Do konsultacji trafił projekt ustawy, która wprowadzi od 2024 r. wymóg wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez przedsiębiorców mających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Pojawią się nowe obowiązki i… kary.
Konsultacje potrwają do 23 grudnia br. O najważniejszych planowanych zmianach poinformowali w ubiegłym tygodniu na konferencji prasowej przedstawiciele Ministerstwa Finansów.
Oczekuje się, że KSeF miałby obsługiwać rocznie prawie 3 mld faktur ustrukturyzowanych. Byłby przy tym zintegrowany z funkcjonującą już obecnie Platformą Elektronicznego Fakturowania stosowaną w zamówieniach publicznych.
W najbliższej przyszłości swój projekt ma opublikować również Komisja Europejska. Będzie on zakładał obowiązkowe elektroniczne fakturowanie w całej Unii Europejskiej.
Dziś dobrowolnie
Polska jest na razie, oprócz Włoch, pionierem w tym zakresie. Od 2022 r. można już bowiem u nas wystawiać faktury w ustandaryzowanym formacie XML za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.
Na razie jest to dobrowolne i wymaga zgody nabywcy na otrzymywanie faktur w tej formie.
Fiskus od początku nie ukrywał, że to, co teraz jest dobrowolne, docelowo stanie się obowiązkiem. Ma to nastąpić od 1 stycznia 2024 r. Zgodziła się już na to Rada UE w decyzji wykonawczej nr 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r.
Będzie wymóg
Z opublikowanego właśnie projektu wynika, że obowiązek wystawiania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w formacie XML będzie dotyczyć krajowych dostaw towarów i świadczenia usług:
■ między przedsiębiorcami (B2B),
■ na rzecz organów władzy publicznej (B2G).
Co do zasady obowiązek ma też dotyczyć wystawiania faktur na rzecz konsumentów, gdy kupujący zażąda faktury (projekt nie przewiduje w tym zakresie wyjątku), ale kwestia ta będzie z pewnością musiała zostać doprecyzowana. Poza tym minister finansów będzie mógł w rozporządzeniu określić grupy podatników, które nie będą musiały wystawiać faktur ustrukturyzowanych.
Faktury elektroniczne (w tym faktury korygujące i noty korygujące oraz faktury uproszczone) będą musieli wystawiać przedsiębiorcy mający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Obejmie on zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych z tego podatku.
- To istotnie rozszerza zakres podmiotów, które będą musiały dostosować się do KSeF - komentuje dr Andrzej Pałys z IT9.
Ekspert zwraca także uwagę na ograniczenie możliwości wystawiania not korygujących (zasadniczo do faktur wystawionych poza KSeF), a także wymóg drukowania na wizualizacjach faktury specjalnego kodu QR.
- Jeśli uwzględnić szeroki zakres przewidywanych kar, to może się to okazać dla podatników dużym problemem - dodaje Andrzej Pałys.
Kto niekoniecznie
Natomiast przedsiębiorcy niemający siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce mogliby dobrowolnie wystawiać faktury ustrukturyzowane. Jeśli natomiast występowaliby w roli kupującego, to polski dostawca musiałby uzgodnić z nimi sposób udostępnienia faktury (papierowy lub elektroniczny).
Faktury ustrukturyzowane będą też dobrowolne w transakcjach z rolnikami ryczałtowymi.
Nie będą ich wystawiać - nawet w wersji dobrowolnej - przedsiębiorcy korzystający z procedur szczególnych OSS i IOSS.
Surowe kary
Na surowe kary narażą się przedsiębiorcy, którzy:
■ nie wystawią faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF,
■ nie prześlą jej w terminie do KSeF albo
■ w czasie awarii systemu wystawią e-fakturę niezgodną z ministerialnym wzorem.
Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę nawet do 100 proc. kwoty VAT wykazanego na fakturze lub do 18,7 proc. kwoty z faktury, jeśli nie będzie na niej wykazany podatek. Kara nie będzie mogła być niższa niż 1000 zł (albo 500 zł za nieterminowe przesłanie faktury).
Naczelnik US nie będzie mógł natomiast ukarać osoby, która za ten sam czyn ponosi odpowiedzialność z tytułu wykroczenia lub przestępstwa skarbowego.
Gotowi na awarię
W czasie awarii KSeF nadal trzeba będzie wystawiać faktury ustrukturyzowane według dotychczasowego wzoru. Przygotowany ma bowiem zostać niezależny od KSeF interfejs, z którym zostaną zintegrowane systemy księgowe przedsiębiorców.
Tak wystawione faktury powinny trafić do KSeF do siedmiu dni po zakończeniu awarii.
W Biuletynie Informacji Publicznej MF będą publikowane komunikaty informujące o początkowej i końcowej dacie awarii.
Faktury papierowe lub elektroniczne będą mogły być wystawiane wyłącznie w czasie sytuacji kryzysowej w rozumieniu ustawy o zarządzaniu kryzysowym (Dz.U. z 2022 r. poz. 261).
Zniknie paragon z NIP
Wejście w życie obowiązkowego e-fakturowania będzie oznaczać, że od 1 stycznia 2024 r. paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł nie będzie uznawany za fakturę. Rok później, od 2025 r., zniknie możliwość wystawiania faktur za pomocą kasy rejestrującej (na podstawie paragonów fiskalnych).
