Niektóre z nich trzeba będzie odpowiednio oznaczać. I w błędzie są ci, którzy sądzą, że to perspektywa dopiero 2025 r. Dokonujący zapłaty w modelu podzielonej płatności będą mieli ten dodatkowy obowiązek już wcześniej.
Rzeczywiście ogólny obowiązek podawania w poleceniach przelewów nadanego przez KSeF numeru indywidualnego faktury, a przy płatności dotyczącej więcej niż jednej faktury identyfikatora zbiorczego, wejdzie w życie dopiero od 2025 r., lecz termin ten nie dotyczy płatności w split payment. Jeżeli w drugim półroczu 2024 r. podatnik otrzyma fakturę ustrukturyzowaną i postanowi uregulować wynikające z niej (czy raczej udokumentowane nią) zobowiązanie w modelu podzielonej płatności, to przygotowując to polecenie przelewu, w jego treści wskaże już wówczas podane wyżej dane. Bez znaczenia jest to, czy zapłata taka będzie realizowana w ramach obowiązkowego split payment, czy podatnik zapłaci z wykorzystaniem rachunku VAT dobrowolnie, z własnej woli. Opisywany obowiązek, który pojawi się już w drugim półroczu 2024 r., to de facto zapowiedź tego, co nastąpi od 2025 r.
Co po okresie przejściowym
A od 1 stycznia 2025 r. do płatności dokonywanych na podstawie faktur wystawionych w KSeF (bez względu na to, czy zapłata jest dokonywana w formule split payment, czy w „zwykłym” trybie) zastosowanie znajdzie art. 108g ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1852; dalej: ustawa o VAT), a wraz z nim zasada powszechnego obowiązku zamieszczania w poleceniach przelewów informacji o numerze lub zbiorczym identyfikatorze nadanym przez KSeF.
WAŻNE Zbiorcza płatność może mieć miejsce w przypadku wystawienia na rzecz podatnika przez jednego dostawcę lub usługodawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc więcej niż jednej faktury, a zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności może dotyczyć więcej niż jednej faktury.
Trzeba jednak uspokoić, że prawodawca określił warunki brzegowe, jakie będą musiały być spełnione, aby konieczne było oznaczanie płatności numerem KSeF (odpowiednio identyfikatorem zbiorczym). Podstawowy wymóg będzie taki, że zapłata ma być dokonana na podstawie faktury lub faktur ustrukturyzowanych. Ale to akurat jest oczywiste, gdyż przy innych fakturach oznaczanie takie byłoby niemożliwe, bo przecież nie mają one numeru KSeF, a identyfikator zbiorczy nie będzie im nadawany. Jeśli jednak weźmie się pod uwagę spodziewaną (a raczej prawnie wymaganą od 2025 r.) powszechność stosowania faktur ustrukturyzowanych, jest to mizerne pocieszenie. A to nie koniec. Samo otrzymanie faktury ustrukturyzowanej nie będzie wystarczające do tego, by powstał omawiany tutaj obowiązek. Ważny będzie również status płacącego, a także sposób płatności.
Warunki dotyczące nabywcy i sprzedawcy
Należy podkreślić, że w ten sposób płatności dokonywane na podstawie faktur ustrukturyzowanych będą musieli oznaczać wyłącznie czynni podatnicy VAT. Co więcej, sam status czynnego podatnika po stronie płacącego (nabywcy), nie wystarczy – ważne będzie również to, aby sprzedawca (usługodawca) miał taki status. Przy czym chodzi konkretnie o status czynnego podatnika VAT nie tyle w momencie dokonywania sprzedaży, ile w dniu, w którym jest realizowana zapłata. To oznacza, że konieczność zastosowania numeru KSeF faktury (odpowiednio identyfikatora zbiorczego) może wystąpić również w przypadku tych zapłat, które będą dotyczyć sprzedaży dokonywanej przez podatnika co prawda niemającego statusu czynnego podatnika VAT, ale którego płacący znajdzie w rejestrze czynnych podatników VAT w dniu realizacji płatności.
Przykład 1
Zmiana statusu
W lipcu 2025 r. podatnik zwolniony dokona sprzedaży na rzecz kontrahenta będącego czynnym podatnikiem VAT. Sprzedaż zostanie udokumentowana fakturami ustrukturyzowanymi. Od sierpnia 2025 r. sprzedawca zyska status czynnego podatnika VAT. Część kwoty wynikającej z jednej z faktur ustrukturyzowanych nabywca zapłaci jeszcze w lipcu, a pozostałe zobowiązania ureguluje w sierpniu. Tym samym tylko pierwsza, lipcowa, płatność nie będzie musiała być oznaczona numerem KSeF faktury, a w pozostałych poleceniach przelewów muszą już być zamieszczone takie informacje.
Trzeba przypomnieć, że faktury ustrukturyzowane będą miały zastosowanie nie tylko przy sprzedaży dokonywanej przez i na rzecz czynnego podatnika VAT. Innymi słowy, jeżeli chociaż jeden z uczestników transakcji w dniu zapłaty nie będzie miał statusu czynnego podatnika VAT, to dokonujący płatności – również w przypadku kwot wynikających z faktur ustrukturyzowanych – nie będzie zobligowany do zamieszczania w poleceniu przelewu ani numeru KSeF, ani zbiorczego numeru identyfikującego. Czyli podatnicy zwolnieni oraz inne podmioty niebędące czynnymi podatnikami VAT, a także podmioty nabywające towary lub usługi od podatników zwolnionych nie będą zamieszczali w poleceniach przelewu ani numeru KSeF, ani identyfikatora zbiorczego.
