Termin przeprowadzenia jest uzależniony od sposobu ich ewidencji. Jeżeli jest ona ilościowo-wartościowa i dotyczy przechowywania na terenie strzeżonym, to spis przeprowadza się raz w ciągu dwóch lat
ikona lupy />
Dziennik Gazeta Prawna
ikona lupy />
Dziennik Gazeta Prawna
Jak powinniśmy przeprowadzić inwentaryzację zapasów materiałów w magazynie, jeżeli prowadzimy ewidencję ilościowo-wartościową? Jak rozliczyć i zaksięgować niedobory i nadwyżki w magazynie?
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynika z art. 26 ustawy o rachunkowości. Celem jej przeprowadzenia w przedsiębiorstwie są:
1) ustalenie stanu faktycznego aktywów i pasywów, porównanie stanu faktycznego ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, ustalenie różnic inwentaryzacyjnych,
2) urealnienie stanu posiadanych aktywów i pasywów, ustalenie przydatności ekonomicznej posiadanych aktywów i pasywów,
3) rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych i ocena odpowiedzialności za powierzone mienie,
4) kontrola zabezpieczenia posiadanego majątku.
Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiada kierownik jednostki. W instrukcji inwentaryzacyjnej określa on zasady przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników majątku przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości inwentaryzacja może być przeprowadzona jedną z trzech metod, w zależności od rodzaju składników aktywów i pasywów. [tabela 1]
Warto pamiętać, że materiały należy inwentaryzować drogą spisu z natury. Jednak termin inwentaryzacji jest uzależniony od sposobu ewidencji materiałów. [tabela 2]
Dla prawidłowego przeprowadzenia spisu z natury należy się w odpowiedni sposób przygotować. Kierownik jednostki ustala harmonogram prac związanych z zamknięciem roku i przeprowadzeniem inwentaryzacji. Szczegółowy wykaz przykładowych czynności związanych ze spisem z natury przedstawia tabela 3.
W pytaniu nie podano, czy materiały znajdują się na terenach strzeżonych, czy niestrzeżonych. Jeżeli materiały będą przechowywane na terenie strzeżonym i zgodnie z treścią pytania są objęte ewidencją ilościowo-wartościową, to inwentaryzacja może być przeprowadzona raz w ciągu dwóch lat. Jeżeli są to materiały w punktach sprzedaży detalicznej i są objęte ewidencją wartościową, to raz w roku. W pozostałych przypadkach inwentaryzacja musi być przeprowadzona nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia roku następnego.
Jeżeli chodzi o wycenę i ujęcie niedoborów i nadwyżek, to najpierw należy ustalić przyczynę ich powstania. Niedobory dzielimy na zawinione i niezawinione.
Niedobory niezawinione mogą powstać w wyniku:
Jak zaklasyfikować wydatek z tytułu służebności gruntu

Zobacz również
wubytków naturalnych w granicach normy – są one konsekwencją zachodzącego procesu fizykochemicznego związanego np. z wysycaniem, parowaniem, ulatnianiem; dla tego typu ubytków muszą być ustalone normy ubytków mieszczących się w granicach normy,
wubytków naturalnych przekraczających granice normy – są to ubytki niezawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną, a związane np. z niewłaściwym przechowywaniem materiałów,
wzdarzeń nadzwyczajnych, losowych (np. powódź, zalanie, gradobicie) – są to wtedy niedobory nadzwyczajne zaliczane do strat nadzwyczajnych,
wbłędnego wpisania ilości, nazw składników majątku lub są konsekwencją niedokładności urządzeń pomiarowych – są to tzw. niedobory pomyłkowe (pozorne).
Zaś niedobory zawinione powstały z przyczyn zależnych od osób materialnie odpowiedzialnych można podzielić na:
wniedobory uznane przez osobę materialnie odpowiedzialną – osoba materialnie odpowiedzialna przyznała się do powstania niedoboru i zgodziła się go pokryć,
wniedobory dochodzone na drodze sądowej – osoba winna powstania niedoboru nie wyraziła zgody na ich pokrycie i jednostka skierowała sprawę na drogę postępowania sądowego,
wniedobory zawinione niedochodzone na drodze sądowej – kierownik jednostki rezygnuje z dochodzenia pokrycia niedoboru na drodze sądowej, stosuje albo sankcje wynikające z wewnętrznych regulaminów jednostki, albo rezygnuje z dochodzenia niedoboru.
Natomiast w przypadku nadwyżek również należy ustalić przyczynę ich powstawania. Nadwyżki mogą być związane z błędnym zapisem w arkuszach spisowych nazwy spisanego składnika majątku, z błędami pomiaru, błędami w dokumentacji prowadzonej dla danego składnika majątku, a także niedokładnością urządzeń pomiarowych. Czasem jednak nie umiemy ustalić, co mogło być przyczyną powstania nadwyżki.
