującej również okresowe ustalenie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
ODPOWIEDŹ Terminy, częstotliwość i sposoby (metody) inwentaryzacji zostały określone w art. 26 u.r. Nie przewiduje on jednak inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej w związku ze zmianą na stanowisku kierownika jednostki. Wskazuje jedynie m.in., że termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 u.r.) rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. Ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
W opisanej w pytaniu sytuacji inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza nie jest więc obowiązkowa, a jej przeprowadzenie zależy od wewnętrznych zapisów i decyzji kierownika jednostki. Potwierdzają to wyjaśnienia Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku z 17 sierpnia 2022 r. (nr RIO.II.025-27/22). Wskazano tam, że o tym, czy w danej jednostce organizacyjnej powinna odbyć się inwentaryzacja, nie decyduje burmistrz miasta, a kierownik danej jednostki, który zgodnie z art. 4 ust. 5 u.r. ponosi odpowiedzialność za wykonywanie określonych ustawą obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym także w zakresie inwentaryzacji. W tym samym dokumencie RIO wyjaśniła też, że brak inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej, o której mowa w piśmie, nie stanowi czynu naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
ODPOWIEDŹ Celem pełnej inwentaryzacji przeprowadzonej drogą spisu z natury jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów objętych i nieobjętych bieżącą ewidencją księgową. Ocena zgodności stanów rzeczywistych aktywów z wykazanymi w ewidencji księgowej oraz ujawnienie różnic między nimi (niedobory, szkody, nadwyżki) warunkuje prawidłowość sporządzenia sprawozdania finansowego i ustalenia wyniku finansowego. Ostatnim z celów inwentaryzacji odbywającej się cyklicznie jest wyjaśnienie przyczyn powstania różnic i ich rozliczenie, w tym: stworzenie podstaw do rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im aktywa, ocena stanu jakościowego i gospodarczej przydatności aktywów, przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce aktywami.
Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza ma charakter inwentaryzacji doraźnej, której celem jest rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych w przypadku ich zmiany. Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza polega na ustaleniu stanu składników będących przedmiotem przekazania. W praktyce inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza polega na potwierdzeniu drogą spisu z natury przekazywanych składników majątku.
Inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza może być jednak też elementem realizacji art. 68 ust. 1 i 2 pkt 4 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1270; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1872). Zgodnie z ww. przepisami w jednostce sektora finansów publicznych powinna działać kontrola zarządcza stanowiąca ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy w szczególności powinna zapewniać ochronę zasobów.
Jeżeli termin inwentaryzacji okresowej drogą spisu z natury pokrywa się z terminem zmiany kierownika jednostki, nie ma przeszkód, by wykorzystać wyniki cyklicznie prowadzonej inwentaryzacji do protokolarnego przekazania majątku obejmującej stanowisko osobie. Nie ma wówczas konieczności przeprowadzania inwentaryzacji doraźnej.
ODPOWIEDŹ Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Zaś zasady odpowiedzialności materialnej pracowników zostały określone w dziale piątym ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; dalej: k.p.). I tak odpowiedzialność materialną według zasad określonych w przepisach ww. rozdziału ponosi pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę. Zakres tej odpowiedzialności pracownika może być ograniczony do trzymiesięcznego wynagrodzenia, chyba że szkoda została wyrządzona umyślnie. W takich przypadkach pracodawca może dochodzić odszkodowania przekraczającego limit trzymiesięcznych wynagrodzeń.
Zgodnie z art. 124 par. 1 ust. 2 k.p. pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Od tej odpowiedzialności pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. ©℗