Polska uzyskała zgodę Komisji Europejskiej na obowiązkowe fakturowanie elektroniczne i od 1 lipca 2024 r. faktury ustrukturyzowane będą obowiązywać już wszystkich podatników.

Jak wynika z projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (nr UD468 w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów), faktury będą wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem ogólnopolskiego programu informatycznego – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i – co ważne – każda będzie wystawiana w ujednoliconym formacie XML. Należy dodać, że obecnie na podstawie ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2707) już funkcjonuje system o takiej samej nazwie, ale korzystanie z niego jest dobrowolne. Jak w praktyce będzie wyglądał proces wysyłki i odbioru faktur ustrukturyzowanych? Zagadnienie to budzi liczne pytania, które dotyczą przygotowania podatników do wdrożenia systemu KSeF. Na część z nich odpowiadają dziś eksperci podatkowi prowadzący na Platformie Wiedzy MDDP szkolenie „Krajowy System e-Faktur – jak przygotować swoją firmę?”.

Data wystawienia

PROBLEM Czy data wystawienia na fakturze ustrukturyzowanej będzie zawsze spójna z datą wystawienia zdefiniowaną w przepisach?

ODPOWIEDŹ Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest zdefiniowana w przepisach jako moment przesłania faktury do KSeF. Oczywiście chodzi o skuteczne przesłanie, tj. po pozytywnym zweryfikowaniu faktury przez system. W praktyce może się okazać, że faktura przygotowana w systemie firmy w danym dniu nie zostanie przesłana tego samego dnia, lecz w dniu następnym. Taka sytuacja może wystąpić, gdy faktury będą np. przesyłane do KSeF w późnych godzinach wieczornych, a zwłaszcza gdy będą przesyłane w paczkach. Wówczas sesja wysyłki może zostać nawiązana już po północy, choćby z uwagi na przerwę serwisową bądź chwilowy brak połączenia z internetem. Wówczas data wskazana na fakturze przez firmę w polu P_1 będzie różna od daty wystawienia rozumianej jako data przesłania faktury do KSeF. Ważne będzie więc zapewnienie takiej funkcjonalności systemu, aby w ewidencji jako data wystawienia faktury była uwzględniana data przesłania do KSeF. Będzie miało to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy data wystawienia determinuje moment powstania obowiązku podatkowego w rozliczeniach VAT, np. dla usług najmu, dzierżawy, leasingu czy dostawy mediów. Dodatkowy problem będzie dotyczyć faktur wystawianych w walucie obcej, jeśli kurs waluty jest uzależniony od daty wystawienia faktury. Projektowane przepisy pozwalają na pozostawienie kursu według daty z pola P_1 nadanej fakturze przez system firmy, jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF nie później niż następnego dnia.

Transakcje z konsumentami

PROBLEM Czy w KSeF będą wystawiane faktury dla konsumentów (B2C)?

ODPOWIEDŹ Nie, faktury w relacjach B2C będą wystawiane wyłącznie w dotychczasowy sposób, tj. w formie papierowej lub elektronicznej. Jest to istotna zmiana w stosunku do pierwotnego projektu ustawy o obowiązkowym KSeF, gdyż początkowo zakładano, iż wszystkie faktury, w tym także w transakcjach B2C, będą wystawiane przez KSeF. Co istotne, w przypadku transakcji B2C nie będzie nawet możliwości dobrowolnego wystawienia faktury przy użyciu KSeF. W konsekwencji podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz konsumentów będą musieli utrzymać dwutorowy proces fakturowania – dla klientów B2B z wykorzystaniem KSeF i dla klientów B2C – dotychczasowy. Warto również odnotować, że zgodnie z projektem ustawy wprowadzającym obowiązkowy KSeF zostanie uchylony wymóg uzyskania zgody kontrahenta na wystawianie faktur elektronicznych.

Sprzedaż za granicę

PROBLEM Czy w KSeF będą wystawiane faktury dla kontrahentów zagranicznych?

ODPOWIEDŹ Tak, co do zasady wszystkie faktury wystawiane przez podatników zobowiązanych do korzystania z KSeF w relacjach B2B mają być wystawiane w KSeF. Tym samym również w przypadku sprzedaży na rzecz kontrahentów zagranicznych faktury powinny być wystawione z użyciem KSeF. Należy przy tym zaznaczyć, że ze względu na to, że podatnicy zagraniczni nie będą mieli dostępu do KSeF, fakturę ustrukturyzowaną będzie trzeba dostarczyć nabywcy w sposób z nim uzgodniony – np. poprzez wysłanie wizualizacji w pliku PDF. Co istotne, w przypadku użycia faktury poza KSeF podatnik będzie obowiązany do zamieszczenia na niej kodu QR pozwalającego na jej odszukanie w systemie KSeF.

