Ułatwi to monitorowanie należności i zobowiązań od poszczególnych kontrahentów. Szczególnie że ich regulowanie w tym systemie ma charakter kompensat. Nie występują bowiem fizyczne przepływy pieniężne.
Przeczytałam artykuł na temat clearingu („Netting to optymalne wykorzyst anie zasobów finansowych grupy kapitałowej” – DGP nr 158 z 17 sierpnia 2015 r.). Spotkałam się z takim rozwiązaniem i mam dwa pytania:
1. Czy w księgach na kontach rozrachunkowych można wykazywać rozrachunki jako zobowiązania/należności wobec jednostki clearingującej, czy trzeba „rozbijać” je na zobowiązania/należności wobec każdego podmiotu z osobna?
2. Czy jednostka clearingująca (na podstawie umowy) może przejąć na siebie także dodatkowe czynności, np. wystawianie faktur między podmiotami w ich imieniu?
ODPOWIEDŹ NA PYT. 1. Generalnie rozrachunki z tytułu dostaw i usług ujmowane są na kontach syntetycznych zespołu 2 jako konto 20 „Rozrachunki z odbiorcami” i konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”. Prowadzenie na ww. kontach ewidencji zarówno należności, jak i zobowiązań (z kontrahentami krajowymi i zagranicznymi) może mieć małą wartość informacyjną. Zatem wskazane jest wyodrębnienie w ramach tych kont syntetycznych również kont analitycznych. Ewidencja analityczna prowadzona do kont rozrachunkowych powinna zapewnić ustalenie przebiegu rozrachunków oraz stanu należności i zobowiązań w odniesieniu do każdego odbiorcy/dostawcy, z wyodrębnieniem rozrachunków krajowych/zagranicznych. Zatem najczęściej stosowaną metodą jest utrzymywanie odrębnego konta dla każdego odbiorcy/dostawcy. Konta analityczne ułatwiają monitorowanie należności/zobowiązań oraz ich spłat zarówno od poszczególnych odbiorców, jak i wobec poszczególnych dostawców. Na bieżąco dostarczają informacji o nierozliczonych saldach dla poszczególnych kontrahentów. O szczegółowości kont analitycznych decyduje kierownik jednostki, mając na uwadze potrzeby w tym zakresie. Ewidencja szczegółowa prowadzona do kont rozrachunkowych powinna umożliwić m.in.:
wustalenie przebiegu rozrachunków,
wustalenie stanu należności oraz zobowiązań dla każdego kontrahenta,
wokreślenie rozrachunków i rozliczeń dokonywanych w walutach obcych.
Wzajemne wierzytelności między kontrahentami stanowią trwały element obrotu gospodarczego. Ze względu na czas i koszty tradycyjnych operacji rozliczeniowych (np. przelew bankowy) na całym świecie, w tym i w Polsce, coraz częstsze zastosowanie znajdują bezgotówkowe formy rozliczeń, w tym mechanizmy oparte na kompensacie w ramach systemu nettingowego.
Warto przypomnieć, że istotą systemu nettingowego jest redukcja przepływów pieniężnych między poszczególnymi jego uczestnikami tak, aby wyłącznie wartość netto wynikająca z kompensaty wzajemnych należności i zobowiązań została przekazana określonemu podmiotowi, bez konieczności wielokrotnego transferu środków między rachunkami. W konsekwencji następuje istotne obniżenie kosztów obsługi transakcji finansowych.
Netting jest formą (systemem) rozliczania wzajemnych należności i zobowiązań między dwoma lub większą liczbą kontrahentów zwykle funkcjonujących w ramach jednej grupy kapitałowej. Opiera się na mechanizmie potrącenia wzajemnych rozrachunków w ramach sesji nettingowych. Fizyczne przepływy pieniężne dotyczą tylko nadwyżek rozrachunków pozostałych po kompensatach. W przypadku nettingu multilateralnego obejmującego krąg wielu podmiotów, jeden z podmiotów może występować w roli organizatora nettingu (jest net leaderem), pozostali zaś są uczestnikami systemu. Okresowo, w uzgodnionym dniu, uczestnicy podają net leaderowi stan swoich należności i zobowiązań wobec pozostałych uczestników nettingu. Dlatego pomocne w tym celu będą właśnie konta analityczne rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami. Net leader na podstawie tych danych ustala, jaka jest pozycja finansowa każdego z uczestników. Następuje sesja nettingowa i wzajemne rozliczenie kompensacyjne rozrachunków (dzień nettingu). Po dokonaniu kompensat zostaje ustalona pozycja każdego uczestnika systemu, tzn. jest określane, czy po dokonaniu wszystkich kompensat dany podmiot powinien dopłacić różnicę (wówczas wpłaca ją na rachunek net leadera), czy też pozostaje na dodatniej pozycji finansowej netto z pozostałymi uczestnikami i może oczekiwać wpływu nadwyżki należności nad zobowiązaniami (otrzyma ją od net leadera). Charakterystyczne dla takiego systemu jest niewystępowanie fizycznych przepływów pieniężnych między uczestnikami nettingu. Regulowanie rozrachunków ma charakter kompensat, a rozliczenia pieniężne między stronami następują za pośrednictwem net leadera (por. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 6 czerwca 2015 r., nr IPPB5/4510-93/15-2/IŚ).
