Subskrybuj nas na Youtube
Budowa, wyposażenie i utrzymywanie przedszkola czy żłobka przyzakładowego jest wydatkiem celowym. Pośrednio przyczynia się do uzyskania przychodów.
Równolegle ze zmianami w PIT pracownika ustawodawca wprowadzi przepisy dotyczące pracodawcy jako podatnika. Co ważne, zastosowane rozwiązania, chociaż podobne po stronie pracownika i pracodawcy (np. wysokości kwot), to jednak w dość istotny sposób różnią się w szczegółach, a zbieżności mogą nieco zmylić podatników.
Aktualne regulacje
Zanim odwołamy się do wprowadzanych zmian, warto się pochylić nad obecną sytuacją, chociażby po to, aby nawiązując do nowych przepisów, wykazać, jaka wykładnia jest właściwa dzisiaj.
Przypomnieć trzeba, że kosztami uzyskania przychodów (KUP) są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wprost wyłączonych z kosztów przez samego prawodawcę. Oznacza to, że każdy racjonalny, ekonomicznie uzasadniony, a niezamieszczony w negatywnym katalogu koszt może być uwzględniony w rachunku podatkowym.
Należy zatem stwierdzić, że pracodawca ma prawo zaliczyć do KUP wydatki na odpisy podstawowe i powiększone wpłacone na rachunek ZFŚS, a następnie przeznaczone na utrzymanie i funkcjonowanie przedszkola czy żłobka.
Warto tu jednak pamiętać o zastrzeżeniu, że nie zalicza się do KUP wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (KUP są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o ZFŚS, to jednak w przypadku, gdy wydatki te są ponoszone ze środków obrotowych, a nie ze środków z ZFŚS).
Jednak już obecnie funkcjonuje pogląd, że do wydatków na budowę i wyposażenie przedszkola czy żłobka nie stosuje się wyłączeń właściwych dla kosztów działalności socjalnej, jeżeli nie są finansowane środkami z ZFŚS.
Liczy się też pracownik
Bez wątpienia przedszkole czy żłobek istniejące obok zakładu pracy jest dla pracownika nie tylko ułatwieniem, ale również sygnałem, że pracodawca dba nie tylko o niego samego i jego miejsce pracy, lecz również o jego rodzinę.
Pracownik, który dostrzega, że jego pracodawcy nie zależy wyłącznie na pracy wykonywanej przez niego, a na nim samym, jest bardziej lojalny, bardziej związany z pracodawcą, wykonuje swoje obowiązki z większym zaangażowaniem i dużo większą efektywnością, co w konsekwencji oddziałuje na wysokość przychodu pracodawcy. Przecież pracownik, który ma możliwość oddania swego dziecka pod opiekę do przedszkola czy żłobka, które są usytuowane niedaleko, często w sąsiedztwie miejsca pracy, nie tylko się nie spóźnia, ale nade wszystko ma świadomość tego, że w każdej chwili może mieć kontakt ze swym dzieckiem. Ponieważ będzie spokojny o los swojego dziecka, to z większym skupieniem będzie wykonywał obowiązki służbowe. Jest to niezwykle skuteczne narzędzie integracyjne, tworzące pozytywne relacje pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Należy zatem stwierdzić, że budowa oraz wyposażenie i odpowiednie funkcjonowanie przedszkola czy żłobka przyzakładowego jest wydatkiem jak najbardziej celowym, który pośrednio przyczyni się do uzyskania przychodów pracodawcy.
Placówki takie mogą pomóc w pozyskiwaniu specjalistów, cennych pracowników, a jednocześnie umożliwiają pracownicom szybki powrót po porodzie do pracy, czego pozytywnych implikacji dla pracodawcy nie trzeba tłumaczyć.
Jak się okazuje, już w dzisiejszym stanie prawnym podatnicy mogą skutecznie wykorzystywać uzasadnienie do projektu, efektem którego będzie wprowadzenie od 1 stycznia 2016 r. zmian w ustawach o podatkach dochodowych.
