Zmiany 2023. Kasy fiskalne online - obowiązkowe dla wszystkich czy nie?

W 2023 r. kasy fiskalne będą sprzedawane wyłącznie w wersji online lub wirtualnej. Wyjątek ma dotyczyć kas o zastosowaniu specjalnym, używanych m.in. w aptekach, taksówkach i automatach.

Kiedyś kasy fiskalne zapisywały kopie paragonów na papierze. Z czasem zaczęły je zastępować kasy zapisujące dane w elektronicznej pamięci. Kasy fiskalne online to kolejna, trzecia generacja kas. Urządzenia tego typu są połączone z internetem, dzięki czemu na bieżąco przesyłają dane do prowadzonego przez skarbówkę Centralnego Repozytorium Kas. Ułatwia to kontrolę i ma przyczynić się do zmniejszenia szarej strefy.

Od razu zaznaczmy, że kasy online to nie to samo co kasy wirtualne. Różnice między nimi wyjaśniamy na końcu artykułu.

Docelowo kasy online (lub wirtualne) całkowicie zastąpią kasy z elektronicznym zapisem kopii, proces ten został jednak rozłożony na lata. Pandemia oraz przyczyny techniczne sprawiły, że pierwotny harmonogram wymiany kas fiskalnych był zmieniany. Co nas czeka w 2023 r.?

Dla kogo obowiązkowe kasy online

Obowiązek wymiany kas dotyczy tylko branż wymienionych w art. 145b ustawy o VAT. Artykuł ten określa daty, do których można ewidencjonować sprzedaż określonych towarów i usług na kasach starszego typu. Część tych terminów została zmieniona rozporządzeniem ministra finansów z 10 czerwca 2020 r. w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

Ostatecznie stacje benzynowe, warsztaty mechaniki pojazdowej oraz wulkanizatorzy mają obowiązek stosowania kas fiskalnych online od początku 2020 r. Najpóźniej do 1 stycznia 2001 r. wymianę kas musieli przeprowadzić m.in. restauratorzy, hotelarze oraz sprzedawcy węgla. Sześć miesięcy później obowiązek wymiany kas objął prawników, branżę beauty, budowlańców, lekarzy i kluby fitness. Z początkiem 2022 r. rejestracji za pomocą kasy online wymaga sprzedaż towarów w systemie zwrotu podatku podróżnym (tax free).

Pozostałe branże nie mają obowiązku wymiany kas na online i nic się w tym zakresie nie zmieniło. Inna sprawa, że kasy starszego typu stopniowo są wycofywane ze sprzedaży. Kasy online z czasem staną się powszechne we wszystkich branżach z prozaicznego powodu – nie będzie można już kupić innych kas.

Zmiany w 2023 r. W sprzedaży tylko kasy online

Tylko do końca 2019 r. producenci mogli oferować kasy z papierowym zapisem kopii. Kasy z elektronicznym zapisem są w sprzedaży jedynie do końca 2022 r. Oznacza to, że w 2023 r. kupimy już tylko kasę online (lub wirtualną). Przedsiębiorcy – z wyjątkiem branż ustawowo zobligowanych do posiadania kas online - mogą nadal korzystać ze starych kas, aż do mementu ich wyeksploatowania.

Potwierdza to Ministerstwo Finansów, które szczegółowo wyjaśniło tę kwestię w odpowiedziach na najczęściej zadawane pytania dotyczące funkcjonowania kas online, opublikowanych na Portalu Podatkowym. W odpowiedzi na pytanie 1 czytamy wprost:

Zanosi się jednak, że znowelizowane przepisy wprowadzą jeden wyjątek – w 2023 r. nadal w sprzedaży mają być kasy fiskalne o zastosowaniu specjalnym z elektronicznym zapisem.

Stare kasy fiskalne o zastosowaniu specjalnym w sprzedaży o rok dłużej

Parlament pracuje właśnie nad projektem ustawy o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz zmianie niektórych innych ustaw. Regulacje mają objąć również m.in. ustawę o VAT oraz prawo o miarach.

Jedna z proponowanych zmian dotyczy kas o zastosowaniu specjalnym. Zgodnie z propozycją, takie kasy w wersji z elektronicznym zapisem kopii, a nie online, pozostaną w sprzedaży o rok dłużej - do końca 2023 r. Do tego czasu mogłyby uzyskać homologację Głównego Urzędu Miar. Już wydane homologacje obowiązujące do 31 grudnia 2022 zostałyby z mocy prawa przedłużone o rok.

Co to są kasy o zastosowaniu specjalnym? Reguluje to § 7 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Są to kasy:

a) stosowane przez taksówkarzy i innych przedsiębiorców świadczących usługi transportu pasażerskiego;

b) stosowane w aptekach (z funkcją rozliczania recept refundowanych);

d) rozliczające więcej niż jedną transakcję równocześnie;

e) stosowane w wolnych obszarach celnych lub składach celnych;

f) umieszczane w urządzeniach do automatycznej sprzedaży towarów i usług.

Powodem przedłużenia terminu jest problem z dostępnością kas o zastosowaniu specjalnym w wersji online. W uzasadnieniu do projektu ustawy czytamy:

Ustawę (druk 2764) przyjął już Sejm, teraz zajmie się nią Senat.

Czy każdy przedsiębiorca musi mieć kasę fiskalną?

Co do zasady obowiązek rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej nie dotyczy przedsiębiorców, których ubiegłoroczna sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (czyli konsumentów) oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła 20 tys. zł.

