Podatnik musi nie tylko pokonać trudności techniczne związane z uwierzytelnieniem w systemie, lecz także dokonać wyboru właściwej osoby, która za system będzie odpowiedzialna. Trzeba mieć do niej zaufanie, bo jej rola jest kluczowa - pisze Kajetan Kubicz, adwokat w zespole KSEF EKSPERT w dziale podatkowym LTCA.

rozwiń ›

Każdy podatnik, który będzie zobowiązany do wystawienia e-faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, w pierwszej kolejności musi mieć odpowiednie uprawnienia.

Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi, prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze nie muszą nic zgłaszać, mają tzw. uprawnienia pierwotne, które pozwalają im się uwierzytelnić w KSeF dzięki podpisowi zaufanemu lub elektronicznemu. Jeśli jednak prowadzi się działalność w innej formie, np. w formie spółki cywilnej, osobowej, kapitałowej, to osoby uprawnione do reprezentacji takich podmiotów, np. wspólnicy czy członkowie zarządu, nie uwierzytelnią się w KSeF bez dodatkowych działań. W przypadku takich podatników (jeśli nie dysponują pieczęciami elektronicznymi) konieczne jest bowiem dokonanie zgłoszenia pierwszej osoby uprawnionej do korzystania z KSeF. I tu napotykamy problemy.

W jakiej formie składać formularz

Zgłoszenia dokonujemy na formularzu ZAW-FA, który obecnie funkcjonuje wyłącznie w formie papierowej. Składając go, musimy zatem brać pod uwagę możliwy długi okres, w jakim zgłoszenie to może być wysyłane i rejestrowane przez nasz urząd skarbowy. Trzeba się z tym liczyć szczególnie wtedy, gdy mamy siedzibę w dużym mieście i podlegamy pod urząd skarbowy z liczną grupą innych podatników. Czas rejestracji zgłoszenia bywa różny, ale w skrajnych przypadkach możemy mówić nie o dniach czy tygodniach, lecz o miesiącach oczekiwania. Pamiętajmy więc, aby zgłoszenia takiego dokonać jak najwcześniej, ponieważ jeśli nie zarejestrujemy i nie zweryfikujemy uprawnień zgłaszanej osoby przed 1 lipca 2024 r., to może się okazać, że nie będziemy w stanie korzystać z KSeF, mimo że będzie już obowiązkowy.

Problem ten dostrzegł ustawodawca, który w projekcie rozporządzenia ministra finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (nr 827 w wykazie prac legislacyjnych) przewidział możliwość składania zawiadomień w formie elektronicznej. Niestety biorąc pod uwagę wartkość działań naszego prawodawcy (a raczej ich brak), wydaje się, że oczekiwanie na wejście w życie tego rozwiązania może nam zaszkodzić. Jako przykład warto wskazać, że ww. projekt rozporządzenia ukazał się dopiero 27 listopada i do 18 grudnia trwają konsultacje publiczne. Jednocześnie dwa wcześniejsze projekty rozporządzeń: z 4 września i 24 października – mimo zakończenia okresu zgłaszania uwag w toku konsultacji publicznych – wciąż są procedowane. Czekając zatem na koniec procesu legislacyjnego, realnie skracamy sobie czas na złożenie zawiadomienia i skuteczne rozpoczęcie korzystania z KSeF przez wszystkie osoby uprawnione. Oczywiście przy założeniu, że do projektu nie będą wprowadzane żadne zmiany i proponowany zapis się utrzyma.

Ile osób można wskazać

Warto zwrócić uwagę też na to, że Ministerstwo Finansów przyjęło pewnego rodzaju uproszczenie, polegające na założeniu, że jeden podatnik zgłasza wyłącznie jedną osobę uprawnioną. Nie ma możliwości zgłoszenia większej liczby osób lub osoby awaryjnej. Poza tym zgłoszenie dotyczy wyłącznie osoby fizycznej i nie ma również możliwości zgłoszenia podmiotu jako uprawnionego. Nie jest to wygodne rozwiązanie, bo jeśli np. grupa spółek (może to być nawet kilkadziesiąt podmiotów) jest obsługiwana przez jedną spółkę, gdzie scentralizowane zostały usługi związane z finansami grupy, to okazuje się, że każda ze spółek musi osobno zgłosić konkretną osobę fizyczną albo mieć swoje pieczęci elektroniczne. Innym przykładem mogą być problemy podmiotów, w których mamy rozbudowany zarząd lub wielu wspólników. Takie podmioty też mogą wskazywać wyłącznie jedną osobę fizyczną. To z kolei może być kłopotliwe, jeśli zarząd lub wspólnicy toczą miedzy sobą spór lub mają do siebie ograniczone zaufanie.

Jakimi kryteriami się kierować

Wybór jednej osoby uprawnionej nie musi być ograniczony do osób uprawnionych do reprezentacji. Taką osobą może być każdy, np. dyrektor finansowy lub główna księgowa. Pamiętać jednak należy, że osobę taką trzeba darzyć zaufaniem, od jej działań lub zaniechań uzależniony będzie bowiem nasz (jako podatnika) sposób korzystania z KSeF.

Dopiero po zarejestrowaniu pierwszej osoby uprawnionej osoba ta może się uwierzytelnić na potrzeby KSeF i zarządzać dalszymi uprawnieniami, tj. nadawać je i odbierać, w tym tworzyć w systemie odpowiednie jednostki zależne i nadawać uprawnienia ich administratorom, jak również może generować odpowiednie tokeny na potrzeby komercyjnych programów finansowo-księgowych, które łączyłyby się z KSeF. Te działania będą już prostsze, gdyż odbywać się będą elektronicznie. W każdym przypadku trzeba jednak brać pod uwagę, że każda osoba uprawniona powinna mieć możliwość odpowiedniego uwierzytelnienia się w systemie, a więc musi dysponować podpisem zaufanym lub elektronicznym.

