Subskrybuj nas na Youtube
W praktyce występują dwie odpowiedzi. Jedni twierdzą, że do 30 kwietnia, a drudzy zakładają, że należy to zrobić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Wydawać by się mogło, że któraś z nich jest błędna
/>
Czy rzeczywiście? Zapewne zaskakujące okaże się twierdzenie, że obie odpowiedzi są prawdziwe. Jest to zależne od tego, jakiej samorządowej jednostki budżetowej to dotyczy i co ewentualnie zapisano w jej statucie. I tu mamy jeszcze jedną wątpliwość, czym jest w urzędzie (gminy, miasta, marszałkowskim i starostwie) ewidencja budżetu. Rozstrzygnięcie tej kwestii jest jednym z elementów niezbędnych do ustalenia właściwej daty zamknięcia ksiąg.
Osobno czy nie
Ewidencja budżetu nie stanowi odrębnej jednostki ani w rozumieniu ustawy o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 1), ani w rozporządzeniu ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (dalej: rozporządzenie o planach kont). Ustawa o rachunkowości odnosi się do gminy, powiatu, województwa i ich związków oraz państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych i gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych (czyli do jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego, o których mowa w rozporządzeniu o planach kont).
Jednak osobno ewidencję budżetu (jako jednostkę) wymienia art. 40 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych w odesłaniu do ust. 2, gdzie jest mowa o planach kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
Co ciekawe, zgodnie z art. 269 ustawy o finansach publicznych sprawozdanie z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego sporządza się na podstawie danych z ewidencji księgowej budżetu, a nie z ewidencji urzędu, której część jakby nie było stanowią. Należy pamiętać, że ta ewidencja zawiera m.in. informacje ze sprawozdań wszystkich jednostek podległych. Zawartość sprawozdania finansowego jednostki budżetowej w odniesieniu do sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego jest różna i się nie pokrywa m.in. ze względu na wyłączenia dotyczące rozliczeń wzajemnych.
Kto ma uprawnienia
Powyższe ustalenia były niezbędne, abyśmy mogli przejść dalej, do kolejnej kwestii dotyczącej zatwierdzania sprawozdania. Z art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości wynika, że ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. W takim razie potrzebujemy informacji, kto posiada uprawnienie do zatwierdzenia sprawozdania finansowego i czy podlega ono zatwierdzeniu.
Przypomnijmy: zgodnie z par. 17 rozporządzenia o planach kont jednostka budżetowa sporządza sprawozdanie finansowe składające się z:
● bilansu,
● rachunku zysków i strat (wariant porównawczy),
● zestawienia zmian w funduszu.
Natomiast z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego sporządza się bilans na innym formularzu, w którym nie występują np. środki trwałe. W par. 18 ust. 3 tego rozporządzenia ustalono, mogłoby się wydawać dość jednoznacznie, że ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki (jednostki budżetowej i samorządowego zakładu budżetowego) kontynuującej działalność powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach (budżetowych i zakładach), których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.
Istotne staje się udzielenie odpowiedzi na pytanie, czy sprawozdanie finansowe urzędu gminy (jako jednostki budżetowej), czy też np. sprawozdanie finansowe szkoły podlegają zatwierdzeniu? Przepisy powszechnie obowiązujące o tym nie stanowią. Natomiast w statucie szkoły (urzędy nie mają statutów, lecz regulaminy organizacyjne, których rola i zasady sporządzania są odmienne od statutu) można zawrzeć zapisy dotyczące zatwierdzenia sprawozdania. Również zasada zatwierdzania sprawozdań finansowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych może wynikać wprost ze statutu jednostki samorządu terytorialnego.
Wniosek może być tylko jeden: jeśli konieczność zatwierdzania sprawozdania finansowego nie wynika wprost z powszechnie obowiązujących przepisów, a statuty nic na ten temat nie mówią, to nie można twierdzić, że wymagają zatwierdzania (zgodnie z zasadą działania w granicach i na podstawie prawa).
Nie można także mylić sprawozdania finansowego jednostki budżetowej ze sprawozdaniem finansowym gminy, powiatu czy samorządu województwa, które zgodnie z par. 20 rozporządzenia o planach kont składa się z:
● bilansu z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego,
● łącznego bilansu obejmującego dane wynikające z bilansów samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
● łącznego rachunku zysków i strat obejmującego dane wynikające z rachunków zysków i strat samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
● łącznego zestawienia zmian w funduszu obejmującego dane wynikające z zestawień zmian w funduszu samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.
Sprawozdanie JST przekazywane jest w terminie do 30 kwietnia roku następnego do regionalnej izby obrachunkowej. Ten termin jest spójny z par. 18 ust. 3 rozporządzenia o planach kont w zakresie ostatecznego otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych. Natomiast inny termin przekazania do RIO ustalono dla skonsolidowanych bilansów – przypada w terminie do 30 czerwca roku następnego.
Z kolei art. 270 ustawy o finansach publicznych stanowi, że sprawozdanie finansowe jednostki samorządu terytorialnego zarząd przekazuje organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego (radzie gminy, powiatu, sejmikowi) w terminie do 31 maja roku następującego po roku budżetowym. I to te organy rozpatrują i zatwierdzają sprawozdanie finansowe jednostki samorządu terytorialnego wraz ze sprawozdaniem z wykonania budżetu, w terminie do 30 czerwca roku następującego po roku budżetowym.
Istotne zapisy statutu
Jedynym miejscem, gdzie może być ustalony organ zatwierdzający sprawozdanie, jest statut jednostki (budżetowej lub zakładu budżetowego), który nie zawsze jest zmieniany przez te organy (w przypadku szkół kompetencje w tym zakresie posiada co do zasady rada szkoły). Tutaj musimy na chwilę wrócić do specyfiki urzędu (starostwa), jeśli bowiem sprawozdanie finansowe (w regulaminie organizacyjnym takich ustaleń być nie może) jednostki budżetowej nie podlega zatwierdzeniu, to ich księgi w zakresie ewidencji jednostki budżetowej należałoby zamknąć do 30 kwietnia, natomiast ewidencję budżetu po zatwierdzeniu sprawozdania np. gminy przez radę gminy, czyli najpóźniej do 15 lipca kolejnego roku.
Definicja ustawowa
Organ zatwierdzający (art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości) to organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki.
Nieodwracalna czynność
Zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach (oddzielne komputerowe zbiory danych, bazy danych lub wyodrębnione jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania) tworzących zamknięte księgi rachunkowe (poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na informatyczny nośnik danych z możliwością ich odczytu w odpowiednim oprogramowaniu) – art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości.
Podstawa prawna
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).