Zarówno powstanie niedoborów, jak i nadwyżek, musi być w jednostce wyjaśnione. Pozwoli to w przyszłości w lepszy sposób zabezpieczyć majątek przed powstaniem niedoborów i usprawni funkcjonowanie kontroli wewnętrznej w obszarze gospodarowania majątkiem jednostki i obiegiem dokumentów. Poprawnie przeprowadzona inwentaryzacja pozwoli również w bardziej wydajny sposób gospodarować posiadanym majątkiem poprzez kontrolę przydatności tego majątku.
Niedobory i nadwyżki należy rozliczyć. Jedną z metod jest kompensata niedoborów z nadwyżkami. Kompensata może być jednak przeprowadzona tylko w niektórych przypadkach, bo muszą być spełnione następujące warunki jej przeprowadzenia:
wnadwyżka i niedobór zostały ustalone w trakcie tego samego spisu z natury i w tym samym okresie rozliczeniowym,
wnadwyżka i niedobór dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej lub tych samych osób współodpowiedzialnych za powierzone składniki majątku,
wnadwyżka i niedobór dotyczą składników w podobnym asortymencie, czyli o tej samej nazwie, zbliżonych właściwościach, wyglądzie,
wniedobór musi być niezawiniony. ©?
PRZYKŁAD 1
Rozliczenie kompensaty niedoborów i nadwyżek
Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów w rzeczywistej cenie zakupu. W wyniku inwentaryzacji ustalono następujące stany materiałów:
Nazwa materiału Jednostka miary Cena jednostkowaw zł Stan ustalony w trakcie spisu z natury Stan wynikający z ewidencji Różnice inwentaryzacyjne
ilość wartość ilość wartość ilość wartość
Z szt. 5,00 85 425,00 100 500,00 -15 75,00
Y szt. 6,20 209 1295,80 200 1240,00 9 55,8
W trakcie wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych ustalono, że:
● niedobór materiału Z jest niezawiniony,
● nadwyżka materiału Y jest rzeczywista i nie znaleziono jej przyczyny.
Kompensata została dokonana zgodnie z zasadą mniejsza ilość, niższa cena.
Ustalenie wartości niedoborów, nadwyżek i kompensaty:
– nadwyżka materiału Y – 9 szt. x 6,2 zł = 55,80 zł,
– niedobór materiału Z – 15 szt. x 5 zł = 75 zł.
Kompensata 9 szt. x 5 zł = 45 zł.
Różnice po dokonaniu kompensaty:
– nadwyżka materiału Y – 55,80 zł – 45 zł = 10,80 zł,
– niedobór materiału Z – 75 zł – 45 zł = 30 zł.
Objaśnienia:
1. Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych:
a) niedobór materiału Z – 75 zł,
b) nadwyżka materiału Y – 55, 80 zł;
2. Kompensata niedoboru z nadwyżką – kwota 45 zł;
3. Rozliczenie pozostałych po kompensacie niedoborów i nadwyżek:
a) niedobór uznany za niezawiniony – 30,00 zł,
b) nadwyżka uznana za rzeczywistą – 10,80 zł.
PRZYKŁAD 2
Niedobory zawinione przez pracownika
Jednostka prowadzi ewidencję ilościowo-wartościową materiałów w rzeczywistej cenie zakupu. W wyniku inwentaryzacji ustalono następujące stany materiałów:
a) niedobór materiału A o wartości z ewidencji księgowej 5000 zł,
b) niedobór materiału B o wartości z ewidencji księgowej 10 000 zł,
c) nadwyżkę materiału C, którą wyceniono na kwotę 3000 zł.
W toku wyjaśniania różnic inwentaryzacyjnych uznano:
● niedobór materiału A za zawiniony do wysokości 4500 zł, pracownik Y uznał wartość niedoboru i będzie spłacał niedobór w ratach po 500 zł miesięcznie,
● niedobór materiału A za niezawiniony do wysokości 500 zł i mieszczący się w granicach normy,
● niedobór materiału B za zawiniony do wysokości 10 000 zł, pracownik X odmówił pokrycia niedoboru – sprawę skierowano do sądu, sąd uznał całą kwotę za zawinioną przez osobę materialnie odpowiedzialną,
● nadwyżkę ustalono za rzeczywistą.
Objaśnienia:
1) Ujawnienie różnic inwentaryzacyjnych:
a) niedobór materiału A – 5000 zł,
b) niedobór materiału B – 10 000 zł,
c) nadwyżka materiału C – 3000 zł;
2) Rozliczenie niedoboru materiału A:
a) niedobór mieszczący się w granicy normy – 500 zł,
b) niedobór uznany za roszczenie wobec pracownika Y – 4500 zł;
3) Uznanie nadwyżki za rzeczywistą – 3000 zł;
4) Rozliczenie niedoboru materiału B – pracownik odmówił pokrycia niedoboru i sprawę skierowano do sądu – 10 000 zł;
5) Opłata sądowa opłacona gotówką – 200 zł;
6) Sąd uznał, że niedobór powstał z winy pracownika i nakazał zapłatę całej kwoty niedoborów i kosztów postępowania sądowego – 10 200 zł.