ODPOWIEDŹ NA PYT. 2. Artykuł 106d ustawy o VAT określa przypadki i warunki, których spełnienie pozwala na wystawianie faktur dokumentujących dane czynności przez podmioty inne niż osoby faktycznie je wykonujące (dostawcy towarów i usługodawcy). Taką osobą może być zarówno nabywca towarów lub usług nabywanych na podstawie danej czynności (która ma zostać udokumentowana fakturą), jak i osoba trzecia, wystawiająca faktury na zlecenie podatnika. Zatem chociaż zasadą wynikającą z polskich przepisów jest to, że faktury wystawia podatnik świadczący dane czynności, to zgodnie z przepisami strony mogą powierzyć fakturowanie nabywcy towarów lub usług bądź nawet osobie trzeciej.
Osoba trzecia to podmiot, który nie jest stroną czynności dokumentowanej daną fakturą. Ustawa o VAT wskazuje przykładowo na przedstawiciela podatkowego jako na podmiot mogący być wystawcą faktury w imieniu i na rzecz podatnika. Nie jest to jedyna osoba trzecia, jaka może wystawiać faktury w imieniu podatnika. Ustawa nie ogranicza kręgu osób trzecich, które mogą w imieniu podatnika wystawiać faktury. W szczególności nie ma wymogu, aby była to osoba (podmiot) mająca polską rezydencję podatkową. Dla podatnika faktury może wystawiać także podmiot z innego państwa (pamiętać jednak należy, że wówczas faktury co do zasady powinny być przechowywane w Polsce, chyba że są przechowywane w formie elektronicznej). Nie ma również wymogu, aby osoba trzecia wystawiająca faktury w imieniu i na rzecz podatnika wykonującego daną czynność, sama była podatnikiem.
Jedynym warunkiem wystawiania przez osobę trzecią faktur w imieniu i na rzecz podatnika jest udzielenie jej przez tego podatnika stosownego upoważnienia. Przepisy nie określają formy upoważnienia. Może ono mieć postać pisemną, lecz nie musi. Może ono być zawarte także w formie elektronicznej. Przepisy nie wymagają, aby upoważnienie na wystawianie faktur w imieniu podatnika miało charakter odrębnego upoważnienia. Wydaje się, że nie ma przeszkód prawnych, aby upoważnienie takie było wyrażone w pełnomocnictwie ogólnym. Osoba trzecia wystawiająca faktury w imieniu i na rzecz podatnika nie ponosi odpowiedzialności podatkowej z tego tytułu. W szczególności nie jest co do zasady odpowiedzialna za zobowiązania podatkowe wynikające z wystawianych faktur (może ponosić odpowiedzialność podatkową, jeśli jest jednocześnie przedstawicielem podatkowym podatnika – vide art. 18c ust. 2 ustawy o VAT).
W związku z powyższym wydaje się, że możliwe jest – po spełnieniu ww. ustawowego warunku – wystawianie faktur przez jednostkę clearingującą w imieniu i na rzecz podmiotów uczestniczących w systemie nettingowym. Ponieważ podmiot dokonujący rozliczeń nettingowych występuje w charakterze osoby trzeciej (nie jest stroną czynności dokumentowanych fakturą), mógłby on wystawiać faktury w imieniu i na rzecz dostawców (podatników VAT) po otrzymaniu od nich stosownego upoważnienia (art. 106d ust. 2 ustawy o VAT). Dla ważności takiej operacji nie byłoby natomiast konieczne (jak to ma miejsce w przypadku nabywcy towarów i usług) zawieranie umów w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatników, zawierających określenie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez sprzedawców towarów i usług (art. 106d ust. 1 ustawy o VAT).
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).