Pracodawca może wystawić pracownikowi tylko jeden PIT-11

Po zakończeniu roku podatkowego płatnik może wystawić tylko jedną informację PIT-11 obejmującą wszystkie uzyskane przez danego pracownika przychody oraz pobrane zaliczki na podatek dochodowy – stwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Spytała o to spółka, która zatrudnia pracowników oraz zleceniobiorców. Spółka wyjaśniła, że dotychczas sama rozliczała wynagrodzenia, korzystając z systemu kadrowo-płacowego, natomiast od połowy 2023 r. ma się tym zająć zewnętrzna firma księgowa. W związku z tym – jak dodała – może się okazać, że nie da się scalić danych z dwóch systemów kadrowo -płacowych w taki sposób, aby móc przygotować po jednej informacji PIT-11 dla każdego pracownika.

Spółka chciała się więc upewnić, że będzie mogła sporządzić dla każdego zatrudnionego dwie informacje PIT-11: jedną wypełnioną na podstawie danych z dotychczasowego systemu kadrowo-płacowego i drugą wypełnioną na podstawie danych przygotowanych przy użyciu systemu zewnętrznej firmy księgowej.

Nie zgodził się na to dyrektor KIS. Wyjaśnił, że PIT-11 dotyczy całego roku podatkowego i w związku z tym nie należy wystawiać kilku takich informacji – osobno za różne okresy związane z wykonywaniem funkcji płatnika przez ten sam podmiot.

Organ wskazał, że wyjątek od tej zasady przewiduje tylko art. 39 ust. 2 ustawy o PIT. Dotyczy on sytuacji, gdy w trakcie roku ustał obowiązek poboru zaliczek przez płatnika (np. doszło do rozwiązania umowy o pracę) i pracownik złożył wniosek o sporządzenie i przekazanie informacji PIT-11. Wówczas w ciągu 14 dni, a więc w trakcie roku podatkowego, płatnik ma obowiązek sporządzić PIT-11 i przekazać go podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu.

W tym samym roku może ponownie powstać obowiązek poboru zaliczek na PIT w stosunku do tego samego pracownika (np. gdy zawarto z nim kolejną umowę o pracę). Tylko wówczas – jak podkreślił organ – jest możliwe wystawienie więcej niż jednej informacji PIT-11 przez tego samego płatnika dla tego samego pracownika.

„Zatem to wyłącznie z inicjatywy pracownika (na wniosek składany zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy o PIT) może dojść do sytuacji, gdy płatnik wystawi dla jednej osoby kilka (dwie lub więcej) informacji PIT-11 za dany rok podatkowy” – stwierdził dyrektor KIS.

W pozostałych przypadkach – jak podkreślił – płatnik wystawia tylko jedną informację PIT-11, po zakończeniu roku podatkowego, obejmującą wszystkie przychody i pobrane zaliczki na PIT od dochodu danego podatnika. Bez znaczenia – jak stwierdził – są ewentualne problemy techniczne związane z migracją danych z jednego systemu kadrowo-płacowego do drugiego.

Dyrektor KIS powołał się także na broszurę przygotowaną przez Ministerstwo Finansów stanowiącą instrukcję wypełniania informacji PIT-11. ©℗

Liczba PIT-11 nie powinna mieć znaczenia

Z przepisów nie wynika wprost, że płatnik może sporządzić wyłącznie jedną informację PIT-11. Dyrektor KIS powołuje się na broszurę informacyjną Ministerstwa Finansów (niestanowiącą źródła prawa), z której także nie wynika taki obowiązek. Zatem w szczególnych przypadkach, chociażby takich, które opisano we wniosku o interpretację, powinno być, moim zdaniem, dopuszczalne sporządzenie i złożenie przez tego samego płatnika więcej niż jednej informacji PIT-11 za dany rok.

W dobie automatyzacji, gdy PIT-11 jest składany elektronicznie, bez znaczenia powinno być dla fiskusa to, ile informacji PIT-11 płatnik sporządzi dla jednego pracownika. Finalnie do systemu Twój e-PIT trafiają dane z wszystkich sporządzonych informacji PIT-11, więc w takim przypadku również wygenerowałoby się automatycznie zeznanie podatkowe.