Mnożą się pytania o kod QR na fakturze z KSeF

Problem w tym, że uchwalone przepisy nie przesądzają, jak dokonać tego oznaczenia poprawnie. Podatnikom przygotowań nie ułatwia też brak rozporządzenia regulującego kwestie techniczne.

Podatnicy będą zobowiązani do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR w przypadku:

• udostępnienia jej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub
• użycia tej faktury poza KSeF.

Tak stanowi art. 106gb ust. 5 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1852). Radosław Kowalski, doradca podatkowy prowadzący własną kancelarię, zwraca uwagę, że nie zostało doprecyzowane, co należy rozumieć przez użycie faktury poza systemem. – Czy to jest każdy przypadek np. dostarczenia obrazu faktury, w tym przesłanie egzemplarza niezależenie od dostarczenia za pośrednictwem KSeF, czy jednak okoliczności normatywne, np. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – pyta ekspert. Z kolei Krzysztof Jaros, radca prawny i menedżer w zespole VAT MDDP, wskazuje, że przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi w sprawie rodzaju dokumentu, na którym kod QR powinien zostać zawarty.

– Czytając przepisy ustawy oraz uzasadnienia do projektu nowelizacji wprowadzającej obowiązkowy KSeF, można mieć wrażenie, że w kontekście wykorzystania faktur poza KSeF ustawodawca przewidział jedynie „graficzne” postaci faktury, tj. papierowy wydruk lub rodzaj dokumentu elektronicznego, np. obraz czy plik PDF – mówi ekspert z MDDP. Jego zdaniem co do tych form nie ma wątpliwości, że ich wykorzystanie do przekazania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF wiąże się z obowiązkiem zamieszczenia na dokumencie właściwego kodu QR. Problem powstaje wtedy, gdy podatnik chciałby przekazać fakturę w innej formie, np. pliku XML czy poprzez wymianę danych w ramach EDI (ang. Electronic Data Interchange – elektroniczna wymiana danych). – Czytając literalnie przepisy, należałoby stwierdzić, że de facto takie formy są niedopuszczalne, gdyż nie pozwalają na wypełnienie obowiązku zamieszczenia kodu QR – stwierdza Krzysztof Jaros.

Zgadza się z nim Kamil Chmielewski, doradca podatkowy w zespole ds. podatków pośrednich w KPMG w Polsce, który zauważa, że w projekcie rozporządzenia ministra finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wskazano, że kod weryfikujący będzie przedstawiony w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR. Zatem, jak wynika z projektu, resort zakłada, że obrót e-fakturami poza KSeF powinien się sprowadzać jedynie do wymiany plików łatwych do odczytania przez człowieka, np. PDF. – Tymczasem taka wymiana danych pomiędzy podatnikami (zwłaszcza dużymi) występuje coraz rzadziej. Zwykle jest ona wypierana przez bezpośrednią komunikację pomiędzy systemami, która może występować równolegle do obligatoryjnego KSeF, wówczas nie zachodzi już potrzeba wizualizowania wymienianych danych – wyjaśnia doradca podatkowy z KPMG. Według niego ograniczenie kodu weryfikującego jedynie do postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego może stanowić dla podatników dodatkowe utrudnienie, zwłaszcza w przypadku wymiany danych/e-faktur w obrocie zagranicznym.

W oczekiwaniu na akty wykonawcze

– W dalszym ciągu nie wiadomo, jakie dane powinny być zawarte w kodach QR. Na ten moment wiadomo jedynie, że mają obowiązywać dwa typy kodów, jeden dla standardowych faktur, które są używane poza KSeF (w formie wizualizacji, np. wydruku lub pliku PDF), oraz drugi typ dla faktur wystawianych w trybie offline lub w trakcie awarii systemu – mówi Krzysztof Jaros. Podkreśla, że zakres danych, które te kody powinny zawierać, nie został jeszcze oficjalnie określony, gdyż nie opublikowano do tej pory ostatecznej wersji rozporządzenia regulującego te kwestie.

Adrian Kęmpiński, ekspert podatkowy z zespołu KSEF EKSPERT LTCA, dodaje, że jedyny dostępny projekt rozporządzenia dotyczący kwestii technicznych został dołączony do złożonego w Sejmie projektu ustawy wprowadzającej KSeF i zawierał jedynie wskazanie tego, co będzie ukryte pod kodem QR. – Ministerstwo Finansów przez cały czas każe oczekiwać rozporządzenia regulującego tę kwestię, jednakże nie ma sygnałów, by nad nim pracowano. Może mieć to pośredni związek z niedawnymi wyborami parlamentarnymi i zmianami, które mogą przynieść wyniki tych wyborów – uważa ekspert.

– Na nieco ponad pół roku przed wejściem w życie obowiązku stosowania kodów QR podatnicy wiedzą, że będą musieli wypełnić ten obowiązek, ale prawodawca nie określił jeszcze, jak to zrobić poprawnie – podsumowuje Krzysztof Jaros.

Nie ma też jasności co do powiązania kodu QR z e-fakturą, szczególnie tą wystawioną w trybie offline, czyli w razie awarii lub niedostępności systemu. – Z dostępnych źródeł i informacji przekazywanych przez Ministerstwo Finansów wiemy jedynie, że system będzie umożliwiał generowanie kodów QR mimo niedostępności systemu KSeF i dawał możliwość nadawania numerów KSeF odnoszących się do wcześniej wygenerowanych kodów, zapewniając jednocześnie integralność treści faktury wprowadzonej do obiegu prawnego przed jej wysłaniem do KSeF z plikiem następnie przesłanym do KSeF – mówi Adrian Kęmpiński.