Oczywiście nie ma przeszkód, aby pierwsza osoba zgłoszona do korzystania z KSeF udzieliła maksymalnych uprawnień (obejmujących przeglądanie i zarządzanie uprawnieniami) innym osobom w ramach nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną. I w mojej ocenie jest to jak najbardziej wskazane, biorąc pod uwagę np. sytuacje awaryjne, gdy osoba zgłoszona w ZAW-FA nie będzie mogła działać z powodu choroby. Nadanie dalszych uprawnień nie zabezpiecza jednak firmy w stu procentach. Wciąż bowiem należy pamiętać, że w sytuacjach konfliktowych to wyłącznie osoba zgłoszona w ZAW-FA ma pełnię władzy dotyczącą KSeF i w każdej chwili może odebrać uprawnienia, zlikwidować jednostkę zależną lub unieważnić wygenerowany token. Jednocześnie, skoro ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598) pomija jakąkolwiek odpowiedzialność takiej osoby, to warto o to zadbać we własnym zakresie (np. w drodze porozumienia bądź uchwały wspólników lub zarządu). Jak więc widzimy, ustalenie komu i na jakich zasadach udzielić uprawnień, również może być kłopotliwe.

Wygodne rozwiązanie…

To jeszcze nie koniec potencjalnych problemów. Obecnie ustawodawca przewiduje tzw. pośrednie udzielenie uprawnień, co jest wygodnym rozwiązaniem dla wszystkich firm, które korzystają z zewnętrznej obsługi księgowej, np. biura rachunkowego. Precyzując, możemy udzielić dalszego uprawnienia „dla podmiotu”, np. do dostępu do KSeF, aby nasze biuro rachunkowe mogło w czasie rzeczywistym podglądać i pobierać nasze faktury zakupowe i sprzedażowe. Udzielenie takiego uprawnienia obecnie wiąże się z automatycznym scedowaniem takiego uprawnienia na wszystkie osoby fizyczne (np. księgowe) uprawnione do korzystania z KSeF przez ten podmiot. Nie trzeba się więc martwić o przydzielanie uprawnień osoba per osoba i każdorazową ich zmianę, np. na wypadek rotacji pracowników.

…które ma zniknąć

W projekcie ww. rozporządzenia prawodawca rozważa jednak usunięcie omawianego rozwiązania! Może się więc okazać, że udzielanie uprawnień osoba per osoba będzie konieczne, a uprawnienie dla podmiotu straci sens. Wracając do przykładu uprawnienia dla biura rachunkowego, oznacza to, że każda zmiana opiekującej się danym klientem księgowej będzie wpływała na liczbę i częstotliwość odbieranych oraz udzielanych uprawnień osoba per osoba. Co więcej, ustawodawca zapomina chyba przy tym o przepisach dotyczących ochrony danych osobowych. Nadanie uprawnień wymaga przecież podania danych osobowych takich jak imię, nazwisko i PESEL, a te są chronione. O ile przy tym dany klient zwyczajowo zna imię i nazwisko obsługującego go pracownika biura rachunkowego, o tyle numeru PESEL już nie. Przechodząc natomiast na grunt udzielania uprawnień dla innego podmiotu w ramach procedury samofakturowania, to pośrednie uprawnienia mają zostać urzymane. Jaki jest więc sens usuwania pośrednich uprawnień dla innych podmiotów poza procedurą samofakturowania?

Co z zagranicznymi kontrahentami i popularnym samofakturowaniem

Warto zwrócić uwagę, że obecnie powszechnie występuje procedura samofakturowania (self-billing) uzgodniona z podmiotami zagranicznymi, zwłaszcza wśród podmiotów powiązanych, albo przy kontraktach, w których wysokość wynagrodzenia uzależniona jest od odpowiednich zestawień, przygotowywanych przez jednego z kontrahentów. W tym zakresie mogą się pojawić problemy dwojakiego rodzaju.

Po pierwsze, aby podmiot zagraniczny uprawnił polską firmę do samofakturowania w jego imieniu i na jego rzecz, kontrahent zagraniczny musi dysponować polskim NIP. W przeciwnym razie nie będzie w stanie udzielić takiego uprawnienia. Po drugie, w sytuacji odwrotnej, gdy polski podmiot zleca fakturowanie podmiotowi zagranicznemu, może się okazać, że ten podmiot zagraniczny będzie musiał wystawić e-faktury w KSeF, zgodnie z obowiązkiem spoczywającym na polskiej firmie.

Co do pierwszego przypadku, Ministerstwo Finansów zapowiada zmiany umożliwiające nadanie uprawnień do samofakturowania przez podmioty zagraniczne, które nie będą musiały uzyskiwać polskiego NIP. Kiedy jednak takie rozwiązania będą wdrożone, trudno powiedzieć. Co do drugiego przypadku, kilka dni temu ukazał się projekt zmiany do projektu rozporządzenia w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, gdzie wskazano, że taki podmiot zagraniczny bez NIP nie będzie musiał wystawiać e-faktury. Na szczęście więc omawiany model współpracy nie zniknie. Z innej jednak strony liczba wyjątków i zastrzeżeń dotyczących dokumentów funckjonujących w KSeF i poza KSeF wciąż się powiększa, a przedstawiciele biur rachunkowych już się obawiają, że lada moment w liczbie zastrzeżeń i wyjątków będzie można się pogubić. Jak widzimy, rozpoczęcie korzystania z KSeF w wielu przypadkach może się okazać trudniejsze, niż nam się wydaje i może wymagać rozważenia wielu kwestii. Warto więc nie odkładać omawianych czynności na ostatnią chwilę. ©℗