Subskrybuj nas na Youtube
Często zwrot pieniędzy wpływa na konto już po zakupie środków trwałych i po rozpoczęciu ich użytkowania oraz po przeprowadzeniu pierwszych odpisów amortyzacyjnych. Dlatego trzeba dokonać jednorazowej korekty.
/>
Firma otrzymała refundację z powiatowego urzędu pracy na stworzenie stanowiska pracy dla bezrobotnego. Jak tę operację ująć w ewidencji księgowej?
Zatrudniając bezrobotnego skierowanego przez urząd pracy, przedsiębiorca może uzyskać refundację kosztów wyposażenia i doposażenia jego stanowiska pracy. Wsparcie może dotyczyć zarówno kosztów kursów i szkoleń takich osób, jak i kosztów ich wynagrodzeń oraz składek na ubezpieczenia społeczne opłacanych przez pracodawcę.
Kto i ile może dostać
Zasady udzielania refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla bezrobotnego reguluje ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Na podstawie tej ustawy starosta może zrefundować z Funduszu Pracy m.in. koszty wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego:
a) podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą,
b)producentowi rolnemu zatrudniającemu w okresie ostatnich sześciu miesięcy w każdym miesiącu co najmniej jednego pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy,
c) niepublicznemu przedszkolu i niepublicznej szkole.
Taka refundacja przyznawana jest w wysokości określonej w umowie, nie wyższej jednak niż 6-krotność przeciętnego wynagrodzenia. Refundacja kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego stanowi pomoc de minimis. Zwrotu kosztów dokonuje starosta na warunkach i w wysokości określonych umową zawartą z pracodawcą, z tym że refundacji nie podlegają koszty poniesione przez pracodawcę przed dniem podpisania umowy.
Przedsiębiorca w pierwszej kolejności ponosi samodzielnie wydatki na zakup środków trwałych i wyposażenia w celu zorganizowania nowego stanowiska pracy i dopiero po przedłożeniu udokumentowanych wydatków jest przyznawana refundacja.
Jeśli przedsiębiorca oświadczy, że przysługuje mu prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego zawartego w wykazanych wydatkach lub prawo do zwrotu VAT, to w ostatecznym rozrachunku zostaną mu zrefundowane wydatki w kwocie netto. Kwotę VAT naliczonego będzie zobowiązany zwrócić do urzędu pracy. W innym przypadku wydatki zostaną zrefundowane w kwotach brutto, czyli razem z VAT.
Na zasadach ogólnych
Ewidencja księgowa zakupu składników majątku odbywa się na zasadach ogólnych. Jeśli więc zakupione składniki majątku spełniają wymagania określone w ustawie o rachunkowości i można je zaliczyć do środków trwałych, to w ewidencji księgowej ujmiemy je zapisem: Wn konto Środki trwałe oraz Ma konto Rozliczenie zakupu.
Część refundacji przeznaczona na zakup lub wytworzenie środków trwałych albo zakup wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji nie jest opodatkowana podatkiem dochodowym. Zatem nie zaliczy się do kosztów odpisów amortyzacyjnych od tej części wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, która została pokryta z refundacji. Przedsiębiorcy mogą natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów odsetki, które muszą zapłacić w razie obowiązku zwrotu refundacji.
W odniesieniu do pozostałych składników majątku o niskiej jednostkowej wartości zakupionych w celu wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, jednostka może zastosować uproszczenie i odpisać je bezpośrednio w koszty bieżącego miesiąca zapisem: Wn konto Koszty według rodzajów lub odpowiednie konto zespołu 5 (w analityce: Zużycie materiałów) oraz Ma konto Rozliczenie zakupu.
Wpływ refundacji na rachunek bankowy jednostki ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem: Wn konto Rachunek bieżący i Ma konto Pozostałe rozrachunki.
W księgach rachunkowych rozliczenie otrzymanej refundacji na sfinansowanie nabycia środków trwałych pod warunkiem, że nie zwiększają one kapitałów (funduszy własnych), zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Tę część refundacji dotyczącą nabycia środków trwałych ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem: Wn konto Pozostałe rozrachunki oraz Ma konto Rozliczenia międzyokresowe przychodów.
Przychody zaliczone do rozliczeń międzyokresowych równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych środków trwałych zwiększają pozostałe przychody operacyjne, co w ewidencji można ująć zapisem: Wn konto Rozliczenia międzyokresowe przychodów i Ma konto Pozostałe przychody operacyjne.
Dwa stanowiska
Najczęściej refundacja wpływa na konto jednostki już po zakupie środków trwałych, często po rozpoczęciu ich użytkowania oraz po przeprowadzeniu pierwszych odpisów amortyzacyjnych, dlatego jednostka powinna w momencie otrzymania refundacji dokonać jej jednorazowej korekty. Powinna ona odpowiadać kwocie odpisów amortyzacyjnych dokonanych jeszcze przed wpływem refundacji na rachunek jednostki. W księgach rachunkowych znajdzie się następujący zapis: Wn konto Rozliczenia międzyokresowe przychodów i Ma konto Pozostałe przychody operacyjne.
