Kasa fiskalna dla firmy sprzątającej. Czy w 2023 trzeba ją wymienić na online?

Kasy rejestrujące z elektronicznym i papierowym zapisem kopii będą stopniowo wycofywane z rynku w wyniku naturalnej wymiany starych urządzeń na nowe. Nie ma natomiast obowiązku wymiany kas starego typu od 1 stycznia 2023 r. na kasy online.

Do końca 2018 r. firmy świadczące usługi sprzątające (w zakresie usług porządkowych w budynkach i terenów zieleni) nie musiały stosować kasy fiskalnej. W praktyce oznaczało to, iż wykonywanie tego typu czynności nie musiało być rejestrowane za pomocą kasy, niezależnie od wysokości obrotu podatnika.

Przepisy te zmieniły się z dniem 1 stycznia 2019 r. a aktualnie są ujęte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej jako Rozporządzenie).

W związku z powyższym obecnie prawodawca nie przewiduje żadnych szczególnych zwolnień z ewidencjonowania kasy fiskalnej dla podatników, którzy świadczą usługi sprzątające.

Kto musi korzystać z kasy fiskalnej?

Nie każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.

Obowiązek ten został wskazany w art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako ustawa o VAT) zgodnie z którym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zatem jedynie w przypadku, gdy firma sprzątająca będzie świadczyć usługi na rzecz podmiotów nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych będzie zobowiązana do zakupu kasy fiskalnej oraz prawidłowego ewidencjonowania sprzedaży przy jej użyciu.

Jednakże w odniesieniu do powyższego należy pamiętać, iż obecnie obowiązujące Rozporządzenie stwarza możliwość zastosowania zwolnienia podmiotowego dla niektórych podmiotów.

I tak, zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 oraz 2 Rozporządzenia zwalnia się z obowiązkuewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2023 r.:

• podatników, u których wartość sprzedaży dokonanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł, a w przypadku podatników rozpoczynających w poprzednim roku podatkowym dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczyła, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w poprzednim roku podatkowym, kwoty 20 000 zł;

• podatników rozpoczynających po dniu 31 grudnia 2021 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży z tego tytułu nie przekroczy, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym, kwoty 20 000 zł;

Oznacza to, iż podmiot prowadzący działalność w zakresie usług sprzątających będzie miał możliwość zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych do dnia 31 grudnia 2023 r., jedynie w przypadku, gdy wartość tych usług w ciągu roku podatkowego nie przekroczy kwoty 20.000 zł.

Limit ten dla podmiotów prowadzących już działalność gospodarczą ustala się na podstawie wartości uzyskanych w poprzednim roku podatkowym. Natomiast w odniesieniu dla firm sprzątających, które dopiero rozpoczynają swoją działalność, jest to wartość sprzedaży przewidywanej przez podatnika proporcjonalnie do wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym.

Ponadto, przy ustalaniu limitu do zwolnienia podmiotowego należy pamiętać, iż zgodnie z § 3 ust. 5 Rozporządzenia do wartości sprzedaży nie uwzględnia się należnego podatku od towarów i usług. Zatem wartość sprzedaży 20.000 zł dotyczy sprzedaży usług w kwocie netto.

Obowiązek stosowania kas fiskalnych online

Pierwotnie obowiązek stosowania kas fiskalnych online miał dotyczyć wszystkich przedsiębiorców i obowiązywać od stycznia 2018 roku. Jednakże Ministerstwo Finansów ostatecznie rozłożyło obowiązek stosowania kas fiskalnych online w odniesieniu do poszczególnych branż w czasie i wyznaczyło okres przejściowy obowiązywania przepisów.

Zgodnie z art. 145a ust. 1 ustawy o VAT z zastrzeżeniem art. 145b, podatnicy mogą prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii, które nie umożliwiają połączenia i przesyłania danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określonych w art. 111a ust. 3.

Ponadto zgodnie z ust. 7 przywołanego artykułu, potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących przez:

• kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii - są wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2022 r.;
• kasy rejestrujące z papierowym zapisem kopii - są wydawane na okres do dnia 31 sierpnia 2019 r.

Potwierdza to Ministerstwo Finansów, które szczegółowo wyjaśniło tę kwestię w odpowiedziach na najczęściej zadawane pytania dotyczące funkcjonowania kas online, opublikowanych na swojej stronie internetowej (https://www.podatki.gov.pl/vat/kasy-rejestrujace/faq-kasy-online/):

„W ustawie o VAT wprowadzono terminy, po których nie będzie już można kupić kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

Terminy te są następujące:

• dla kas z elektronicznym zapisem kopii – 31 grudnia 2022 r.;
• dla kas z papierowym zapisem kopii – 31 sierpnia 2019 r.