Kluczowe znaczenie ma to, że w uzasadnieniu do rządowego projektu, na podstawie którego została uchwalona nowelizacja, zostało wprost wskazane, że: „W przypadku pracowników posiadających dzieci w wieku 0–5 lat istotnym problemem w pogodzeniu życia zawodowego z życiem prywatnym jest konieczność zapewnienia opieki nad dzieckiem w godzinach pracy. Optymalnym i pożądanym dla takiego pracownika rozwiązaniem jest możliwość zapewnienia dziecku opieki w pobliżu miejsca pracy, chociażby ze względu na możliwość niezwłocznego kontaktu z dzieckiem w przypadku zaistnienia takiej potrzeby. Bliskość żłobka czy przedszkola przy zakładzie pracy skraca również czas przejazdu pracownika z domu do pracy. (...) W obecnym stanie prawnym, na podstawie ogólnych regulacji obowiązujących w zakresie kosztów podatkowych, koszty poniesione na utworzenie zakładowej placówki mogą podlegać zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast koszty prowadzenia zakładowej placówki stanowią działalność socjalną, której koszty wyłączone są z kosztów uzyskania przychodów. Jednak z uwagi na propozycję kompleksowego uregulowania zasad rozliczania kosztów związanych zarówno z tworzeniem, jak i prowadzeniem zakładowych placówek, zasadne jest wprowadzenie jednoznacznych zapisów w powyższym zakresie. Pozwoli to również wyeliminować ewentualne wątpliwości związane z ponoszonymi kosztami na tworzenie placówek zakładowych”.
Zatem już w aktualnym stanie prawnym pracodawcy, odwołując się również do uzasadnienia nowelizacji, mogą uwzględniać w kosztach podatkowych wydatki, jakie ponoszą w związku z kupnem lub nabyciem, a także wyposażeniem i utrzymaniem pracowniczych przedszkoli i żłobków.
Oczywiście warunkiem rozliczenia w kosztach podatkowych tego rodzaju wydatków jest to, aby nie były one finansowane środkami z ZFŚS.
Zatem w obecnym stanie prawnym pracodawca może rozliczać w kosztach podatkowych wydatki ponoszone na wytworzenia, nabycie, wyposażanie i utrzymanie przedszkola czy żłobka, o ile nie są one finansowane środkami z ZFŚS, ale nie uwzględni w rachunku podatkowym kosztów innych świadczeń, jak np. personelu.
Jak będzie
Wprowadzając do ustaw o podatkach dochodowych zmiany w zakresie rozliczania w kosztach podatkowych wydatków związanych z opieką nad dziećmi pracowników, ustawodawca podatkowy wyraźnie zastrzegł, że wskazane wydatki mogą być kosztem tylko i wyłącznie wówczas, gdy nie zostały sfinansowane środkami z ZFŚS. Jest to konsekwencją tego, że cały czas do kosztów będą zaliczane odpisy i zwiększenia na ZFŚS wpłacone na rachunek ZFŚS.
Prawodawca wyraźnie wskazał, że od 1 stycznia 2016 r. kosztami uzyskania przychodów będą (oczywiście niefinansowane z ZFŚS) także koszty poniesione przez pracodawcę:
wna utworzenie zakładowego żłobka, zakładowego klubu dziecięcego lub zakładowego przedszkola,
wz tytułu:
– prowadzenia zakładowego żłobka, zakładowego klubu dziecięcego lub zakładowego przedszkola do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie na każde dziecko pracownika:
w uczęszczające do żłobka lub klubu dziecięcego – kwoty 400 zł,
w uczęszczające do przedszkola – kwoty 200 zł,
– o dofinansowania pracownikowi wydatków do wysokości nieprzekraczającej kwoty wydatków poniesionych i udokumentowanych przez pracownika związanych z:
w objęciem dziecka pracownika opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna lub uczęszczaniem dziecka pracownika do żłobka lub klubu dziecięcego, nie więcej niż 400 zł miesięcznie na każde dziecko pracownika,
w uczęszczaniem dziecka pracownika do przedszkola, nie więcej niż 200 zł miesięcznie na każde dziecko pracownika.