Rozporządzenie ministra finansów z 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących określa ponadto, jak liczyć limit 20 tys. zł w przypadku, gdy przedsiębiorca rozpoczął działalność w trakcie ubiegłego roku bądź dopiero ją rozpoczyna.

Kasy fiskalnej nie muszą ponadto mieć ci podatnicy, u których sprzedaż zwolniona z obowiązku ewidencjonowania stanowi co najmniej 80 proc. sprzedaży ogółem.

Powyższe zwolnienia w aktualnym stanie prawnym obowiązują do końca 2023 r. Nie dotyczą jednak towarów i usług wymienionych w § 4 w/w rozporządzenia ministra finansów. Stąd kasy fiskalne są obowiązkowe bez względu na obrót przy sprzedaży gazu, części motoryzacyjnych, elektroniki, nośników danych, niektórych wyrobów z metali szlachetnych, paliw, wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych i niektórych kosmetyków. Ponadto kasy fiskalne bez względu na wysokość obrotu muszą posiadać co do zasady także prawnicy, lekarze, doradcy podatkowi, mechanicy, taksówkarze, salony fryzjerskie i kosmetyczne, cyrki, wesołe miasteczka, dyskoteki i sale taneczne.

W 2023 r. do tej listy dołączą myjnie samochodowe.

Obowiązkowe kasy fiskalne w myjniach samochodowych

Obowiązek posiadania kas fiskalnych przez myjnie – bez względu na wielkości ich obrotu – miał wejść w życie 1 lipca 2022 r., a następnie 1 października 2022 r. Ministerstwo Finansów rozważało jeszcze termin 1 kwietnia 2023 r., ale ostatecznie nie znalazł się on w przepisach. Ostatecznie termin został określony na 1 lutego 2023 r.

Przesunięcia zostały wprowadzone – jak tłumaczył w komunikacie resort – „z uwagi na dalsze trudności podatników w dostępie do urządzeń fiskalnych oraz problemy z montażem i zainstalowaniem tych urządzeń”,

Cytowane już rozporządzenie ministra finansów z 22 grudnia 2021 r. precyzuje, że chodzi o świadczenie usług „mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0), w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej)”.

Myjnie obsługowe, które dotąd kasy nie kupiły, po 1 stycznia 2023 r. w sprzedaży znajdą wyłącznie urządzenia typu online. Do myjni automatycznych odnoszą się natomiast przepisy dotyczące kas o specjalnym zastosowaniu. Takie kasy prawdopodobnie będą mogły być sprzedawane o rok dłużej w wersji z elektronicznym zapisem kopii (patrz akapit: Kasy fiskalne o zastosowaniu specjalnym w sprzedaży o rok dłużej).

Myjnie – bez względu na ich typ – mogą też alternatywnie stosować kasy wirtualne. Taką możliwość dopuściło rozporządzenie ministra finansów z 11 marca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.

Ulga na kasę fiskalną

Ulga na kasę fiskalną online jest obecnie dostępna dla tych podatników, którzy dopiero rozpoczynają ewidencjonowanie na kasie – są do tego zobligowani lub zdecydowali się na to dobrowolnie. Mogą oni otrzymać zwrot VAT w wysokości 90 proc. ceny zakupu kasy (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł. Z preferencji nie skorzystają więc podatnicy, którzy dotąd korzystali z kasy starszego typu, a w związku z jej wyeksploatowaniem, zakupili nową kasę online.

Kwestie te szczegółowo omawiają wydane przez ministra finansów Objaśnienia podatkowe z 11 lipca 2019 r. Ulga na zakup kas rejestrujących on-line.

Integracja kasy fiskalnej z terminalem do końca 2024 r.

Kasy online miały być zintegrowane z terminalami płatniczymi już w lipcu 2022 r., ale z uwagi na sygnalizowane przez biznes problemy techniczne, minister finansów zaproponował odroczenie tego obowiązku. Znalazło to odzwierciedlenie w art. 20 pkt 4 lit. d ustawy z dnia 8 czerwca 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu automatyzacji załatwiania niektórych spraw przez Krajową Administrację Skarbową.

Nowy termin, w którym kasa online ma być zintegrowane z terminalem, określono na 1 stycznia 2025 r. Oznacza to, że przedsiębiorcy mają czas do końca 2024 r., by przygotować się do zmian.

Kasa online a kasa wirtualna

Kasa fiskalna online bywa mylona z wirtualną kasą fiskalną, nazywaną oficjalnie „kasą rejestrującą mającą postać oprogramowania”. Różnica między nimi jest zasadnicza. Kasa online to urządzenie. Od znanym wszystkim kas fiskalnych różni się tym, że posiada połączenia z internetem. Kasa wirtualna to aplikacja, którą instaluje się np. na smartfonie, terminalu płatniczym lub innym urządzeniu. Przepisy dopuszczają stosowania kas wirtualnych tylko w wybranych branżach.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, kasy wirtualne są ograniczone do przedsiębiorców świadczących usługi związane z transportem, zakwaterowaniem i gastronomią. Późniejsza nowelizacja dodała do tej grupy myjnie samochodowe.

Osobnym zagadnieniem jest dostępność kas wirtualnych. Oprogramowanie służące za kasę musi spełniać określone wymogi i uzyskać homologację Głównego Urzędu Miar. Rynek takiego oprogramowania dopiero się tworzy – decydując się na kasę wirtualną trzeba się upewnić, czy może być ona stosowana w naszej działalności.