Oznacza to, że kasy starego typu będą mogły być wprowadzane przez producenta do obrotu na rynek tylko do wyznaczonych terminów. Terminy te nie ograniczają możliwości stosowania tych kas przez podatników. Kasy rejestrujące z elektronicznym i papierowym zapisem kopii będą stopniowo wycofywane z rynku w wyniku naturalnej wymiany starych urządzeń na nowe. Nie ma natomiast obowiązku wymiany kas starego typu od 1 stycznia 2023 r. na kasy online.

Wyjątek stanowią branże objęte obligatoryjną wymianą kas w terminach określonych ustawą, zgodnie z art. 145b ustawy o VAT, tj. m.in. sprzedaż paliw, świadczenie usług naprawy pojazdów, usługi gastronomiczne, sprzedaż węgla, usługi fryzjerskie.”

Po wejściu w życie ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (oczekuje na podpis Prezydenta), potwierdzenia o spełnieniu funkcji, kryteriów i warunków technicznych dla kas rejestrujących przez kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii:

• inne niż o zastosowaniu specjalnym – będą wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2022 r.,
• o zastosowaniu specjalnym – będą wydawane na okres do dnia 31 grudnia 2023 r.

Kasa fiskalna w firmie z usługą mycia i czyszczenia samochodów

Podkreślenia wymaga, iż w przypadku, gdy firma sprzątająca zajmuje się usługami mycia, czyszczenia samochodów i podobnymi usługami (PKWiU 45.20.30.0) to na podstawie § 4 ust. 1 pkt 2 lit. m Rozporządzenia od dnia 1 lutego 2023 r. nie będzie mogła skorzystać ze zwolnienia podmiotowego dot. limitu wartości sprzedaży 20.000 zł w roku podatkowym.

Ponadto należy wspomnieć, iż na podstawie § 1 pkt 27rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, usługi mycia i czyszczenia samochodów świadczone przez firmę sprzątającą, mogą być rejestrowane w ewidencji sprzedaży za pomocą kas mających postać oprogramowania.

Ulga na zakup kasy fiskalnej

W myśl art. 111 ust. 4 ustawy o VAT ulga na kasę fiskalną online jest obecnie dostępna jedynie dla tych podatników, którzy dopiero rozpoczynają ewidencjonowanie na kasie – są do tego zobligowani lub zdecydowali się na to dobrowolnie.

Zgodnie z przedmiotowym przepisem, podatnik ma prawo do odliczenia od podatku należnego kwoty wydanej na zakup każdej z kas rejestrujących, w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł, a w przypadku gdy kwota ta jest w okresie rozliczeniowym wyższa od kwoty podatku należnego, mają prawo do zwrotu ich różnicy na rachunek bankowy podatnika w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem, lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji.

Biorąc pod uwagę powyższe, w przypadku, gdy firma świadcząca usługi sprzątające, prowadzi już ewidencję sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej starego typu i zdecyduje się dobrowolnie na wymianę takiej kasy na kasę online, nie będzie jej przysługiwała wspomniana ulga.

Przedmiotowa kwestia została wyczerpująco wyjaśniona w Objaśnieniach podatkowych z 11.07.2019 r. w sprawie ulgi na zakup kas rejestrujących online (https://www.gov.pl/web/finanse/objasnienia-podatkowe-z-11-lipca-2019-r-ulga-na-zakup-kas-rejestrujacych-on-line):

,,(…)Przy czym z art. 111 ust. 4 ww. ustawy wynika, że uznaje się, iż kasa online została zakupiona w związku z powstaniem obowiązku i rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, jeżeli zakup nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. (…)

Regulacja ta będzie miała zastosowanie również do podatników, u których nie powstał obowiązek, a którzy dobrowolnie rozpoczną prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas online i dotychczas nie stosowali kas rejestrujących (również kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii) do prowadzenia ewidencji.”

Podstawa prawna:

• § 3 ust. 1 pkt 1 oraz 2, § 3 ust. 5, § 4 ust. 1 pkt 2 lit. m Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.
• 111 ust. 1, 111 ust. 4 pkt 1 oraz 2, art. 145a ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. 2022 poz. 931 ze zm.)
• § 1 pkt 27Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.