Sądy nie wywrócą firmowych kafeterii do góry nogami

Motywacyjne programy kafeteryjne nie znikną wskutek niedawnego wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego. Firmy, które je organizują, są w stanie śledzić zakupy dokonywane przez pracowników i informować o tym pracodawców – wynika z ustaleń DGP.

Chodzi o skutki wyroku NSA z 14 marca 2023 r. (sygn. akt II FSK 2116/20). Opisaliśmy go szerzej w artykule „System kafeteryjny to kłopot dla płatnika” (DGP nr 52/2023).

Przypomnijmy, że według sądu kasacyjnego samo przyznanie pracownikowi lub współpracownikowi punktów uprawniających do wymiany na towar lub usługę nie oznacza jeszcze powstania przychodu. Przychód powstaje dopiero z chwilą, gdy dojdzie do wymiany na towar lub usługę.

To by oznaczało, że pracodawca, który tworzy motywacyjny program kafeteryjny, musi śledzić dokonywane przez pracowników zakupy i potrącać zaliczki na PIT dopiero od wartości kupowanych przez nich towarów i usług, a nie już z chwilą przyznania punktów (co jest obecnie rozpowszechnione).

Skutki wyroku

Część ekspertów wyraziła wtedy obawę, że takie orzeczenie może wywrócić do góry nogami system rozliczeń pozapłacowych.

Nakładałoby bowiem na pracodawców – jako płatników – dodatkowe obowiązki. Przypomnijmy, że płatnik ponosi odpowiedzialność za prawidłowe obliczenie i pobranie podatku (zaliczki na podatek dochodowy) oraz wpłacenie go we właściwym terminie organowi podatkowemu (art. 30 par. 1 w zw. z art. 8 ordynacji podatkowej).

Za naruszenie tych obowiązków grozi grzywna do 720 stawek dziennych, a nawet kara więzienia – wynika z art. 77 i 78 kodeksu karnego skarbowego.

Pojawiła się więc obawa o przyszłość programów kafeteryjnych.

– Pracodawcy, aby pozostać w zgodzie z wykładnią przepisów, musieliby wdrożyć dodatkowe narzędzia do szczegółowego monitorowania wykorzystania przyznanych punktów, co wiąże się z kosztami – zwraca uwagę Jarosław Ziółkowski, doradca podatkowy w Independent Tax Adviser.

Jego zdaniem nie można wykluczyć, że firmy, aby uniknąć tego rodzaju problemów, wracałyby do przyznawania pracownikom tradycyjnych bonusów. W takiej sytuacji nie ma wątpliwości, że przychód powstaje w momencie otrzymania świadczenia lub postawienia go do dyspozycji.

Podobne obawy wyrażali również inni eksperci podatkowi komentujący skutki wyroku NSA w mediach.

Nie ma obawy

Dostawcy programów kafeteryjnych uspokajają jednak, że w praktyce wyrok NSA niewiele zmieni.

– W naszym przekonaniu orzeczenie to nie będzie miało istotnego wpływu na decyzje pracodawców dotyczące wdrażania lub dalszego korzystania z platform kafeteryjnych – mówi Paweł Kornosz, dyrektor zarządzający ds. platform kafeteryjnych w Benefit Systems.

Wyjaśnia, że temat prawidłowego rozliczenia programów kafeteryjnych był dyskutowany od lat. W tym czasie – jak mówi – były wdrażane coraz dokładniejsze narzędzia do analityki oraz prawidłowego i skutecznego rozliczania jednorazowych świadczeń pozapłacowych.

– Jesteśmy przygotowani do generowania szczegółowych raportów niezależnie od przyjętego przez klientów momentu uzyskania przychodu przez ich pracowników – zapewnia Paweł Kornosz.

Podobne deklaracje składa Magdalena Wiśniewska, dyrektor operacyjna firmy Motivizer.

– Rozliczenia w oferowanym przez nas programie kafeteryjnym odbywają się automatycznie, a system Motivizer integruje się z systemami kadrowymi i księgowymi naszych klientów, zasilając je potrzebnymi danymi, w tym o składnikach płacowych – zapewnia Magdalena Wiśniewska. Dodaje, że większość klientów Motivizer już obecnie rozlicza się w sposób, który wynika z najnowszego wyroku NSA. Nie wymaga to więc od klientów – jak mówi – dodatkowej biurokracji.

Podobne wnioski można wyciągnąć z lektury dokumentów przetargowych na tworzenie programów kafeteryjnych w niektórych państwowych urzędach. Z dokumentów tych wynika, że zamawiający oczekują wręcz od wykonawców ułatwionego monitoringu tego, w jaki sposób są wykorzystywane środki z programu kafeteryjnego i z jakiego świadczenia pozapłacowego korzystają konkretni pracownicy. Takie informacje mają – wedle zamówienia – trafiać do administratorów, czyli wyznaczonych pracowników firmy bądź urzędu korzystających z programu.

