Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nim inwentaryzacja może być przeprowadzona jedną z trzech metod, w zależności od rodzaju składników aktywów i pasywów.
Środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie inwentaryzuje się metodą spisu z natury. Ale tą metodą nie inwentaryzuje się gruntów i środków trwałych trudno dostępnych. Środki trwałe trudno dostępne inwentaryzuje się poprzez porównanie danych księgowych z dokumentacją.
W celu przeprowadzenia inwentaryzacji drogą porównania danych księgowych z odpowiednimi dokumentami należy wykorzystać głównie dane zawarte w ewidencji analitycznej i porównać je z dokumentami źródłowymi i wtórnymi. Umożliwi to ocenę prawidłowości wykazanych w ewidencji księgowej sald określonych składników aktywów i pasywów. Pozwoli również na ustalenie faktu ich istnienia i źródła ich pochodzenia, stwierdzenia realnej wartości tych składników i kompletności ich ujęcia w zapisach. Potwierdzeniem takiej weryfikacji są wydruki „Zestawienie obrotów i sald ksiąg pomocniczych” dla poszczególnych weryfikowanych aktywów i pasywów, których zgodność potwierdzają pracownicy wchodzący w skład zespołu spisowego i osoby odpowiedzialne merytorycznie.
Weryfikację zapisów przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego, z tym że inwentaryzację można rozpocząć w IV kwartale roku obrotowego i zakończyć do 15 stycznia roku następnego.
Wyniki tej inwentaryzacji powinny zostać przedstawione w postaci protokołu. Po zakończeniu inwentaryzacji drogą weryfikacji należy sporządzić zbiorcze sprawozdanie zinwentaryzowanych tą drogą aktywów i pasywów. ©?
WZÓR 1
Protokół weryfikacji wybranych pozycji aktywów i pasywów
.................................
pieczęć firmowa
Protokół weryfikacji nr ..........
Saldo konta................................................na dzień.................................
Zespół weryfikacyjny w składzie: 1...................................................
2...................................................
w dniu ...................... zweryfikował saldo konta....................................................................................................
i stwierdził, że saldo konta wynika z zapisów udokumentowanych sprawdzonymi i zatwierdzonymi dokumentami. Jest ono realne i poprawnie ustalone.
Saldo obejmuje:
a).................................................. zł...................................................
b).................................................. zł.....................................................
c)................................................... zł.....................................................
Saldo końcowe na dzień .......................wynosi: zł.................................
...........................................................
podpis osoby odpowiedzialnej za ewidencję księgową
podpisy członków zespołu weryfikacyjnego
1.....................................................
2. ...................................................
ZATWIERDZONO
................................................. .................................
Główny księgowy Kierownik jednostki
WZÓR 2
Sprawozdanie z inwentaryzacji
Sprawozdanie z inwentaryzacji dokonanej drogą weryfikacji stanów księgowych z dokumentacją księgową aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją poprzez spis z natury lub potwierdzenie sald sporządzone na dzień 31 grudnia .............
Lp. Nazwa składnika Symbol konta STAN Numer protokołu weryfikacji
księgowy ustalony w drodze weryfikacji
1 Środki trwałe 011 ............. ................. ..................
2 Pozostałe środki trwałe 013 ............. .................. ..................
3 Wartości niematerialne i prawne 020 ............ .................. ..................
4 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 071 ............. .................. ...................
5 Umorzenie poz. środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 072
6 Środki trwałe w budowie 080
7 Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne 140
8 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 201
9 Rozrachunki z budżetami 225
10 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne 229
11 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 231
12 Pozostałe rozrachunki z pracownikami 234
13 Pozostałe rozrachunki 240
14 Zobowiązania finansowe 260
15 Odpisy aktualizujące należności 290
18 Kapitał podstawowy 800
19 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 851
20 Rozliczenia międzyokresowe 640
21 Inne .......
Salda objętych niniejszym protokołem aktywów i pasywów uznaje się za realne i prawidłowe
Załącznik nr ...... do sprawozdania finansowego
Za rok..............
Data i podpisy członków zespołu weryfikacyjnego
1..........................................................
2..........................................................
................................................... ....................................................... Zatwierdzono/data
.................... ........................
Główny księgowy Kierownik jednostki
WZÓR 3
Protokół
Protokół
z przeprowadzonej inwentaryzacji aktywów i pasywów metodą uzgodnienia (weryfikacji) z dokumentacją źródłową za rok ............
1. Inwentaryzacja została przeprowadzona na podstawie Zarządzenia nr .......... z dnia........
2. Inwentaryzacją metodą weryfikacji zostały uzgodnione następujące aktywa i pasywa:
● Grunty – na kwotę .................
● Środki trwałe, do których dostęp był znacznie utrudniony – na kwotę .............
● Należności sporne i wątpliwe – na kwotę .............
● Należności wobec osób nieprowadzących działalności gospodarczej – na kwotę ............
● Zobowiązania wobec osób nieprowadzących działalności gospodarczej – na kwotę ............
● Należności publicznoprawne – na kwotę ..........
● Zobowiązania publicznoprawne – na kwotę ..................
● Inne (wymienić) ................
3. Powyższe salda zostały zweryfikowane na dzień ............
4. W trakcie prowadzonej weryfikacji nie stwierdzono sald nieuzasadnionych bądź niezgodnych z dokumentacją źródłową.
Na tym protokół zakończono i podpisano.
Podpisy pracowników księgowości
Podstawa prawna
Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).