Będzie chaos. Część firm nie będzie w stanie wystawiać faktur do czasu, aż Krajowy Systemu e-Faktur zostanie „podniesiony” – wieszczą eksperci podatkowi.

Ich zdaniem opublikowany niedawno przez Ministerstwo Finansów projekt ustawy wdrażającej obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie zawiera wystarczająco ochronnych mechanizmów na wypadek awarii KSeF. Chodzi nie tylko o wstrzymane w tym czasie wystawianie faktur. Skutków ewentualnej awarii i związanych z tym problemów może być więcej - mówi o tym doradca podatkowy Zdzisław Modzelewski w rozmowie obok (B3).
Czy negatywnym skutkom niedostępności systemu można zapobiec? Zdaniem ekspertów jest to jak najbardziej możliwe.
- Najlepszym rozwiązaniem byłaby tzw. pełna redundancja systemu KSeF. Oznacza to, co prawda, istotne koszty dla administracji, ale z pewnością są one konieczne, ponieważ Krajowy System e-Faktur nie może tak po prostu przestać działać - komentuje dr Andrzej Pałys z IT9.
Wyjaśnia, że redundancję systemu informatycznego można w uproszczeniu określić jako budowę zapasowych systemów i infrastruktury serwerowej przygotowanych na wypadek awarii systemu podstawowego.

Co proponuje MF

Przypomnijmy, że chodzi o opublikowany 1 grudnia br. projekt nowelizacji ustawy o VAT i niektórych innych ustaw, który wprowadza od początku stycznia 2024 r. obowiązkowe faktury ustrukturyzowane dla przedsiębiorców mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Opisywaliśmy go szczegółowo w artykule „Obowiązkowe e-faktury najpierw w Polsce, potem w całej UE” (DGP 234/2022).
W projekcie założono, że podatnicy będą musieli w czasie awarii wystawiać według określonego wzoru faktury ustrukturyzowane, a gdy awaria się skończy, będą musieli w ciągu siedmiu dni przesłać je do KSeF.
W Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów będą publikowane komunikaty z podaniem dat początku i końca awarii.
Na wypadek awarii zostanie przygotowany niezależny interfejs, z którym zostaną zintegrowane programy księgowe podatników. Taki interfejs pozwoli na automatyczne sprawdzanie dostępności KSeF, a po ustaniu awarii faktury powinny trafić automatycznie do systemu.
Podatnicy, którzy nie zintegrują swoich systemów ze wspomnianym ministerialnym interfejsem, będą musieli samodzielnie sprawdzać, czy awaria już się zakończyła i czy mogą już przesłać do KSeF przygotowane przez siebie faktury ustrukturyzowane.
W obu przypadkach projekt zakłada maksymalny siedmiodniowy termin po ustaniu awarii na przesłanie (czy to automatycznie, czy nie) faktury ustrukturyzowanej do KSeF.

Skutki dla firm i księgowych

- Obawiam się, że może to być zbyt krótki termin np. dla dużych podmiotów wystawiających tysiące faktur w miesiącu oraz dla podmiotów, które są upoważnione do wystawiania faktur w KSeF, działając na rzecz kilku różnych podatników - komentuje Kajetan Kubicz, adwokat i senior associate w kancelarii LTCA.
Ekspert zwraca tu uwagę na sytuację np. biur rachunkowych, których klienci w zdecydowanej większości wystawiają obecnie wyłącznie faktury papierowe, ale gdy wejdą w życie przepisy o obowiązkowym KSeF, będą zapewne upoważniać biuro, by w ich imieniu wystawiało i przesyłało faktury ustrukturyzowane.
Problemy mogą również czekać duże firmy, w których faktury są wystawiane przez inne działy niż finansowo-księgowy (np. działy sprzedaży, logistyki). Po ustaniu awarii KSeF wyzwaniem dla takich firm może być wyodrębnienie wystawionych faktur i ich późniejsza terminowa wysyłka do KSeF.
Doktor Andrzej Pałys z IT9 zwraca z kolei uwagę na to, że duże firmy, wystawiające tysiące faktur dziennie, będą miały zautomatyzowane systemy wystawiania faktur. Nie będą więc mogły wstrzymać tego procesu i „przełączyć się” na ich ręczne wysyłanie odbiorcom.
- Problem będą mieli też nabywcy. Jak już dostosują się do odbierania faktur z KSeF, to nie będą mieli jak ich odbierać i wprowadzać do swoich systemów w inny sposób - dodaje dr Pałys.
Przewiduje, że mniejsi podatnicy zapewne w ogóle wstrzymają się z wystawianiem faktur w okresie awarii.
Podobnego zdania jest Marcin Madej, doradca podatkowy w ITTAX PL.
- Mimo zapewnień, że przerwy w dostępie do KSeF będą incydentalne, to i tak będą występować. W praktyce będzie to oznaczać, że w okresie trwania awarii nie zostanie wystawiona jakakolwiek faktura - mówi.
Dodaje, że w cierpliwość będą musieli uzbroić się również nabywcy towarów i usług, ponieważ będą mogli odliczyć podatek naliczony wyłącznie na podstawie faktury ustrukturyzowanej znajdującej się w KSeF.