Kod weryfikacyjny

PROBLEM Czym jest kod QR, który ma być umieszczany na fakturze ustrukturyzowanej?

ODPOWIEDŹ Zgodnie z założeniami projektu ustawy w momencie, kiedy faktura wystawiona w KSeF będzie używana poza systemem, ma zostać oznaczona graficznym kodem weryfikującym – QR kodem. Ma on zawierać adres zasobu oprogramowania interfejsowego wskazany w specyfikacji oprogramowania, numer KSeF oraz specjalny skrót kryptograficzny wytworzony przy użyciu algorytmu kryptograficznego. Oznaczenie faktury wspomnianym kodem ma następować po jej zwizualizowaniu za pomocą oprogramowania komercyjnego bądź bezpłatnego narzędzia udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Celem wprowadzenia takiego rozwiązania jest umożliwienie nabywcy w łatwy i przyjazny sposób weryfikacji poprawności danych zawartych na fakturze.

Sposób autoryzacji

PROBLEM Czy korzystanie z systemu będzie wymagało autoryzacji?

ODPOWIEDŹ Tak, korzystanie z systemu będzie wymagało uwierzytelnienia ze strony podatnika. Z uwagi na to, że z systemu będą mogły korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i podmioty niebędące osobami fizycznymi, przewidziane jest kilka możliwości autoryzacji. Osoby fizyczne będą mogły tego dokonać poprzez użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Warto zaznaczyć, że taki podpis powinien posiadać jeden z atrybutów – NIP lub PESEL. W przypadku ich braku niezbędne będzie zgłoszenie tzw. odcisku palca podpisu kwalifikowanego. Zgłoszenia będzie mogła dokonać osoba fizyczna będąca właścicielem podpisu – poprzez złożenie formularza ZAW-FA do naczelnika właściwego urzędu skarbowego – lub podatnik nadający uprawnienia osobie fizycznej (wówczas możliwe jest to poprzez formularz ZAW-FA lub drogą elektroniczną).

Taka procedura będzie miała również zastosowanie w przypadku osób fizycznych nieposiadających NIP lub PESEL. Jeżeli osoba fizyczna będzie posługiwała się podpisem posiadającym jeden z ww. atrybutów, w przypadku przedłużenia jego ważności lub zmiany danych osobowych nie będzie konieczności zgłaszania tego faktu do organów skarbowych. Podmioty niebędące osobami fizycznymi będą mogły dokonać autoryzacji poprzez użycie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. W przypadku jej braku podmiot będzie zmuszony do złożenia zawiadomienia ZAW-FA ze wskazaniem osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z KSeF. Ustawodawca przewidział również możliwość autoryzacji poprzez TOKEN – jest to unikalny wygenerowany w systemie numer przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego w zakresie posiadanych uprawnień. TOKEN będzie generowany na czas nieokreślony i pozostanie ważny do czasu jego anulowania przez podatnika.

Przekazanie uprawnień

PROBLEM Czy system umożliwi nadanie uprawnień do wystawiania i odbioru faktur innemu podmiotowi lub osobie fizycznej?

ODPOWIEDŹ System umożliwi wystawianie oraz odbiór faktur przez inny podmiot – zarówno osobę fizyczną, jak i podmiot niebędący osobą fizyczną.

Podatnik posiada uprawnienia bezpośrednie do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień, do wystawiania faktur i dostępu do faktur. W momencie ich przekazywania podatnik zdecyduje, w jakim zakresie zostaną one nadane podmiotowi upoważnionemu. Jeżeli osoba fizyczna upoważniona przez podmiot będzie posiadać uprawnienia do nadawania kolejnych uprawnień, to wówczas będzie mogła je przekazać na kolejną osobę fizyczną bądź podmiot niebędący osobą fizyczną – ale tylko w zakresie posiadanych przez siebie uprawnień.

Możliwe będzie również rozwiązanie, dzięki któremu posiadający pośrednie uprawnienia podmiot niebędący osobą fizyczną w imieniu podatnika będzie mógł upoważnić osobę fizyczną do wystawiania i odbioru faktur. W tym przypadku delegowanie uprawnień nastąpi tylko o szczebel niżej – na osobę wskazaną, która będzie wystawiać lub odbierać faktury tylko w imieniu podmiotu pośredniego, a nie bezpośrednio w imieniu podatnika.

Przyczyny odrzucenia dokumentu

PROBLEM W jakiej sytuacji faktura zostanie odrzucona przez KSeF?