W tej kwestii mamy odmienne stanowiska organów podatkowych i sądów. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 20 marca 2014 r., nr IPTPB3/423-516/13-4/KJ wskazał na konieczność dokonania tej korekty wstecz, tj. w okresach rozliczeniowych, w których odpisy te były zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Odmienny pogląd prezentuje natomiast Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 20 stycznia 2015 r., sygn. akt I SA/Łd 1129/14 (orzeczenie nieprawomocne), w którym orzekł, że korekty kosztów należy dokonać w miesiącu otrzymania środków pieniężnych z tytułu dotacji. Podobnie stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 30 września 2014 r., sygn. akt II FSK 2024/14 (orzeczenie prawomocne).
Refundację otrzymaną na wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy przeznaczoną na składniki majątku niezaliczone do środków trwałych ujętych jednorazowo w kosztach zużycia materiałów odnosi się bezpośrednio w pozostałe przychody operacyjne zapisem Wn konto Pozostałe rozrachunki, Ma konto Pozostałe przychody operacyjne.
Na koncie Pozostałe rozrachunki pozostanie saldo oznaczające równowartość VAT podlegającego odliczeniu. Saldo to zostanie rozliczone w momencie zwrotu kwoty VAT do urzędu pracy.
Dla celów amortyzacji podatkowej w księgach rachunkowych z kwoty odpisu amortyzacyjnego środka trwałego sfinansowanego w części refundacją na wyposażenie lub doposażenie stanowiska pracy dla bezrobotnego zasadne jest wyodrębnienie tej części odpisu, która nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu. W tym celu można zastosować konto analityczne: konto Amortyzacja (w analityce: Amortyzacja niestanowiąca kosztów uzyskania przychodów). ©?
PRZYKŁAD
Wyposażenie
Przedsiębiorca w lipcu 2015 r. podpisał ze starostą umowę o refundację przez powiatowy urząd pracy wydatków poniesionych na utworzenie nowego miejsca pracy dla osoby bezrobotnej w wysokości 12 300 zł.
W ramach tej refundacji przedsiębiorca dokonał zakupu:
1) środka trwałego o wartości netto 8000 zł,
2) innych drobnych narzędzi stanowiących wyposażenie o wartości 2000 zł netto.
VAT naliczony podlegający odliczeniu wynosi 2300 zł.
Środek trwały przyjęto do użytkowania w sierpniu 2015 r. Przedsiębiorca rozpoczął dokonywanie odpisów amortyzacyjnych od września 2015 r. według miesięcznej stawki amortyzacji 14 proc. Miesięczny odpis amortyzacyjny wynosi (8000 zł x 14 proc.) : 12 miesięcy = 93,33 zł.
W sierpniu 2015 r. przedsiębiorca odniósł jednorazowo w koszty wartość wyposażenia w kwocie 2000 zł.
W deklaracji VAT-7 za sierpień 2015 r. wykazał VAT naliczony do zwrotu w wysokości 2300 zł w terminie 60 dni.
W listopadzie 2015 r. przedsiębiorca otrzymał 100 proc. refundacji na rachunek bankowy.
Przedsiębiorca prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.
Objaśnienia do schematu:
1. FV za zakupiony środek trwały i wyposażenie wartość brutto 12 300 zł: strona Wn konto Rozliczenie zakupu oraz strona Ma konto Rozrachunki z dostawcami;
2. Rozliczenie zakupu:
a) kwota VAT 2300 zł: strona Wn konto VAT naliczony;
b) kwota zakupu wyposażenia 2000 zł: strona Wn konto Zużycie materiałów i energii;
c) OT – przyjęcie środka trwałego do użytkowania kwota 8000 zł: strona Wn konto Środki trwałe;
d) kwota 12 300 zł strona Ma konto Rozliczenie zakupu;
3. PK – odpis amortyzacyjny środka trwałego (dla uproszczenia za dwa miesiące) kwota 186,66 zł (93,33 zł x 2 miesiące): strona Wn konto Amortyzacja (w analityce: Amortyzacja niestanowiąca kosztów uzyskania przychodów), strona Ma konto Umorzenie środków trwałych;
4. WB – zapłata zobowiązania wobec dostawcy kwota 12 300 zł: strona Wn konto Rozrachunki z dostawcami oraz strona Ma konto Rachunek bankowy;
5. WB – wpływ refundacji na rachunek bankowy kwota 12 300 zł: strona Wn konto Rachunek bankowy oraz strona Ma konto Pozostałe rozrachunki;
6. PK – rozliczenie otrzymanej refundacji:
a) kwota refundacji środka trwałego 8000 zł: strona Wn konto Pozostałe rozrachunki oraz strona Ma konto Rozliczenia międzyokresowe przychodów;
b) kwota refundacji wyposażenia 2000 zł: strona Wn konto Pozostałe rozrachunki oraz strona Ma konto Pozostałe przychody operacyjne;
c) kwota refundacji w wysokości odpisów amortyzacyjnych za 2 miesiące, tj. 186,66 zł : strona Wn konto Rozliczenia międzyokresowe przychodów i strona Ma konto Pozostałe przychody operacyjne,
7. WB – zwrot do PUP refundacji w części VAT kwota 2300 zł: strona Wn konto Pozostałe rozrachunki oraz strona Ma konto Rachunek bankowy.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.). Ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 149 ze zm.).