Tabela 1. Metody i zakres ich stosowania
Metoda inwentaryzacji Składniki aktywów i pasywów
Spis z natury Aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji (z wyjątkiem gruntów i środków trudnodostępnych) oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie.
Uzgodnienie sald Aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielone pożyczki (z wyjątkiem porównywanych z danymi z ksiąg rachunkowych) oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.
Porównanie danych księgowych z dokumentacją Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także pozostałe aktywa i pasywa.
Tabela 2. Terminy inwentaryzacji materiałów
Termin inwentaryzacji Składnik aktywów i pasywów Uwagi
Ostatni dzień roku obrotowego Materiały wpisane w koszty w dniu zakupu Stan ustalony na dzień bilansowy w trakcie inwentaryzacji jest podstawą dokonania korekty kosztów ujętych w ewidencji do rzeczywistego poziomu zużycia materiałów.
Nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia roku następnego Zapas materiałów
Raz w ciągu 2 lat Zapas materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową
Raz w roku Zapas towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki
Tabela 3. Wykaz przykładowych czynności
Rodzaj czynności Szczegółowa charakterystyka czynności w ramach poszczególnych etapów
I ETAP – PRZYGOTOWANIE
Czynności przedwstępne Sprawdzenie umów o pracę z osobami materialnie odpowiedzialnymi, umów o wspólnej odpowiedzialności materialnej
Ustalenie zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla pracowników materialnie odpowiedzialnych
Utworzenie komisji inwentaryzacyjnej, komórki inwentaryzacyjnej i ustalenie dla niej zakresu zadań i czynności
Ustalenie i wprowadzenie instrukcji inwentaryzacyjnej
Zarządzenie kierownika jednostki w sprawie zasad ochrony majątku
Sprawdzenie instrukcji obiegu i kontroli obiegu dokumentów z systemem ochrony majątku
Wyposażenie komórek administracyjnych lub gospodarczych w legalizowane urządzenia pomiarowe, liczące i zabezpieczające
Poinstruowanie i przeszkolenie pracowników materialnie odpowiedzialnych
Opracowanie i zatwierdzenie harmonogramu inwentaryzacji
Przygotowanie przepisów, druków, arkuszy i formularzy inwentaryzacyjnych
Czynności wstępne Wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji przez kierownika jednostki
Powołanie zespołów spisowych
Szkolenie przedinwentaryzacyjne dla zespołów spisowych i osób materialnie odpowiedzialnych w sprawie zasad przeprowadzania spisu z natury
Przekazanie zespołom spisowym niezbędnych druków, materiałów, urządzeń pomiarowych
Wybranie i przydzielenie do pomocy w zespołach spisowych osób ze sprzętem technicznym lub odpowiednią wiedzą w razie potrzeby
Czynności przed spisem z natury Podział inwentaryzowanego przedsiębiorstwa na rejony spisowe
Przegląd składników majątkowych w poszczególnych rejonach spisowych przez osoby materialnie odpowiedzialne, uzgodnienie z ewidencją księgową
Sprawdzenie przyrządów pomiarowych przed spisem z natury
Przyjęcie oświadczeń przedinwentaryzacyjnych od osób materialnie odpowiedzialnych
II Etap – spis
Spis z natury Spisanie składników majątku, dokonanie liczenia, pomiaru, ważenia, wpisanie do arkuszy spisowych
Przeprowadzenie wstępnej oceny użyteczności składników majątku
Pobranie oświadczeń poinwentaryzacyjnych od osób materialnie odpowiedzialnych
Procedury obliczeniowe Dokonanie wyceny poszczególnych pozycji w arkuszu spisu z natury
Wykonanie wszystkich obliczeń rachunkowych w arkuszach spisowych i zestawienie wszystkich arkuszy
Sporządzenie protokołu z inwentaryzacji
III Etap – ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie
Wstępne czynności rozliczeniowe Przekazanie dokumentów ze spisu z natury do komisji inwentaryzacyjnej
Sprawdzenie arkuszy spisowych pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym
Dokonanie dodatkowych uzupełnień, wyceny, jeśli zachodzi taka konieczność – np. dodatkowy spis
Sporządzenie ostatecznego rozliczenia ilościowego i wartościowego inwentaryzacji z podziałem na ubytki, niedobory, nadwyżki, kompensaty i inne elementy w zależności od specyfiki firmy
Rozliczenie i zakończenie inwentaryzacji Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnienie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych poprzez oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych
Ustalenie zasad rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych i ich ocena prawna, ustalenie wpływu na wynik finansowy
Rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za niedobory zawinione
Podsumowanie poinwentaryzacyjne i wykorzystanie dorobku poinwentaryzacyjnego
Podstawa prawna
Art. 26 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).