Będą kary

Niedochowanie siedmiodniowego terminu będzie zagrożone surowymi karami.
Od lipca 2024 r. za niewystawienie według określonego wzoru lub nieterminowe przesłanie faktury ustrukturyzowanej do KSeF będzie grozić kara nawet do 100 proc. kwoty VAT wykazanego na fakturze lub do 18,7 proc. kwoty z faktury, jeśli nie będzie na niej wykazany podatek. Kara nie będzie mogła być niższa niż 1000 zł (albo 500 zł za nieterminowe przesłanie faktury).
- Tym bardziej warto więc rozważyć wydłużenie siedmiodniowego terminu. Dłuższy termin na wysyłkę faktur ustrukturyzowanych byłby pożądany szczególnie ze względu na wspomnianą już sytuację biur rachunkowych i największych firm - mówi Kajetan Kubicz.

Daty na fakturach

Wątpliwości dotyczą też wskazania na fakturze ustrukturyzowanej daty jej wystawienia, gdy dojdzie do opóźnienia z uwagi na awarię KSeF.
Zasadniczo datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej (wpisywaną w polu P1) ma być dzień przesłania jej do KSeF. Z kolei za datę otrzymania faktury przez nabywcę ma być uważany dzień nadania numeru KSeF.
W czasie awarii ma być jednak inaczej. Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej ma być data wpisana przez podatnika w polu P1 faktury przygotowanej w okresie awarii.
Takie rozwiązanie jednak rodzi, zdaniem Marcina Madeja, wiele pytań. - W projekcie nie wskazano, w jaki sposób nabywca miałby odróżnić fakturę, którą wystawca wprowadził do KSeF z opóźnieniem z powodu awarii systemu, od faktury wystawionej nieprawidłowo, tj. dla których data w polu P1 jest inna niż data przesłania faktury do KSeF - zauważa ekspert.
W jego przekonaniu rozwiązaniem byłaby np. rezygnacja z obowiązkowego podawania daty faktury w JPK_VAT i zastąpienie tego pola numerem KSeF faktury ustrukturyzowanej.
- Skoro Ministerstwo Finansów bierze na siebie ciężar określania daty wystawienia faktury, to taka informacja w JPK stanie się zbędna, bo fiskus będzie już ją miał. W przeciwnym razie powstanie pytanie, które daty trzeba będzie ujmować w jednolitych plikach kontrolnych. Które będą wiążące dla faktur przesłanych do KSeF z opóźnieniem, gdy system będzie niedostępny? - pyta Marcin Madej.
Takich obaw nie ma Kajetan Kubicz. - Rozwiązanie, które zaproponował resort finansów, wydaje się korzystne, ale jego powodzenie będzie uzależnione od stosowania przez przedsiębiorcę ustrukturyzowanego wzoru e-faktury. Wydaje się, że dlatego właśnie przewidziano tak surowe kary pieniężne za brak dochowania tego standardu - mówi ekspert LTCA. ©℗
Faktury papierowe tylko wyjątkowo
Projekt przewiduje odmienne zasady fakturowania na wypadek wystąpienia sytuacji kryzysowej w rozumieniu ustawy o zarządzaniu kryzysowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 261). W takim wypadku będą mogły być wystawiane faktury papierowe lub elektroniczne, czyli będą obowiązywały obecne zasady rozliczeń. Dopiero po ustąpieniu sytuacji kryzysowej należałoby ponownie wystawiać faktury ustrukturyzowane.
OPINIA

Informatyków czeka nawał pracy

Adrian Lapierre architekt rozwiązań IT i programista / Materiały prasowe

Już obecnie system testowy KSeF przetwarza pojedynczą fakturę przez ok. 10 sekund. Jeśli nastąpi awaria systemu docelowego, to dla przedsiębiorców, którzy wystawiają wiele dokumentów dziennie (np. z branży sprzedaży detalicznej), może być technicznie niemożliwe dosłanie bieżących i zaległych faktur w wyznaczonym siedmiodniowym terminie.

Oczywiście Ministerstwo Finansów zapewnia, że środowisko produkcyjne KSeF jest bardziej wydajne niż testowe, ale na razie trudno to potwierdzić, skoro większość podmiotów nadal obawia się przesyłania faktur do środowiska produkcyjnego.

Jak można więc zapobiec ewentualnym problemom? Niezależnie od zapewnienia redundancji KSeF, co przy obecnej technologii nie stanowi wielkiego wyzwania (oczywiście poza koniecznością poniesienia kosztów), niezmiernie istotne będzie stworzenie procesu zapewniającego odpowiednią jakość wielopoziomowych testów automatycznych. Wielokrotnie przyczyną niedostępności systemu informatycznego jest błąd człowieka. Brak mechanizmów reagowania na luki w bezpieczeństwie może skutkować awarią systemu, której nie rozwiąże redundancja, niezależnie od tego, jak dużo pieniędzy w nią zainwestujemy. Potrzeba w związku z tym mechanizmów wdrażających poprawki. Liderzy branży wdrażają takie poprawki do kodu swoich systemów kilkaset razy na dobę. Nie byłoby to możliwe bez zautomatyzowanych testów, na wielu poziomach, także testów bezpieczeństwa.