Według Radosława Kowalskiego istotne znaczenia ma, czy kod QR będzie przyznawany jeszcze przed skuteczną wysyłką faktury do KSeF, tj. lokalnie jeszcze przed pozytywną walidacją dokumentu, czy może dopiero wtedy, gdy zostanie on przesłany przez KSeF. – Skoro kodem ma być oznaczona faktura wystawiona w czasie awarii notyfikowanej czy niedostępności, to chyba właściwa jest opcja pierwsza – przypuszcza ekspert. Nie jest jednak pewien, czy takie rozwiązanie pozwoliłoby na zidentyfikowanie tej faktury lub dostęp do niej w KSeF. – Przyjęcie drugiej opcji, czyli zamieszczanie kodu po walidacji w KSeF, oznaczałoby natomiast konieczność wyczekiwania z przekazaniem obrazu faktury do kontrahenta aż do jej wysyłki – mówi Radosław Kowalski. Wskazuje on też na wątpliwości dotyczące statusu faktury, która mimo obowiązku nie została wysłana do KSeF (pisaliśmy o tym w artykule „Ignorowanie KSeF to i sankcja dla sprzedawcy, i problem z odliczeniem podatku naliczonego”, dodatek Biuro Rachunkowe z 2 października 2023 r., DGP nr 190). – Jeżeli, co zdaje się bardziej prawdopodobne, kod będzie nadawany lokalne jeszcze przed wysyłką, to jaki będzie status dokumentu niewysłanego skutecznie do KSeF, ale oznaczonego kodem? Wreszcie ‒ co będzie, gdy podatnik nie oznaczy takiej faktury kodem QR – zastanawia się doradca podatkowy.

Rozbieżne oceny

Krzysztof Jaros zwraca uwagę, że w uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF wskazano, że zaletą oznaczania wizualizacji faktur kodami QR jest: „niezmienianie obecnych praktyk przekazywania faktur np. na e-maila za gaz, prąd, telefon itp.”, a jednocześnie „potwierdzanie zgodności dokumentu z fakturą, która znajduje się w KSeF”. – Uzasadnienie to w mojej ocenie jest mało przekonujące, gdyż zakładając, że KSeF będzie systemem powszechnie stosowanym, większość podatników obsługę obiegu faktur będzie opierała właśnie o KSeF i stamtąd będą pobierane faktury – uważa radca prawny z MDDP. Według niego uzasadnienie ustawodawcy miałoby sens, gdyby w KSeF wystawiano również faktury dla konsumentów, którzy mogliby zweryfikować, czy otrzymana faktura jest zgodna z tym, co jest w KSeF, gdyż jako niepodatnicy nie mają bezpośredniego dostępu do KSeF. Jednak w toku prac nad ustawą faktury konsumenckie wyłączono całkowicie z systemu KSeF, a obowiązek stosowania kodów QR pozostał. – Pytanie po co, ponieważ podatnicy, którzy i tak będą pobierać faktury z KSeF, z łatwością mogą sprawdzić, czy dane otrzymane na wizualizacji są zgodne z tymi ujawnionymi w KSeF, bez konieczności tworzenia dodatkowych komponentów obsługujących odczyt kodów QR w swoich systemach – mówi Krzysztof Jaros. Jego zdaniem stosowanie kodów QR wydaje się zbędne również w odniesieniu do nabywców zagranicznych, którzy siłą rzeczy nie mają dostępu do KSeF. Podatnicy ci jako faktury przyjmą wizualizacje otrzymane od polskich podatników i raczej nie będą tworzyli specjalnych narzędzi pozwalających na odczyt kodów QR z polskich faktur. – Ustawodawca wprawdzie przewidział możliwość zwolnienia z obowiązku podawania kodów QR przez podmioty niebędące czynnymi podatnikami VAT, jednak obłożył to kolejnym ciężarem w postaci konieczności uzgodnienia z nabywcą faktu zwolnienia z obowiązku oznaczania faktury kodem QR – wyjaśnia radca prawny.

Dla odmiany Adrian Kęmpiński ocenia pomysł stosowania kodów QR pozytywnie, gdyż daje to możliwość weryfikacji faktury, tego, czy została wystawiona w systemie KSeF i czy pochodzi od naszego kontrahenta i dokumentuje rzeczywistą transakcję. – Należy to traktować jako mechanizm zwiększający bezpieczeństwo podatnika, kolejny stopień weryfikacji dokumentowanych fakturą transakcji – mówi ekspert z LTCA.

– Obowiązek stosowania kodów QR na fakturach z KSeF jest według mnie całkowicie zbędny, a ich wykorzystanie powinno mieć charakter jedynie fakultatywny – uważa jednak Krzysztof Jaros. Dodaje, że praktyczne zastosowania kodów QR w formie zaproponowanej przez ustawodawcę wydają się bardzo ograniczone, a jednocześnie nastręczają wielu problemów i dodatkowych obciążeń administracyjnych dla podatników.

– W mojej ocenie, o ile sam pomysł użycia kodu weryfikującego należy uznać za trafiony, gdyż pozwala na szybkie odróżnienie e-faktur wystawionych w KSeF od dokumentów, które nie są fakturami ustrukturyzowanymi, o tyle kod weryfikujący tylko w postaci graficznej może się okazać nadmiernym obciążeniem dla podatników – mówi Kamil Chmielewski. ©℗