Przykład 2
Skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego
W marcu 2025 r. podatnik dokona zakupu od czynnego podatnika VAT. Sprzedaż zostanie udokumentowana fakturą ustrukturyzowaną. W momencie zapłaty nabywca sprawdzi status wystawcy faktury i okaże się, że nie jest on już czynnym podatnikiem VAT, gdyż z początkiem tego miesiąca wybrał zwolnienie podmiotowe z VAT. W takiej sytuacji płacący nie będzie musiał zamieszczać w poleceniu przelewu numeru KSeF.
Trzeba jednak zaznaczyć, że jeżeli strony są czynnymi podatnikami w dniu zapłaty, to obowiązek stosowania przy płatności numeru KSeF czy identyfikatora zbiorczego nie będzie wyłączony w odniesieniu do zapłaty za towary i usługi zwolnione z VAT przedmiotowo czy niepodlegające opodatkowaniu, lecz dokumentowane fakturami ustrukturyzowanymi. Decyduje aspekt podmiotowy, a nie sposób opodatkowania czynności.
Uwaga! Prawodawca nie wyłączył obowiązku dodatkowego oznaczania płatności z tego względu, że jedna ze stron jest podmiot niemający w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, o ile spełniony jest warunek, że obie strony są czynnymi podatnikami VAT.
Co z faktoringiem
Z przepisów wynika, że będzie decydować status podatkowy stron na dzień zapłaty, a nie wykonania sprzedaży. Wobec tego nie do końca jasne jest to, jak należy postrzegać taki obowiązek, w przypadku gdy zapłaty dokonuje podmiot trzeci (np. faktor), a zmieni się status nabywcy. Czy w takim przypadku ów płacący powinien ustalić status nabywcy, za którego dokonuje zapłaty, dokładnie tak samo jak sprzedawcy – czyli na dzień płatności – czy jednak na dzień dokonania zakupu? Z przepisu wynika, że nic tutaj się nie zmienia w porównaniu z tym, gdyby płatność była dokonana przez nabywcę, czyli decyduje to, czy obie strony są czynnymi podatnikami VAT w dniu polecenia przelewu.
Jak się zdaje, konieczność zamieszczania takiej informacji wystąpi również w przypadku faktoringu „zwykłego”, w ramach którego to sprzedawca uzyskuje od faktora spłatę przed terminem płatności w ramach nabytej przez siebie usługi, a nie tylko faktoringu odwrotnego, gdzie faktor działa na zlecenia nabywcy, czy w innych okolicznościach zapłaty przez podmiot trzeci.
Jaki sposób zapłaty
Inaczej niż to jest np. w przypadku podzielonej płatności, obowiązek dodatkowego oznaczania płatności nie wpłynie na sposób dokonywania zapłaty. To sam płacący decyduje, w jaki sposób ureguluje zapłatę – i płacący jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w KSeF lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez KSeF dopiero wówczas, gdy płatność jest realizowana za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty lub polecenia przelewu, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 4 ustawy z 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2360; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1723), lub innego instrumentu płatniczego w rozumieniu tej ustawy, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych. Innymi słowy, obowiązek podawania numeru KSeF nie wystąpi w przypadku zapłaty w innej formie, np. za pomocą karty płatniczej czy Blika (czyli z wykorzystaniem instrumentów płatniczych niedających możliwości podania numeru), a także gotówką czy poprzez potrącenie.
Wątpliwość może się pojawić jedynie w przypadku zapłaty za pomocą polecenia zapłaty lub przelewu, dokonywanej co prawda już po wysyłce przez sprzedawcę faktury do KSeF, ale przed nadaniem jej numeru KSeF. Sytuacja taka wcale nie musi być tak wyjątkowa, jak mogłoby się wydawać. Skoro bowiem przedstawiciele resortu finansów nie kryją, że proces walidacji faktury od jej faktycznego przesłania do systemu do nadaniu numeru KSeF może trwać nawet kilka dni, to przy jednoczesnym dostarczeniu nabywcy obrazu faktury w alternatywny sposób może on chcieć dokonać płatności (lub być do niej zobligowanym), jeszcze zanim fakturze zostanie nadany numer systemowy. Tymczasem w odniesieniu do polecenia zapłaty czy przelewu – inaczej niż przy innych instrumentach płatniczych – prawodawca nie uzależnia obowiązku wskazania numeru KSeF czy identyfikatora zbiorczego od tego, czy obiektywnie jest możliwe ich przywołanie. Oczywiście logiczne zdaje się to, że numer KSeF nie będzie wskazywany również w takiej sytuacji, gdy w dniu zapłaty jeszcze go nie ma, choć następnie będzie on nadany – co decyduje o tym, że formalnie zapłata zostaje dokonana na podstawie faktury ustrukturyzowanej. Szkoda, że prawodawca nie zapisał tego w ustawie o VAT. ©℗