Należy przy tym zastrzec, że za dziecko pracownika należy uznać każde małoletnie dziecko, w stosunku do którego w roku podatkowym:
1) wykonywał władzę rodzicielską,
2) pełnił funkcję opiekuna prawnego, jeżeli dziecko z nim zamieszkiwało,
3) sprawował opiekę poprzez pełnienie funkcji rodziny zastępczej na podstawie orzeczenia sądu lub umowy zawartej ze starostą.
WAŻNE
W przypadku przekazania pracownikom dopłaty do opieki nad dziećmi w zakresie limitów jest zachowana pozorna symetria: zapisana w przepisach kwota zwolnienia w PIT i limit kosztów pracodawcy są takie same
Należy jednak zwrócić uwagę na to, że o ile w przypadku zwolnienia prawodawca posłużył się wyłącznie limitem kwotowym, o tyle jeżeli chodzi o koszty, istotne jest również to, aby pracownik nie tylko faktycznie wydatkował środki, ale również by je udokumentował. [przykład 13]
PRZYKŁAD 13
Potrzebny dowód zapłaty
Zgodnie z regulaminem wewnętrznym pracodawca wypłaca pracownikom dopłaty do finansowania żłobka w kwocie 400 zł i do finansowania przedszkola w kwocie 200 zł. W regulaminie nie zapisano, że kwota dofinansowania nie może być wyższa niż kwota płacona przez pracownika do placówki. Ze względu jednak na to, że pracodawca zamierza zaliczać kwoty dopłat do podatkowych kosztów uzyskania przychodu, w regulaminie zostały zamieszczone zapisy, zgodnie z którymi, aby otrzymać dofinansowanie, pracownik musi przedstawić dowód zapłaty za pobyt dziecka w przedszkolu czy w żłobku.
Uwaga: Zarówno w przypadku finansowania świadczeń niepieniężnych, jak i dofinansowania do opieki nad dziećmi podatkowym kosztem uzyskania przychodu mogą być wyłącznie koszty, które podatnik ponosi, przekazując świadczenia pracownikom. Jeżeli korzystają z nich osoby niebędące pracownikami, wówczas wydatki nie mogą być kosztami uzyskania przychodu. [przykład 14]
PRZYKŁAD 14
Bez odpisu dla współpracowników
Zgodnie z regulaminem wewnętrznym spółka wypłaca pracownikom dopłaty do finansowania żłobka w kwocie 400 zł i do finansowania przedszkola dla dziecka w kwocie 200 zł. Zarząd spółki podjął też uchwałę, zgodnie z którą dofinansowania w takich samych kwotach i na takich samych zasadach będą wypłacane osobom współpracującym w ramach umów cywilnoprawnych. Niestety wydatki ponoszone w związku z przekazywaniem świadczeń dla osób współpracujących nie będą mogły być zaliczone do podatkowych kosztów uzyskania przychodu.
Jeżeli podatnik zamierza dofinansować opiekę nad dziećmi osób współpracujących lub wypłacać pracownikom dofinansowania w kwocie wyższej niż odpowiednio, 400 zł lub 200 zł, a jednocześnie chciałby takie wydatki rozliczać w kosztach, powinien podwyższyć wynagrodzenie, a nie przekazywać jako dofinansowanie. W tym miejscu należy przypomnieć, że i tak w takim zakresie przychód nie korzysta ze zwolnienia od PIT u pracowników i osób współpracujących. [przykład 15]
PRZYKŁAD 15
Można podwyższyć pensję
Zarząd spółki zamierza wypłacać pracownikom i osobom współpracującym na podstawie umów cywilnoprawnych dopłaty do finansowania żłobka w kwocie 600 zł i do finansowania przedszkola dla dziecka w kwocie 400 zł. Jednocześnie wypłacający chciałby rozliczyć takie wydatki w kosztach. W konsekwencji stworzono regulamin, zgodnie z którym od 2016 r. pracownikom będą przekazywane dofinansowania do żłobków w kwocie 400 zł i dopłaty do przedszkola w kwocie 200 zł. Jednocześnie zostaną podwyższone wynagrodzenia takich pracowników o 200 zł lub o wielokrotność 200 zł, jeżeli pracownik otrzymuje dopłaty do opieki nad więcej niż jednym dzieckiem. Z kolei osoby współpracujące będą miały podwyższone wynagrodzenie o kwoty przysługującej im dopłaty.