ODPOWIEDŹ Aby faktura została przyjęta przez system, będzie musiała zostać zweryfikowana pod kątem zgodności jej wystawienia z obowiązującą strukturą (walidacja semantyczna) oraz w zakresie uprawnień osoby/firmy wystawiającej fakturę. Jeżeli jeden z dwóch wymienionych warunków nie zostanie spełniony – czyli faktura będzie zawierała błąd np. w zakresie braku wypełnienia pól obowiązkowych lub osoba wystawiająca fakturę nie będzie miała upoważnienia w systemie w tym zakresie – faktura zostanie odrzucona. Informacja o jej odrzuceniu zostanie przekazana do podatnika, jednakże – zgodnie z zapowiedziami przedstawicieli Ministerstwa Finansów – bez wskazania przyczyny oraz potencjalnego błędu, w wyniku którego dokument nie został przyjęty. W tej sytuacji podatnik będzie zobowiązany do zweryfikowania, co jest przyczyną odrzucenia faktury i ponownego jej przygotowania oraz wysłania do systemu.

Skutki odrzucenia faktury

PROBLEM Jakie będą skutki odrzucenia faktury/paczki faktur?

ODPOWIEDŹ Odrzucenie faktury przez KSeF oznaczać będzie ni mniej, ni więcej, że faktura nie została wystawiona i tym samym nie wejdzie do obrotu prawnego. W przypadku odrzucenia faktury podatnik będzie musiał zatem zweryfikować fakturę i poprawić błędy, które spowodowały jej odrzucenie. Co ważne, podatnik będzie musiał tego dokonać we własnym zakresie, gdyż KSeF nie będzie wskazywał błędów w odrzuconych fakturach.

Należy również wskazać, że odrzucenie faktury będzie mieć różne skutki – w zależności od wybranego sposobu wysyłki. Przypomnijmy, że będą dostępne dwie metody, tj. wysyłka interaktywna, w ramach której są przesyłane pojedyncze faktury, oraz wysyłka wsadowa, polegająca na wysyłce paczek faktur.

W przypadku wysyłki pojedynczych faktur sprawa będzie nieco prostsza, gdyż ich weryfikacja przez KSeF potrwa krócej niż weryfikacja paczki, a ponadto w przypadku odrzucenia od razu będzie wiadomo, którą fakturę odrzucono. Z kolei w przypadku wysyłki faktur w paczkach sytuacja się komplikuje, gdyż weryfikacja przez KSeF może się wydłużyć do kilku dni, a ponadto system nie wskaże, która faktura była powodem odrzucenia, a należy podkreślić, że wystąpienie choćby jednej błędnej faktury w paczce skutkuje odrzuceniem całej paczki. Oznacza to, że w przypadku odrzucenia paczki faktur podatnik powinien zweryfikować wszystkie faktury w paczce, a następnie poprawić błędne i przesłać ponownie paczkę do KSeF.

W konsekwencji odrzucenie faktury lub paczki faktur będzie mogło skutkować tym, że podatnik nie wystawi faktury w terminie ustawowym lub naruszy regulacje umowne w zakresie wystawiania faktur. Dlatego też niezmiernie istotne jest, aby należycie zweryfikować poprawność faktur przed ich wysyłką do KSeF (najlepiej jeśli system firmy będzie miał taką funkcjonalność) i ograniczyć w ten sposób ryzyko wystąpienia błędów skutkujących odrzuceniem faktur.

Rozliczenia z pracownikami

PROBLEM Czy obowiązkowy KSeF wpłynie na rozliczanie wydatków pracowniczych?

ODPOWIEDŹ Po wprowadzeniu powszechnego KSeF proces rozliczeń pracowniczych w firmie będzie wymagać wprowadzenia istotnych zmian. Najprawdopodobniej pracownik, który zapłaci z własnych pieniędzy za firmowy zakup, np. za lunch, paliwo czy bilet na pociąg, nie otrzyma faktury na miejscu, gdyż taka faktura zostanie przekazana firmie w KSeF i trafi do zbioru wszystkich faktur zakupowych. Aby jednak pracownik mógł rozliczyć poniesiony wydatek, będzie musiał otrzymać jakiś dokument stanowiący dowód dokonania płatności i odebrania towaru/usługi. Na podstawie takiego dokumentu pracownik dokona w firmie rozliczenia poniesionego wydatku. Przy czym konieczne będzie przyporządkowanie faktury otrzymanej w KSeF do rozliczenia dokonanego z pracownikiem. Wskazane będzie, aby w tym celu na fakturze zamieścić odnośnik referujący do dokumentu wydanego pracownikowi.

Awaria systemu

PROBLEM Czy na wypadek awarii systemu jest przewidziana specjalna procedura w zakresie wystawiania faktur przez podatnika?