– Część dostawców będzie musiała zapewne po wyroku NSA dokonać aktualizacji platformy, ale pamiętajmy, że mówimy o rozwiązaniach informatycznych, w których konwersja punktów na świadczenie może zostać relatywnie łatwo zaraportowana i wyeksportowana do systemów księgowych – komentuje Przemysław Antas, radca prawny i partner w firmie doradczej Ontilo.

Czym jest kafeteria

Na czym polegają programy kafeteryjne? To coraz bardziej popularny pozapłacowy system dodatkowego motywowania podwładnych. W programie jest tworzone indywidualne konto pracownika na platformie internetowej. Na konto trafiają punkty przyznawane przez pracodawcę, o określonej wartości majątkowej (np. 1 pkt – 1 zł). Pracodawca (z programów kafeteryjnych korzystają także urzędy i ministerstwa państwowe) określa limit takich punktów dla poszczególnych podwładnych i sam decyduje, jakie benefity będą dostępne. Możliwa jest wymiana punktów np. na wejściówki na siłownię, basen, ale też na towary lub usługi w określonych sklepach.

Pracodawca może przy tym przyznawać podwładnym środki zarówno z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jak i z własnych środków obrotowych. Czasem, gdy cena towaru lub usługi jest wyższa, podwładny dopłaca z własnej kieszeni.

Dlaczego nie gotówka?

Dlaczego pracodawcy wybierają przyznawanie punktów w ramach programu kafeteryjnego, zamiast przekazać podwładnemu pieniądze?

Zarówno dostawcy takich programów, jak i sami pracodawcy przekonują, że w ten sposób łatwo jest zachować pełną kontrolę nad budżetem przeznaczanym na benefity i wyborem firm oferujących benefity. Pracodawca nie musi się też skupiać na rozliczeniach pojedynczych pracowników, które są automatyzowane na platformie internetowej. Pracownicy natomiast nie muszą szukać ofert na własną rękę, bo mają do nich dostęp na preferencyjnych warunkach w jednym miejscu.

Programy kafeteryjne stały się w ten sposób pożądanym elementem motywacyjnym dla obecnych i przyszłych pracowników.

Skutki podatkowe

Podatkowo programy kafeteryjne są rozliczane inaczej niż pozostałe popularne świadczenia motywacyjne. Potwierdził to nie tylko NSA.

Wcześniej podobnie orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie w prawomocnym wyroku z 25 maja 2017 r. (sygn. akt I SA/Sz 212/17). Stwierdził, że przychodem pracownika jest dopiero wartość majątkowa świadczenia, na które zostały wymienione przyznane mu punkty.

Takie stanowisko prezentuje konsekwentnie również fiskus, czego przykładem są interpretacje indywidualne, m.in. z 8 lutego 2022 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.1032.2021.1. MS) i z 13 maja 2021 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.68.2021.2. MK1).

Z taką wykładnią w pełni się zgadza Przemysław Antas. – Punkty w systemie kafeteryjnym są systemem zarządzania preferencjami pracownika i mają za zadanie doprowadzić do wyboru przez niego określonego świadczenia w ramach możliwości pracodawcy. Nie są to ani rzeczy, ani prawa czy wartości stanowiące przysporzenie dla pracownika – tłumaczy ekspert.

Inaczej byłoby, gdyby praco dawca, chcąc zmotywować podwładnego, zaoferował mu kartę przedpłaconą o określonej wartości, np. 2 tys. zł. Takie karty działają w praktyce podobnie jak zwykłe karty debetowe. Sposób ich rozliczania różniłby się jednak w zależności od tego, czy pracodawca załadował kartę z własnych środków obrotowych, czy ze środków ZFŚS.

W pierwszym przypadku podwładny uzyska opodatkowany przychód już z chwilą udostępnienia mu środków na karcie. W drugim może wchodzić w grę zwolnienie na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Zasadniczo przysługuje ono do wysokości 1 tys. zł, ale do końca 2023 r. (rok następujący po tym, w którym odwołano stan epidemii) obowiązuje wyższy limit – 2 tys. zł. Wynika to z art. 52l ust. 3 ustawy o PIT.

Podobny sposób rozliczeń dotyczy np. bardzo popularnych kart Multisport.

Bardzo popularnym świadczeniem motywacyjnym są również pakiety medyczne, których wartość jest uważana za klasyczny przychód ze stosunku pracy (lub np. działalności wykonywanej osobiście u zleceniobiorców), opodatkowany w ten sam sposób co zwykła wypłata wynagrodzenia. ©℗