W przepisach ustaw o podatkach dochodowych prawodawca doprecyzował, że przez koszty utworzenia zakładowego żłobka, zakładowego klubu dziecięcego lub zakładowego przedszkola należy rozumieć koszty poniesione do dnia uzyskania wpisu do właściwego rejestru w zakresie spełniania warunków wymaganych do utworzenia żłobka, klubu dziecięcego lub przedszkola, w tym niezbędne koszty nabycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych lub wytworzenia we własnym zakresie środków trwałych, przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji, modernizacji, remontu środków trwałych lub nabycia innych składników majątku, a także koszty dotyczące środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych lub innych składników majątku ponoszone po uzyskaniu wpisu do właściwego rejestru.
Zatem w ramach takich regulacji podatnik rozliczy w kosztach podatkowych nie tylko wydatki związane z wytworzeniem, modernizacją czy remontem, ale również bieżące koszty utrzymania. Jednym słowem należy stwierdzić, że co do istoty, w tym zakresie zasady nie uległy zmianie (patrz część dotycząca stanu obecnego), ale rozliczanie takich wydatków w kosztach powinno budzić mniej kontrowersji. Oczywiście tak jak i obecnie kosztem mogą być wyłącznie te wydatki, które nie są finansowane środkami pochodzącymi z ZFŚS.
WAŻNE
Koszty związane z nabyciem/wytworzeniem i utrzymaniem zakładowego przedszkola oraz żłobka, a także klubu dziecięcego nie podlegają limitowaniu kwotowemu
Rzeczywista zmiana w zakresie podatkowych kosztów uzyskania przychodu dotyczy kosztów prowadzenia zakładowego żłobka, zakładowego klubu dziecięcego lub zakładowego przedszkola. To one, w ramach powołanych powyżej limitów, tj. odpowiednio:
w400 zł dla zakładowego żłobka i klubu dziecięcego,
w200 zł dla zakładowego żłobka
stanowią koszt podatkowy pracodawcy.
Do tej kategorii zaliczyć należy obsługę pracowników, wyżywienie itp. Dodatkowo prawodawca wskazał, że do tej kategorii, tj. do grupy kosztów prowadzenia zakładowego żłobka, zakładowego klubu dziecięcego lub zakładowego przedszkola zalicza się również nabycie przez pracodawcę usługi polegającej na zapewnieniu dziecku pracownika opieki. [przykład 16]
PRZYKŁAD 16
Tylko część opłaty
Pracodawca zamierza zapewniać dzieciom pracowników opiekę w żłobku i w przedszkolu. Firma nie dysponuje placówkami zakładowymi, a pracodawca nie zamierza wypłacać żadnego dofinansowania. W związku z tym spółka wykupiła usługi opieki nad dziećmi w prywatnej placówce. Cena usługi przypadającej na dziecko wynosi 900 zł. Pracodawca zdecydował się finansować całe kwoty. W stanie prawnym obowiązującym od 2016 r. kosztem pracodawcy nie będą całe kwoty, a jedynie ich część w ramach limitu 400 zł i 200 zł.
Jak widać, nowe przepisy mogą w pewien sposób poprawić sytuację podatników, jednak niestety już dzisiaj widać, że wymagają modyfikacji i dla dobra Skarbu Państwa oraz podatników prawodawca powinien niezwłoczne je uszczegółowić, uzupełnić, jednym słowem – poprawić.
Podstawa prawna
Ustawa z 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. poz. 1296). Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 111).