ODPOWIEDŹ W projektowanych zapisach ustawy wprowadzającej obligatoryjny KSeF jest przewidziana procedura wystawiania faktur przez podatnika w okresie awarii. Zgodnie z jej założeniami podatnik w okresie niedostępności systemu (innej niż krótka przerwa serwisowa) będzie mógł wystawiać faktury w postaci elektronicznej, ale mają być one wystawiane zgodnie z udostępnionym wzorem. Następnie takie faktury będą dostarczane do nabywcy w sposób wcześniej z nim uzgodniony. Podatnik będzie miał również obowiązek wprowadzenia takich faktur do systemu w terminie siedmiu dni od dnia kończącego okres awarii. W przypadku niewywiązania się z tego terminu na podatnika będzie mogła zostać nałożona kara pieniężna.

Co ważne, kiedy podatnik wystawi fakturę w trakcie awarii, wskazując w polu P_1 bieżącą datę, a faktura zostanie wprowadzona do systemu z opóźnieniem wynikającym z awarii (we wskazanym powyżej terminie), to data z pola P_1 będzie przyjmowana jako data wystawienia i wprowadzenia faktury do obrotu prawnego. Natomiast po stronie nabywcy za datę otrzymania będzie uznany moment faktycznego otrzymania faktury, chyba że ta data będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru KSeF – w tej sytuacji datą otrzymania faktury będzie data przydzielenia numeru. Co ważne, faktura wystawiona w okresie awarii będzie musiała zostać oznaczona przez podatnika w taki sposób, aby było możliwe zweryfikowanie danych w niej zawartych. Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, okres awarii, a przez to niedostępność systemu dla podatników, będzie określany w komunikatach na stronie BIP resortu oraz w środkach masowego przekazu. Dodatkowo ma być przygotowany odrębny interfejs informujący użytkowników systemu o jego czasowej niedostępności.

Załączniki do faktur

PROBLEM Jak przekazywać załączniki do faktur?

ODPOWIEDŹ KSeF nie ma i – zgodnie z informacjami płynącymi z Ministerstwa Finansów oraz przedstawicieli spółki Aplikacje Krytyczne – nie będzie miał funkcjonalności pozwalającej na przesyłanie załączników. Będzie to duży kłopot dla licznej grupy podatników, gdyż wykorzystanie załączników do przekazania dokładnych informacji o transakcji jest obecnie powszechną praktyką stosowaną na rynku, a załączniki do faktur potrafią liczyć po kilkadziesiąt stron. Dotyczą one np. specyfikacji godzinowej wykonanych usług, rozliczenia rozmów telefonicznych czy kart paliwowych. W konsekwencji podatnicy będą mieli dwa wyjścia:

  • mogą spróbować przenieść dane z załączników do odpowiednich pól w fakturze ustrukturyzowanej lub
  • mogą wdrożyć rozwiązanie pozwalające na łatwe łączenie załączników wysyłanych odrębnie (np. mailem) z fakturami z KSeF.

Zbiorcze faktury korygujące

PROBLEM Czy w KSeF będzie również możliwe wystawianie zbiorczych faktur korygujących?

ODPOWIEDŹ Tak, regulacje w zakresie zbiorczych faktur korygujących pozostają niezmienione, a zatem podatnicy w dalszym ciągu będą mogli wystawiać zbiorcze faktury korygujące. Warto przy tym zaznaczyć, że wyróżnia się dwa typy faktur korygujących, tj.:

  • zwykłe – odnoszące się do wielu faktur wystawionych w danym okresie;
  • uproszczone, które mogą nie zawierać danych w zakresie nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą, pod warunkiem że korekta dotyczy wszystkich dostaw i usług wykonanych w danym okresie.

Obydwa te typy będą dostępne w KSeF, jednak istotną zmianą w odniesieniu do wszystkich faktur korygujących będzie obowiązek podawania na fakturze korygującej numeru KSeF faktury pierwotnej (o ile ta została wystawiona już poprzez KSeF). W tym aspekcie pojawia się problematyczna kwestia związana z fakturami korygującymi, które będą dotyczyć jednocześnie transakcji udokumentowanych dotychczasowymi fakturami (wystawionymi przed KSeF) oraz fakturami wystawionymi już w KSeF. W schemie faktury ustrukturyzowanej zaprezentowanej na początku grudnia ubiegłego roku nie było technicznej możliwości wystawienia poprawnej faktury korygującej, która dotyczyłaby zarówno faktur wystawionych poza KSeF, jak i w KSeF. Na moment pisania niniejszego artykułu nie opublikowano jeszcze zaktualizowanej wersji schemy, zatem nie wiadomo, czy Ministerstwo Finansów w jakiś sposób rozwiązało ten problem. Takie rozwiązanie powinno być jednak dopuszczone, ponieważ łączone korekty z pewnością będą występować, choćby z tego powodu, że obowiązkowy KSeF ma wejść w życie od 1 lipca 2024 r., a firmy udzielają np. rocznych bonusów z tytułu osiągnięcia określonego poziomu obrotów.