Spółka zajmująca się hurtową sprzedażą materiałów budowlanych otrzymała 22 grudnia 2015 r. przedpłatę w wysokości 10 000 zł na poczet dostawy w następnym roku obrotowym. W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych oraz w bilansie zaliczki otrzymane na poczet dostawy towarów?
Sposób ujmowania zaliczek w księgach rachunkowych jest uzależniony od tego, czy mamy do czynienia z zaliczkami otrzymanymi od kontrahentów, czy też wpłaconymi przez jednostkę. Otrzymanie przez podatnika VAT zaliczki (przedpłaty czy zadatku) na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług wiąże się generalnie z powstaniem obowiązku podatkowego w zakresie VAT. Jednocześnie podatnik przyjmujący zaliczkę jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie należności przed wydaniem towaru/świadczeniem usługi. Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Wystawienie faktury zaliczkowej powoduje powstanie zobowiązania podatkowego VAT dostawcy i ma wpływ na sumę bilansową. Nie ma natomiast wpływu na wynik finansowy do czasu wydania produktu lub towaru z magazynu. W księgach rachunkowych ujmuje się otrzymaną zaliczkę za pośrednictwem konta Rozliczenia międzyokresowe przychodów.
Z chwilą zrealizowania dostawy lub wykonania usługi, których zaliczka dotyczy, kwotę zaliczki ujętą na koncie Rozliczenia międzyokresowe przychodów zarachowuje się do przychodów operacyjnych. Ewidencja w księgach rachunkowych dostawcy otrzymującego zaliczkę może przebiegać następująco:
1. WB – otrzymana zaliczka na poczet przyszłych dostaw: Wn konto Rachunek bieżący oraz Ma konto Rozrachunki z odbiorcami.
2. Faktura VAT dokumentująca otrzymaną zaliczkę:
a) kwota brutto otrzymanej zaliczki: Wn konto Rozrachunki z odbiorcami oraz Ma konto Rozliczenia międzyokresowe przychodów;
b) VAT należny: Wn konto Rozliczenia międzyokresowe przychodów, konto VAT należny.
Ewidencja w księgach następnego roku obrotowego w sytuacji wydania wyrobu lub towaru z magazynu będzie następująca:
3. PK – zarachowanie przedpłaty do przychodów ze sprzedaży pod datą postawienia produktów lub towarów do dyspozycji odbiorcy (PK sporządzone na podstawie dokumentu potwierdzającego wydanie wyrobów lub towarów z magazynu): Wn konto Rozliczenia międzyokresowe przychodów oraz Ma konto Sprzedaż produktów lub konto Sprzedaż towarów.
Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura ta powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Zaliczki na poczet przyszłych dostaw i usług ujęte na koncie Rozliczenia międzyokresowe przychodów wykazuje się w pasywach bilansu jako zobowiązania krótkoterminowe – Zaliczki otrzymane na dostawy w pozycji B.III.2. lit. e.
PRZYKŁAD
Materiały budowlane
Spółka zajmująca się hurtową sprzedażą materiałów budowlanych otrzymała 22 grudnia 2015 r. przedpłatę w wysokości 10 000 zł na poczet dostawy w następnym roku obrotowym. W jaki sposób ująć to zdarzenie w księgach rachunkowych oraz w bilansie na koniec roku?
Objaśnienia:
1. WB – wpływ przedpłaty na rachunek bankowy kwota 10 000 zł: strona Wn konto Rachunek bankowy oraz strona Ma konto Rozrachunki z odbiorcami (w analityce: konto imienne odbiorcy);
2. FV na otrzymaną zaliczkę :
a) kwota brutto 10 000 zł strona Wn konto Rozrachunki z odbiorcami (w analityce: konto imienne odbiorcy);
b) kwota netto 8130,08 zł strona Ma konto Rozliczenia międzyokresowe przychodów;
c) kwota VAT 1869,92 zł strona Ma konto VAT należny.
Wykazywane w sprawozdaniu finansowym zaliczki wymagają objaśnienia w informacji dodatkowej wchodzącej w skład sprawozdania finansowego jednostki.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).