Daty na fakturach
Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie dzień przesłania jej do KSeF. Będzie ona elementem numeru identyfikującego fakturę ustrukturyzowaną oraz urzędowego poświadczenia dokumentu elektronicznego KSeF (tzw. UPO).
Faktura wejdzie do obrotu prawnego wraz z nadaniem jej numeru identyfikującego. Datą otrzymania faktury będzie dzień nadania jej numeru KSeF (będzie ona widoczna w systemie dla odbiorcy dokumentu).
Jakie korzyści
Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami obowiązkowe e-fakturowanie sprawi, że z 60 do 40 dni skróci się podstawowy termin zwrotu nadwyżki VAT. Będzie on jednak realizowany „z zastrzeżeniem art. 87 ust. 6, ust. 6a i ust. 6d”, czyli przepisów regulujących dotychczasowe warunki przyśpieszonego zwrotu VAT w 25 i w 15 dni.
Przedsiębiorcy oszczędzą też na archiwizacji dokumentów, bo faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.
Łatwiejsze korekty
Projekt zakłada, że podstawa opodatkowania (a tym samym podatek należny) będzie obniżana za okres rozliczeniowy, w którym została wystawiona e-faktura korygująca. Analogicznie nabywca będzie zobowiązany do korekty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym otrzyma e-fakturę korygującą.
Sprzedawca nie będzie musiał gromadzić dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą i spełnienie uzgodnionych warunków korekty (obniżenia podstawy opodatkowania).
Jeśli natomiast faktura korygująca byłaby wystawiana poza KSeF, to obowiązywałyby obecne zasady.
Inne ułatwienia
MF proponuje również możliwość odstąpienia od obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, jeśli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty w tym samym miesiącu, w którym dokonał danej czynności. Ułatwienie ma dotyczyć wyłącznie sytuacji, gdy termin wystawienia faktury jest określony na ogólnych zasadach, tj. nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano czynności (otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy).
OPINIA
Marcin Madejdo radca podatkowy w ITTAX.PL
Awaria KSeF może być firmowym koszmarem
Projekt ustawy wdrażającej obowiązkowy KSeF jest, moim zdaniem, rozczarowujący. Nie rozwiązuje problemów zgłaszanych przez podatników. Podstawowym zarzutem jest brak kompleksowości. W projekcie potraktowano temat wybiórczo, zabrakło całościowego spojrzenia na proces rozliczeń podatkowych, przede wszystkim w VAT.
Ministerstwo Finansów kurczowo trzyma się koncepcji tzw. real time invoicing, czyli obowiązku wystawiania (bo to nie jest przesyłanie faktur) w czasie rzeczywistym. Będzie to nie tylko kłopotliwe dla wystawców faktur (przedsiębiorców), lecz także dla samego fiskusa.
Widać to na przykładzie czynności, które mają wykonywać przedsiębiorcy w razie niedostępności KSeS, gdy zamieni się on w system raportowania post factum (podatnik będzie miał siedem dni na zamieszczenie faktur w KSeF). Doskonale wiemy, że KSeF nie będzie działał w trybie 24 godziny na siedem dni w tygodniu.
Mimo zapewnień, że przerwy w dostępie będą incydentalne, to i tak będą występować. W praktyce będzie to oznaczać, że w tym czasie nie zostanie wystawiona żadna faktura.
MF stara się przed tym zabezpieczyć, wskazując, że w trakcie niedostępności KSeF będzie można wystawić fakturę w innej postaci (np. papierowej lub PDF), a później przesłać ją do KSeF, choć nie jest wskazane, co z datami na takiej fakturze przesłanej z opóźnieniem.
Odliczenie VAT będzie jednak uzależnione od tego, aby faktura znalazła się w KSeF, więc i tak jej odbiorca będzie musiał czekać na fakturę ustrukturyzowaną. Nie będzie miał prawa do odliczenia VAT na podstawie innego dokumentu.
Potrzebny jest zatem przynajmniej jakiś znacznik, który odróżni faktury wystawione w KSeF od tych, które zostaną tam tylko zarejestrowane. O tym jednak nikt nie pomyślał.
Konsekwencją będzie również wspomniana już, a pominięta przez projektodawców rozbieżność dat na fakturach. Projektowane zmiany nie odnoszą się do różnic pomiędzy datą faktury zawartą XML a datą jej wprowadzenia do KSeF (czyli datą faktury według MF). Które zatem daty trzeba będzie ujmować w jednolitych plikach kontrolnych? Która data będzie wiążąca dla faktur przesłanych do KSeF z opóźnieniem, gdy system będzie niedostępny?
Warto także zwrócić uwagę na inną zmianę. Projektowane przepisy zakładają obowiązek wskazywania na przelewie za fakturę ustrukturyzowaną numeru KSeF faktury, a nie jej numeru nadawanego przez wystawcę. Połączenie tego przepisu z możliwością przekazywania danych z KSeF prezesowi UOKiK zaczyna zatem układać się w całość. W ten sposób żaden zator płatniczy już się „nie prześliźnie”.
Etap legislacyjny
Projekt nowelizacji ustawy o VAT i niektórych innych ustaw - w konsultacjach publicznych
